基于数据挖掘的工程项目成本核算科目体系改进

1、基于数据挖掘的工程项目成本核算科目体系改进    【关键词】 工程项目; 成本核算; 会计科目; 数据挖掘 工程项目成本核算是成本管理的一项重要内容,而成本核算的科目体系又是成本核算的一个基础且重要的组成部分。科目体系的好坏将直接关系到成本分析与控制工作的开展,进而影响到成本管理水平的高低。因此,科学、合理地设计科目体系显得尤为重要。 一、当前的工程项目成本核算科目体系存在严重不足 (一)科目设置过于粗糙,不利于查阅明细 以“工程施工”科目为例,当前绝大多数施工企业的成本核算科目体系如表1所示,其科目设置非常简单,最多只到三级科目,尚有很多综合科目未设明

2、细。以“其他直接费”科目为例,如果需要了解其中安全措施费的发生情况,将很难直接从其科目余额表和明细账上查询到理想的答案;只有逐一翻阅其明细账上每笔记录的凭证,将其中属于安全措施费的所有金额汇总,才能计算出安全措施费的发生额。显然,这给成本分析与控制造成了很大不便。 (二)科目按经济内容分类设置,无法洞悉成本动因 可以看出,当前的科目体系仍然沿袭传统按经济内容分类设置的模式,分工、料、机、其他等方面设明细,整个科目体系没有一处的金额体现了成本动因。这样,如果需要对成本发生的原因进行分析并实施控制,必须对成本核算数据重新分类汇总,进行额外的专项分析才能达到目的,势必影响成本分析与控制工作的效率,而

3、且数据处理和分析的周期较长,无法及时获得有用信息,工作效果也不理想。按经济内容分类设置科目,一旦明细科目设置过多,会成倍增加成本分析与控制的难度,因为没有将各项成本费用按其内在成因归类,而是按其表象全部罗列出来,只会显得繁杂,也难以穷尽,增加了成本分析的内容,同时也增加了成本控制的事项;明细科目设置过少,又过于粗糙、过于笼统,同样不利于成本分析与控制。 (三)科目体系不够科学,忽略了成本发生的内在规律性 当前的科目体系不仅过于粗糙而且也无法洞悉成本动因,再者就是忽略了成本发生的内在规律性。长期的施工生产实践表明,工程项目的某些成本与另外一些成本之间存在着正比例关系、反比例或者某种相关关系,但是

4、显然无法从当前的科目体系中发现和看到这些规律。 二、工程项目成本核算数据利用不充分和数据挖掘的意义 工程项目及其施工生产具有唯一性特征和一次性特征。所谓唯一性特征,是指任何一个工程项目都是唯一的、不可复制的。工程项目设计包括科学规划工程项目的规模、性能等,工程项目施工包括合理安排施工组织、施工环境(地理位置、气候等)、施工方案、施工工艺等;由于工程项目的用途和性状各不相同,设计和施工过程中的不可控因素和人为因素太多,可以说没有任何两个工程项目是完全一样的。所谓一次性特征,则是指工程项目施工不像制造企业生产新产品,新产品生产出来,如果检验不合格可以再试验,试验后再生产,不合格再试验,直到合格为止

5、,而工程项目只能一次性建设完工并验收合格,否则将对施工企业造成非常严重的损失甚至破产。 恰恰是由于工程项目及其施工生产的这两个特征,导致许多工程项目的管理者想当然地认为已完工项目的成本核算数据对正在施工的和将要施工的项目并没有借鉴意义。其结果就是大量工程项目核算数据没有得到分析、挖掘等形式的充分利用,大部分施工企业只将其作为计算工程项目成本、利润并结算的依据,过后就封存保管,出现了工程项目成本核算数据使用的一次性的状况。这也间接导致了一些施工企业工程项目成本核算的随意性、不准确的问题。 事实上,事物的偶然性中总是蕴含着必然性,成千上万的已完工项目的成本核算数据中可能隐藏着某些规律性,亟待深入挖

