浅谈施工企业项目物资管理信息化

1、浅谈施工企业项目物资管理信息化 摘要：根据施工项目物资管理的调研情况，针对施工企业项目物资管理现状，就如何提高项目物资管理信息化水平，有效控制物资采购成本，降低物资消耗，提高施工企业物资管理整体水平进行了探索与思考。 关键词：施工企业；项目物资管理；信息化 Abstract: according to the construction project material management research situation, in view of the construction enterprise project material management present situatio

2、n, and how to improve the project material management informational level, effective control of the material purchasing cost, reduce material consumption, improve the overall level of construction enterprise material management is explored and thinking. Keywords: construction enterprise; Project mat

3、erial management; information 中图分类号：F279.23 文献标识码：A 文章编号：2095-2104(2013) 1概述 物资管理是企业管理的一个重要组成部分，施工企业的物资采购、消耗多发生在项目上，故项目物资管理是企业物资管理的细胞，抓好项目物资管理是加强企业管理的基础，是降低工程成本、减少资金占用、提升企业管理水平的关键因素，推行项目物资管理信息化是加强项目物资管理的最优途径。但是，施工企业点多线长的特点，给企业管理带来了很大的难度。对于中铁大桥局集团第六工程有限公司（前身为铁道部大桥工程局谷城桥梁工厂）这样一个施工企业来说，桥梁及轨枕产品生产在其生产经营份

4、额里面占据了很大的比例。同时，在产品成本中物资成本占了60%70%左右，随着高铁事业的发展及前几年全国基建的大力投入，该公司现有10多个现场制梁、轨枕项目，不但管理跨度大，而且十多亿元的物资成本控制更是摆在物资管理人员面前的难题。为了探讨如何提高物资管理水平，有效降低物资消耗，笔者针对津保铁路某制梁场，对梁场的物资管理现状开展了调研。 2项目物资管理现状及弊端 1.现代工具运用不多，物资管理基础工作不规范。梁场物资管理工作偏重于传统工具及手工作业，产生了大量的收料、领料单据、验收入库单据以及合同文件，这些单据和文件以手工编目归档，日常工作中只是利用Excel表格将这些单据和文件进行了编号保存起

5、来，需要时再通过Excel的查询功能找到编号，再从文件盒里找出需要的单据和文件，但是一年的物资单据和文件几千份，找起来还是比较麻烦的，不仅如此，保管这些单据和文件也不容易。另外传统的手工记账还存在一定的不规范性与随意性，会严重导致物资在管理的过程中出现出、入库手续不齐、不对以及各种形式登记不及时或漏登的情况发生，给物资工作带去了诸多困难。 2.物资的库存量相对较大。虽然也有物资采购计划，但物资在采购过程中，采购人员自己往往凭自己的经验判断进行采购，这就很可能使得物资在采购的过程中，出现某项物资购买过量以及购买过少的情况发生，对于购买过量的物资来讲，其不但得不到正常的使用，还占据了大部分库存，而

6、对于购买过少的物资而言，就不能保证施工生产需要，甚至造成停工待料。为了施工需要，物资部门必须再次花费人力、物力、财力以及精力去市场中重新购买，这种采购的盲目性，不仅造成人力、物力、财力的浪费，还使得物资管理部门的日常工作得不到应有的保证，失去了管理的科学性。 3.物资管理员的工作量大，工作效率有限。由于物资管理工作本身就存在繁杂性，以及工作中资源不能共享造成的重复劳动，更加加重了物资管理人员的工作量。这种单纯只靠人工的管理方法，不仅仅需要的是时间，而且效率低下，容易出现错误与漏洞，还降低了物资管理人员的工作效率。 4.物资统计核算的准确率相对较低。桥梁施工物资材料量大、种类繁多，传统的手工记帐

