公文处理与衔接培训教材

1、总公司行政部总公司行政部20212021年年1 1月月主要内容：一、公文的概述、处理、衔接等；二、标准化文件的编、审、批流程等。 文文件件归归档档 文件依据文件依据1.?党政机关公文处理条例? 2021.4.16 中办发202114号 实施2.?党政机关公文格式? GB/T 9704-2021 实施 一、公文概述 1.公文的公文的概概 念念： 是公务文书的简称，是公务文书的简称， 指各个单位在进行公务活动中指各个单位在进行公务活动中 所所制作、使用、传递制作、使用、传递的的文件文件。 具有规定格式、具有规定格式、 普遍通用、普遍通用、 一定效用三个根本要素。一定效用三个根本要素。 2.公文的根

2、本特点公文的根本特点 1政策性政策性 2实用性实用性 3真实性真实性 4权威性权威性 5交流性交流性 6时限性时限性 3.公文的作用与功能公文的作用与功能1领导与指导作用；领导与指导作用；2标准作用；标准作用；3公务联系作用；公务联系作用；4凭证依据作用；凭证依据作用；5宣传教育作用；宣传教育作用；6研究参考作用研究参考作用 4.公文的公文的种种 类类不同角度的分类不同角度的分类 1按使用范围分按使用范围分 2按作用分按作用分 3按来源分按来源分 4按行文关系分按行文关系分 5按处理要求分按处理要求分 1按使用范围分按使用范围分n通用文书通用文书n专用文书司法、经济、会计、外交、专用文书司法、

3、经济、会计、外交、军事军事n科技文书图纸、图表、说明书科技文书图纸、图表、说明书n信访文书信访文书2按作用分按作用分n行政类行政类n法规类法规类n方案类方案类n总结类总结类n记录类记录类n会议类会议类3按来源分按来源分n收文收文n发文发文n内部运转文件内部运转文件4按行文关系分按行文关系分n上行文上行文n下行文下行文n平行文平行文5按处理要求分按处理要求分n内容：需办文件内容：需办文件 参阅文件参阅文件n时间：平件时间：平件 急件急件n保密：普通件保密：普通件 秘密、机密、绝密秘密、机密、绝密5.行政性正式公文的种行政性正式公文的种 类类15种：种： 1决议；决议；2决定；决定； 3命令令；命

4、令令； 4公报；公报； 5公告；公告；6通告；通告； 7意见；意见；8通知；通知； 9通报；通报；10报告；报告； 11请示；请示；12批复；批复； 13议案；议案；14函；函； 15纪要。纪要。 常用事务性 公 文1.方案规划方案规划2.方案方案3.总结总结4.情况汇报情况汇报5.调研报告调研报告6.简报简报7.会议主报告会议主报告8.领导讲话领导讲话9.典型材料典型材料10.规章制度规章制度 二、公文处理工作 1.公文处理的主要任务公文处理的主要任务 科学、合理、有序地进行科学、合理、有序地进行 文件公文的制作、传递、文件公文的制作、传递、 使用、管理和归档。使用、管理和归档。 2.公文处

5、理的根本原那么公文处理的根本原那么 实事求是实事求是 准确标准准确标准 精简高效精简高效 平安保密平安保密 基基本本原原那么那么 3.公文处理的重要任务公文处理的重要任务 1收文处理收文处理 2发文处理发文处理 3整理归档整理归档 收文程序收文程序 1签收2登记3初审分送4拟办批办5承办6传阅7催办8答复9整理立卷归档10清退、销毁 催催 办办n普通文件 正常催办n重要文件 重点催办n紧急文件 盯人定时催办 发文程序1撰稿2审核3签发4登记5印制6用印7核发8封发9整理立卷归档 1文书档案的来源：文书档案的来源： 一般由公务文书文件转化而来；一般由公务文书文件转化而来； 2公文与档案的关系：公

6、文与档案的关系： 文件是档案的前身，文件是档案的前身， 档案是文件的归宿。档案是文件的归宿。 文件归档 3文档一体化 档案工作应与文书工作紧密结合，档案工作应与文书工作紧密结合， 不能分家，努力做到不能分家，努力做到“文档一体化。文档一体化。 实行前端控制和全程管理：实行前端控制和全程管理： 将归档环节嵌入将归档环节嵌入OA流程，在文件的生流程，在文件的生成和成和接收时就在网络的流程中，实现在线归档接收时就在网络的流程中，实现在线归档的关的关联操作。防止文件失控和重复劳动。联操作。防止文件失控和重复劳动。 文档一体化：1思想理念上思想理念上2管理体制上管理体制上3工作制度上工作制度上4操作流程

7、上操作流程上5网络运行上网络运行上6时间安排上时间安排上7人员配置上人员配置上 四、公文处理工作的特性要求四、公文处理工作的特性要求 1确定性确定性 2连续性连续性 3标准性标准性 4快捷性快捷性 5细致性细致性 6平安性平安性 5、公文处理工作的重要作用、公文处理工作的重要作用 公文处理工作不是简单的收收发发，公文处理工作不是简单的收收发发，而是：而是：1上通下达、内外联系的手段与上通下达、内外联系的手段与途径；途径；2正常、高效运转的纽带和中枢；正常、高效运转的纽带和中枢；3积累史料、形成档案的根底与积累史料、形成档案的根底与保障。保障。 三、行文制度规那么三、行文制度规那么各个单位之间各

