企业会计信息化及其流程重组

1、 企业会计信息化及其流程重组 字体:大 中 小 打印:省纸版 >> 清晰版 >> 自 定义 >>第一节 企业会计信息化概述一、会计信息化的产生及其发展会计电算化产生于 1979年,以长春第一汽车制造厂从东德进口一台 EC -1040计算 机进行计算机辅助薪酬核算的试点工作作为标志。 1981年中国会计学会在长春市召开的 “财务、会计、成本应用电子计算机专题讨论会”上正式提出“会计电算化”一词。随 着信息技术的发展,在会计中应用信息技术的广度和深度都发生了很大的变化,会计电 算化不足以概括计算机在会计中的应用状况。 1999年 4月在深圳召开的“会计信息化理

2、论专家座谈会”上,人民大学的王景新教授指出:“会计是否应该顺应趋势改叫会计 信息化。”会计信息化是与企业信息化相呼应的一个概念,更能从内涵及深度上概括 现阶段信息技术在会计工作中的应用状况,表达了我国继会计电算化之后的一个新的发 展阶段。企业会计信息化是企业整体信息化的一个部分,是指依据会计管理理论,应用 现代信息技术,整合会计业务流程,将企业的会计业务流程与其他业务流程融为一体, 实现物流、资金流、信息流的三流合一,及时、准确地向企业管理者和会计信息使用者 提供有用的会计信息支持, 充分开发和利用会计信息资源, 使其产生效益的一系列过程。 在从会计电算化到会计信息化的发展进程中,会计信息系统

3、的集成性发生了很大的 变化:从单项会计数据处理到部门内信息集成、企业内过程集成和企业间过程集成。 (一单项会计数据处理单项会计数据处理是会计信息系统的初级阶段,国外称这时期的系统为电子数据处 理会计,我国在 1993年之前基本都处于这一阶段。这一阶段,企业的计算机应用水平 还很低,基本上都是单机应用,也没有数据库技术,计算机被应用到个别部门解决局部 的计算和管理要求,利用计算机处理薪酬计算、库存材料收发核算等数据处理量大、计 算简单且重复次数多的经济业务。系统开发的主要目的是减轻管理人员的劳动强度,替 代手工操作,提高业务处理的工作效率。这一阶段的主要特点为:1. 会计核算和操作流程模拟手工方

4、式;2. 只有相互独立的单机运行的会计核算程序,一种核算程序独立完成某项会计业 务,相互之间没有联系,还没有形成真正意义上的会计信息系统;3. 会计数据的采集、输入和处理是以后台批处理方式进行,即一般通过人工在各业 务点收集、整理数据,然后输入到各计算机中,集中成批处理;4. 由于只具有财务部门事后反映历史经济业务的财务信息缺乏其他部分的非财务 信息,无法实现事中的监控和管理。(二部门内信息集成我国 1993年至 1998年主要处于这一阶段,也称为部门级的会计信息系统阶段。随 着小型计算机和微型计算机的普及,财务部门内越来越多的专项会计业务独立使用计算 机进行处理。当财务部门内的计算机应用达到

5、一定程度时,人们开始考虑如何将内部的 各种计算机应用进行集成,使各种应用程序能够共享数据。即任何数据由一个部门的操 作人员从一个应用程序录入,存入统一的数据库,按一定的规则处理和授权使用,这样可以减少数据重复输入、提高效率、避免差错、明确责任,同时被授权者能实时共享数 据库中不断变化的信息,这就是财务部门内的信息集成。这一阶段会计信息系统开发的 主要目标是:综合处理企业各个业务环境中的会计信息,解决多用户、多应用共享数据 的要求,使数据为尽可能多的应用服务,为管理者的管理和决策提供信息支持。这一阶段的主要特点为:1. 实现了财务部门内的信息集成,即“来源唯一、实时共享”。会计信息系统突破 了传

6、统的数据处理范围的局限,会计信息系统中各子系统有机地结合在一起,形成了整 体性的会计信息系统,会计数据的采集和输入可由某个子系统完成,其他子系统共享。 例如,产品基本信息可以在存货核算子系统输入,销售核算子系统共享。2. 部门级的会计信息系统一般是局域网结构或主机终端结构。部门级的会计信息系 统的功能是比较完备的,包括账务处理、薪酬核算、固定资产核算、应收应付核算、存 货核算、成本核算等诸多子系统。各子系统之间要进行信息传递和数据共享。数据库技 术、局域网技术等信息技术的发展既为部门级的会计信息系统提供了系统运行的硬件支 撑平台,支持了会计部门内各职能部门物理位置分布的办公需求,又能实现各部门

7、子系 统之间的信息传递和数据共享。3. 会计信息系统与其他业务子系统之间形成相互独立的“信息孤岛”。由于部门级 的会计信息系统是以会计部门为目标对象建立的,主要满足了财会部门整体核算的要 求,没有考虑与企业其他业务系统的联系,会计数据的采集和输入要被动地等待其他业 务系统的业务员传递业务单据, 系统只能进行事后的核算和分析, 生产的会计信息滞后; 另外,系统不能同时提供财会信息和非财会信息,不利于企业管理者的事中的管理和控 制以及事前的预决策。(三企业内过程集成我国 1998年进入这一阶段,这一阶段又称为企业级的会计信息系统阶段,是目前 会计信息系统发展的主流方向。随着市场竞争加剧,企业越来越

8、深刻地认识到:要提高 企业的市场竞争力,仅靠提高某个职能部门的工作效率是不够的,需要企业各个业务部 门紧密协同,才能从整体上提高企业的效率和效益。这个时期,如何将管理的思想、方 法和模式与信息系统的研发和应用相结合日益受到重视,管理者希望通过信息技术的应 用,使企业生产经营活动中的物流、资金流、信息流能融为一体在企业内畅通地流动, 有效地支持管理和决策,推动企业管理的进步,为企业和客户创造价值。这个阶段,企 业建立管理信息系统的目的是提高企业经营效益和核心竞争力,会计信息系统作为企业 整个管理信息系统的一个有机子系统,其设计目标应充分考虑企业整体的管理和决策需 求。这一阶段的主要特点为:1.