7、的不规范性与随意性，造成物资统计数据准确性的降低，成本归集准确率的降低，使得物资报表不能准确的反映物资的实际情况，从而领导就不能从物资报表中得到准确的决策信息。 5.人员配备不足且老化严重，素质偏低。现场物资管理人员年龄偏大，文化程度偏低，有的不懂电脑，有的不懂业务，素质参差不齐，物资管理整体水平难以有质的提高。 3项目物资管理信息化的意义 1.物资管理信息化就是利用现代网络技术，将物资管理中的计划编制、采购、物资验收入库、出库、成本控制、合同管理等一系列管理信息进行处理，让信息按标准的物资管理程序流动，既规范了物资管理流程，又实现了数据资源的共享，还可以对信息进行有效的控制和统计。这样一来，

8、主管部门和相关部门可以随时查看物资的管理状况；主管领导可以随时了解分管部门的工作进展。 2.物资信息化加快了信息流通，实现数据的实时性。现阶段，信息处理完成后，是通过人与人的传递来实现信息的流通，流通时间相对较长。如果通过网络传递，信息处理的结果就可以马上显示出来。例如，当入库或发料信息到达仓库，只要物资管理人员一确认，库存 情况就会马上更新，现阶段存在的库存查询问题，将得到完全解决。 3.无纸化办公，同时减少人的劳动量。实现物资管理信息化，把人从大量烦琐、无序、低端的工作中解脱出来，去处理更有价值、更重要的工作，提高了企业的工作质量和工作效率。另外，“无纸化”的办公，也节约了纸张等办公用品的

9、开支。 4.物资管理信息化，使得物资管理日常工作程序化、标准化，这样一来，只要对物资管理人员做好首次培训，后期的工作就可按部就班，推行项目物资管理信息化，使得企业物资管理工作标准化、模块化成为可能。 4项目物资管理信息系统的功能模块设计 4.1供应商管理模块设计 要求各项目在采购前按照要求，对供应商进行评价，并将评价记录传输到公司，公司根据项目上报的资料进行评估确认后，成为公司的合格供应商;公司合格供应商将在信息系统中予以公布，各项目的物资必须在公布的合格供应商中采购，否则系统将不予接受。 根据供应商在各项目供应过程中的表现，公司相关部门将定期对各供应商进行再评价，不合格的供应商将从名录中予以

10、清除;在供应商的备注栏中可以记录各供应商的重要表现供各项目参考。 4.2价格管理模块设计 物资采购管理一直是施工企业感到头痛的事，如果完全靠人去管是很难达到理想效果的。为此我们在系统中设立供应商报价模块，将供应商在各项目的报价在系统内公布，为其他项目物资采购提供参考价格，同时，我们还定期对系统中物资采购入库的实际单价及所在的项目进行汇总统计，一方面让项目之间相互了解物资采购的价格水平，同时督促各项目努力降低物资采购成本。有了参照和对比，形成一种无形而有效的管理压力，还可达到有效监控的目的。 价格管理模块应与“我的钢铁网”、“铁路工程造价信息网”等建材价格信息网站链接，以便物资采购人员及时掌握各

11、地建材的网上报价，为物资采购价格确定提供参考;同时，物资采购人员还应掌握工程中标时物资的编制期价格，定期与铁路工程造价信息网公布的信息价相比较，为材料价格调差准备第一手资料。 4.3合同管理模块设计 由公司牵头建立物资采购合同标准文本库，防止在合同签订过程中出现遗漏、缺项和不规范等现象，提高合同签订的质量和速度。要求各项目将需要签订的合同录入系统中，并传输到公司，公司在合同未会签前就可以查看合同内容，对不符合要求的条款进行及时修改;各项目管理人员也可以在本地系统查看各项目实际采购的合同，作为签订合同的参考。对各个合同可以在“执行情况”栏中录入合同具体的执行、履约情况。通过规范合同文本，实行合同

