会议室管理制度

1、会议室标准简章1. 目的为了合理管控、标准及维护公司会议资源的使用，特制定该流程作业指导2. 范围鹤壁天海所有会议资源3. 关键角色及应负责任序号角色应负责任001会议室管理员1. 统筹管理公司会议资源，指导并监控各部门会议 资源的使用；2. 负责对公司所有会议资源进行统 管理， 对会议 资源进行例行化以及非例行检查，并相应做好记 录，对于违规记录进行登记和月度汇总；3. 负责日常会议资源协调、设备整理、纠纷调节等 管理工作。002其他情况1. 会议资源钥匙由会议管理员、保卫科、清洁工 各保管一套；2. 清洁工负责清扫时间会议室开关门；3. 保卫科负责节假日及17: 30分以后会议需求的 开关

2、门。003会议资源预疋者文员、助理1. 会议资源预订者，对部门内部会议资源需求协 调，填写会议资源申请；2. 对部门内部会议时间进行建议与控制；3. 对部门内部进行会议室使用标准宣传与设备操 作指导；4. 与部门职工沟通，对不需要的资源及时释放。004会议室使用人1. 会议资源维护者之一，会前会后会议室6S整理、 会议设备保护者；2. 合理使用会议室时间管理、设备等、会后及 时关闭投影、电脑等；3. 会议资源使用人协助监督者，对会议室前后使用 情况进行监控。005IT设备管理员IT部相关责任人对会议室设备进行全面检查，每 周一次。4.内容描述4.1会议资源申请4根据部门业务需求，通过行政部进行

3、会议资源预定；4预定者预定成功后向需求人反应预定情况，并指导部门职工对会议设备 的正确操作方法，提醒其遵守会议资源使用管理规定， 并催促会议组织者 在会议结束后做好会议室6S工作；如遇紧急会议或接待需协调会议资源，由部门文员负责资源协调；4日常会议资源预定可提前三天填写申 请表，适用于内部会议、公司级会 议、接待、会议等会议；预定视频会议：请请按需求选择第三会议室，并在会前通知IT进行技术指导；预定 会议：请按需求选择第二第三会议室；请尽量预定没有门禁限制的第一会议室、第二会议室。会议室优先权：展厅会议室：优先政府接待及重大接待使用；第三会议室：原那么上只用于视频会议，为缓解日常会议和接待所需

4、 会议室，可临时供所有会议使用，但如果有视频会议需要召开，必 须由优先视频会议使用。第四会议室： 优先研发工程使用且仅限研发锁定使用。4.2 会议资源使用4 会议前：4.2.1.1 会前 10 分钟到会议室进行确认准备， 假设会议室没开门那么向管理 员申请翻开门锁或借用钥匙开门；4 当会议室椅子不够用时， 可借用 职工椅 ，但会议结束后务必将椅子归还 至职工椅区相应的位置并摆放整齐；4.2.1.3 会议如需使用较大的设备仪器， 请对会议桌面做好保护措施， 如： 在桌面上放置较厚的胶皮等，轻拿轻放、搬动时不能在桌面上拖拉挪动， 防止划伤桌面；4 如会议不能正常召开， 请在原方案会议时间前告知文员

5、对会议资源进行 释放；4 当会议资源发生协调时， 会议室预定人应该及时反应管理员对预定信息 进行更改，否那么会议室使用时发生的不良记录，将记录原预定人部门。4.2.2 会议中：4 使用会议室时，所有与会人员必须自觉遵守会议资源使用管理相关规定；4 与会人员应保持会议室整洁、 不乱丢垃圾、 不用在桌椅上乱写乱画， 不 用坚硬的物品划花桌面和皮椅；4 与会人员应做好时间管理， 在自己所预定的时间内完成会议， 不能占用 和延用他人资源时间。4.2.3 会议后：4 会议结束后，必须关闭投影仪、电脑电源，将遥控摆放好，关闭会议室 照明灯，不带走会议室线材、遥控、白板笔及白板擦等会议室标配物质；4.2.3

6、.2 将借来的职工椅归还到原来的位置，并摆放整齐；4.2.3.3 会议提前结束较预定时间提前 30 分钟以上请及时通知部门文 员对资源信息进行释放。会议室设备配置表楼层会议室名称投影电视电脑VGA视频链接线会议二套视频会议一套一楼展厅VV按需按需二楼第一VV按需按需第二VVVV按需第三VVVV第四VVV按需按需4.4巡查及惩罚方法441管理员不定期对会议室使用情况进行巡查以上所有内容，并对 检查情况根据表02?会议室检查表日常使用情况?进行登记记录； 会议室清洁人员协助监控以上所有内容；管理员对会议室物质进行检查，保障根本设备的根本配置，并对检 查情况根据表01?会议室巡查表硬件设施?进行登记记录；4.4.4 IT设备管理员每周对IT设备例行巡查一次，并做好相应的记录；所有人员都有权对会议室使用情况进行监督，对因会议资源影响到 会议正常召开的情况均可反应到管理员邮箱；上述人员反应的信息经核实属违规行为后，将记当次会议资源预定 人员不良一次如当天预定多个会议室均未使用且未通知释放，将按会议室个数记不