有限公司工程采购管理流程

1、COASTAL* 的工程采购管理流程编P 版号 虫他YH-P2-CG01A/0第1页共16页编制工程采购管理流程集团供应商端口日期审核日期批准集团流程审批小组日期2010.04修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人COASTAL* 的工程采购管理流程编P 版号 虫他YH-P2-CG01A/0第2页共16页目 录1、总贝U 31.1 目的31.2 流程范围31.3 术语与定义31.4 管理原则32、工程采购管理权责与分工 42.1 职责与分工42.2 工程采购管理权责 53、工程采购方式及其适用范围 53.1 公开招标53.2 招议结合：53.3 议标：53.4 直接委托：64、工程采购

2、程序及要点 64.1 确定工程总包范围、工程采购计划 64.2 公开招标采购程序与要点 74.2.1 公开招标采购的基本程序 74.2.2 公开招标合同报价澄清规则 84.2.3 公开招标工作注意事项 84.3 招议结合方式采购程序与工作要点 94.3.1 招议结合形式采购实施的基本原则： 94.3.2 招议结合采购基本程序与规定： 104.4 议标方式采购程序与工作要点 114.4.1 议标方式的基本原则： 114.4.2 议标基本程序与规定： 124.5 直接委托方式程序与工作要点 134.5.1 直接委托工作原则： 134.5.2 直接委托工作程序 134.6 零星采购144.7 评标委

3、员会的组成 144.8 采购定标会议决策工作规则 144.9 采购文件存档155、支持性文件 166、相关工具16COASTAL* 的工程采购管理流程编P 版号 虫他YH-P2-CG01A/0第3页共16页1、总则1.1 目的遵循公平、公正、公开的原则，规范集团采购行为，建立健全集团采购运行机制， 提高采购效益，维护集团的合法权益。1.2 流程范围适用于沿海地产项目工程类采购活动，包括建设工程业务（工程施工与安装、材料采购、监理、咨询服务）。1.3 术语与定义1.3.1 公开招标：按照招标法由沿海集团自行组织进行公开招标，评标期间在确定 中标单位前不议价，合同澄清阶段按照规定程序进行议价澄清。

4、1.3.2 招议结合：事前审批，先按招标程序进行，后期进行规定程序的议标。1.3.3 议标：事前审批，按照权责组织进行，三家以上承包商同时多次议价。1.3.4 直接委托：事前审批，按照权责组织进行，直接对一家承包商进行合同谈判。1.4 管理原则1.4.1 “三分离”的原则：招标过程实行“招标、评标、定标”三分离，任何人员不得兼任其中的两项活动。1.4.2 透明公正原则：招议标过程必须有充分的透明度，各部门积极配合、全面沟通、 信息共享，所有招标决策应在招标机构内集体公开，杜绝暗箱操作。1.4.3 充分竞争、择优中标原则：每次招标都应有充分适量的投标队伍参与投标，公司鼓励投标单位积极开展公平竞争

5、，保证招议标具有充分的竞争性，公司应选择 具有充分竞争优势的单位中标。1.4.4 廉洁奉公原则：所有与招标工作相关的员工都应保持廉洁，不得利用职务、职权之便谋求私利，任何个人不得影响招标小组进行客观公正的评价。与投标单位 有利害关系的，应进行事前声明和回避。1.4.5 维护信誉原则：选择投标入围单位、评标、定标时应客观公正，树立并维护公司COASTAL* 的工程采购管理流程编P 版号 虫他YH-P2-CG01A/0第4页共16页良好的招标信誉和形象。1.4.6 保密原则：各单位的投标文件、评标过程、未发放中标通知书前的定标意向，都 是公司的重要机密，不得泄露或作不当承诺；公司要求各投标单位对自

6、己的投 标资料保密，互不用讲。1.4.7 可追溯原则：项目的招议标资料，包括：招议标文件、投标文件、供方考察结果 审批表、答疑记录、开标和评标的记录、定标评审表、约谈记录、相关会议纪 要等，应及时收集、整理、保管。2、工程采购管理权责与分工2.1 职责与分工部门流程中承担职责总部供应商端口1 .审核备案地区公司上报的年度工程米购计划，确定米购责任主体。2 .负责组织权限范围内的公开招标和招议结合的项目的采购工作3 .负责组织责权范围内的项目评标工作。4 .指导和监督地区公司负责的采购工作。地区决议机构负责20力0金额 5000力采购活动的定标。地区工程部1 .协助成本部编制年度工程米购计划、招

