监管网说明书说明书

1、目 录第1章欢迎加入共创资产监管网11.1 共创资产监管网是什么？11.2 发展历程与优点11.3 资产管理的组织机构21.4 网络结构3第2章资产管理的基本概念42.1 资产管理的目的42.2 资产管理的范围42.3 资产的计价4第3章系统安装与升级63.1 系统安装要求63.2 光盘安装63.3 下载安装63.4 自动升级6第4章系统注册与登录74.1 机构注册74.2 登录8第5章系统主窗口介绍95.1 教育资产监管平台95.2 工具按钮介绍95.3 如何求助10第6章期初建账116.1 期初建账概述116.2 建账准备116.2.1 管理组织126.2.2 登记存放地146.3期初建帐

2、156.3.1 导入156.3.2 普通设备卡片管理186.3.3 土地房屋建筑物登记216.3.4 机动车卡片管理246.4 张贴标签246.4.1 打印标签246.4.2 以账对账256.5 期初建账结束25第7章日常管理267.1 理解日常导航图267.2 账期（管理周期）267.3 购置验收277.3.1 资产购置验收单登记287.3.2 资产管理员审核307.3.3 财务记账307.4 固定资产管理307.4.1 普通设备卡片307.4.2 土地房屋建筑物卡片327.4.3 机动车卡片327.5 价值变动327.5.1 价值变动登记327.5.2 价值变动审核337.6 资产迁移（调

3、拨）337.7 资产处置347.7.1 新建处置单357.7.2 领导审批367.7.3 财务记账367.8 资产维修367.9 选择资产377.10 日记账387.11 分类账397.12 结账40第8章查询418.1 资产卡片查询418.1.1 通用查询418.1.2 管辖查询428.1.3 存放查询438.1.4 房屋查询438.1.5 汽车查询438.2 单据查询438.2.1 购置验收查询438.2.2 资产处置查询438.2.3 资产转移查询438.2.4 价值变动查询448.2.5 资产维修查询44第9章统计分析459.1 结存统计分析459.1.1 单项统计分析459.1.2

4、交叉统计分析459.2 增加统计分析469.2.1 单项统计分析469.2.2 交叉统计分析469.3 增减存统计分析46第10章邮箱47第11章通用功能详解4911.1 高级模式4911.2 打印报表：所见即所得5011.2.1 打印报表5011.2.2 打印中一些可能出现的问题5211.3 数据导出52第1章 欢迎加入共创资产监管网1.1 共创资产监管网是什么？欢迎加入共创资产监管网。共创资产监管网采用数据集中处理的IDC (Internet Data Center，互联网数据中心) 模式，是一套基于互联网的动态教育资产监督、管理应用系统。该系统将全市的教育资产数据集中到“中心”，各级各单

5、位都通过互联网接入“中心”进行资产监管。市、区各级教育主管部门通过该网络平台能有效、实时监管辖区内的教育资产，学校（单位）能独立对自己单位的资产进行日常管理，从而实现分级管理。通过实时数据分析，网上的申报、处置、审批等，实现教育资产信息的及时传递和有效监控。对防止资产流失、合理配置资产、提高使用效率都具有重要的现实意义，同时为各级政府及教育主管部门科学决策提供准确数据。实现各级教育局对基层行政事业单位实物资产的实时、互动式监督管理。共创资产监管网为更好地管好用好国有资产，提供了全新的管理模式。1.2 发展历程与优点在教育事业逐渐受到重视的形势下，教育的投资也在逐渐增加，在基础教育中主要是依靠国

6、家投资。如何管理好庞大的国有资产投资，以及如何利用好这些有限的资源，如何更好的合理分配投资都成为一个摆在各级政府和教育主管部门面前的一道难题。如果不能很好地解决好这个问题，势必会影响我国全民素质的提高，影响到我国经济的发展大计。共创软件在教育软件行业有着十四年的开发历史，其中学校资产管理软件软件已经有七年的应用历史，用户达到六千多家。随着经济技术的发展，以前的系统明显不能适应现代管理的需求。因此结合目前主管部门和基层单位的新需求，在多年积累的经验上，推出教育资产监管网资产管理平台。监管网遵循了“统一领导、集中存储、分级管理、权责结合”的原则，一切资产都必须纳入基层单位资产管理部门集中管理，由专

7、人负责。基层单位应建立资产分级管理网络，做到职责明确、制度健全、分工协作。通过共创资产监管网管理平台建立健全完善的管理功能，可以帮助基层单位准确及时地把握校产的增减变动及其结存情况，定期对财产进行清查盘点，促进各类资产的保值增值，提高设施设备的利用率。资产监管网优点：1、 基于INTERNET的上下互动、动态资产管理信息平台a) 通过本系统上级部门、各级主管部门可漫游基层、网上指导、网上审批、处置、监督、管理、实时查询及分析与决策。网上的实时监管、审批及在线指导，使资产管理工作变事后责任为事前预防，从源头上扼制了国有资产的流失与浪费。b) 可实现数据的实时采集，不再需要上报、汇总。2、 节约成

8、本、降低风险a) 无须购置数据库、WEB服务等支撑软件。在国家倡导软件正版化应用的时代，无疑节约了大量的经费及外汇。b) 无须另行添置专用服务器、终端等相关硬件设施。体现了强化资产管理，提高已有设备使用效率，构建节约性社会的根本宗旨。c) 无须用户对系统进行维护，资产管理员只需具备基本的电脑操作能力即可操作使用。人员变动、设备更换不再是潜在风险。3、 提供网络及数据安全、可靠的保障机制a) 利用多层架构（用户层、任务级、数据级）提高数据的安全性能。b) 通过身份论证、对核心信息采用DES加密算法。c) 面对互联网复杂的网络环境，结合通信失败自动重连及校验技术保证系统的可靠性。4、 提供统一的管

