金蝶K采购操作规程

1、公布范围公布至：公司各部门首次发布日期实施日期制订温丹审核批准目录第1章采购系统日常业务处理41.1采购业务处理4采购资料设置采购业务处理 采购系统单据及报表查询 委外加工处理 第1章 采购系统日常业务处理基于上述前面的基础，在初始化系统后，业务系统就可以进行日常业务的处理。1.1 采购业务处理采购管理系统，是通过电子单据将采购申请、采购订货、仓库收料、采购退货、购货发票处理等功能综合运用的管理系统，对采购物流全过程以及采购过程中形成的应付账款处理，进行有效的控制和跟踪，完善企业物资供应信息管理。1.1.1 采购业务处理1.1.1.1 常用采购流程流程：采购申请单采购合同采购订单收料通知单外购

2、入库单采购发票费用发票（1）采购申请单：用户登录K/3 主界面后，点击【供应链】【采购管理】【采购申请】【采购申请单-新增】，依此路径进入采购申请单录入界面：（2）采购合同：点击【供应链】【采购管理】【采购合同】【采购合同-新增】，依此路径进入采购合同录入界面，录入合同日期、合同名称、产品代码、数量及单价等信息， 然后点击【保存】按钮，保存单据，再点【审核】按钮审核单据，（3）采购订单：点击【供应链】【采购管理】【采购合同】【采购合同-维护】，依此路径进入采购合同序时簿界面，点击【下推】，弹出下拉菜单，选择“采购订单”采购订单：点击【供应链】【采购管理】【采购申请】【采购申请-维护】，依此路径

3、进入采购申请序时簿界面，点击【下推】，弹出下拉菜单，选择“采购订单”（4）调出采购订单编辑界面，申请单上的相关信息携带了过来并回填订单的相应字段，但是日期、采购方式、业务员等需要手工录入，单据录入完毕后点击【保存】，保存成功后点击【审核】（5）收料通知单：点击【供应链】【采购管理】【收料通知】【收料通知单-新增】，进入收料通知单编辑界面，表头的“选单类型”处选择“采购订单”，再在“选单号”处按F7调出订单界面，将对应的订单选中双击，此时订单信息便回填收料通知单相关字段，手工录入日期、仓库等其他信息后，保存、审核单据采购订单上没有仓库信息，收料通知单上的“收料仓库”是由单据上的物料属性中“默认仓

4、库”回填的，可以修改；若物料属性中没有录入“默认仓库”，则收料通知单上的“收料仓库”为空，需要手工录入，也可以不录，在做外购入库单时再进行维护。而且表头的“收料仓库”显示为空，仓库信息在表体显示：（6）外购入库单：点击【供应链】【采购管理】【外购入库】【外购入库单-新增】，进入外购入库单编辑界面，表头的“选单类型”处选择“收料通知单”，再在“选单号”处按F7调出收料通知单序时簿界面，将对应的收料通知单选中【双击】，此时收料通知单信息便回填到外购入库单相关字段，手工录入日期、业务员等其他信息后，保存、审核单据：（7）采购发票：点击【供应链】【采购管理】【采购发票】【采购发票-新增】，进入采购发票

5、编辑界面，表头的“选单类型”处选择“外购入库单”，再在“选单号”处按【F7】调出外购入库单序时簿界面，将对应的外购入库单选中【双击】，此时外购入库单信息便回填采购发票相关字段，手工录入日期、单价等其他信息后，保存、审核单据：将外购入库单、采购发票进行钩稽，点击【供应链】【采购管理】【采购发票】【采购发票-维护】，进入采购发票序时簿界面，点击【编辑】菜单下的【钩稽】，系统会调出钩稽界面，上半部分为采购发票，下半部分为外购入库单，如下图所示：1.1.1.2 暂估入库流程原材料暂估入账后，如何进行后续处理？系统提供两种暂估凭证冲回处理方式：月初一次冲回和单到冲回，它们分别的基本流程如下： 月初一次冲

