外贸函电的特点及其撰写技巧_图文

1、 17商场现代化2006年7月(中旬刊总第473期外贸函电的特点及其撰写技巧外贸函电又称商业书信,包括外贸书信、传真和电子邮件等形式。英语函电的使用贯穿对外贸易交往的各个环节,是互通商业信息,联系商业事务及促进贸易关系的重要桥梁。贸易双方远隔重洋,函电起着代言的作用。如函电译文出现谬误,势必导致双方的误解和疑虑,从而贻误商机,影响交易的顺利进行,甚至带来贸易纠纷或索赔申诉,也会阻碍商家对海外市场的进一步拓展。质量上乘的函电则能帮助商家达到有效交流的目的,促进贸易双方的相互理解和长期合作,也有利于规避风险,取得双赢的效果。因此,函电撰写是一门严肃的艺术,是成功的国际商贸活动所必备的知识。一、外贸

2、函电的特点1.正确性:不仅要求用词、造句、语法、拼写和标点符号规范而合乎习惯,而且内容要合情合理,恰如其分,层次清楚,突出主题,避免费解和误会。用语约束各种商务活动的法律、法规和惯例,则具有更为明确的规定性。2.完整性:外贸函电的内容应力求完整,因为这种信函实际上已是成交合同,此信发出后,对方一旦收到,即对双方都具有约束力,如果不完整,有可能引起不必要的纠纷。3.具体性:外贸函电要写得生动,具体和明确,特别是要求对方做出明确反应的信函,或是答复对方提出的要求或问题的信函,或是报盘,承诺,该具体时要具体,避免模糊,笼统和抽象;外贸函电要写得清清楚楚,明明白白,毫无艰涩难懂之处,使收信人看了后不会

3、误解写信人所要表达的意思;外贸函电同样要写地简洁,要长话短说,避免罗嗦,避免不必要的重复,用尽可能少的文字完整、清楚地表达需要表明的意思。4.目的性:商务行动或不行动及怎样行动或为何不行动,行动或不行动的风险与后果,要经过仔细思考,有明确的动机和目标。5.礼貌性:写信要有理有节,注意礼貌,不要盛气凌人,避免命令和粗鲁。我们的外贸书信要体现我国的对外贸易政策,要有社会主义的新风格,做到不卑不亢,得体脱俗,既尊重国际贸易的习惯,又维护本国利益,借外贸书信往来发展与各国人民的友好关系,发展与各国的贸易。同时还要体谅,要顾及对方的要求、愿望和感情等,着重正面地、肯定地谈问题,尽量避免否定地谈问题。6.

4、习惯性:外贸在长期的发展中,逐步形成了许多约定俗成的国际惯例。外贸函电以其独特的格式,惯用的商务词汇,丰富的贸易术语,固定的句式和缩写形成了独特的函电文体,具有强烈的商业色彩。其生命力在于与实际商务活动联系在一起,其语言形式、语言规范等都必须为具体的业务服务,用词用语约定俗成,符合国际惯例,为世界各国商务人员所公认与接受。二、外贸函电撰写技巧1.把握清楚原则清楚是外贸函电英语写作最重要的原则。一封含糊不清,辞不达意的书信会引起误会与歧义,甚至会造成外贸损失。表达清楚应注意选择准确、简练的词和正确的句子结构。(1尽量选择能表示具体的事实、数字、细节和进行解释的词语。如:Wecanconsider

5、toreduceourpriceifyourorderislarge enough.此句意义含糊,改为Wecanreduceourpriceby2%if yourorderexceeds5,000pieces后,意思就清楚了。(2起修饰限定作用的介词词组和定语从句应紧跟先行词,以避免句子歧义。如,(aThosewhoorderedimmediatelygotmuch profitintheGuangzhouFair.(含糊;(bThosewhoorderedimme-diatelyintheGuangzhouFairgotmuchprofit.(清楚。(3在一句话中,要避免重复使用一个有两个不

6、同含意的词。如,:Howdoyouaccountforthefactthattheaccountiswrong?本句中accountfor的意思是explain,而第二个account的意思是“账户”。宜将此句改为:Howdoyouexplainthefactthattheaccount iswrong?肖本罗华北煤炭医学院康有金河北理工大学外国语学院李桃桃唐山师范学院摘要从外贸信函的语言特点出发,初步探讨了外贸信函的主要写作技巧及注意事项。关键词外贸信函写作特点写作技巧 18商场现代化2006年7月(中旬刊总第473期2.把握简洁原则在国际贸易竞争愈加激烈的当今世界,简洁在外贸函电写作中显得