9、会计信息系统与企业业务信息系统进行了高度集成,是企业信息系统的一个有机 组成部分。从这个阶段开始,会计信息系统不再是物理上独立的系统,而是整个企业信 息系统的一个有机组成部分。这个阶段的会计信息系统建设要打破职能部门壁垒的局 限,企业要进行业务流程的优化与重组,按照企业的业务过程(如采购与付款流程、生 产转换过程、销售与收款过程来设立组织结构,实现企业业务流程、会计工作流程和 信息流程的集成,从而使企业的物流、资金流和信息流整合为一体,彻底消除了“信息 孤岛”现象,极大地提高了整个企业的信息共享性、实时性和一致性。2. 企业级的会计信息系统大多是基于 B/S(浏览器 /服务器结构的网络系统。企

10、业 高度集成的管理信息系统包括会计管理、人力资源管理、生产管理、成本管理、销售管 理等所有业务管理的功能。这些业务部门的地理位置分布是广泛的,企业管理信息系统 的网络应该是一个覆盖各个业务部门的整体的网络系统,能够实现各个业务部门之间的数据传递和企业范围内的信息共享。分布式数据库技术、互联网技术、中间件技术、系 统集成技术等现代信息技术的发展为企业级的会计信息系统提供了系统运行支撑平台, B/S结构解决了整个企业的数据共享与分布存储问题,又方便操作和使用。3. 企业级的会计信息系统是事件驱动型,会计系统可以实时采集业务系统的会计数 据。所谓事件驱动型,是指会计的业务流程与企业的业务执行系统融为

11、一体,会计数据 的采集、存储、处理、传输嵌入在业务处理系统中,当业务事件发生时能够实时、自动 采集详细的业务和财务数据,执行处理和控制规则。事件驱动型系统的核心是集成,即 业务处理和会计处理的集成、财务信息和非财务信息的集成、会计核算与会计管理的集 成。4. 会计信息系统的管理和控制功能得以发挥,会计信息系统的应用价值得以提升。 由于能实时采集和处理会计数据,使会计信息系统不仅能执行事后的核算和分析,还能 够进行有效的事中控制,使会计工作的重点由核算转为管理和控制,并且可以充分利用 业务和财务的综合信息和决策模型,为高层管理决策和企业发展战略提供支持。(四企业间过程集成我国从 2000年开始,

12、出现这一阶段,也称为基于互联网的会计信息系统或网络财 务、基于电子商务的会计信息系统等。 20世纪末,随着市场竞争的进一步加剧,企业不 仅需要了解并改进、 协调每项内部职能, 还需要在客户、 供应商间建立高效的协作关系。 企业之间的竞争实质是企业的供应链之间的竞争 , 是企业间过程集成的有效性和效率 的竞争。基于互联网的电算化会计信息系统的核心思想是:能够在企业网络、商际网络 以及国际互联网范围内整合使用,不仅能够具备以往的会计信息系统的基本功能,而且 还能够支持远程处理,如远程报表、远程报账、远程查询、远程审计,支持电子商务和 网上理财服务。可以说,此阶段的会计信息系统给企业经营管理以及会计

13、工作都带来了 一次具有深远意义的变革。这一阶段的主要特点为:1. 同一供应链上不同企业的会计信息系统尽管物理上分布于不同位置,但逻辑上 是一个无缝联接的整体。会计信息系统不仅能够与企业内部的业务执行系统紧密融合, 而且能够与企业外部的信息系统交换信息、协作处理。简单的例子是 : 企业内部会计信 息系统生成的采购订单能够直接进入供应商的会计信息系统得到处理,采购订单的确 认、交货日期安排等信息也能够直接回到本企业的会计信息系统,企业再据此调整生产 交货计划,通知客户。2. 会计信息系统能够有效地进行事前预测和计划。由于在价值链上实现了过程集 成,企业决策者能够更好地掌握市场变化,更加及时、准确、

14、细致地了解企业内外部环 境,会计信息系统也终于能够有效地进行事前预测和计划了。只有到了这个阶段,会计 信息系统才真正具有全过程的计划、执行、控制、分析功能。3. 基于互联网的会计信息系统还可以为正在兴起的集团企业提供集中式财务管理 服务。 集团企业为了整合财务资源, 提高竞争力, 往往采用集中式财务管理模式。 然而, 在互联网出现之前,集团企业集中式管理是很难实现的。网络消除了物理距离及时差概 念,高效快速地收集数据,企业集团可以利用电算化会计信息系统对所有分支机构实现 集中记账、远程报账、远程审计、集中资金调配等远程处理。二、会计信息系统的涵义与特点会计信息系统(accounting inf

15、ormation system, AIS 是企业管理信息系统中一 个面向价值信息的子系统, 是对企业经营的会计资料及会计信息进行收集、 分类、 存储、 传递和报告,以辅助企业经营决策和管理控制的管理系统。目前我国主要处于企业内过程集成阶段,此时会计信息系统是企业管理信息系统的一个有机组成部分,由于 ERP 是 企业管理信息系统的一个代名词,因此企业级会计信息系统也称为 ERP 下的会计信息系 统。企业级会计信息系统是采用现代信息技术,对传统的会计模型进行重整,并在重整 的现代会计基础上建立信息技术与会计科学高度融合的,充分开放的现代会计信息系 统。这种会计信息系统将全面运用现代信息技术,通过网