9、理标准、管理原则及动态资产分类库a) 资产编码统一标准，统一维护，不断优化；b) 资产处置审批权限由系统依据原则控制；c) 规范了资产管理流程，根据不同的周期、环节及职能分工、角色定位，采取层层负责、责任到人到岗，确保账账相符、帐实相符、帐卡相符。5、 资产信息全面、具体a) 基层数据的准确性及有关资产信息元素的完整采集，对整个系统来说至关重要。b) 较为完整的资产信息元素采集，便于日后统计、分析。元素包含：名称、型号、规格、存放地、数量、单价、购置日期、责任人、使用部门、使用现状、使用方向、增加方式、资金来源、厂家和出厂日期等信息。c) 同时提供附件及图片管理。6、 条码式管理，向智能化高效

10、发展a) 系统提供条形码管理（可支持打印标准、迷你型条形码）b) 留有手持数据采集器接口，提高清产核资效率。7、 提供强大的统计、分析、查询工具及门类齐全的报表、账册。a) 系统针对不同对象和要求，随时提供各种统计、分析、查询等。b) 系统除提供规范、专业的账册报表外，还可灵活制定各种特殊表格。1.3 资产管理的组织机构资产管理是一项大众化的工作，不是个别同志或个别领导的事情，需要每个人都要参与这项工作。如果要管理好资产，必须按照多级管理各负其责、责任到人的原则，组建资产管理小组。而在资产管理小组中责任人是一个关键性的环节，一方面带动了群众参与这项工作，一方面肩负了资产的日常管理工作。如果在管

11、理构架中缺少或者忽视了这个环节，那么资产管理就无法做到精细化，也就无从谈起资产管理。资产管理的组织机构可分为四级，第一级是单位领导，负责全面工作把握资产管理的方向；第二级是资产管理员，负责资产管理的日常工作，对资产的入库验收、处置、价值变动负责，同时指导和协助资产责任人的工作。第三级是资产责任人，管理负责范围内资产的日常管理，对这些资产的领用、借用、维修等负责，参与资产的入库验收过程，管理使用人资产的使用情况。第四级是资产使用人，是资产的具体使用人员，负责资产的日常维护保管等工作。1.4 网络结构共创资产监管网，实现超大规模的集团式管理（省、市级以上），支持数万个基层单位教育资产的日常管理工作

12、，便于各级行政机关及教育主管部门行使教育资产的监管职能。系统采用统一用户认证手段，通过资产编码服务器、信息中心的WEB服务器、数据服务器建立地区级教育资产信息中心集中管理模式，将地市、区县、基层单位集中在同一个网络平台中对资产进行监控管理。第2章 资产管理的基本概念资产管理中涉及到的基本概念，在本章节中将详细介绍，希望对您以后的资产管理工作有所帮助。2.1 资产管理的目的1)建立健全各项管理制度，合理配备并节约、有效使用资产，提高资产使用效益，保障资产的安全和完整。 2)资产的管理和使用应坚持统一政策、统一领导、分级管理、责任到人、物尽其用的原则。 3)做到账账相符，账实相符，防止国有资产流失

13、。2.2 资产管理的范围产权属于本单位使用的固定资产都需要登记。这个定义从两个方面进行了界定：一是产权属于本单位，它包含了产权属于单位，但发给职员个人使用的办公用品，例如：笔记本电脑、数码相机等。同时它排除了租借的办公大楼、其他单位委托或暂存的资产、个人带到单位的资产等非本单位产权的资产；二是固定资产。使用期限在一年以上并且长期保持形态不变化的资产，可以根据价格数量分为固定资产和低值耐用品两类。这里我们只管理固定资产、耐用品，易耗品和易损品不登记，易耗品是指在使用过程中逐渐损耗的资产，有些虽然价值不菲，例如打印机硒鼓几百元一个，使用不到几个月，就不用登记，易损品是指容易损坏的，例如玻璃杯、灯泡

14、、试管等也不用登记。2.3 资产的计价（一）购入、调入的资产，按实际支付的买价、调拨价以及运杂费、保险费、安装费、车辆购置附加费等记账；（二）自行建造的资产，按建造过程中实际发生的全部支出记账；（三）在原有资产基础上改建、扩建的固定资产，按改建、扩建发生的支出，减去改建、扩建过程中发生的变价收入后的净增加值，增记资产账；（四）接受捐赠的资产，按照同类资产的市场价格或者有关凭证记账，接受捐赠资产时发生的相关费用应计入资产价值；（五）无偿调入资产，不能查明原值的，按照估价入账；（六）盘盈的资产，按照重置完全价值入账；（七）用外币进口的设备，按当时的汇率折合成人民币金额，加上国外部分的运费及其它费用

15、（外币应折合成人民币金额），再加上支付的关税、海关手续费等计价入账；（八）融资租入的资产，按租赁协议确定的设备价款、运杂费、安装费等记账；（九）购置资产过程中发生的差旅费，不计入资产价值。资产不实行折旧，按原值入账。已经入账的资产除发生下列情况外，不得任意变动资产账面价值：根据国家规定对资产进行重新估价的；增加补充设备或改良装置的；将资产一部分拆除的；根据实际价值调整原来暂估价值的；发现原来记录资产价值有误的。资产的价值变动，由国有资产管理部门负责办理，并及时通知财务部门，对资产有关账目作相应调整。具体账务处理，按行政单位会计制度和事业单位会计制度的规定执行。第3章 系统安装与升级资产监管网客

