商场办公室行政文员岗位操作手册

1、办公室行政文员岗位操作手册、岗位概述岗位名称：商场行政文员直属部门：商场办公室 / 店长办直接上级：商场办公室 / 店长办主任适用范围：各商场二、岗位职责1、负责商场和办公室 / 店长办一般性文件起草、资料撰写等文书工作。2、负责商场各部门文书资料的打印、排版、复印等工作。3、负责商场各部门相关行政文书资料的汇总、统计、建档、上报工作。4、负责商场和办公室 / 店长办有关会议的组织、会务的落实等工作。5、负责商场来宾接待等一般性外联事务工作。6、协助办公室 / 店长办主任做好值日官工作管理。7、负责办公室 / 店长办员工的考勤、上报工作。8、负责商场车辆、员工食堂、宿舍的日常管理。9、负责商场

2、办公用品、员工及营业员工服等物资的日常管理。10、负责商场管理人员名片的印制工作。11、负责商场报刊杂志的订阅、收发工作。12、负责为厂商提供复印、传真等有偿服务工作。13、完成上级领导安排的其它临时性工作。三、主要工作1、文件起草、资料撰写等文书及建档工作。2、相关会议通知、筹备、协助以及部分会议纪要工作。3、商场办公用品、员工工服、饮用水、报刊杂志、名片等物资的管理工作。4、一般性外联事务工作，落实食宿安排、车辆接送、订机车票。5、办公室 / 店长办员工的考勤、上报工作。6、驾驶员及车辆的管理。7、员工食堂的日常管理。8、员工宿舍的日常管理。四、辅助工作1、业务部门文书文档、台帐建立工作。

3、2、营业员服务工作，如制作考勤卡、工号牌，联系制作、发放、管理营业员工 服，编制每月营业员工资表等。3、厂商服务工作，如提供复印、传真等有偿服务。4、值日官工作协助，制作、建档值日官日志薄。5、前台管理，代前台接待工作。6协助商场其他部门工作，如企划部促销宣传活动、财务部返款、各部门文件 资料收发传真工作等。7、了解商场经营种类、进驻厂商品牌等情况。8、顾客服务：解答顾客的咨询，满足或协助其他部门提供给顾客各类服务需求。9、完成上级领导交办的其他临时性工作。五、工作细则1、每日工作:时间基本工作内容8： 50前完成考勤打卡，换工服、带领带、佩戴工号牌，检查个人 仪表是否符合红星的仪容仪表规范、

4、要求。8： 50-9: 10参加商场员工晨会、升旗、做操。部门员工手记考勤。9： 10-9: 20回到办公室，开窗通风，做卫生，达到 5S管理标准。9： 20-9: 30查看前一日工作日志，计划当日工作，分配工作时间。9:30-11:30完成前一日未完成工作及紧急性工作。11： 30-13: 00午餐、午休13： 00-17: 40日常工作安排。17: 40-18: 00总结当日工作，做好工作日志。18： 00整理办公用品，打扫办公室卫生，关闭所有电源。 打卡，下班。（说明：以上时间以冬令时间为准，执行夏令时间时，按相应工作时间顺延; 集团各商场每日营业时间有所不同，各商场可据实调整。）2、每

5、周工作：营业员晨会记录存档。汇总、打印业务部门一周销售，上报商场总经理 /店长。确定、公布一周菜谱。汇总员工、营业员工服需求情况，联系生产厂家制作。参加办公室一周工作例会。完成、上报员工工作周报。代前台接待工作。3、每月工作：汇总、编制营业员考勤表。汇总、编制营业员工资表，上报财务部。各部门办公用品的统计、汇总、申购、发放。每月ABC考核。参加商场员工大会。上报部门员工手记考勤。建立值日官日志台帐。驾驶员日常考勤。统计、汇总、订购各部门每月所需饮用水量。车辆加油、食堂、宿舍能源等费用的审核、结算。4、每年工作：参加商场年度绩效考核。参加商场年度总结表彰大会。年底订阅商场各部门所需的报刊杂志。六

6、、行政文员岗位工作流程 一、业务部门工作1、文书台帐管理：商场安全日报、周报、月报 安全部夜间巡检记录：每日17:00协助安全部打印，并交安全部建档。 安全部商场安全自查汇总周报表：每周一 9:00-11:00协助安全部打印， 11:30 前代安全部上报集团安全监督部，并交安全部建档。 物业部商场用电自查汇总周报表、商场设备安全工作周报表：每周一 9:00-11:00 协助物业部打印， 11:30 前上报集团安全监督部，并交物业部建档。 物业部、安全部月报：每月5日前代物业部、安全部打印，5日11:30前上报 集团安全监督部，后交物业部、安全部建档。营业员晨会记录每周一 11:00 前，催缴、