7、尤为重要,要用尽量少的词来表达完整的意思,同时内容完整、准确、语气礼貌。(1适当选用那些为人熟知的外贸缩略语。这一方面与国际外贸函电本身性质有关,同时也反映出21世纪快捷沟通的特点。需要特别注意的是,缩略语的运用切忌过杂过乱,要尽可能使用那些通用的或本专业常用的缩略语,例如,LC(letterofcredit信用证、BL(billoflading提单、CIF(cost,insuranceandfreight成本加保险加运费价格,EAT(estimatedarrivaltime预计到达时间,AS(at sight即期,FCL(fullcontainerload整柜,FYI(foryourinfo

8、rmation 供你方参考,SC(salescontract销售合同,DD(demanddraft即期汇票,TT(telegraphictransfer电汇,MT(maildraft信汇,DP (documentsagainstpayment付款交单。(2句子结构应该简洁,用单词替换词组和定语从句。如:Werequirefurniturewhichisofthenewtype.Werequirenew-typefurniture.句讲究简洁,句显得烦冗累赘。(3内容简明化,也就是说英语函电的内容应简洁明了。函电的主题应当开门见山地提出,而无需罗列一些繁琐的客套,让人感觉转弯抹角。例如,给国外客

9、户去函抱怨货物短量,这时可首先直截了当地告诉对方写此信的目的,然后列举重要事实、数字证明,最后在信中阐明你希望收信人为你做些什么。3.把握礼貌原则明智的外贸函电写作者会尊敬贸易伙伴,会从对方的角度看问题,理解对方的困难。在尊敬对方感情和利益的同时,获得对方的好感,促进交易的成功。即使双方在贸易中产生分歧,甚至提出索赔,在外贸函电中也要有礼貌,为今后合作打下基础。(1尽量少用否定句。否定往往产生消极的后果。在面对面的商务谈判中,尚有解释余地。但在写信时,我们就必须逐字逐句,认真对待。因此,我们在写信过程中,要尽量使语气积极肯定,避免消极否定。如,Yourletterisnotclearatall

10、.Icantunderstand it.应避免使用“Icantunderstand”这样的否定语气,因为“不了解”有责怪对方表达不清的含意,最好改成:IfIunderstandyour lettercorrectly此句既为对方保全了面子,又借机表明了己方观点,一举两得。(2使用祈使句和疑问句表达礼貌的语气写信人在表达自己的观点或向对方提建议时,常有三种选择:既陈述句、带please的祈使句和疑问句。其中,陈述句过于直白、生硬而不宜使用,带please的祈使句语气比较礼貌。疑问句的语气最客气、委婉,并给对方留有余地。试比较:Weneedthestatementbytheendof nextwe

11、ek.Pleasesendusthestatementbytheendofnext week.Couldyoupleasesendusthestatementbytheendof nextweek?从上面的例子中不难发现,语气从句型至句型越来越客气。此外,在表露写信人自己观点和向对方提出建议时,为了礼貌起见,最好也用疑问句表示,给对方留有余地,这样不会把自己的观点意见直露地提出来使对方为难。书信交往是间接的,缺乏谈判时营造的祥和气氛,因此在语气的使用上要特别慎重,尽量使对方感受到尊重,这样才能赢得对方的尊重。如果不注意语气上的表达,其结果是很可能走向自己目的的反面。4.使用外贸函电专业术语和句

12、型在长期的发展中,外贸行业逐步形成了许多既定俗成的专业术语,把这些词汇应用在外贸函电写作中,就能使信文既简洁又经济。如,Youmaydrawonusatsightforthevalueofthis shipment.这里用atsight来代替tobepaidatoncewhenpresented (见票即付。5.避免使用大词,使用简单的,大家普遍理解和熟悉的词语外贸函电不同于学术论文等正式文体,它是应用文,讲究的是实效性,写作的目的是尽量与对方建立互惠互利和友善的关系。使用大词给人以冷漠的感觉,觉得对方在玩弄词藻,缺乏亲切、自然感,所以要尽量用非正式文体。如,Companyoperations

13、forthe precedingaccountingperiodterminatedwithasubstantialdeficit lastyear.Thecompanylostmuchmoneylastyear.句以一种真诚!简单的语气说话容易博得对方的同情,而不似句那般文绉绉!隐涩难懂。组词汇比组更生动,更口语化,因此更容易被接受。综上所述,外贸函电一经签发,即产生法律效力并隐含显示了公司或个人的素质和水平。因此,我们应该重视外贸函电在国际贸易中的重要作用,正确理解关键词的含义并能准确翻译和撰写,以避免贸易双方在谈判和交易过程中产生误解,影响对外贸易的正常进行,甚至造成不必要的经济损失。参考文献:1甘鸿:外经贸英语函电M.上海:上海科技文献出版社,19962胡祥骅:怎样把外贸业务信函写得简洁些J.大学英语,1998,(73刘法公:商贸汉英翻译的原则探索J.中国翻译,2002,