6、掘。数据挖掘正是一种从大量的数据中挖掘那些令人感兴趣的、有用的、隐含的、先前未知的和可能有用的模式或知识的技术及工具。数据挖掘出现于20世纪80年代后期,在20世纪90年代有了突飞猛进的发展,当前已被广泛应用于企业的客户关系管理、内部控制和绩效评价等领域,相信按照数据挖掘的思路并利用其技术,对工程项目成本核算科目体系予以改进,也将对工程项目成本管理有所裨益。 三、应用数据挖掘改进工程项目成本核算科目体系 如前所述,数据挖掘就是从大量的数据中挖掘那些令人感兴趣的、有用的、隐含的、先前未知的和可能有用的模式或知识。数据挖掘任务一般可以分为两类:描述和预测。描述性任务刻画数据库中数据的一般特性;而预

7、测性任务则要在当前数据基础上进行推断,作出预测。这样,数据挖掘通过预测未来趋势及行为,帮助管理者作出前摄的、基于知识的决策。本文将基于以下四类数据挖掘功能,具体讨论工程项目成本核算科目体系的改进方向及形式。 (一)自动预测趋势 数据挖掘的自动预测趋势功能是在数据库中找寻具有预测作用的信息,一个典型的例子就是发现、证实并预测工程项目成本构成比重的变化趋势。随着科学技术的发展和管理水平的提高,工程项目成本中的间接费用比重会呈下降趋势,由此可以推断构成工程主体的材料费用占工程项目总成本的比重将呈上升趋势,这就是工程项目成本构成比重的变化趋势。但这只是人们的主观感受和判断而已,如果需要准确地得出以上结

8、论,就可以对已完工项目的成本数据采用科学、恰当的方法进行数据挖掘,客观地获知工程项目成本构成比重的变化趋势,进而为各成本费用项目控制标准的制定提供依据。        当前的“工程施工”一级科目按经济内容分类设置了“人工费”、“材料费”、“机械费”、“其他直接费”和“间接费用”等明细科目,可以说基本满足数据挖掘自动预测趋势功能的要求,但还不够详尽。因此,科目级次可以从当前的三级适当地增加到五级甚至六级,对各明细科目进一步细分。如在表2中,对“机械费”科目进一步细分成“自有设备”和“租赁设备”两个科目单独核算,预期可

9、以更充分地反映出市场细分、租赁行业发展和施工企业大量租赁通用设备的发展态势。 (二)关联分析 关联是数据库中存在的一类重要的、可被发现的知识,如成本构成中某些具体成本项目之间存在的某种规律性(一项成本的发生是由另一项成本的发生所引起的,或者一项成本的增加会导致另一项成本的减少等等)。关联分析的目的就是要找出数据库中隐藏的关联网。工程项目成本中也存在着一些明显但却未被证实的关联关系。 工程项目质量成本主要由两个方面组成:一是为了保证工程质量而发生的各种质量预防成本和鉴定成本;二是因工程质量未达到标准需维修及返工而造成的故障成本。预防成本主要包括为了保证工程质量而支出的研究、规划、改进工序和规范操

10、作的费用及各种涉及工程质量的培训费用;鉴定成本主要包括检查、评定工程质量、工序质量是否满足规定要求和标准所需的费用及相关人员的工资;故障成本主要包括施工生产过程中处理工程质量缺陷而产生的返工费用、材料损失、停工费用及需要施工单位负责的保修费、赔偿费等。一般来说,工程质量预防成本、鉴定成本和故障成本之间存在着密切关系:预防成本、鉴定成本属于保证工程质量的费用,和质量水平成正比,即质量水平越高,成本投入越大;而故障成本属于损失性费用,和质量水平成反比,即质量水平越高,故障成本越低。也就是说,预防成本、鉴定成本越高,故障成本越低,两者之间是反比关系,这就是质量成本内部的关联关系。 同样,安全成本中也