16、户端是进入到监管网进行资产管理的工具，只有连接了因特网的计算机，并且安装了资产监管客户端，才能进行资产管理。安装客户端有两种路径（光盘安装或在监管网站中下载客户端安装），您只需选择其中一种路径进行安装即可。3.1 系统安装要求1硬件要求：系统对于各个终端的要求较低，选用一般计算机即可。建议配置CPU为P2 600、内存为128M以上，并且已经连接到Internet。2软件要求：工作站建议操作系统使用Windows XP。3.2 光盘安装软件安装步骤：1 将光盘插入光驱，等光驱准备好后，请运行光盘目录下的Setup程序，系统弹出安装界面。2 点击【下一步】按钮，如果需要更改安装路径，可以单击【】

17、按钮，选择软件所要安装的位置，建议使用默认路径。点击【下一步】按钮。选择程序组，点击【继续】按钮开始安装。3 安装完毕后，启动共创资产监管网管理平台，如果基层单位没有进行机构注册，请先进行机构注册（参见第四章）。3.3 下载安装打开IE浏览器，输入网址：，在主页中点击下载资产监管网客户端按钮，进入下载页面中。此时点击“资产监管网1.5版本”，系统自动下载安装程序。（参见3.2 光盘安装）3.4 自动升级升级简单方便，系统有自动升级的功能。当您运行共创资产监管网客户端时，如果有新的版本，系统将从下载中心自动下载升级包自动升级，不需手工操作。第4章 系统注册与登录资产管理员经过培训后，会获得系统的

18、使用许可证，许可证包含产品序列号。安装完毕后，启动资产监管网客户端，进行机构注册后，方可使用系统。每个基层单位只需用许可证注册一次，第一个注册的人员将成为该基层单位的唯一的资产管理员。已经注册的基层单位，您可以直接登录，不必再阅读机构注册了。4.1 机构注册机构注册的目的是，验证许可证，为资产管理员注册用户名。在许可证注册之前，基层单位所属的区县管理员必须在所属区县下登记基层单位的名称，然后基层单位管理员才可以进行机构注册。基层单位，第一次使用时，只有进行机构注册，许可证验证，注册了资产管理员用户名后，才可以登录共创资产监管网。单击开始®程序®教育资产监管网®教育

19、资产监管网，出现登录对话框，如图4.1-1。点击【机构注册】，如图4.1-2所示。图4.1-1 登录界面图4.1-2 许可证注册第一步：输入许可证序列号，基层单位资产管理员的用户名（用户名必须是数字和字母组合而成的，最少4位，最长15位），输入学校资产管理员的姓名，设置性别（男或女），电话必填，密码与确认密码必须一致（密码必须是数字和字母组合而成的，最少8位，最长15位）。输入完整后，点击【下一步】按钮，系统进入基层单位选择界面。第二步：选择所属区县的基层单位名称。第三步：完成以上的操作后，点击【确认】按钮，许可证注册成功，您就可以使用已经注册好的用户名登录了。说明：许可证是基层单位身份的象征

20、，您只需要注册一次，第一个注册人员将成为基层单位的唯一资产管理员。注册失败的可能原因：1） 您使用的序列号不对，或者已经被其它单位使用；2） 您注册的用户名在系统中已经存在；3） 您所在单位已经注册过了。4.2 登录机构注册成功，资产管理员就可以登录系统了。参见图4.1-1，在登录界面中输入用户名和密码，点击【登录】按钮，系统验证用户名和密码是否正确，如果正确，将进入教育资产监管网系统。注意：尝试登录时最多只能尝试5次，如果连续5次用户名和密码验证不通过的话，30分钟内将不能登录。第5章 系统主窗口介绍 初次进入系统，最关心的问题是如何使用这套系统，下面我们就系统主窗口作介绍，帮助您更有效地了

21、解系统。5.1 教育资产监管平台如下图5.1所示，这就是登录共创资产监管网系统的主界面。 共创资产监管网工作平台主界面中包括：菜单栏、工具栏、导航图及状态栏。菜单栏：涵盖系统的所有功能。工具栏：主要包括一些系统编辑的常用工具。状态栏：显示系统的当前工作状态，包括当前用户、当前账期、新邮件到达提示以及当前运行窗口。在任务栏上点击已经打开窗口标题，可以快速实现窗口的切换。双击任务栏上已经打开的窗口标题，可以快速关闭窗口。导航图：是为了方便用户在日常工作中的操作。同时也是为了让新用户通过导航图可以清晰的了解整个资产监管网的管理过程，您可以直接点击快捷菜单，运行功能。图5.1 系统界面5.2 工具按钮

22、介绍打印查询统计出来的数据报表。将表格中的数据导出，可用多种文件存储格式导出。选项设置卡片列表的显示项目。邮箱内部邮箱，用于上下级交流以及求助等。密码设置用于用户重新设置自己的密码。系统的在线帮助，每一个菜单都有对应的在线说明文档，在系统的使用过程中，可按【F1】键随时调用，获取帮助信息。主要用于连接共创资产监管网管理平台的网站，您可以网站中浏览您所需要的信息和帮助。该图标显示在窗口左下角，主要功能是显示主页面（导航图）。打开多个窗口后显示在任务栏上的窗口切换工具，用于资产监管网已经打开窗口相互之间的切换。5.3 如何求助感谢您加入共创资产监管网，如果您在使用过程中有操作问题或不了解的问题，可