7、标文件。2 .组织供应商考察。3 .组织招标项目的发标、资格审查、答疑工作。4 .负责工程类合同的签订。5 .参与供应商履约评价。地区设计部1 .协助提供产品技术要求。2 .协助提供产品设计文件（包括：图纸、设计说明等）。3 .参与地区负责的材料设备类采购评标。地区成本部1 .组织工程类招标文件的编制。2 .组织权限范围内的项目评标工作。3 .负责议标、直接委托的商务谈判。4 .参与供应商考察与后评价。COASTAL* 的工程采购管理流程编P 版号 虫他YH-P2-CG01A/0第5页共16页2.2 工程采购管理权责详细参见集团权责系统。2.3 程采购方式及其适用范围工程类采购有公开招标、招议

8、结合、议标、直接委托4种主要采购方式：3.1 公开招标1）要求：完整施工图、工程量清单准确清楚，产品技术要求清晰，施工条件完整 投标前须多次说明澄清招标项目的产品技术要求。2）主要适用范围如下：a） 基础工程、市政工程；b） 通风工程、采暖工程、消防安装工程；c） 电梯与安装工程、各种门窗工程；d） 集中采购的材料（石材、砖、电线、涂料）；e） 配电三箱、节能环保设备等。3.2 招议结合：1）要求：需事前审批。2）主要适用范围如下：a）总包合同、其他5000万元以上项目。b）楼宇自动化（包含：监控、安防）；c）个别特种设备采购（游泳池）；d）园林景观工程；3.3 议标：1）要求：需事前审批。2

9、）主要适用范围如下：a）部分市政工程（存在政府垄断行为部分）b）部分消防工程（存在政府垄断行为部分）COASTAL* 的工程采购管理流程编P 版号 虫他YH-P2-CG01A/0第6页共16页c）时间紧迫的小型项目;3.4 直接委托：1）要求：需事前审批。2）主要适用范围如下：a）当地政府垄断行业；b）项目开发综合策略需要（公共关系等）；c）时间紧迫的小型项目；说明：对于工程2万以下的项目，均采取零星采购方式（订单式）。注：上述为集团给出的4种主要采购方式适用范围的原则性说明，但“具体某个采购项 目，采取哪种采购方式”，由地区根据集团要求和实际情况做出选择，按照对应的 流程执行，每种采购方式都

10、要合规执行。强调：采取招议结合方式、议标方式和直委方式等3种采购方式时，需事前提交中请，获批后方可执行。4、工程采购程序及要点4.1确定工程总包范围、工程采购计划总包采购范围，由总部供应商端口组织编制，总部工程、成本端口参与会稿，经分 管执总审核后，报集团采购决议小组审批后执行。地区工程部根据项目开发计划，在项目开工令发出后1个月内编制项目年度 采购计划，经地区总经理审批后，报总部供应商端口备案。COASTAL* 的工程采购管理流程编P 版号 虫他YH-P2-CG01A/0第7页共16页4.2公开招标采购程序与要点4.2.1公开招标采购的基本程序招标采购管理流程批 审 与 制 编件 文 标 招

11、7标 收 与 标 发 织组7标 定、标 评 织 组7订 签 同 合 7地区 成本部地区 工程部地区 总工地区 总经理地区决议机构总部供应商端口分管执总集团采购决议小名工且1八采购计划地区工 程、设计参与工程总包5,审核x .技术文件2师方“如姐巧立R采购计划第招标文件（ 版）招标文件审 表模批4/审核,二工程、成本i 口、集团总一 会审m 而审批1r000?及以上二5000 以 TL第m 而组织编制 招标文件2师及以牵头组织总 工程、成本i 口会审.以下J审批、'"X、X一1发标记录表招标答疑文件组织吊 41用开标下X.王程总包5000万及以上由总音 供应商端口主空接收 投标

12、文件,Tl#ra， 成本端口参与工程总包5,下组织于 编制力rF标评才F标报彳K陋区工程、设t 参与2051组织 编制a及以干标评才 平标报,二5000示 号000?及以<,±评标报告Jr地区用 本参q-组织乎同澄】tot签发q标通. 5中标通知干合同审抵 流程i_COASTAL* 的工程采购管理流程编P 版号 虫他YH-P2-CG01A/0第8页共16页前提：地区完成项目总体施工组织筹划，确定合同计划清单；1）制定项目总体采购计划，将计划提前 3个月报送集团，填报办理招标申请表；2）提前3个月发布招标邀请公告；3）供应商资格审查；4）编制与审定招标文件（同时审定评标办法，确定