16、络系统,使业务处理高度自动 化,信息高度共享,能够主动和实时报告会计信息,它不仅仅是信息技术运用于会计上 的变革,更代表的是一种与现代信息技术环境相适应的新的会计思想。该系统是利用信 息处理技术对会计信息进行采集、储存、处理和传递,完成会计核算任务,并能提供为 进行会计管理、分析、决策所用的辅助信息的系统。其主要特点为:(一集成性为了提高经营效率, 在市场竞争中取得优势, 许多企业已经对其信息系统进行重构, 实现会计信息系统和各业务职能信息系统的集成,通过一个集成的框架实现会计信息和 非会计信息的实时采集与处理,满足各种信息使用者不同的信息要求。概括而言,会计 信息系统的集成表现在:集成业务信

17、息和财务信息;在会计信息系统中嵌入业务处理规 则;实现信息的实时采集、处理、存储和传输;集成存储业务事件的原始数据,支持多 种信息的输出要求。在企业级会计信息系统中,大部分交易事项数据都以原始的、未经 处理的方式存放,主要数据处理是记录业务事件的个体特征和属性,分类、汇总和余额 计算处理等都由报告查询功能完成,然后按照信息使用者的需求参数准确地输出信息。 简单地说,会计信息系统是基于集成的理念,采取业务事件驱动的信息系统。(二自动性由于会计信息系统的数据处理是基于事件驱动原理,系统的主要任务是采集原始交 易事项数据,数据处理完全由计算机自动完成。一方面计算机自动完成从会计凭证到会 计报表全过程

18、的信息处理,人工干预大大减少,客观上消除了手工方式下信息处理过程 的诸多环节,如平行登记、过账、结账、对账、试算平衡等;另一方面,计算机自动完 成会计业务核算,如薪酬费用的汇总分配、折旧费用的汇总分配、存货计价、成本计算 等,并自动派生记账凭证进入记账凭证数据库。 (三实时性会计信息的实时性是指会计信息处理与业务处理保持同步,具体表现在数据采集的 实时性、数据维护的实时性和信息披露的实时性三个方面。数据采集的实时性是指在业务活动发生时就按照业务处理规则和信息处理规则记录和处理有关的数据;数据维护的 实时性是指在企业经营环境和业务活动变化之后能够迅速灵活地改变有关系统参照数 据;信息披露的实时性

19、是指在数据采集和处理的支持下,能够为信息使用者随时提供最 新的企业经营状况和管理信息。(四复杂性会计信息系统由许多职能系统组成,如总账系统、应收款管理、应付款管理、薪酬 管理、固定资产管理、成本管理、存货核算、财务分析等,内部结构较为复杂,各职能 系统在运行过程中进行数据的采集、加工、传递、使用,联结成一个有机整体。另外, 由于会计信息系统全面地反映企业各个环节的信息,它将从其他企业管理信息系统和系 统外界获取数据,也将处理结果提供给有关系统,使得外部数据接口比较复杂。 (五开放性由于大量的数据是通过网络从企业内外有关系统直接采集,如证券监管部门、银行 部门、企业生产部门、企业人事部门等。特别

20、是企业外部的各个机构或部门,如会计师 事务所、财政部门、税务部门、银行、证券监管部门等,可根据授权在线访问,通过互 联网进入企业内部,直接调阅会计信息。实时沟通使会计信息系统由封闭走向开放,由 数据的微观处理逐步转变为宏观数据运作。第二节 企业会计信息系统的结构一、企业会计信息系统的功能结构会计信息系统的功能结构是指会计信息系统由哪些具体的子系统构成,各子系统完 成哪些基本财务会计工作以及各子系统之间的数据与控制关系。由于企业性质、行业特 点、会计核算和管理的需求不同,会计信息系统所包含的内容并非完全一致,其子系统 的划分也不尽相同。(一会计信息系统的功能构成就工业企业而言,会计信息系统一般由

21、三大系统组成,即财务系统、供应链系统、 管理决策系统。各系统的功能进一步分解如图 4-1所示。 (二会计信息系统的基本功能1. 财务系统。财务系统主要完成会计核算及管理业务,具体包括:总账系统、应收 款管理、应付款管理、薪酬管理、固定资产管理、存货核算、成本管理、资金管理、报 表管理。(1总账系统。总账系统是以会计凭证为原始数据,通过凭证输入、凭证审核, 完成记账和结账、银行对账、账簿查询及打印输出等基本功能,以及个人往来核算与管 理、部门核算和管理、项目核算与管理、现金银行管理等辅助功能。 记账凭证登记账簿银行存款余额调节表对账单 银行存款日记账未达账项 银行存款未达账项调整后余额 银行存款

22、调整后余额 查询条件 2010.5 应收账款(2应收款管理。应收款管理是以销售发票和收款单为原始数据,完成各种应收 款的登记、 核销工作, 动态反映各客户信息及应收款信息, 并进行账龄分析和坏账估计, 提供详细的客户档案及其统计分析。(3应付款管理。应付款管理是以采购发票和付款单为原始数据,完成各种应付 款的登记、核销以及应付款的分析预测工作,及时分析各种应付款的数额及偿还应付款 所需的资金等,提供详细的供应商档案及其统计分析。(4薪酬管理。薪酬管理是以职员档案和薪酬数据为原始数据,完成职员薪酬的 计算、薪酬费用的汇总和分配、个人所得税的计算、劳动统筹等各种代扣款项和预提费 用,查询、统计和打

