文件会签管理办法

1、文件会签管理办法文件编号AG-ADM-S01-2019/V1.0修订次数A/0编制日期2019-04-19页 码第1页/共9页修订记录（修订要点）修订前编号修订后编号修订内容及原因描述修订日期签 名000000编制人编制时间签 名审核人审核时间签 名批准人批准时间签 名未经本公司书面许可,不得将文件全部或部分内容于无权阅读本文件的机构或个人 this confidential informatian must not bedisclosed to others without prior written consent of文件会签管理办法文件编号AG-ADM-S01-2019/V1.0生效日

2、期受控状况受控分发号修订版次A/1.0页码第2页共9页一、目的为了进一步加强公司文件资料管理,规范文件审核会签工作,提高文件质量,确保文件的有效性和系统化,特制定本管理办法。二、范围公司内部文件管理三、解释文件会签是指发文件时,如文件内容涉及到其他部门的职能和业务,由需求部门提出,相关部门就文件相关事宜进行讨论、协商并签署意见的工作程序。四、职责4.1各相关职能部门负责范围内管理文件编写,其他部门给予相关配合；4.2综合管理部负责组织全公司管理文件的会签收集、发放、更改控制和管理,并负责电子档文件夹的维护；4.3各有关部门负责日常工作文件的编写、发放和管理；4.4文件需求部门的负责人对文件负责

3、组织内部审核,最终由董事长负责批准执行。章程五、文件分类与定义手册5.1文件分类图程序文件管理文件作业指导书文件作业文件部门发文技术标准会议记要日常工作文件签呈对外文件5.2定义5.2.1章程-规定公司经营范围、经营宗旨以及公司基本结构、基本运作方式等事项的文件。5.2.2手册-依公司章程,在公司某方面整体运作的政策和原则。5.2.3程序文件-依据相关规定,是以公司某方面跨部门工作和活动的运作流程、职责、要求等管理文件。5.2.4作业类文件-详细描述公司某项工作和活动细节及具体作业方法或为保证产品符合质量要求,规定产品或操作应遵循的原则和要求的技术性文件。5.2.5签呈-内容涉及到两个或两个以

4、上部门,由需求部门起草,提出建议或申请,其他相关部门签署意见,决策略者核准生效的文件。5.2.6部门发文-由各部门负责人或其授权人签发,其内容代表部门,只涉及到本部门范围内活动和需要其他部门配合执行的活动。5.2.7会议纪要-公司各项会记纪录经整理后的文件。六、文件起草、审批、发布、修订及管理6.1文件起草、审批程序6.1.1各部门按规定格式要求起草文件,完成各部门主要职责范围内的程序文件、作业类文件初稿的编写,其他相关部门提供信息或技术上的支撑。6.1.2初稿完成后应预先进行内部讨论,必要时文件拟订部门也可以召集相关部门一起参加专项会议讨论表决,讨论意见统一修订后,部门负责人审核,再提交综合

5、管理部登记备案,预留董事长会签时间。（会签时间每周一至周四下午17:30分）6.1.3综合管理部根据拟文部门提交的要求属性和文件内容,确定会签缓急和会签结果返回时间。(一般、急、特急)6.1.4综合管理部将登记文件标明”讨论稿”连同文件会签表发至各相关部门,组织各相关部门进行会签,提出修改意见。（附表一）6.1.5为提高会签速度,可将”讨论稿”的文件设为不可复制的PDF电子版本的形式,连同会签表同时发往各部门,同时会签,并在指定的时间内收回会签结果。6.1.6会签应在半个工作日内完成。如无特殊情况须按主办部门提出的要求时限给予答复;会签部门超过时限未作出具答复的意见,视为同意,一经备案,不得申