13、投标单位和发售招标文件，成 立评标委员会）；5）组织召开标前会。会议主要内容为：组织投标人察看现场；介绍招标工程情况； 解答投标人提出的咨询疑点；补发招标文件的补充资料；（总包合同、5000万及以上工程项目标前会由总部供应商端口主持）；6）在规定的时间接收投标书和组织进行公开开标（如有标底应当在开标前由评标 委员会审定）；7）按权责组织评标（包括进行评标阶段的澄清工作），推荐中标候选人；8）召开定标决策会议，审定中标单位和备选单位；9）进行最后合同澄清，为合同签定创造条件；10）办理中标通知书和招标结果通告、及签订合同。1.1.2 公开招标合同报价澄清规则1）在定标会议决定中标人后，发出中标通

14、知前，地区成本部负责组织工程部共同 进行合同澄清工作；2）完成评标后，根据评标情况，在具备下述主要条件的情况下，由评标委员会给出合同澄清工作指引。a）施工条件变化导致需要澄清调整报价；b）相同项目不同标段相同单价的报价平衡；c）评标完成后图纸等发生变化（设计变更）；1.1.3 公开招标工作注意事项1）邀请的通告（外部中国建设工程招标网、当地网络、集团内部通告）；2）地区公司必须同时将报名情况报告总部供应商端口，任何人不得拒绝报名；3）供应商邀请应当符合邀请规定，对所有的投标人一事同仁公平对待；4）招标文件编制需要规范、准确（尽量参考范本编制）；COASTAL* 的工程采购管理流程编P 版号 虫

15、他YH-P2-CG01A/0第9页共16页5）规定所有项目必须组织标前澄清答疑会议。澄清回答必须以书面形式，需统 发给所有投标人，所有拟发出的澄清文件应当按照权责规定还原审批。6）组织公开开标时需要按照招标文件要求进行。4.3 招议结合方式采购程序与工作要点4.3.1 招议结合形式采购实施的基本原则：事前申请获得批准，先按照招标程序，完成评标报告后，按权责组织议标；只对 评标推荐的前3名投标人按排序进行议标。4.3.2招议结合采购基本程序与规定:COASTAL* 的工程采购管理流程编P 版号 虫他YH-P2-CG01A/0第10页共16页招议标采购管理流程米购计划审核20万请申标议招批审与制编

16、件文标招标收与标发织组标评织组标定、标以订签同地区成本、设k 提供专业意见招议标申请审核/ 20bL,下米购计划表组织编制 招标文件悭区工程、设计参与编制工程总包、审核技术文件5。0曲及以上审核.20万及以上、500值以下20力以下牵头组织总邰工程、成本端口、, _审批 集团总工会审牵头组织总邰工程、成本端口会审招标文件（模版）招标文件审批表20万及以上.20万及以上、500曲以下.含商务与报价 议标要点、议 标工作计划H程忠包、5000 万及以上由总部 供应商端口主持编制议标工作 指弓IF部工程、成 本端口参与济区工程、设 计参与发标1组织召开标前 会1接收 投标文件T发标记录表招标答疑文件

17、组织开标评标 编制评标报告编制议标工作 指引1组织议标 形成议标工作 报告 组织开标评标 编制评标报告R商务与报价 标要点、议 示工作计划20万以下标地区成本参与组织议标 形成议标工作 报告吊区工程全程 参与工程总包、500曲及以上部/地区工程、 .I成本等参与组织合同澄清合同审批流程签发中标通知 书<1标.20万及以上、5000评标报告中标通知书地区地区地区地区地区总郁分管执总果团工具戈本部工程部总工总经理决议机构供应商端口采购决议小组COASTAL* 的工程采购管理流程编P 版号 虫他YH-P2-CG01A/0第11页共16页(1)评标必须对产品标准、施工技术进行全面澄清；(2)评标

18、委员会提供议标工作指引：商务与报价议标要点、拟定议标工作计划(规定针对评标前3名参加时间)；(3)总包与5千万及以上项目，组成总部供应商端口牵头、总部/地区工程、成本参加的议标工作组；5千万以下，由地区按权责组织，地区成本部牵头、地区工程部全程参加议标工作组；议标必须 3人以上组成工作小组，集体进行议标工作；(4)采用会议形式同时告知全体议标对象工作计划与安排；(5)议标应当同时书面要求投标人重复进行同时报价(直至合理价形成)；(6)议标小组分别与供应商谈判，并形成议标工作报告，报权责规定的决议机构定标。4.4 议标方式采购程序与工作要点4.4.1 议标方式的基本原则：按照集团规定流程审批，邀