23、印各种薪酬表,自动编制薪酬费用分配转账凭证传递到总账系统等 功能。(5固定资产管理。固定资产管理是以固定资产卡片为原始数据,通过对固定资 产卡片的增加、删除、修改、查询、打印、统计与汇总等处理,进行固定资产的变动核 算,更新固定资产卡片;完成折旧费用的计提和汇总分配,自动编制费用分配转账凭证 并传递给总账系统。(6存货核算。存货核算是以已审核的入库单、出库单为原始数据,对企业存货 的收、发、存业务进行核算,掌握存货的耗用情况,及时、准确地把各类存货成本归集到各成本项目和成本对象上,为企业的成本核算提供基础数据,自动编制转账凭证并传 递给总账系统。(7成本管理。成本管理是根据成本核算的要求,通过

24、用户对成本核算对象的定 义,对成本核算方法的选择,以及对各种费用分配方法的选择,自动对从薪酬、存货核 算、固定资产、总账系统传递的数据或用户手工录入的数据,汇总计算,输出用户需要 的成本计算底稿,自动编制相关转账凭证并传递到总账系统。(8资金管理。资金管理是以银行单据、企业内部单据等为原始数据,记录资金 业务以及其他涉及资金管理方面的业务,处理对内、对外的收款、付款和转账等业务, 提供逐笔计息管理和积数计息管理,实现往来存贷资金的管理,并提供各单据的动态查 询情况以及各类统计分析报表。(9报表管理。报表管理是以各子系统会计核算和管理的信息为原始数据,结合 会计制度的要求和企业管理的实际需求,完

25、成各种会计报表的定义、编制和汇总工作, 生成各种内部报表、外部报表以及汇总报表等。2. 供应链系统。供应链系统主要完成供应链业务环节中的计划编制、业务核算、业 务管理等。具体包括:采购管理、库存管理、销售管理。(1采购管理。采购管理是以企业的采购计划和采购订单为原始数据,完成采购 发票和采购入库单的输入,实现采购业务全程管理,为采购部门和财务部门提供准确及 时的信息,辅助管理决策。在一些面向中小企业的会计信息系统中往往将采购管理与应 付款管理合并成一个系统。(2库存管理。库存管理是以企业的各种入库单和出库单为原始数据,对各种出 入库单进行输入和审核,反映各种存货的入库、出库及库存情况。(3销售

26、管理。销售管理是以企业的销售订单为原始数据,完成销售发票和销售 出库单的输入,实现销售业务全程管理。在一些面向中小企业的会计信息系统中往往将 销售管理与应收款管理合并成一个系统,实现对销售收入、销售费用、销售税金、销售 利润的核算等。3. 管理决策系统。管理决策系统主要是辅助提供财务分析信息,辅助决策信息等。 具体包括:财务分析、绩效评价、决策支持系统。(1财务分析系统。财务分析系统主要进行指标分析、报表分析、因素分析等, 生成各种分析和评价企业财务状况及经营成果的信息。(2绩效评价系统。绩效评价系统是通过杜邦分析、经济增加值分析、平衡记分 卡等功能, 将企业实际结果与预算目标相比较, 为企业

27、提供综合、 全面的业绩评价信息。 (3决策支持系统。决策支持系统是通过建立数据库和决策模型,生成决策信息, 辅助决策者对未来经营方向和目标进行量化分析和论证。(三会计信息系统的数据关系会计信息系统整体功能的实现是通过上述各子系统局部功能实现的。各子系统输入 或接受其他子系统传递的数据, 经过加工处理, 输出相关信息或传递数据到其他子系统, 各子系统之间的数据传递和数据共享,以及各子系统之间的相互联系和相互控制,构成 了一个完整的会计信息系统。各子系统之间的主要数据传递关系如图 4-2所示。 从图 4-2可以看出,会计信息系统是以总账系统为核心的,其他各子系统的数据处 理都是围绕总账系统展开的。

28、各子系统的数据关系表现如下:1. 总账系统与薪酬管理之间的数据联系。总账系统的初始化设置数据,如会计科目 档案、部门档案、职员档案等,与薪酬管理可以共享。会计科目档案在总账系统中设置 后,在薪酬管理中就不必重复设置;部门档案、职员档案在薪酬管理中设置后,在总账 系统中就不必重复设置。在薪酬管理中进行薪酬业务处理完毕后,各项薪酬费用的分配 及其相关费用的代扣、提列,可以通过相应的转账凭证传送到总账系统中,不必手工填 制与薪酬相关业务的记账凭证。2. 总账系统与固定资产管理之间的数据联系。总账系统与固定资产管理可以共享会 计科目、部门档案、固定资产期初余额等初始设置数据。固定资产管理的日常业务处理

29、 中所产生的业务数据,如固定资产增加、固定资产减少或固定资产的其他变动方式所产 生的固定资产变动数据,可以生成相应的转账凭证传递到总账系统中;月末固定资产折 旧费用的计提与分配数据,也可以生成相应的转账凭证直接传递到总账系统中。3. 总账系统与采购管理、库存管理、存货核算和应付款管理之间的数据联系。总账 系统与采购管理、库存管理、存货核算和应付款管理可以共享会计科目、部门档案、供 应商档案、存货档案等初始设置数据。采购管理中输入采购入库单和采购发票,采购入 库单经过库存管理的审核,传递到存货核算中汇总记账,存货核算将入库材料或商品的 汇总数据生成转账凭证传递到总账系统。 采购发票经过应付款管理