7、收集、汇总业务部门各楼层上一周的营业员晨会记录， 并存档。各楼层周销售每周一 11:30 前，汇总、打印业务部门各楼层各厂家上周销售情况， 上报商场总 经理/ 店长及各业务部门经理 /主管。临时性文件打印业务部门各类临时性文件。2、营业员管理营业员名册：每月 1 日 10:00 前，催缴各业务部门各楼层新的营业员名册。每月 2日，汇总、更新商场营业员名册，建档。营业员考勤卡、工号牌： 厂商、营业员电话联系，行政文员上门服务。 1 小时制作、发放到位。 开取相应收据，做好相关登记建立台帐。营业员工服：每周日 14:00 前汇总一次。 每周一 10:00 前电话联系工服生产厂家， 要求上门量体制作

8、新衣或维修破损工 服。维修工服要求厂商 5日内到位，制作新衣要求厂家 10-15 日内到位。 开取相应收据，做好相关登记建立台帐。营业员考勤： 每月 1-2 日汇总营业员电子考勤表。 每月 3 日上午将营业员电子考勤汇总表上报各业务部门经理 / 主管审核，当日 待确认并作出奖罚决定后回收， 并建档。据此作为每月编制营业员工资表的依据 之一。营业员工资造表： 每月 5-10 日，根据营业员电子考勤情况及各业务部门经理 / 主管或楼管对营业 员的奖惩情况，编制营业员工资表。 每月 11 日前，将营业员工资表上报商场财务经理及商场总经理 /店长审批。 完成审批手续后， 交商场财务部出纳发放营业员工资

9、， 或由财务部出纳安排各 楼层服务台发放营业员工资。营业员手册等物资发放： 厂商、营业员电话联系，行政文员上门服务。 1 小时发放到位。 开取相应收据，做好相关登记建立台帐。二、办公室工作1、员工工作周报 每周日 18:00 前，完成员工工作周报的填报，并上报办公室 / 店长办主任 审阅。 每周一 10:00 前，参阅办公室 / 店长办主任审批后的 员工工作周报 ，并交办 公室业务文员存档。2、员工考勤 每日上午晨会前，为办公室员工手记考勤。 每月 30/31 日，汇总当月办公室员工手记考勤， 报商场人力资源部或办公室人 力资源专员建档。3、值日官工作 每月 30/31 日，制作下一个月的值日

10、官日志薄 。 每月 1日员工晨会前，将新的值日官日志薄交给当天的值日官使用；收回 上个月的值日官日志薄 ，并建档。 每日员工晨会前，更换商场总服务台值日官照片。如遇休假、事假等情况，安 排办公室业务文员或总台接待员协助更换值日官照片。4、物资管理低值易耗办公用品的申购与发放： 每月 28日，下发、收集、汇总商场各部门下月办公用品申购单 。 每月 29日，将各部门办公用品申购单交办公室采购员按集团及商场财务 预算的规定核算价格、控制成本。 每月 29-30 日，将经采购员核算价格、签字确认后的办公用品申购单 ，上 报办公室 / 店长办主任、财务部经理及商场总经理 / 店长逐级审批。 每月 30/

11、31 日，依据商场领导的审批以及商场办公用品库存情况，填写商场办公用品申购单，交采购员进行比价采购。 每月 1-2 日，采购员比价采购办公用品。 每月 3日，发放各部门办公用品。贵重办公用品的申购、管理： 申购审批：各部门提出、填写申请，采购人员比价，报商场办公室/店长办主任、财务部经理、商场总经理签批， 1000 元以上贵重物品报中心总经理、集团 分管副总裁、集团财务总监签批，后交采购人员采购，办理入库手续。 管理：贵重办公用品建档，使用人办理领用手续。 维护：电脑、打印机、复印机等贵重办公用品，按使用、保养要求，与销售单 位联系售后服务，保障正常使用。 耗材：由行政文员根据实际使用情况，提

