数据透视图解说

1、Excel 2002方便易用的“数据透视表” 在使用Excel中的“数据透视表”分析数据时，您是否曾感觉到困难？这篇文章就告诉您如何从基本的数据开始，创建数据透视表、从不同视角分析数据并得到不同的数据汇总报告。本文使用的案例文件是关于销售人员、产品、定单以及客户名单的数据，当然，您可以将分析的技巧应用于任意形式的数据源。例一、比较销售人员第一步、创建数据透视表打开包含销售人员信息的源数据，“图一”是数据透视表所需要的一些源数据记录，如果您想了解整个数据情况，请下载此文章的案例文件。. 图1® 在源数据中，选中任意一个单元格。® 点击“数据”菜单“数据透视表和数据透视图”。则

2、出现数据透视表向导。(图1、图2)图2图3根据向导提示创建数据透视表由于我们的数据来源于Excel本身，所以我们® 选择 Microsoft Excel 数据列表或数据库，点击下一步（图3）® 在第二步选定区域中输入数据源!$A$1:$E$800 （图4）图4在输入完数据源区域后，点击下一步进入向导第三步。® 选择新建工作表然后点击完成。® 您可以看到数据透视表的设计试图（图5）图5注意：您可以在向导中的第三步操作中，通过点击“布局”按钮来设计数据透视表，也可以直接在工作簿中操作。（图6）图6第二步、那么我们现在就可以利用数据透视表来分析数据了您可能想了

3、解每一个销售人员的定单量是多少？我们怎样做呢？® 在数据透视表字段列表中，点选“销售员”这个字段，按住鼠标左键不放，拖动到“行字段”的位置。（图7）® 将“订单金额”字段拖动到“数据项”区域。® 数据透视表马上就将每个销售人员总共的销售额计算并显示出来。（图8）图7图8你可能还想了解每个地区的销售人员的定单是多少？在上一步的基础上：® 在数据透视表字段列表中，点选“地区”字段，按住鼠标左键不放，拖动到“页字段”区域，这样您就可以通过“页字段”的筛选看到每个国家的定单数据了。（图9）（图9）那么如果按照定单量，想了解销售人员的业绩排名如何？怎么做呢？

4、74; 单击“销售员”字段，找到“数据透视表”工具栏中的“数据透视表”菜单。（图10）® 点击“排序并列出前10个”命令。® 在“自动排序”选项中，选择“降序”。（图11）® 接着在“使用字段”中选择“求和项：“订单金额”。（图11）® 我们就可以看到，数据透视表将你的销售人员各自销售的总量计算出来，并按照由高到低的顺序显示出来。（图12）（图10）图11图12接着查看一下每一个季度, 销售人员的业绩如何?® 在数据透视表字段列表中，点选“订单日期”字段，按住鼠标左键不放，拖动到“行字段”区域。注意：由于源数据包含实际的订货日期，但最好以季度的

5、方式将数据分组。® 我们可以通过鼠标右键点击“订单日期”域。® 选择“组合及显示明细数据”, 并点击“组合”。（图13）图13® 在“依据”对话框中，选择“季度”。（图14）图14® 如图15所示。此时，“订单日期”域已经变为了“季度”。图15如果你想查看每一位销售员订单的数据明细！® 双击数据透视表其中的一个单元格，您就可以看到其中的细节。图16为B5单元格的数据细节：“布长安”的销售业绩：双击图16当你想了解每一笔订单占总量的百分比是多少？ ® 再拖动“订单金额”域到数据透视表中的“数据区域”。® 双击新创建的

6、“订单金额”域，点击“选项”按钮,。（图17）图17® 在“数据显示方式”的下拉菜单中，选择“占同列数据的百分比”。（图18）图18每一个销售人员将得到多少奖金呢？公司规定在每季度销售业绩低于或等于$20,000时，所有销售人员将从订单金额中得到10%的奖金。当每季度销售业绩超过$20,000时，所有销售人员将从订单金额中得到15% 的奖励。根据上述要求我们可以在数据透视表中创建一个公式，让数据透视表帮助我们计算出来。® 点击任意一个数据透视表中的数据，在“数据透视表”工具栏中，点击“数据透视表”按钮。® 在下拉菜单中选择“公式”“计算字段”。（图19）图19&#