30、审核, 进行采购结算, 生成付款凭证或转账凭证传递到总账系统。4. 总账系统与销售管理、库存管理、存货核算和应收款管理之间的数据联系。总账 系统与销售管理、库存管理、存货核算和应收款管理可以共享会计科目、部门档案、客 户档案、存货档案等初始设置数据。销售管理中输入销售出库单和销售发票,销售出库 单经过库存管理的审核,传递到存货核算中汇总记账,存货核算将出库汇总数据生成转 账凭证传递到总账系统。销售发票经过应收款管理审核,进行销售结算,生成收款凭证或转账凭证传递到总账系统。5. 总账系统与成本管理之间的数据联系。总账系统与成本管理可以共享会计科目、 部门档案、项目档案、产品档案等初始设置数据,各

31、产品的主要成本管理数据均来自于 相关子系统,如直接人工费来自于薪酬管理;直接材料费来自于存货核算;制造费用来 自于固定资产管理、总账系统、存货核算;成本管理的处理结果以转账凭证的方式传递 到总账系统。6. 报表管理与各子系统之间的数据联系。报表管理的功能是将会计信息系统中各相 关子系统的会计数据进行收集和整理,并以报表文件的形式反映会计主体的财务状况和 经营成果。为实现报表编制功能,系统要求操作人员事先定义报表的取数函数与取数公 式,通过取数函数、取数公式可以从各子系统中读取数据,并生成会计报表。二、企业会计信息系统的应用结构会计信息系统开发的一个重要特点是通用性,为了适合不同的企业使用,其系

32、统往 往会开发尽可能多的功能,但是并不是每一个功能都对所有的企业适用,毕竟企业都有 自身的行业和经营特点, 所以, 企业在构建会计信息系统功能时, 并非选择所有的功能, 而是根据会计实际工作的需要选择某些具体功能,这一点可以在技术上得到支持,因为 会计信息系统的各功能可以独立运行。对不同功能的选择应用便构成了不同的会计信息 系统应用结构。(一财务应用结构以财务核算为中心的企业,一般采用财务应用模式。这种企业的会计业务以会计核 算为中心,强调与往来单位应收、应付款项核算;企业员工薪酬一般实行由银行代发且 由企业代扣个人所得税;固定资产实现专项管理,要求自动计提折旧并编制折旧费用转 账凭证;企业管

33、理部门可以实时监控本单位内部的经营管理状况、计划执行情况和经济 效益;期末要向上级部门和税务机关上报有关会计报表。为了满足上述会计业务处理需求,在构建会计信息系统的应用结构上一般可以组合 为总账系统 + 应收款管理 + 应付款管理 + 薪酬管理 + 固定资产管理 + 资金管理 + 报表管理 + 财务分析。(二工业应用结构工业企业是从事生产经营的社会经济组织,其特点是生产经营主要由供应、生产、 销售三个有机联系的环节组成,突出特点是有加工、生产这一环节,企业通过再生产来 实现利润。在企业的再生产过程中,企业从货币资金形态开始,依次通过采购、生产、 销售三个阶段来实现货币资金的增值。因此,工业企业

34、会计不仅包含会计核算,还包含 在生产过程中对产品实行成本控制管理以及最后阶段对产品的销售管理。为了满足工业企业的会计业务处理需求,在构建会计信息系统的应用结构上有两个 方案供选用:一是基本应用结构,主要侧重于对工业企业资金流的核算和管理,结构表 现为总账系统 + 应收款管理 + 应付款管理 + 报表管理;二是扩展应用结构,不仅对 工业企业的资金流进行核算和管理,而且对部分物流也进行有关核算和管理,其具体结 构表现为:总账模块 + 应收款管理 + 应付款管理 + 薪酬管理 + 固定资产管理 + 采 购管理 + 销售管理 + 库存管理 + 存货核算 + 成本管理 + 资金管理 + 报表管理 + 管

35、理决策。(三商业应用结构商业企业是以盈利为目的从事商品流通经营的经济组织,其业务特点是:批发与零 售兼营,商品一般需按批次管理;有受托代销业务,各部门单独核算各项费用;一般需 按商品品种大类统计有关购销存数据;需按供应商来统计进货数量与应付款项,按销售客户统计销售数量与应收款项;期末编制会计报表并将有关报表报送上级主管部门。随 着计算机网络技术在商业领域的广泛渗透和应用,商业企业面临着重组和再造的重大挑 战,许多跨地区的大型商贸集团、超级零售商店、连锁店等应运而生。这些都对商业企 业会计信息系统提出了新的要求。与工业企业相类似,商业企业也有两种应用结构可供选择:一是基本应用结构,主 要侧重于对

36、商业企业的资金流实现核算和管理以及对商品物流的简单管理,其结构表现 为:总账系统 + 应收款管理 + 应付款管理 + 采购管理 + 销售管理 + 库存管理 + 报 表管理;二是扩展应用结构,主要侧重于对商业企业进销存业务实现一体化集成管理并 在业务发生过程加强对资金流的核算与管理。其应用结构表现为总账系统 + 应收款管 理 + 应付款管理 + 薪酬管理 + 固定资产管理 + 采购管理 + 销售管理 + 库存管理 + 存货核算 + 成本管理 + 资金管理 + 报表管理 + 管理决策。(四集团应用结构随着市场经济的发展, 企业集团日益呈现出资产规模大、 资本链条长、 管理跨度宽、 地域分布广的发展

37、趋势。由于企业集团组建的源动力、组建的直接目的、组建的形式不 同,企业集团可以大致划分为控股型企业集团、产业型企业集团、管理型企业集团三种 类型。控股型企业集团财务实行分权管理,财务分别核算,母公司对子公司的财务控制 力度低,只要求子公司定期传递会计报表;产业型企业集团财务实行集权管理,统一会 计核算,实时掌握控制子公司的经营,强调资金的集中管理;管理型企业集团采用集权 和分权管理并存的管理特征。集团企业在构建会计信息系统的应用结构上可以从两端来考虑:一是从母公司而 言,主要侧重为企业集团提供全面的解决方案,其应用结构表现为:总账模块 + 应收 款管理 + 应付款管理 + 薪酬管理 + 固定资