6、回：材料入库时直接做外购入库单，期末发票未到达，做暂估入账，然后期末结账，系统在期末结账后，会自动按根据上期生成的暂估凭证，对应生成暂估冲回的红字凭证。若在当期发票仍未到，则应继续生成暂估凭证，下期继续自动冲回。在此种方式下， 当暂估的存货发票长期未收到时，会多次生成暂估和暂估冲回凭证。直到收到发票时才确认应付账款和材料的实际入库成本。具体做法为：在系统中录入采购发票，将此发票与对应的外购入库单钩稽，进行外购入库核算，之后重新按照采购发票金额生成外购入库凭证。具体流程如下所示单到冲回：材料入库时与前操作相同，做暂估入库，期末结账后系统不予自动冲回，直到收到供应商的采购发票时，才对暂估的外购入库

7、单进行操作，具体做法为：在系统中录入采购发票，与之前暂估的外购入库单钩稽，进行外购入库核算，生成暂估冲回凭证，然后再做外购入库凭证。具体流程如下所示例子：2017 年10 月31日，采购部向厂家订购连接卡件100 个，不含税单价为12 元 10 月31日货到，经仓管部检验入原材料仓库，财务部支付了价款并收到对方开出的增值税专用发票价税合计702.00元，经手人为admin。 11月1 日，财务部支付上期购买剩余货款，不含税单价为12元；并收到厂家开具的增值税专用发票价税合计702.00元，经手人为admin（1）采购订单：点击【供应链】【采购管理】【采购订单】【采购订单-新增】，依此路径进入采

8、购订单录入界面，录入日期、供应商、物料代码、数量等信息，然后将单据保存并审核。（2）外购入库单：点击【供应链】【采购管理】【采购订单】【采购订单-维护】，依此路径进入采购订单序时簿界面，选择订单号，点击【下推】下的“外购入库单”，进入外购入库单编辑界面，录入日期、保管等信息后保存单据并进行审核（3）外购入库单拆分：点击【供应链】【采购管理】【外购入库】【外购入库单-维护】，依此路径进入外购入库单序时簿界面，选择【编辑】菜单下【拆分单据】系统会调出外购入库单编辑界面，此界面上会多出“拆分数量”一列，把需要拆分的数量录在此字段下，然后保存单据，系统会提示拆分单据成功（4）采购发票：点击【供应链】【

9、采购管理】【采购发票】【采购发票-新增】，依此路径进入采购发票录入界面，源单类型选择外购入库单，选单号处录入单号，回车后即可带出外购入库单上的相应信息，手工录入日期、保管等信息后保存单据并进行审核1.1.1.3 退货业务流程企业的采购业务中，若发现采购的物料有质量问题、与订单不符等情况，需要将货物退还给供应商，要求供应商退款或者进行换货处理。 功能介绍 退货业务基本流程： 退料通知单红字外购入库单红字采购发票 案例 2017年8 月10 日，向厂家采购的两片锯片中发现有1 片质量不合格，采购部通知仓管部进行退货处理，仓库将这1 片锯片 由原材料仓库退货，财务部于8 月11 日收到厂家的退款以及

10、红字增值税专用发票，合计418.00 元。 （1）退料通知单：点击【供应链】【采购管理】【退货通知单】【退料通知单-新增】， 进入退料通知单新增界面，表头的“选单类型”处选择“收料通知单”，再在“选单号”处按F7 调出收料通知单序时簿界面，将对应的收料通知单 选中双击，相关信息会自动携带到退料通知单上，手工将“数量”修改为1，再录入日期、等信息，然后保存并审核单据，如下图所示：应用流程 （2）红字外购入库单：点击【供应链】【仓存管理】【验收入库】【外购入库单- 新增】，进入外购入库单编辑界面，点击工具栏中的【红字】按钮，新增一张红字外购入库单，源单类型选择“退料通知单”，选单号处录入单号，回车后将退料通知单上的相关信息关联到此单上，手工录入日期、保管等信息，然后保存并审核单据，如下图所示： 提示 外购入库单录入可由两个路径进入：一个是【供应链】【采购管理】【外购入库】【外购入库单-新增】；另外一个是【供应链】【仓存管理】【验收入库】【外购入库单-新增】。 （3）红字采购发票：点击【供应链】【采购管理】【采购发票】【采购发票-新增】，进入采购发票编辑界面，点击工具栏中的【红字】按钮，新增一张采购发票，源单