6、请复签。6.1.7如需延持会签时间的,会签部门须及时告之主办部门,但会签时间不得超过1个工作日。6.1.8综合管理部汇集各部门的会签意见,返还文件编写需求部门。6.1.9文件编写需求部门根据会签中提出的问题重新作出修订,直至各相关部门出具统一意见。(第一轮会签后,为尽快达成意见统一,文件需求部门通过各种渠道与持不同意见的部门一一沟通,沟通意见可以列入对应部门会签表作为书面记录)6.1.10若会签中的一些问题、观点仍不达成共识的,则将会签意见整理汇总,提交公司最高领导裁决。6.1.11公司最高领导人有会签文件的最终定夺权,在文件上会签主最终意见。6.2管理工作文件审批6.2.1会签后的文件由拟稿

7、人根据最高领导的意见重新整理,并由综合管理部提供文件的编号和表格编号。并核查文件格式是否按统一格式或要求编写。6.2.2章程、手册类文件和所有的程序类文件提交,草拟单位负责审核,公司董事长/总经理或其授权人）进行最终批准。6.2.3作业类文件由草拟单位主管审核,相应职能部门负责批准。6.2.4文件审批后综合管理部以文本形式复制、分布,各相关部门具体实施。6.3日常工作文件审批6.3.1部门发文由各部门制定,部门负责审核、批准并负责解释。6.3.2部门发文签名后方可生效,授权人代签时,须在签名后加上“代”字。6.3.3会议记录由会议主持人所在部门指定记录、整理、发放。6.4文件发放6.4.1批准

8、后的部门管理文件原版由综合管理部存档、发放,并列入受控文件清单（附表二）,原版文件未经公司书面许可,不得将文件全部或部分内容于无权阅读本文件的机构或个人。6.4.2按需的份数印制,加盖红色“受控文件”印章,标注分发号。6.4.3管理文件发放时,文件领用人应将会签文件讨论稿交回综合管理部,在文件发放登记表（附表三）签名领取盖有受控印章和注有分发号的文件,文件发放登记表与原稿同时存档。6.4.4若文件丢失、损毁,责任人需依公司奖惩制度的相关规定接受处罚,由文件使用人申请补发。6.4.5各部门指定专人负责文件收存、管理,编制本部门受控文件清单,及时传递文件,受控文件列入部门负责人离任交接项目。6.5

9、修订、废止6.5.1文件在具体实施过程中若需要修订,由文件更改提出人或提出部门出具文件更新修订审批申请单（附表四）,说明更改原因,必须时应附修订内容的依据。6.5.2文件修订审批申请单的名单发放,作为原文件的补充文件。6.5.3新版文件文件生效的同时,也是废止旧版文件的结束,由综合管理部根据分发号在发放新文件时收回旧文件。6.5.4作废文件应加盖“作废”印章,旧文档需再存2年后由综合客理部填具文件销毁申请单（附表五）,批准后才可以删除。七、附则1、本办法由人力资源部负责起草和修订2、经董事长同意后会布实施,修改时亦同八、附表 表一文件会签表表二文件管理记录清单表三文件发放登记表表四文件更新修订

10、审批申请表表五文件销毁申请表附表一文件会签表编号AG-GM/R-01-2019 版次V1.0 修订版次:A/0 填具日期: 年 月 日基本资料拟稿部门日 期拟稿人发文字号密 级紧急程度文件主题汇签文件编号附 件公示时间发文内容拟稿部门印制份数文件内容或摘要主送抄送会签人审核签发董事长批示签名 年 月 日附表二文件管理记录清单编号AG-GM/R-02-2019 版次V1.0 修订版次:A/0 填具日期: 年 月 日序号受控文件名称文件编码归口部门版本附表三文件发放登记表编号AG-GM/R-03-2019 版次V1.0 修订版次:A/0 填具日期: 年 月 日序文件名称文件号数量接收部门/人日期备注附表四文件更新/修订/审批申请表编号AG-GM/R-04-2019 版次V1.0 修订版次:A/0 填具日期: 年 月 日文件名称文件编码版本/状态创建/更新位置和原因申请人/需求人: 日期: 年 月 日更改前内容修订/创建人: 日期:修订后内容修订/创建