23、以通过以下四种方法获得帮助。1 在线帮助：如果您在使用方面有不了解的地方，可以调用系统的在线帮助获取所需要的信息。每一个菜单都有对应的在线说明文档。在系统的使用过程中，可按【F1】键随时调用或点击工具栏上的帮助按钮，获取帮助信息。2 论坛：您可以登录资产监管网站，在论坛发布帖子寻求帮助。3 内部邮箱：您可以通过内部邮箱，写信给共创公司，收件人“共创软件”；或是写信给上级领导、同级单位寻求帮助。4 电话联系：请您拨打电话我们联系，我们将以最快的速度帮助您解决问题。第6章 期初建账6.1 期初建账概述期初建帐是一次资产清查的过程，不仅是资产管理中重要的环节，也是资产管理

24、中的基础工作。这项工作做得不认真，资产还是一笔糊涂账，既费力费时又没有效果，在日常管理中资产随使用动态变化，这时再要清点就更难了。因此在期初做好资产清点将能达到事半功倍的效果，一方面对现有资产做全面清理，另一方面也为以后管理上轨道创造良好的条件。期初建账没有完成就不能进行日常资产管理，只有把目前的资产清点清楚才能进行有效的管理。要想高效快捷的做好这项工作，发动群众，责任到人是关键，只有大家齐动手才能又快又好地清理、登记现有的各类资产。期初建帐的工作流程：1首先要进行期初建帐准备工作：包含机构登记、人员登记、指定责任人、注册用户名、分配权限，以及登记资产的存放地。2建立期初帐：直接将实物清点的结

25、果登记到Excel表格中，导入到系统中，生成卡片。3通过普通设备卡片管理、机动车卡片管理对已生成的卡片补充资产信息。4通过房屋建筑物土地卡片管理直接登记房屋建筑物土地类卡片。5期初建帐结束，进入日常管理。下面，我们就关于建帐前的准备工作进行介绍。6.2 建账准备要做好期初建账，前期的建账准备工作是不能少的，此阶段是一切工作的起点和基础，这个阶段需要完成四件事情。1. 明确资产责任人，不仅要选定人员还要确定责任人管辖范围。2. 确定资产存放地，各房间要进行编号。 3. 做一次清点任务动员、布置。4. 对责任人进行实物清点登记培训。其中明确资产责任人是关键步骤，如果将责任人确定了，第一阶段就完成了

26、一大半事情。存放地的确定可以抽时间穿插进行，明确责任人及其管辖范围后就可以进行动员、培训。存放地需要明确到每个房间，不能含糊，这是为了便于管理。存放地名称使用编号，例如教学楼201、二号楼318等。使用功能名称可能会随着房间功能的调整失去准确性，例如一（1）班、语文组办公室、书记办公室等都可能没到几年就面目全非了。有条件的单位要在每个房间都做上标牌，没有条件或时间紧的单位，可以在建筑物平面图上标注房间号，总之要做到存放地登记标注清晰、明显、不混淆。根据选定的责任人和标注的存放地，按要求填写好资产管辖范围登记表，确定责任人清点资产的范围。然后请单位分管领导组织一次动员会，资产清点必然会涉及到每个

27、职工，建议开一次全体职工的动员大会，然后对参加资产实物清点登记的责任人进行一次登记培训。培训要讲透两个问题，一是登记的范围，一是登记的规范。登记范围不明确，没有科学统一的规范，就会出现错登、漏登、多登现象，这些都会为“以帐对帐”带来困难，出现有物无帐或有帐无物的情况，严重的可能需要重新登记核对，不仅消耗了时间和精力又没能办好事情是非常不值得的。因此范围和规范必须贯彻到每个资产登记参与人思想中。6.2.1 管理组织6.2.1.1 成立资产管理小组资产管理小组由组长、资产管理员、责任人组成。明确各责任人的管辖范围，财务进行审核监督工作。6.2.1.2 机构登记资产管理员登记本单位各个部门。对于中心

28、校，总校，分校、村小都要登记，分校资产管理员可登记本单位各部门。机构登记的目的是，用于登记人员以及登记资产的使用部门。如果要添加部门，点击【添加部门】按钮，输入名称，点击【确认】按钮，添加部门成功。对于已经在使用的部门，不可以删除。机构登记支持分级，且可以前移、后移重新排列位置。6.2.1.3 人员登记人员登记，后续用于登记资产的责任人、使用人。人员登记并不是将编辑的人员信息立即保存到服务器。只有点击【保存】按钮后才保存到服务器。当您做了比较多的修改时（也就是蓝色行较多时），请及时保存，以免意外发生，造成信息丢失。撤销是指撤销上次保存以后所有的编辑操作。保存失败的条目以红色字体显示，选择该条目

29、，可以看到下方有出错原因描述。图6.2.1.3 人员登记6.2.1.4 人员调整该功能仅用于实现部门之间的人员调整。点击人员调整菜单，打开人员部门调整窗口。分别选择需调整教职工的两个不同部门，点击【右移】或【左移】按钮，可以看到需调整的人员进入目标部门列表框中，点击【保存】即便调整成功。对于中心校、总校，跨分校调动人员时，如果该人员是资产的责任人，必须将该人员所负责的资产转移给其他人资产责任人负责，方可进行人员调整操作。6.2.1.5 哪些人员参与资产管理（用户管理）用户管理的目的是，学校资产管理员分配人员来参与资产的管理。资产管理员、责任人是资产管理的直接参与人，财务、领导是资产管理的监督人