11、有预防成本和损失成本之分:预防成本是施工过程中为了防止各种安全事故发生而支出的安全措施费;损失成本则是工程发生安全事故所造成的各种材料损失、赔偿损失和停工损失。一般预防成本越高,损失成本越低;预防成本越低,损失成本越高,两者之间也存在着一种反比关系。 工程项目成本中也许存在着诸多这种关联关系,如表2所示,对某些成本费用项目根据其内部关联关系分类设置明细科目,势必可以更充分且便利地反映工程项目成本发生的内在规律性,有利于工程项目成本分析与控制。 (三)聚类分析 聚类分析的功能在于建立一种归类方法,如将若干工程项目成本按照性质上的亲疏程度进行归类。 工程项目间接费用主要包括项目管理人员工资及福利费

12、、通讯费、差旅交通费、业务招待费、办公用品折旧摊销费、车辆使用费、意外保险费、房屋租赁费,等等。从用途来看,种类繁多,但这些费用的发生可以归于几大成本动因,如工程项目组织规模(人数)决定着项目管理人员的工资及福利费;工程项目离公司总部的距离远近决定着差旅交通费;工程项目覆盖范围的大小决定着车辆使用费;施工环境(危险程度)决定着项目应为项目管理人员购买意外保险费的金额。通过聚类分析,可以将工程项目间接费用归为几类,找出每一类共同的成本动因和特点,有利于分析每一类成本的发生、超支和节约状态,进而更好地研究、制定控制成本的对策。 如表2所示,“间接费用”科目根据成本动因分成“组织规模动因”、“施工范

13、围动因”等科目单独核算,并进一步细分,就可以严密监视每一类成本的发生是否符合其成本动因规律,而且能够更有针对性地对工程项目间接费用实施控制。 (四)偏差检测 数据库中的数据常有一些异常记录,从数据库中检测出这些偏差很有意义。工程项目成本中也会存在一些异常成本,如发生严重的安全事故、异常的雷雨天气导致工期拖延、当地居民的干扰等都会导致异常成本发生。如果把这些异常成本混作正常成本一起核算,将不利于工程项目成本分析与控制以及考核。因此,单独设置了“异常成本”科目,同时通过数据挖掘的偏差检测技术,专门、单独核算这些成本。 综上所述,改进后的科目体系如表2所示。 四、改进后工程项目成本核算科目体系优点分

14、析 改进后的科目体系不但能够弥补当前科目体系的诸多缺点,而且还能强化工程项目成本分析与控制,产生意想不到的效果。 (一)并不增加成本核算难度 表2的科目设置看似复杂,其实不然。随着会计电算化的普及,手工账已逐渐退出历史的舞台,在财务软件上设置会计科目以及进行账务处理都是一件非常容易的事情,而且在同一套财务软件系统中,一个工程项目设置好的科目体系还可以非常便捷地复制到任何其他工程项目。因此,改进后的科目体系并不增加成本核算难度。 (二)无需额外的专项分析即可获得有价值的信息 由于科目设置的细化、科目级次的增加,根据改进后的科目体系生成的科目余额表或明细账将具有更丰富的信息含量,而且一目了然。如异

15、常成本、间接费用等的金额是多少、是由什么原因引起的都可以从科目余额表或明细账中直接查询到,不再需要对成本核算数据重新分类汇总,进行额外的专项分析,从而缩短了成本分析所需的数据处理实践,节约了资源,提高了效率,增强了效果,也使得非财务出身的企业领导能够比较容易地看懂成本构成,以及成本发生是否合理。        (三)有利于成本分析与控制及相关决策 更丰富的信息含量,必然有利于更具体而微的管理。如“机械费”分成“自有设备”和“租赁设备”,就能将两种费用进行对比分析,从而发现哪类设备更能为工程项目节约成本,作出相关生产决策。“其他直接费”下设有“安全成本”等三级科目,通过关联分析,又可以发现其中“预防成本”与“损失成本”之间的关联关系,从而找到安全成本的一