19、请 3个以上议标单位，针对合同条件分别同时进行议标。COASTAL* 的工程采购管理流程编P 版号 虫他YH-P2-CG01A/0第12页共16页4.4.2 议标基本程序与规定:地区成本：设计1“修二比法提供专业意见一 . _ 以标甲1目议标申请表采购计划批审与制编件文标议标定、标议工程总包、5000万及以上5000万以下正标正标组织编制 议标文件包括：合同原则、 基本条件、要求议 标参加人提交的报 价文件等组织议标 形成议标工作报告20万以下20万及以上、5000万以下组织议标 形成议标工作 报告区工程全程参与合同审批 流程正标总部/地区工 程、成本等参 与议标采购管理流程地2r地2r地广地

20、区旧经埋地区分管执总工具成本部工程部总工或其授权人决议机构供应商端口采购曲?余组(1)事前审批议标项目。申请主要内容：议标计划、对象选择理由、议标要点、项目标杆、市场价格信息等；(2)议标必须有地区成本部、工程部联合进行，牵头组织由地区成本部负责，工程部必须全程参加；总包、5千万及以上项目，组成总部供应商端口牵头、总部 /地区 工程、成本参加的议标小组。(3)议标必须3人以上组成工作小组，集体进行议标工作，议标工作小组由有权审批人审批。(4)必须拟定议标工作计划(包括针对 3个以上单位的时间安排)；(5)审批确定议标文件，文件包括：合同原则、基本条件、要求议标参加人提交的报价文件等；(6)会议

21、形式同时书面文件告知全体议标对象工作计划与安排；COASTAL* 的工程采购管理流程编P 版号 虫他YH-P2-CG01A/0第13页共16页(7)谈判。议标小组所有成员集中与每家供应商分别进行谈判。在谈判中，谈判的任 何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文 件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。(8)确定成交供应商。谈判结束后，议标小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定 时间内进行最后报价，并编制议标工作报告，上报权责规定的决议机构定标。决 议机构根据符合采购需求、质量和服务且报价最低的原则确定成交供应商，由议 标小组将结果通知所有

22、参加谈判的未成交的供应商。4.5 直接委托方式程序与工作要点4.5.1 直接委托工作原则：按照集团规定流程审批，邀请拟定的直委单位进行合同商谈。直接委托合同按权责规定进行审批。4.5.2 直接委托工作程序交接委托采购管理流程地区 成本部地区 工程部地区 总工地区 总经理地区决议机构总部供应商端口分管执总总裁集团采购决议小组董事长工具直委申请报告必须说1、直委理由2、直委标的论证(相3、直委对象选择理由4、谈判小组构成5、工作计划0:轩、市场价格)支ET7E审核y审核一审核V采购计划_L也,曰包、2血4片X/请 申 托 委 接 直V报 汇 作 工及 判 谈 委 直7地区成本提供司 业意见直接委托

23、申请|,审核判)2万以下直接委托申十 表1审批V以上00值以T性总包、50011区工程全 I程参与/2以上、 万以下1后部地区工程、 成本等参与组织 形成直 报-炎判 委工作T20万公500组织谈判 形成直委工有 报告告20万以下号< 7E标><丫1合同审批 流程COASTAL* 的工程采购管理流程编P 版号 虫他YH-P2-CG01A/0第14页共16页（1）事前审批直委项目。直接委托申请报告必须说明：a）直委总体理由；b）直委标的论证（标杆、市场价格信息）；c）直委对象选择的理由；d）直委谈判拟定的三人以上合同谈判小组（包括：成本、工程） ；e）直委工作计划（时间安排）；

24、（2）成立谈判小组。谈判小组由各地区公司工程部、成本部派员组成，人数为不少于 三人以上的单数，报有权审批人批准。（总包与5千万及以上项目，组成总部供应 商端口牵头总部/地区工程、成本参加的谈判小组）（3）制定谈判文件。谈判文件应当明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评 定成交的标准等事项，并报地区总经理或其授权人批准。（4）谈判。由谈判小组与供应商进行谈判，在保证采购项目质量的基础上，尽量争取 合理价格。谈判结束后，谈判小组应根据谈判结果编制直委工作报告，上报权责 规定的决议机构定标。4.6 零星采购4.6.1 工程类2万以下的采购项目，采用订单式采购。4.6.2 采购活动开始前，由地区工程部提交零星采购申请，经地区成本合约部审核, 地区工程部负责人审批后，地区工程部组织实施，并组织相关的验收和记录, 作为后续出款的依据。4.7 评标委员会的组成4.7.1 20 万以上工程项目，按照集团权责规定，评标委员会主任由供应商端口担任， 总包及大型项目由集团总工程师担任副主任委