30、，资产使用人是相关人员。参与资产管理说明：1资产管理员：是系统中唯一的管理员，负责整个资产的管理工作，同时也是系统中拥有最高权限的人。2资产责任人：责任人是指受资产管理员委托，对一部分资产负责的人，资产责任人需要参与期初建帐、入库验收、资产的日常管理。期初时登记清点的资产信息；入库时要填写入库验收单；日常管理中登记维修情况；登记资产的转移，重要的是登记资产的使用人。3领导：可以对资产情况进行统计分析、查询，对处置单进行审批。4财务：财务的权限只局限于资产中涉及金额的部分。具体说来，财务只是在资产入库、处置、价值变动中参与审核监督、记账，其它的管理并不参与。5使用人：准确地说使用人并不是资产管理

31、中的具体角色，不承担任何管理任务，只是在资产管理中由责任人（或管理员）登记资产具体使用人备查。用户管理主要是将本单位的人员注册为系统的用户，并为其分配角色。换言之，只有在系统中登记的人员并注册了用户名且拥有相应的角色，才有登录系统的权限；否则，无法登录。只有资产管理员才有权限给系统中登记的人员注册用户名、分配角色和修改其他人的密码。用户权限的分配方法：1、 注册用户选中将要被注册的人员所属的部门，点击界面右上角的【注册用户】按钮，系统会弹出用户注册界面，如图所示。点击人员下拉按钮（包含该部门所有未注册的人员），选择人员，系统自动获取该人员的基本信息，输入用户名、电话，密码和确认密码必须一致，电

32、话号码必填，接着选择角色。所有信息填写完整后，点击【确认】按钮，用户名注册成功。相关人员就可以用自己的用户名登录资产监管网平台了。一个用户可以有多个角色。图6.2.1.5 注册用户注意：全市的每个用户名都是唯一的，不能重复，建议用户名称加上自己学校名称的拼音缩写。2、注销用户若某人因职务变更，无权对资产进行查询、管理，则通过界面右上角的【注销用户】按钮删除该用户的权限。先选中需要注销的用户，然后点击【注销用户】即可。3、编辑用户对已有操作权限的用户的密码或权限进行变更时，可通过界面右上角的【编辑用户】实现。在用户管理中选中需要变更的用户，然后点击【编辑用户】按钮，弹出修改用户窗口，输入新的密码

33、或选择新的权限。注：只能调整非管理员的操作权限。4 资产管理员权限变更单位资产管理员进行变更时，原资产管理员先要为新资产管理员设定登录系统的账号，此时权限可以选择资产责任人，具体操作方法见。设置好后，在用户管理中先按部门选中新资产管理员，然后点击界面右上角的【设定为管理员】按钮，这样管理员就调整为新的人员。6.2.2 登记存放地每个资产都应有对应的存放地，或放在库房，或放在使用地。同样，在我们系统中也有存放地的概念。为了方便用户的使用，我们在建账前会要求用户要先登记存放地并确定存放地的类别，这样无论是期初建账时期还是以后的日常管理中，只要选择相应的存放地即可，这将方便日后的资产清查。确定存放地

34、的类别，不仅利于资产的统计，也能更加细化资产的用途，根据存放地的类别就可以了解资产的用途。存放地实行树形结构，能够按照现实中的特点进行管理，这将利于数据的统计和管理。如图所示。层次最多允许有五级。例如：房间：首先给房间编号，如1-101，表示1号楼101房间。房间登记先登房屋，是楼房再登记楼层，最后登记房间。房间如果没有门牌，要制作门牌，以便于今后的资产管理。其它场所：登记存放地名称，如篮球场。图6.2.2 存放地定义选中所属的存放地，点击【添加】或【修改】按钮，弹出存放地编辑对话框，输入存放地名称，选择存放地类别，最后点击【保存】。存放地类型包括图书馆、物理实验室、化学实验室、生物实验室、体

35、育场馆、教室、办公室等。点击【删除】按钮，用于删除存放地，已使用的存放地不能删除。点击【所属】按钮，用于改变存放地隶属关系。点击【上移】、【下移】按钮，用于改变存放地在同一级的位置。6.3期初建帐资产管理员发动责任人清点各个存放地的资产，登记人到每个房间都按照“从左到右、从上到下、见物就点、立点立记”的方法清点，一人负责报资产属性，一人负责登记到资产实物清点登记表，对容易混淆的资产建议粘贴临时标签加以区分。实物清点登记表在网站上下载，型号和规格的登记方法参见建账规范。建立实物帐可以通过手工登记来完成，也可以通过导入实物帐来完成。如果不使用的导入的方法，资产管理员也可以让资产责任人以责任人账号登

36、录系统，帮助登记期初建账的清点结果，以减轻资产管理员的工作量。6.3.1 导入导入功能，主要是指实物清点登记结束后，将实物清点的结果登记成Excel表格等多种存储格式的文件，再将该文件中的数据导入到系统中。系统自动分类，系统不能判别的需要管理员手工分类，核对信息无误后生成卡片。6.3.1.1 导入数据运行菜单【期初建帐】【导入】功能，在打开的导入窗口中点击【导入】按钮，系统弹出如下图的窗口：图6.3.1-1 选择导入数据类型 第一步：选择导入的来源文件类型。系统接受的来源文件类型包括Excel、Access、dBASE、FoxPro等多种文件类型，其中Access文件只接受97以下的版本，如果