12、前办理申购手续，经采购员比价、商 场各级领导审批后，交采购员采购，后入库，使用人办理领用手续，并建档。 员工工服管理： 员工制作工服的条件： 新员工转正后， 由商场人力资源部提供转正的新员工名 单给行政文员， 行政文员通知办理； 老员工每满工作两年统一制作， 由商场人力 资源部提供名单，行政文员统一办理；员工因工作原因造成工服破损无法修补， 由员工个人提出重做工服申请，行政文员办理手续。 通知厂家量体裁衣： 行政文员定期汇总员工需制作工服的情况， 及时通知厂商 上门服务。工服制作时间以 10-15 天为期限要求。 建立台帐：员工工服制作后，行政文员先建立台帐入库，后发放给员工，员工 签收。 员

13、工离职工服管理： 新工服发放后， 员工工作满 2 年离职时不收取工装费； 员 工工作满 1 年不满 2年离职时收取 30%的工装费，工作不满 1 年离职的收取 50% 的工装费。饮用水管理： 每月底， 行政文员统计、 汇总商场各部门下月所需饮用水量， 据此确定商场下 一月度的用水量。 每月底， 行政文员提前向订水公司订购水票， 要求月底前送票上门， 并办理财 务等相关手续。 每月 30/31 日，行政文员将水票交前台接待员， 由前台接待员按各部门需求量 据实发放。 如系定期结算，则每月初，行政文员办理财务结算手续，经办公室/店长办主任、财务部经理、商场总经理 /店长审批后，与订水公司结算上一月

14、度的用水费 用。 商场及各部门的饮用水统计、订购、发放均需建立台帐。报刊杂志管理： 每年 12月，行政文员统计、 汇总商场各部门下一年度需订阅的各种报刊杂志， 经办公室/店长办主任、 财务部经理、 商场总经理/店长审批后， 正式向各媒体或 邮局等单位订购，并办理财务结算手续，支付报刊杂志订阅费。 按日、 按期接收各类报刊杂志。 发生未收到所订阅报刊杂志情形的， 当天上午 即与订阅单位（媒体 / 邮局）联系，反映情况，并作善后处理。 每天上午商场员工晨会、 升旗后，行政文员将媒体或邮局送达商场的各类报刊 杂志统一集中收集到办公室， 并按各部门订阅的报刊杂志归类、 整理，后交前台 接待员据实发放。

15、 涉及集团公司、商场宣传报道等内容的重要报刊杂志，行政文员须建档保管。 各部门每周清理一次过期的报刊杂志， 每周一统一上交办公室， 由行政文员集 中销售处理，费用上缴商场财务部。名片印制： 行政文员会同办公室采购员比质比价选择一家名片制作公司，签订合作协议， 确定所用名片纸张材质型号、制作单价、结算方式等。 每月底统计、 汇总商场各部门及商场总服务台所需名片的数量， 制作名片印制 表，并上报办公室 /店长办主任、财务部经理、商场总经理 / 店长审批。 联系名片制作公司， 提供名片印制人员姓名、 职务、数量以及集团名片统一格 式等，要求名片制作公司按人员、数量、期限等要求完成印制，并送货上门。

16、名片审核签收。 若发现名片有错误或质量达不到协议要求等问题的， 则行政文 员须责成名片印制公司重新印制名片。 按次或定期 （如每月结算一次） 据实与名片印制公司结算名片印制费用， 报经 办公室 /店长办主任、财务部经理、商场总经理 / 店长审批后支付。 名片制作、发放建档。按印制人员、数量等据实发放，并签收建档。5、文书工作业务分析会、办公例会会议纪要工作： 在办公室业务文员不便时， 代其参加商场业务分析会、 办公例会等会议， 做好 现场记录，在会议当天或次日完成会议纪要的撰写。 会议纪要初稿先报办公室 /店长办主任审阅、修改，后报商场总经理 / 店长审阅、 修改、定稿。 定稿后的会议纪要在规

17、定期限内交或代业务文员上报分管副总裁、 中心总经理 审阅。 会议纪要在规定期限内交或代业务文员下发，商场各部门经理/主管签收。 会议纪要交业务文员建档。商场重大活动记录： 贵宾来商场参观、考察等重大外联活动，商场组织的对外重要会议、活动，商 场内部开展的大型活动等，行政文员须做好现场记录，建立台帐。 有关活动须撰文组稿，在内报内刊或社会媒体上宣传报道。商场、办公室/店长办一般性文件的起草工作： 商场、办公室/店长办的一般性文件，按照办公室/店长办主任的授意草拟。 文件起草后， 报办公室 /店长办主任审阅、 修改。办公室/店长办主任视重要性， 报商场总经理 /店长审阅、修改、定稿，后交行政文员发