12、会签等，规避不必要的合同风险。 4.4业务流程管理模块设计 (1)物资目录管理 物资目录是物资管理信息系统的核心字典，必须保证数据的完整、准确，并能根据需要及时更新物资目录。 物资目录编码要合理规划设计，软件要保证物资目录数据的统一性、唯一性、及时性。物资目录编码要按照易记忆、易使用、易统一、易维护、易扩展的原则编制。 (2)物资计划管理 由项目工程部门依据产品(工程)数量及消耗定额编制物资需求计划，物资部门根据需求计划结合物资的库存情况编制物资采购计划，经审批后进入物资采购流程。 (3)物资收发存管理 收料、发料要记录日期、物资名称、规格型号、数量、金额、采购价、经办人等信息，收料、发料后动

13、态更新库存量，可方便查询收料、发料、库存情况。 (4)物资消耗定额管理 采用费用定额管理和实物定额管理两种模式，对一些辅助用料，总体金额不大但实物消耗量大、使用频率高的物资采用费用定额管理的模式;对一些生产用料，单位价值高、总体金额大且单位产品(工程)必须消耗的物资，采用实物定额管理的模式;超定额领料必须办理必要的手续。 4.5统计分析及报表管理模块设计 能够对一个时期消耗的各类物资进行统计，为成本分析、预结算分析和节支决策等工作提供快捷的信息支持，可方便统计分析库存情况，生成各种统计报表。 (1)可根据不同的供应商或物资类别等对物资的收入情况进行统计，得出物资采购价格曲线，力求取得最优的物资

14、采购价格。 (2)可根据不同的项目或物资类别等对物资的支出情况进行统计，得出物资消耗曲线，力求相同产品(工程)的同种物资损耗率最低。 (3)对相同会计结算日的物资库存情况统计，实现物资的合理调剂，最大限度地降低库存物资的资金占用。 (4)相同物资的概算价、信息价、采购价的统计，一方面可实时了解物资采购价格水平，同时可为材料价格调差准备第一手资料。 5信息化技术的应用成效 (1)实现了过程控制，材料成本管理贯穿于生产的全过程。信息化技术的应用，实现了下达生产任务的同时，下达材料成本预控指标;完成生产任务的过程中，材料消耗情况也有专门的预警系统控制，一旦超出预控指标预警系统就会提示相关人员;阶段生

15、产任务完成后，统计数据即时生成，为相关部门做好成本分析提供了数据准备。 (2)实现了远程控制，各项目管理水平有了明显提高。过去，由于人的素质参差不齐，导致各项目管理水平有高有低。信息化技术的应用，实现了管理标准化、模块化，过程中存在的偏差，总部相关部门会通过远程发现，及时纠偏，各项目的管理水平得到了均衡发展，且有质的提高。 (3)建立了信息共享平台，信息传递准确快捷，为下一阶段的成本预控提供了数据支持。信息化技术的应用，使得原本分散的、难以统计的数据在很短的时间即能准确获得，统计数据真实准确，盈亏情况一目了然，原因分析清楚透彻，为下一步的成本预控指明了方向和重点;有效的信息共享平台，使得相隔百

16、里、千里之遥的项目之间的资源共享成为可能，有效地降低了企业的生产成本。 6推行项目物资管理信息化的必备条件 信息化技术在施工企业项目物资管理中的有效推广，需要各级各部门的大力支持和协助:一是公司决策层必须大力支持、关心和督促此项工作，选择适合本公司实际的软硬件;二是管理部门必须制定详细的实施计划，并有专人负责，及时解决和公正处理实施过程中的问题;三是在实施过程中必须结合日常管理工作进行，避免重复劳动，提高工作效率;四是信息传输时间必须严格要求和专人监督，使信息及时准确;五是推广使用应逐步、分阶段和按照先易后难的顺序进行;六是在系统应用过程中，系统的开发单位与使用单位的密切配合，是系统的顺利实施和正常使用的有力保证。 信息化技术在施工企业项目物资管理中的有效应用，还有大量的工作要做:一是硬件的完善，电脑、网络是信息化技术应用的必备条件，施工企业的物资仓库与集中办