37、是高版本的Access文件，请将其转换成97版后再进行导入。文件类型选定好，点击【下一步】按钮。第二步：选择来源数据文件：如图所示。图6.3.1-2 选择来源文件第三步：选择导入的资产文件后，点击【下一步】，如图所示。图6.3.1-3 匹配字段第四步：选择来源数据字段名称与系统字段名称的对应关系，其中带“*”号的是必选字段，单价和总价两者必须至少选其一。第五步：配好对应关系后，点击【完成】按钮，即开始进行数据导入。导入数据时系统将会对全部资产进行自动分类，系统不能识别的需要资产管理员手工分类。数据导入成功，系统提示“成功导入n条数据”。数据导入失败，则会给出错误原因。数据导入失败的原因主要有：

38、1系统中没有来源数据中所指定的配对条目，如存放地、责任人、使用部门等信息。2来源数据中登记的使用现状、使用方向等信息不是规范数据。3有必填信息未登记。4有多余标题未去除，如合计行、脚注等信息。6.3.1.2 实物登记（编辑）数据导入成功后，需要管理员和相关人员对自动分好类的资产再进行详细的检查核对，很多资产在自动分类后很可能分到不正确的类别中，请管理员一定要注意并进行手工修改；而没有被系统进行自动分类的资产需管理员通过人工判断进行分类。设置分类：选中某资产，如果您知道分类编码，直接在分类编码输入框中输入分类编码，敲回车搜索符合条件的分类。也可以点击分类输入框的【下拉】按钮，弹出资产分类选择窗口

39、，如图。可以直接在分类目录树中查找；也可以选择搜索窗口，在搜索框中输入搜索条件关键字或分类编码进行查找，例如输入关键字分类名称包含“蛇”、分类编码为“02020204”，敲回车键开始搜索，这里因为分类编码不太容易记忆，推荐以关键字查询为佳。图通过上图可以看出系统检索出包含“蛇”所有分类，选中分类，点击【确认】按钮即可。自编号：登记序号用于清点中责任人自己对管辖的资产中容易混淆资产进行的编号，以便粘贴标签时不混淆资产。期初建账完毕后该字段无任何意义。同【人员登记】功能一样，系统并不是将编辑的信息立即保存到服务器。只有点击【保存】按钮后才保存到服务器。当您做了比较多的修改时（也就是蓝色行较多时），

40、请及时保存，以免意外发生，造成信息丢失。删除单条纪录：选中需要删除的行，点击工具栏上的【删除】按钮即可。全部删除：如果要全部删除当前登记表中的所有纪录，只需点击【全部删除】按钮，即可删除当前登记表中的所有纪录，您就可以重新导入数据或登记数据。统计登记表的合计值：点击【统计】按钮，统计当前登记表全部资产的合计数量和合计价值。6.3.1.3 生成卡片已经完成资产实物清点结果的登记，下面的工作就是生成卡片。运行菜单【期初建帐】【导入】，点击【生成卡片】按钮，计算机会自动完成全部工作，将所有资产生成卡片。系统在生成卡片时将单价在500元以上（包含500元）的固定资产生成数量为1的卡片，将单价在500元

41、以下，且名称、规格、型号、购置日期、单价相同的资产将按照其实物明细信息生成相应的卡片。如果资产的规格、型号、责任人、使用部门、存放地、价值等必填信息未设置完整的，这部分资产将不能生成卡片，必须将这部分资产的信息补充完整后才能生成卡片。6.3.2 普通设备卡片管理卡片是资产的身份证，是资产流通的前提条件。在一般的手工资产管理中是一个常见的管理手段，类似于人事管理中的档案。我们将单价大于500元的固定资产生成数量为1的卡片，单价低于500的固定资产将按照其实物明细信息生成相应的卡片，简化管理。普通设备卡片是用来管理除土地房屋建筑物和机动车设备以外的所有设备卡片，可以进行卡片修改卡片信息、增加卡片、

42、删除卡片、拆分卡片、复制卡片等操作。运行“普通设备卡片管理”，如图所示，窗口有【查询】、【当前卡片】、【所有卡片】、【新增卡片】【打印标签】五个功能按钮。图6.3.2 普通设备卡片管理【查询】：查找资产。【当前卡片】：打开选中的资产账目的卡片。【所有卡片】：打开当前查询结果中的所有卡片。【新增卡片】：新增资产账目。【打印标签】：打印资产的标签。修改资产前首先要先找到需要修改的资产，然后在进行资产信息的修改，或者拆分资产，下面我们就不同的操作来进行分解说明。6.3.2.1 如何查找资产查找资产的方式可以按资产类别、按存放地、按名称、按责任人，您可以根据自己的需要选择查询的方式。排序方式有按购置日

43、期、资产分类、资产名称的顺序排列。设置好查询条件、排序方式后，点击【查询】按钮，系统根据条件检索出所有符合条件的账目，找到您需要的资产，就可对其做修改、删除等操作了。以按存放地查询为例，选择查询方式按存放地，然后选择某存放地，点击【查询】按钮即可。6.3.2.2 修改资产1、修改资产账目信息在表格中，可以修改资产的购置日期、分类、名称、型号、规格、资金来源、增加方式、使用年限、国别、厂家等账目信息。2、修改资产的使用情况如果要修改资产卡片的使用情况：在查询结果中选中某资产，点击【当前卡片】或【所有卡片】按钮，即可修改资产的责任人、存放地、使用部门、使用人、启用年月、出厂号、出厂日期、使用现状、