8、个单位之间公务文书公务文书 往来运行往来运行的的统一规定。统一规定。 1.行文方式行文方式 3 种种 行行 文文 方方 向：向： 1上行文上行文 2下行文下行文 3平行文平行文 4 种种 基基 本本 形形 式：式： 1逐级行文逐级行文 2多级行文多级行文 3越级行文越级行文 4直接行文直接行文 2.主要的行文规那么主要的行文规那么1一事一文，或一文一事；一事一文，或一文一事；2明确主送对象，不要多头主送；明确主送对象，不要多头主送；3一般应逐级行文，不要越级行文；一般应逐级行文，不要越级行文；4?报告报告?与与?请示请示?分清，分清，?报告报告? 中不得夹带请示事项；中不得夹带请示事项；5不得

9、乱用抄报、抄送；不得乱用抄报、抄送；6 6向上级的重要行文，负责人签署；向上级的重要行文，负责人签署；7 7各个单位之间要多用各个单位之间要多用? ?函函? ?；8 8内设机构向外发文，应以单位办公厅内设机构向外发文，应以单位办公厅 室名义；室名义；9 9单位内部机构之间相互行文，一般应告知单位内部机构之间相互行文，一般应告知 单位办公厅室；单位办公厅室； 1010有双有双( (多多) )重领导关系的，应视具体情重领导关系的，应视具体情 况，一个主送，另外的抄送；况，一个主送，另外的抄送；1111经批准在报刊上公开发表的文件，应视经批准在报刊上公开发表的文件，应视为正式公文，具有效力；为正式公

10、文，具有效力；1212不同单位为同一事项发文，应先协商；不同单位为同一事项发文，应先协商；政策不一致时，不应各自行文，否那么上级政策不一致时，不应各自行文，否那么上级应责令纠正；应责令纠正；1313根据需要，两个以上的平行机关可联合根据需要，两个以上的平行机关可联合行文。行文。 五、公文的一般格式和标记五、公文的一般格式和标记 1文头处文头处 2文尾处文尾处 从上到下从上到下由前至后由前至后1.份号、份号、2.密级和保密期限、密级和保密期限、3.紧急程度、紧急程度、4.发文机关标志、发文机关标志、5.发文字号、发文字号、6.签发人、签发人、7.标题、标题、8.主送机关、主送机关、9.正文、正文

11、、10.附件说明、附件说明、11.发文机关署名、发文机关署名、12.成文时间成文时间13.印章、印章、14.附注、附注、15.附件、附件、16.抄送机关抄送机关17.印发机关和印发时间、印发机关和印发时间、18.页码页码注意注意1 1、发文机关标识、发文机关标识 用全称或标准化简称加用全称或标准化简称加“文件组成，文件组成，红色。红色。2 2、发文字号、发文字号 由机关代字、年份和序号组成，由机关代字、年份和序号组成，3 3仿，仿，居中，六角括号居中，六角括号 ，在红色分隔线之，在红色分隔线之上。上。 3 3、字号字体、字号字体 发文机关用小标宋，标题用发文机关用小标宋，标题用2 2号小号小标

12、宋，标宋， 内文用内文用3 3号仿宋，文尾版记用号仿宋，文尾版记用4 4仿。仿。 4 4、标题、标题 三个要素都应齐全机构主题文三个要素都应齐全机构主题文种，种， 尽量不出现标点符号，根据需要可用尽量不出现标点符号，根据需要可用?。 假设文字长可换行，居中，但应注意不假设文字长可换行，居中，但应注意不要切断要切断 词意。词意。 5 5、正文、正文 公文首页必须显示正文。公文首页必须显示正文。 文中层次结构顺序为文中层次结构顺序为 一、一、 3 3黑黑 一一3 3楷楷 1. 1. 3 3仿宋仿宋 1 1 3 3仿宋仿宋 6 6、成文时间、成文时间 应为领导签署同意之日，用阿拉伯数字将应为领导签署

13、同意之日，用阿拉伯数字将年、年、 月、日标全。月、日标全。 7 7、发文印章、发文印章 印章端正、居中，下压机关署名和印章端正、居中，下压机关署名和 成文时间。为保障档案长久存放，请成文时间。为保障档案长久存放，请 用红色印泥。用红色印泥。 8 8、末页处理、末页处理 采用调整行距、字距的方法，将印章采用调整行距、字距的方法，将印章与正文文字同处一页，不得采用与正文文字同处一页，不得采用“此页无正文方法。此页无正文方法。 3、公文的主要结构、公文的主要结构 1标题标题 2主送单位主送单位 3正文正文 4附件附件 5落款作者落款作者 6日期日期 7签章签章 二、标准化文件二、标准化文件 标准化文件管理方法的宣贯标准化文件管理方法的宣贯 2.新版标准化文件与旧版的不同之处新版标准化文件与旧版的不同之处 1将原来的将原来的?标准化文件审批表标准化文件审批表?新增了新增了新增、修订、取消新增、修订、取消“选项；选项； 2新增了新增了WORD版文件的申请流程；版文件的申请流程； 3新增了标准化文件发放清单新增了标准化文件发放清单对账对账制。制。 4增加分发受控、取消电子章。增加分发受控、取消电子章。 3.标准化文件的审批流程标准化文件的审批流程 1标准化文件审批表标准化文件审批表表单处理表