38、产管理 + 采购管理 + 销售管理 + 库存 管理 + 存货核算 + 集团资金管理 + 集团财务分析 + 集团绩效评价 + 集团成本管理 + 集团合并报表;二是从子公司而言,其应用结构表现为总账系统 + 应收款管理 + 应 付款管理 + 薪酬管理 + 固定资产管理 + 采购管理 + 销售管理 + 库存管理 + 存货 核算 + 成本管理 + 报表管理 + 财务分析。上述集团应用结构主要考虑的是工业类的集团企业,至于商业集团企业的应用结 构,可以参照商业应用结构以及集团应用结构相结合得出。第三节 企业资源计划一、企业资源计划的概念和内涵(一企业资源计划的概念企业资源计划,是加特纳集团公司首先提出的

39、概念。概括而言, ERP 是指在企业供 应链管理思想指导下,采用面向业务流程的方法,利用计算机技术,以计划为主线,实 现对企业整个资源进行综合管理的一种现代企业管理信息系统。 ERP 系统集信息技术与 先进的管理思想于一身,成为现代企业的运行模式,反映时代对企业合理调配资源、最 大化地创设社会财富的要求,成为企业在信息时代生存、发展的基石。一般来说,对 ERP 的定义以分别从管理思想、软件产品、管理系统三个层次进行理 解。1. 从管理思想角度。 ERP 是由美国著名的计算机技术咨询和评估集团 Garter Group Inc. 提出的一整套企业管理系统体系标准,其实质是在制造资源计划(MRP基

40、础上 进一步发展而成的面向供应链(Supply Chain的管理思想。2. 从软件产品角度。 ERP 是综合应用了客户 /服务器(C/S和浏览器 /服务器(B/S体系、大型关系数据库结构、面向对象技术、图形用户界面、第四代语言(4GL 、网 络通信等信息技术成果,以 ERP 管理思想为灵魂的软件产品。3. 从管理系统角度。 ERP 是整合了企业管理理念、业务流程、基础数据、人力物力、 计算机硬件和软件于一体, 实现跨地区、 部门、 公司整合实时信息的企业资源管理系统。 对内而言, ERP 系统整合企业内部的各种资源,通过系统的最佳规划与分配来达到资源 的有效利用,并通过现场作业系统化与资料即时

41、获得进行分析,使得生产现场透明化与 自动化,使企业内部信息畅通无阻,进而提升企业快速应变能力。对外而言,企业通过 网络系统来有效地与客户和供应商互通信息,形成水平或垂直的虚拟企业。 ERP 系统可 以把企业内营销、财务、人事和生产等信息整合于一体,企业将不再受时空的限制,内 部信息可以迅速流动,可以快速又有效地掌握企业的整体运作。对于正在迈向国际化、 快速化的企业来说, ERP 是一个不可缺少的利器。简单来说, ERP 的基本思想就是将企业的物流、 资金流和信息流统一起来进行管理, 将企业内部业务单元划分成若干个相互协同作业的系统,将业务流程看作是一个紧密连 接的供应链,对供应链上所有坏节进行

42、有效管理,将企业所拥有的人力、资金、材料、 设备、方法(生产技术、信息和时间等各项资源进行综合平衡和充分考虑,科学、有 效地管理企业人、财、物、产、供、销等各项具体业务工作,最大限度地利用企业的现 有资源取得更大的经济效益。 ERP 是先进的企业管理理念,同时也提供了企业信息化集 成的最佳方案。(二企业资源计划的内涵对于企业来说, ERP 首先应该是管理思想,其次是管理手段与信息系统。管理思想 是 ERP 的内涵与灵魂,不能正确认识 ERP 的管理思想就不可能很好地实施和应用 ERP 系 统。 ERP 的管理思想主要体现在以下四个方面。1. 体现对整个供应链资源进行管理的思想。 供应链管理 (

43、Supply Chain Management , SCM 近年来被誉为“企业利润的源泉”,是当前国际企业管理的重要方向,也是国内 企业富有潜力的应用领域。供应链的概念早在 20世纪 80年代就已经提出,它是在军事 科学中的后勤学(Logistics 的基础上发展起来的管理思想。供应链是物流、资金流、 信息流的统一体,包括从最初原材料的获取到转换成最终产品、直至交付给最终用户的 整个生产、销售过程。供应链上物料流动的过程实际也是一个增值的过程,因而供应链 也可称增值链。减少非增值的环节就可以减少浪费,供应链管理就是使企业与其供应链 中的其他企业协同工作、 协同管理, 以优化供应链, 共同为客户

44、提供优质的产品和服务, 共同降低成本和库存,共同占领市场。2. 体现事前计划与事中控制的思想。 ERP 最核心的管理思想就在于其中的“P”字, 即“Planning”,通过系统化的全面计划管理来合理配置企业所有内外资源,尽可能消 除企业供应链上可能存在的无序、相互冲突的问题,使整个供应链有条不紊地运转,发 挥出企业全部内外资源的最高效用。 ERP 系统中的计划体系主要包括:主生产计划、物 料需求计划、能力计划、采购计划、销售执行计划、利润计划、财务预算和人力资源计 划等等。ERP 系统通过定义事件处理相关的会计核算科目与核算方式,以便在事件处理发生 的同时自动生成会计记账凭证,保证了资金流与物