44、使用方向、产权情况、自编号等项目信息。图6.3.2.2 修改资产界面【当前卡片】：在查询结果中选中某资产，点击【当前卡片】按钮，系统显示该账目的所有卡片信息，就可以修改资产单条账目的使用信息。如果查询方式按存放地查询，在查询结果中选中资产帐，点击【当前卡片】按钮，弹出的窗口中有两个舌标【当前存放地】和【所有卡片】。【当前存放地】是指表格内容只包含该资产帐下属于当前存放地的卡片；【所有卡片】则指表格内容不仅包含该资产帐下属于当前存放地的卡片，还包含该资产帐下属于其它存放地卡片。如果查询方式按责任人查询，在查询结果中选中资产帐，点击【当前卡片】按钮，弹出的窗口中有两个舌标【当前责任人】和【所有卡片

45、】。【当前责任人】是指表格内容只包含该资产帐下属于当前责任人名下的卡片；【所有卡片】则指表格内容不仅包含该资产帐下属于当前责任人名下的卡片，还包含该资产帐下属于其他责任人名下的所有卡片。【所有卡片】：如果要修改当前查询结果中所有资产的使用情况，可以直接点击【所有卡片】按钮，系统显示该查询条件下查询到的账目所有的卡片信息，您就可以在表格中修改这些资产的使用信息：资产的责任人、存放地、使用部门、使用人、启用年月、出厂号、出厂日期、使用现状、使用方向、产权情况、自编号等项目信息。修改信息后，点击【保存】按钮，系统保存所做的操作，否则修改操作无效。如果有必填信息未填写，保存失败时，选中保存失败的行，保

46、存失败原因请参见窗口上方的提示信息。6.3.2.3 新增卡片新增卡片功能主要是指新增一条资产账目，操作方法参见“土地房屋建筑物卡片管理”的新增房屋功能。6.3.2.4 删除卡片如果删除不需要的资产帐：在查询结果中某资产帐，点击【当前卡片】按钮，然后点击【删除】按钮，直至该资产帐的卡片全部被删除。如果只是删除单张卡片，在查询结果中选中某资产帐，点击【当前卡片】按钮，在当资产帐中选中需要删除的卡片，点击【删除】按钮即可删除单张卡片。6.3.2.5 拆分卡片当您需要对打包卡片的部分资产进行调整时，可以使用拆分功能把这部分资产从打包卡片中拆分出来。有两种情况需要拆分： 1）属性不同； 2）存放地不同。

47、在查询结果中选中某资产，点击【当前卡片】按钮或点击【所有卡片】按钮。此时在当前列表中选中数量大于1的卡片，点击【拆分卡片】按钮，系统弹出【卡片拆分】对话框。系统提供了两种拆分方法：一种是每张新卡片一个资产，另一种是将资产平均分配到每张卡片中，选择要拆出卡片数量，然后可以修改拆分出的卡片的数量和金额。点击【确定拆分】按钮即可完成拆分工作。拆分以后资产将不能进行合并。6.3.2.6 打印标签打印资产的标签贴到对应的资产上。查询出需要打印的资产后，点击【打印标签】按钮，操作方法请参见打印标签。6.3.2.7 使用技巧1批改在查询结果中，点击【所有卡片】按钮。批功功能可以批量修改责任人、使用部门、使用

48、人、购置时间、分类、使用方向，减少资产责任人的工作量。选择要修改的项目，然后选择或输入要修改的结果，再选择要批量修改的条目，点击【批改】即可。 图6.3.2.7 批改如果要多选，按住【Ctrl】键，一个个点击要选的条目。蓝底黑字就是您所选择的了，再点击【选入】按钮。按住【Shift】键与鼠标相结合，是另一种快速选择方法，可以根据您的需要选择多条连续的纪录，您可以尝试体会。2复制如果增加的卡片内容与已有的卡片内容相近，可以使用复制功能，减少资产管理员的工作量。一次最多只能复制100张卡片。3迁移：该功能实现批量资产迁移存放地，以减轻资产管理员的工作量。操作的方法和批改一样。4成批复制按存放地查询

49、：如果其它某个存放地的资产与您在当前存放地的资产大致或完全相同，此时您可以通过【成批复制】功能来减轻重复的工作量。点击【成批复制】按钮，系统弹出“成批复制”对话框。您选择复制的来源存放地，点击【复制】按钮，系统将选中存放地的所有资产复制到当前存放地。如果当前存放地的资产纪录较多时，就没有这个功能了。6.3.3 土地房屋建筑物登记土地房屋建筑物卡片管理：该功能主要用于登记土地、房屋及建筑物类资产的卡片。1、 新增房屋点击【增加】按钮，弹出新增卡片窗口，如图所示。房屋的卡片信息分四部分，由基本情况、附件、图片、资金来源四个部分组成。基本信息的必填信息必须填写，其它部分可根据需要选择填写。在这里我们

50、建议用户将信息尽可能填全，以便日后管理，下面介绍具体的操作方法：a) 填写基本情况如图所示，这是房屋建筑物的基本情况的登记界面，其中带“”号的项目是必填信息，只有将必输信息填全才可以保存。其余的信息可以根据实际需要选择输入。“资产编号”是保存后系统自动产生的，将各项信息填写完整后点【保存】按钮保存信息即可。图6.3.3-1 土地房屋建筑物登记b) 填写附件内容点击舌标【附件】，即可登记资产的附件信息。如果资产有附带物品，将名称、数量、金额等信息输入对应的栏目保存即可。附件中的金额已包含在资产的总价值中。c) 图片点击舌标【图片】，即可登记资产的图片，如图所示。如果土地、房屋、建筑物有平面图或建

