文件编号及格式规定

1、ANHUI GEDE AUTO-ACCESSORY CO.,LTD 安徽歌德汽车用品有限公司 企业管理制度大纲文件编号及格式规定文件编号生效日期受控编号GD/ZD2011-0012011年1月1日SK/2011-002等级保密版本第A版修改状态无总页数4正文4附录无编制审核批准编 号：GD/ZD2011-001ANHUI GEDE AUTO-ACCESSORY CO.,LTD安徽歌德汽车用品有限公司文件编号及格式规定共 4 页 第 1 页版本号：A页版号：01修改记录页号页版修改内容修改人批准人修改日期编 号：GD/ZD2011-001ANHUI GEDE AUTO-ACCESSORY CO.

2、,LTD安徽歌德汽车用品有限公司文件编号及格式规定共 4 页 第2 页版本号：A页版号：011 目的规范文件规则与编写规定，以求文件格式与风格的统一。2 范围适用于本公司除标准、图纸、工艺文件等之外的所有文件的编号与编写。3 职责3.1 质量手册由管理者代表负责组织编写；3.2 各职能部门负责编写与职能有关的程序文件、作业指导书、操作规程、管理制度和相应的记录表格。3.3 行政部负责制定文件编号和附件的表格编号。4 工作内容4.1 编号方法4.1.1文件的编号规则按以下规定进行。 GD 顺序号（001、002） 年份（2010、2011） 文件类别（见4.1.2） 企业代号4.1.2临时文件或

3、通知下发按：GD（临）2011-001编号执行。4.1.3 文件类别按表1的规定。表1类别代号代 号性质文件名称GL一级文件管理大纲ZD二级文件管理制度GW二级文件岗位说明书KH二级文件考核明细ZY二级文件作业指导书SB二级文件设备操作规程JL三级文件表格、报表、记录WB外来文件标准、上级文件、法律法规等编 号：GD/ZD2011-001ANHUI GEDE AUTO-ACCESSORY CO.,LTD安徽歌德汽车用品有限公司文件编号及格式规定共4 页 第3 页版本号：A页版号：014.2 书写用纸、格式及字体。 文件采用A4的书写用纸，封面标题用35号黑体字型，正文标题用4号黑体字型，正文用

4、小4宋体字型，内容具体格式要求如下： a.封面见该表格的封面。 b.修订记录按该文件记录格式记录。当文件需修改时使用。 c.书写用纸为正规打印纸。4.3 文件结构4.3.1文件按章、条、款、项的结构层次编写。编写文件时应按以下规定的章节,依序分章编写，但若因文件主题的不同，遇有章名不适合用时，则在该章名下标示“无”以保留章名。 4.3.2范例： 1 目的重点描述编写本文件的目的。 2 范围重点描述程序活动所适应的部门、人员或其它可界定的范围，必要时可描述文件的“不适用” 范围，以清楚界定文件的使用范围。 3 职责描述该项活动程序的主要职责部门及配合部门的职责。 4 工作内容 按活动的逻辑顺序描

5、述活动的细节。重点描述相关人员所进行的工作，将工作可能发生的时机，由谁以某种方式，在何时、何地及何种方法来执行某种特定的工作,必要时可先画出简单的程序流程图。流程图的符号按以下规定： 表示各阶段性事件或活动的叙述 表示必须做决定、检查或检验的过程 表示事件发生的顺序或方向 5 相关文件描述与本文有关的文件编号与名称。 6 质量记录描述在本文中所必需的质量记录的编号与名称。编 号：GD/ZD2011-001ANHUI GEDE AUTO-ACCESSORY CO.,LTD安徽歌德汽车用品有限公司文件编号及格式规定共4 页 第4 页版本号：A页版号：014.4 书写格式项次后空一格书写文字，转行时与项次的文字对齐，项次按以下规定标示和排列： 1 2 2.1 3 3.1 a.4.5 页码与装订4.5.1 封面、附件不编页码。4.5.2 文件按文件修订记录、文件目录、正文依序编排页码，并指出总页数。4.5.3 文件按封面、文件修订记录、文件目录、正文与附件的顺序装订。4.6 外来文件当外来文件已有编号时，按原编号；如无编号则按4.1的规定进行编号。4.7 文件编写注意事项4.7.1 措辞准确，不使用可能引起误解的语言。尽可能使用定量描述的方法，如对时间的要求等。4.7.2 编写时做到“该说到的要说到，说到的一定要做到。”不要将不切合实际