45、流的同步记录和数据的一致性,从而 实现了根据财务资金现状,可以追溯资金的来龙去脉,并进一步追溯所发生的相关业务 活动,改变了资金信息滞后于物流信息的状况,便于实现事中控制和实时做出决策。 3. 体现信息集成管理的思想。 ERP 将企业的设计、采购、生产、财务、营销等各个 环节集成起来, 共享信息和资源, 有效地支撑经营决策, 实现整个供应链上的信息集成。 4. 体现精益生产、敏捷制造和同步工程的思想。精益生产(Lean Production, LP 的思想就是将客户、销售代理商、供应商纳入生产体系。以精益生产取代大量生产,将 是 21世纪企业的特征。大量生产的目标是同一产品的大量拷贝;而精益生

46、产的目标是 一次性获得完美的产品,使生产浪费最小化,并持续改进,提高生产效率和产品质量, 生产出种类更多的最终产品。 敏捷制造(Agile Manufacturing, AM 的核心思想是:当市场上出现新的机会,而企业的基本合作伙伴不能满足新产品开发生产的要求时,企 业组织一个由特定的供应商和销售渠道组成的短期或一次性供应链,形成“虚拟企业 (Virtual Enterprise, VE ”,把供应和协作单位看成是企业的一个组成部分,运用 “同步工程(SE ”组织生产,用最短的时间将新产品打入市场,时刻保持产品的高质 量、多样化和灵活性。二、企业资源计划的功能SAP 公司是世界第一的 ERP

47、管理软件供应商, SAP 的 ERP 主打产品是 R/3软件,主 要由物料管理(MM 、生产计划(PP 、质量管理(QM 、销售与分销(SD 、财务会 计(FI 、管理会计(CO 、资产管理(AM 、工厂维护(PM 、人力资源(HR 、专 案管理(PS 、办公室和通讯(OC 、工业方案(IS 等应用模块构成,大致可概括为 基本系统、后勤系统、财务与会计系统、人力资源管理系统和业务信息仓库五个部分。 (一后勤系统后勤系统的主要功能是积极响应顾客的需求,安排销售和分销,反馈给企业的生产 计划和控制,进而安排物料的采购和库存,同时注重质量的管理和工厂的维护,并支持 多种制造方法,目的是整合企业的内部

48、物资资源,提供顾客需要的商品和服务。1. 销售和分销。销售和分销模块包含了从订单处理中的询价到发货、货单和发票的 整个功能链。同时,它与物料管理、生产计划和会计中的应收款模块之间有许多数据流 和信息流。系统根据顾客的信用数据和物料数据来审核订单,决定是否接受。订单得到 批准后,可以通过生产计划模块和物料管理模块获得交货期和价格方面的信息,这样就 能及时向顾客提供准确的报价和交货期。正式的订单输入系统之后的程序是按订单发 货,形成交货单票据,并输入系统。接着系统按照订单和交货单票据开出发票,同时将 税收和应收款的信息及时地传递到会计信息系统,进行相应的处理。2. 生产计划与控制。 生产计划与控制

49、模块的主要功能是:基础数据维护, 生产计划, 物料需求计划, 能力计划, 车间控制, 成本核算和项目管理。 生产计划与控制模块和 R/3其他模块中有关的计划和业务工作是集成的。生产控制管理是一个以计划为导向的先进 的生产、管理方法,它将企业的整个生产过程有机地结合在一起。该模块根据预测和销 售管理模块中的订单数据制定生产计划,根据物料管理模块中的产品数据将生产计划展 开为物料需求计划,并制定能力计划。接着通过车间控制详细安排产品的生产,根据生 产过程的耗用记录为成本核算提供数据。3. 物料管理。物料管理与销售和分销模块、生产计划与控制模块、会计子系统等紧 密集成,目的在于保证物料供应的及时和准

50、确,支持正常的生产,但又最小限度地占用 资本。物料管理模块涵盖了采购、库存、仓库管理、库房管理和产品数据管理等功能。 采购功能可以根据订单和物料需求计划产生的采购请求,将请购单转变为采购单;接着 根据供应商数据进行自动的供应商选择,并进行订货。采购单数据可以在接收货物时用 于自动检查核对,判断收到货物的时间和数量是否和采购单相匹配,货物的接收触发了 库存数据的改变,系统及时地将相关数据传送到会计系统。此外,采购单和发票的核对 决定了付款审核能否通过。 库存功能负责现有库存的管理, 包括入库、 出库和转库业务, 以及成批库存、 寄售库存或者是分配给客户订单的库存。 仓库管理功能与库存功能不同,

51、它集成货物的接收和分配,支持仓库内卸货及其他活动,为优化和监督分销中心,将所有规划的功能集中在一起, 以便处理仓库内所有交易。 库房管理功能通过条形码的应用, 致力于使库存吞吐量达到最优,以库房放置和移动策略为主要内容。产品数据管理用以 定义库存零件之间的关系, 并说明它们是如何组合来制造一个产品的, 包括物料主记录、 物料清单、工艺路线、工作中心、工程改变管理等。这些数据必须是准确的,以保证车 间控制、物料需求计划等有关部门工作的有效性。4. 质量管理。质量管理旨在生产用户满意的产品。质量管理为各个阶段的质量检测 提供支持工具,包括采购和生产过程,并为客户提供跟踪查询的功能。采购过程中,可

52、以在订货时查询供应商的质量数据,可以在接收货物时由质量小组预先设置控制数据判 断是否检测;生产过程中,当一个生产订单发放时,与检测有关的信息就自动发送到各 个过程中去,进行质量的检测。客户也能跟踪查询。质量管理过程中发生的成本、费用 数据将作为成本会计模块的输入数据,成本会计模块获得数据进行相应处理和分析,有 利于控制质量成本、费用。5. 工厂维护。工厂维护的目的在于职员工作的安全性和效率、减少停机时间、控制 维护费用、降低维修备件的库存和费用,以及充分利用设备、设施、人力等资源。工厂 维护模块一般通过适当工具制定定期维修的计划,但也支持紧急维修任务。在维修请求 发生时,要进行紧急程度的分析,