51、筑图，可以将图片扫描，通过图片功能，将图片信息保存到系统中。点击【增加】按钮输入图片名称，点击【编辑图片】按钮，系统弹出图片采集窗口，如图所示。图图片编辑图采集图片功能按钮说明：获取图片。：清除图片。：扫描图片。：读取图片文件。：粘贴图片。：将图片全部选中。获取照片源的三种途径：（1）从扫描仪中获取图片如果您的系统已经安装了扫描仪，单击【启动扫描仪】按钮，用扫描仪把照片扫入右边的图片源中。（2）从图片文件中获取图片 如果您已将所需图片存储成一个照片源，单击【打开图片文件】按钮，系统会弹出一个打开文件的对话框，指定一个图像文件。这个图像将会展开在图片源中。（3）从剪贴板上获取图片 先把图片送入剪

52、贴板中（详细步骤见Windows帮助），单击【粘贴图片】按钮，将图片粘贴到图片编辑窗口中。说明：考虑操作的方便，照片编辑框做的比较大。您可以依次扫入多张照片，然后使用捕获框捕获照片。使用以上的任一种方法获得图片后，图片出现在窗口的右边。此时，我们需要利用捕获框来选择您需要的图像范围。您可以用鼠标移动捕获框来套住图片，如果大小不合适，可以将鼠标移动到捕获框的右边缘拖动捕获框来改变其大小，调到合适大小后，单击【获取图片】按钮，将图片贴进图片框中。改变了捕获框的大小后，若要恢复到原始状态，请单击【复位图片框】按钮。图片编辑中的【修改名称】按钮是用来修改图片的名称。点击【删除】按钮即可删除不需要的图片

53、。编辑图片的按钮可打开图片编辑框进行图片编辑。信息编辑成功后，点击【保存】按钮保存图片信息。d) 资金来源资金来源主要用于登记土地房屋建筑物在建造时的资金来源。资金来源分预算内资金、预算外资金、预算自筹资金、其它资金，填写的金额合计要与资产的总价相等。2、 修改土地房屋建筑物卡片：选中需要修改的房屋建筑物，点击【修改】按钮或点击工具栏上的【编辑】按钮，弹出土地房屋建筑物卡片，修改内容后保存即可。3、 删除卡片：先选中卡片，点击【删除】按钮即可。6.3.4 机动车卡片管理机动车卡片管理主要是指登记、补充交通运输设备车辆类机动车资产的卡片信息。操作方法参见【土地房屋建筑物卡片管理】。6.4 张贴标

54、签资产管理员打印资产标签和标签粘贴核对表，发给各资产责任人，责任人按照资产标签粘贴规范粘贴标签。粘贴标签时最重要的是核对标签与实际资产是否相符，如发现不相符不能粘贴，应及时报告管理员，管理员通过【普通设备卡片管理】功能进行调整，调整完毕重新打印并粘贴。6.4.1 打印标签标签的样式有“常规标签”和“迷你小标签”两种。“常规标签”的内容包括资产名称、型号、规格、启用年月、条形码、资产编号以及基层单位名称。“迷你小标签”的内容包含条形码、资产编号、启用年度以及资产名称。打印标签的步骤如下：1进入普通设备卡片管理、通用查询、存放查询、管辖查询进行范围检索。2点击【打印标签】按钮，进入打印标签界面。3

55、在打印标签的界面中提供了多种方法可以检索出您所要打印标签的资产列表：a) 检索方式有按存放地、按使用部门/责任人、按资产分类、按名称、按资产编号以及入库单号。b) 资产属性有三种选择：“全部”、“固定资产”、“指定单价”。如果要打印某张入库单所生成卡片的标签，建议检索方式使用按“入库单编号”进行检索。设置好检索范围后，点击【检索】按钮，系统根据所设置的检索条件检索出所有符合条件的资产卡片。4选择需要打印的标签：选中查询结果，双击（打“”表示选中），同时配合【全选】、【反选】和【清除】按钮选择需要打印的标签。5标签打印设置：份数是用来设置每个标签打几张；还需要设置标签纸的上边距、左边距，一般设置

56、为0即可；选择标签式样：常规标签还是迷你小标签；打印机选择：标签打印机。6以上打印设置好后，点击【预览】按钮查看打印效果，如果没有问题就可以点击【打印】按钮进行打印了。打印完成后标签纸可以直接撕下来。方法是把标签纸沿着打印机顶盖的盖沿，并借着撕裂杆的作用直接撕掉。打印核对单：核对单用于粘贴标签核对实物时使用，点击【打印】按钮，对其进行打印设置，需要注意的是打印设置时选择打印机为一般打印机（不选择标签打印机）。说明：只打印卡片的数量为1的资产标签，土地房屋建筑物、交通运输车辆资产不粘贴标签。6.4.2 以账对账将所有资产贴上对应的标签，就已经基本完成了期初建账的最后工作。因为在后期工作中可能还会对部分资产有所变动，所以还需要再次与财务核对账目。与财务核对账目时，可以使用【结存分析】来对账，操作方法可参见第9章 结存分析。如果要找具体的资产卡片，通过【资产查询】功能来完成，具体操作方法可参见第8章 资产查询。6.5 期初建账结束与会计对账，并确定账本无误后，就可结束期初建账了。期初建账结束后将进入到日常管理阶段，一旦进入日常管理阶段将不能再退回。运行菜单【建账结束】，点击【结账】按钮，系统将结束期初建账，进入日常管理阶段。第7