单位公文收文处理的五大问题及应对方法

1、单位公文收文处理的五大问题及应对方法一、问题一：默默等待，不敢督促领导。其中既有领导因工作繁忙而不能及时阅看等客观因素，也有 因催还对象是领导而不予催还或不敢催还等主观原因。一个文件 领导签了两三天，或者一个文件耽误了一两天。这会直接影响公 文的继续运转，影响了文件处理的效率，影响了工作的正常开展。症因：这里暴露出的是公文传阅缺乏限时归还的规定或有规 定却执行不到位或机要工作人员责任意识不强等问题。应对方法：1 .在收文的第一时间做好记录，利用公文处理系统或建立公 文管理数据库对收到的公文进行详细登录，或者简单建个 word文档，把来文单位、字号、主要内容、完成要求、时间 节点进行备案整理记录

2、；2. 分类处理，对于一般的仅有通知要求，如参加会议的，可 等着领导阅办完毕带着意见离开；对于篇幅较多，时间较长 的，可以提醒下时间节点，或者是说一小时后在进行调度；3. 掌握催办的技巧，比如利用下次公文传阅机会询问上次传 阅的公文（间隔不能长），或是将公文传阅夹放在醒目位置， 领导自会明白；4. 尽量选在领导办公室没有其他人或者工作不忙的时间，比 如有的领导工作特别忙，文件就不能放在他的办公室里等他 阅批，而应该主动掌握领导活动规律，抓住领导开会的间隙 或下班后离开单位前的空闲时间找领导签文件，否则领导马 上去开会、出发，回来就可能把文件给漏了。二、问题二：给领导提处理意见。主要体现在，机要

3、人员提前浏览了文件，在领导阅办的时候 给出了自己的意见，可能是好意提醒，但是毕竟有“越位”之嫌。症因：没能正确认识自身岗位职能，认为自己给的意见很中 肯，没有摆正好自身的位置。应对方法：1. 领导阅办文件的时候最好静心等待，领导有自己的工作思 路；如果领导确实是一时记混了负责人员，应该给业务科室 的给了办公室，这时可以及时的建议一下；2. 领导要是问起文件涉及相关的情况，要提前做好准备，客 观、如实回答；3. 在一把手签完后，其他分管领导在看一把手的处理意见时, 会问到“有没有说其他的”之类，这时候要想清楚，不涉及 工作的最好不要说。三、问题三：领导的处理意见石沉大海。主要体现在当领导签批了落

4、实的具体意见，承办部门也阅知 签字了，公文也处理结束归档了。但是时间一长没有回音，也没 有给领导反馈结果，造成办文与办事的脱节，造成上级或其他单 位进行催报，影响单位形象。症因：缺少相关的结果反馈或缺少处理结果备案记录，也存 在部分人员多一事不如少一事的不负责任态度，无人跟踪督办。应对方法：1 .选择责任心强、工作细心的人员从事这项工作；2. 在每个收文处理完后对处理意见进行记录备案，备注好完 成与否，是否需要督促落实等，就这需要机要人员活多干一点， 心再细一点；3. 对于领导重点关注的事项要随时记录好处理进度，做好督 办工作，并及时反馈。同时，在处理这些文件的同时要注意对交 办工作的领导和部

5、门工作同志作出必要的解释和情况反馈，避免 产生误会。四、问题四：领导要的文件找不到。这指的是，处在传阅过程中的公文从一个领导传给下一个领 导，如果没有关于这期间公文传阅数量、时间、对象等的记录信 息，就会导致需要查找公文时却不知公文在何处，甚至出现丢失 现象。或者是文件记录不清楚出现“张冠李戴”，找不到具体的 某个文件。症因：工作中缺少整理归档的习惯，平时工作粗心大意，没 能运用好的工作方法，总结好的工作经验。应对方法:1 .对收到的公文进行详细登录，如不同的收文渠道（机要、 邮寄、会议等）、时间（收到、录入等）、密级、紧急程度、发 文单位、标题、保管期限等内容，提高检索和统计效率；2. 分类

6、归档，对不同发文机关分盒分类，对相同发文机关按 发文机关、按序对号排列。五、问题五：等着领导催你要文件。简单说，就是这个文件领导都知道一两天了，你这边还没着 手处理。领导出差在外，你这没有及时汇报，领导打电话问你有 没有收到此类的文件，造成工作中的被动。症因：看到一些时间期限要求较长的；或者没有时间限制的 指导性的文件；或者领导出差在外，想等着领导回来再处理的； 或者自己对文件的重要性把握出现偏差，造成了处理的延误。应对方法：1 .急件急办、特事特办，只要文件要求较高、时间紧急，领 导又不在单位，完全先打电话请示再走处理程序；2.只要收到文件，不论大小，第一时间上报领导阅办，牢固 树立“马上就

7、办”的雷厉风行作风。对于以上出现的问题，作为公文收文处理的机要人员，也应 做好以下几点：1. 当好责任员。公文处理不是简单的收收发发，而是传递政 令、沟通信息的重要手段，是为承办工作提供重要的依据。因此， 机要人员除了应具备责任心强、作风严谨、不图名利、默默奉献 的优良品质，还应做好业务学习，提高业务素质。2. 做好学习员。面对的收文可能要涉及多方面的内容，要多 学理论知识，既学公文知识、业务技能，又学政治经济、政策法 规，还学语言文字、信息技术等，要多向之前的老同志、前辈学 习好的经验，提高自己处理复杂信息的能力。3. 干好分拣员。比如收到公文后，首先判断是否在收文范围 内，对范围之外的要及时与发文单位对接、退文等。一般来说, 重要且紧急的文件应该先办，然后是紧急但不太重要的文件，接 下