53、明确责任,设置期限,制定时间计划和成本计划,进 行预算清单的审批;然后下达维修单,并纳入能力计划、物料管理和采购单的发放等工 作中;维修任务完成后,进行相应的结算,并将数据传送到其他系统。此外,还可以将 数据进行分析和统计,以辅助决策。6. 多种制造方法。 R/3系统的灵活性体现在它能支持多种制造方法的应用,不仅仅 是离散型制造,还有流程型制造,还支持各种制造管理方法。流程型制造中最为重要的 是流水线的设计和生产流程的计划。生产的过程分解为各个流程,流程的顺序是生产线 负荷计划的基础。通过将生产线分成段和工作周期,可以控制物流和计算物流在生产线 上的停留时间。看板管理是一种降低制造成本的管理方

54、法,通过设定控制周期中包含的 看板数和每个看板包含的量,进行生产和物流的控制,即只有生产达到一定状态,才对 物料进行进货或生产,从而有效地降低库存。系统能自动计算看板数和每个看板的量, 并提供报表进行检验和分析。(二财务与会计系统财务与会计系统涵盖了财务会计系统、资产管理系统和管理会计系统,其目标是合 理、有效、节约地筹集与使用财力资源,对企业资源运动以价值形式进行控制,如实核 算报告财务状况和生产经营成果,最大限度提高经济效益,促使企业价值最大化。财务 与会计系统和 R/3其他子系统紧密集成,通过后勤系统、人力资源系统获得大量数据, 进行相应的反映,同时它又为其他系统提供财务与会计信息,以便

55、进行相应的计划与控 制。1. 财务会计系统。财务会计系统涉及总账处理、应收应付款的管理、合并报表、现 金管理、基金管理、金融投资管理。本系统以核算功能为基础,同时集成了资金的管理 功能。 在总账处理中, 支持财务会计所要求的功能, 设置会计科目, 全面集成过账程序, 编制各种格式的财务会计报表。在应收款模块中,通过联机进行自动的账务处理,支持 账龄分析、预警报告和自动催账等管理功能。在应付款模块中,根据订单、交货及发票 的数据进行自动处理,支持账户分析、付款管理等管理功能。现金管理通过联系应收应 付款信息,进行现金流动的预测和管理。基金管理用于基金的预算、监控、审核,对基 金的预算及其执行情况

56、进行监督和控制。 金融投资支持对金融投资的计划、 管理和分析。 合并报表模块支持合并报表的编制。2. 资产管理系统。资产管理系统涉及资本性支出的投资控制、固定资产会计和技术资产管理,目的是对资本性支出进行全面管理,对所形成的固定资产进行全面核算,对 资本性资产进行日常的维护保值。3. 管理会计系统。管理会计系统包含了会计系统的其他功能,如产品成本核算、作 业成本核算、责任中心会计、订单和项目会计、内部审计、合资公司会计、公司管理的 决策支持、获利能力分析以及其他管理会计功能。管理会计系统的内容极为丰富,集成 了大量的管理会计功能,也为财务会计系统提供成本核算等信息。(三人力资源管理系统在知识经

57、济时代,一个企业可持续发展能力、未来获利能力以及有利的现金流动状 况的决定性因素将不是其财务资本,而是取决于一个企业能否拥有高素质的人力资源队 伍、良好的管理以及团队精神。于是,在集成企业内部所有资源的 R/3系统中,人力资 源管理系统日趋重要,它和 R/3中的财务、生产系统组成了一个高效的、具有高度集成 性的企业资源系统。它与传统方式下的人事管理有着根本的不同。包括员工自助服务、 管理者桌面、招聘、人事行政事务管理、时间管理、薪酬管理、组织管理、员工发展与 培训等功能。(四业务信息仓库R/3的后勤、财务与会计和人力资源系统提供了大量的信息,以便决策使用。此外 还有一种功能强大的专门用于支持决

58、策的信息系统,它的安装、实施与前面三个子系统 之和相比,复杂程度有过之而无不及,甚至曾经有人将同时实施业务信息仓库和其他系 统比喻为攀登珠穆朗玛峰。但实施的结果是,为各种用户的各种需要提供非常方便的信 息访问。业务信息仓库的形成需要储存和管理丰富的数据,也可以通过转换和载入技术 快速获得大量数据,并高效维护数据的更新和变化。有了充裕的数据和智能系统,业务 信息仓库支持各种用户各种层面的各种类型的视图,从而全面辅助决策的需要,满足信 息用户的需求。换言之,业务信息仓库有着庞大的信息量,并以业务信息需求为导向, 这种业务信息需求分析考虑了各种行业的经验,形成了大量的标准报表,但也支持用户 定义。三、企业资源计划与会计信息系统的关系ERP 是集成了业务和财务系统的全系统,一个强大的 ERP 系统一般包括采购管理、 生产制造管理、销售管理、财务管理(账务处理、应收应付、存货管理、资产管理、成 本管理、预算管理、资金管理、绩效评价等、人力资源管理等子系统。在企业内部, 再也不应该有独立的分割的管理信息子系统,所有的业务、管理、财务都是集成在一起 的,通过 ERP 实现物流、资金流和信息流的统一。从功能上看,会计信息系统的主要功能都集成到 ERP 系统中,会计信息系统是 ERP 系统的重要组成部分,今天任何一个 ERP 软件都包括会计信息系统。从信息集成角度看,在 ERP 系统中强调