7、174; 在打开的对话框中，“名称”栏键入“订金红利”。在“公式”栏。输入公式：= IF(订单金额>20000,15%,10%)。如果您想使用现有公式字段中的数据，可直接在“字段”中选择，并点击“插入字段”即可完成。（图20）® 设置完成后按确定，显示为图21。图20图21例二、比较产品第一步、创建数据透视表打开包含产品信息的源数据，图22是数据透视表所需要的一些源数据记录，如果您想了解整个数据情况，请下载此文章的案例文件图22在源数据中，选中任意一个单元格。选择“数据”菜单下的“数据透视表和数据透视图”命令。按照向导的要求逐步进行。我们可以参考例一中“创建数据透视表的内容”第

8、二步、按需求分析数据内容如果你想了解每一类产品的销售总量是多少？® 在数据透视表字段列表中，点选“类别”字段拖动到“行区域”。® 接着在数据透视表字段列表中，点选“销售量”字段拖动到“数据区域”。如图23：图23那么每一种产品的销售总量如何？® 在数据透视表字段列表中，点选“产品”字段拖动到“行区域”。如图24：图24先在我们想知道每种类别中，哪三款产品是最好卖的？® 单击“产品”字段，找到“数据透视表”工具栏中的“数据透视表”菜单，并点击“排序并列出前10个”命令。® 在“自动排序”选项中，选择“降序”，打开“自动显示”，并选择“3个”。如图

9、25图25接下来想了解每一季度的产品销售量如何？® 在数据透视表字段列表中，点选“季度”字段拖动到“列区域”。如图26图26® 点击确定，显示为图27。图27我们在将第一季度与第二季度销售量比较如何？ ® 如果只关注两个季度，可以在“季度”字段中选择下拉菜单，只选择两个季度。如图28：图28点击确定，显示为图29图29我们再来一个复杂的分析，将产品的平均量、最大值、最小值是多少计算出来？你可以使用多种数据汇总方式。® 双击“类别”字段，打开数据透视表字段窗口，在“分类汇总”中选择。图30图30如果我们想查看平均销售量及最小销售量如何？ 这次，你

10、需要创建两个新的数据字段，并将这两个字段改变求和函数。这样，你就可以比较原始数据字段（求和）以及新建的两个字段（平均值、最小值）。操作如下：® 连续拖动“销售量”字段到“数据区域”两次。即在求和项区域有三个“销售量”字段。如图31® 右键单击第二个数据字段，在“字段设置”中选择“平均值”。同理右键单击第三个数据字段，在“字段设置”中选择“最小值”。如图32® 点击确定，如图33图31图32图33例三、多种数据源那么在实际中我们可能会有一些Access和SQL等软件所产生的数据，需要我们进行分析，这时我们还可以使用数据透视表来分析，数据透视表可以支持很多种数据格式，

11、我们用一个来自于Access的数据说明一下。® 在Excel工作表中，点击“数据”菜单，点击“数据透视表”® 在向导中选择“外部数据源”点击下一步。如图34® 点击“获取数据”，再选择数据源类型中，选择你想分析的数据类型。我们选择“MS Access Database”如图35、36® 在选择数据库窗口中找到数据源，点击确定。如图37® 在查询向导中加入要分析的数据内容。如图38图34图35图36图37图38® 然后点击下一步，直到完成为止。回到数据透视表向导，点击下一步（如图39），点击完成。® 我们根据例二中的数据分析要求来分析。图39输出现在我们又面临一个难题，在公司里并不是所有的员工都能熟练的使用数据透视表，那么怎样让别人共享你的分析成果呢？怎样让他们看到他们所关心的部分呢？怎样使用最方便的工具去浏览这些数据呢？这时我们需要用到Excel发布到Web的功能了！在公司中大多数员工都会使用IE，那么我们就将做好的数据透视表放到Web 页上。操作如下：® 点击“文件”菜单，选择“另存为Web页”如图40图40® 在保存中选择“整个工作簿”，勾选“添加交互”。如图41图41® 在“另