18、文。 行政文员发文，各部门经理/主管签收，重要文件在商场办公区公示栏公告。 文件交办公室业务文员建档。商场、办公室/店长办一般性文字资料工作： 商场、办公室/店长办对外联络、公关需要，或对内管理等的一般性文字资料， 按照办公室 /店长办主任的授意撰写或准备。 文字资料撰写后， 报办公室 / 店长办主任审阅、 修改。 办公室 / 店长办主任视重 要性，报商场总经理 /店长审阅、修改、定稿。 文字资料按外联单位或办公室 /店长办主任的要求予以提供。 文字资料由办公室行政文员建档。6、会务工作参加会议： 必须参加的会议： 办公室一周工作例会、 商场员工大会、 商场年度总结表彰大 会。 代业务文员参加

19、的会议： 在业务文员不便时， 代其参加商场业务分析会、 办公 例会，并做好会议记录，撰写、上报会议纪要。会议筹备、协助： 会议通知：协助办公室/店长办主任通知有关人员参加中心部门经理会议、商场年度总结表彰大会等会议。 会务筹备：落实会务场所（如酒店等），会务场所现场准备，有关会议资料的 提前准备，会议所需物品（如奖品、礼品、水果等）的落实，领导、嘉宾席卡的 制作，会议签到薄的准备，等等。 会中服务：客户或员工等参会人员的引领就座，茶水服务，会议资料的发放， 红星宣传片的播放等。 会后服务：送客，参会人员资料需求等的记录、办理，协助酒店服务人员或商 场保洁清理会场，有关费用协助办公室 / 店长办

20、主任按财务和审批程序办理。7、外联工作来访、考察等的接待： 准备会议室： 提前 1 小时准备到位， 保持会议室清洁、 整齐、通风，检查电源、 音响等器材是否处于正常工作状态。 准备公司资料：提前半天准备好红星实践、车建新的成功思维、第一家 居等公司资料，接待前 1 小时摆放到位，提供给嘉宾参阅。 准备礼品、水果：提前半天准备相关礼品、采购水果，水果接待前1小时清洗干净并摆放到位。 现场服务：安排茶水服务，播放红星宣传片等。 善后工作：送嘉宾，按嘉宾要求提供所需公司、商场有关资料等，安排保洁员 清理会议室。 建立台帐。 宣传报道：视来访、考察的重要性，协助办公室 /店长办主任撰写报道在企业 内报

21、内刊或社会媒体上宣传报道。食宿、机车票落实在外联公关和集团内部接待中，协助办公室 /店长办主任做好以下工作： 宾馆联系：每年联系、签约多家不同档次的协议宾馆、酒店；有接待任务时按 商场总经理 /店长、办公室/店长办主任的要求，预订宾馆、酒店，协调来宾住宿 事宜。 酒店联系： 每年联系、 签约多家不同档次的协议酒店； 有接待任务时按商场总 经理/店长、办公室 /店长办主任的要求，预订酒店，协调来宾用餐事宜。 车辆接送：按商场总经理/店长、办公室/店长办主任的要求，根据接待来宾的 层级，落实专车接送来宾，安排来宾整个行程用车事宜。 代订机车票：按来宾要求，代订飞机票、火车票，及时送交来宾。 外联名

22、单的整理及公司资料的邮寄 外联名单的整理：及时补充、更新外联人员名单，确保姓名、单位、职务、地 址等要素无误；每半年打印一份外联名单，提供给商场总经理 /店长及各对口条 线部门经理 /主管审阅、更新、完善；如需提供给集团相关部门，按要求上报名 单。 公司资料的邮寄：第一家居等公司资料，均按集团、商场总经理/店长或有 关部门的要求寄送。8、驾驶员及车辆管理驾驶员管理： 驾驶员日常考勤：每日早上员工晨会前对驾驶员进行手记考勤，每月30/31日纳入办公室 /店长办全体员工考勤表中，汇总、上报给商场人力资源部或办公 室人力资源专员。 驾驶员遵章守纪及安全行车考核： 依据集团公司车辆管理规定 等规章制度

23、， 每月对驾驶员进行制度、流程及安全的考核、奖惩，经办公室 /店长办主任审批 后，上报商场人力资源部或办公室人力资源专员作加减分处理。 驾驶员管理指标月度考核：参照集团办公室对驾驶员管理指标月度考核的方 案，每月初协助办公室 /店长办主任对上一月度驾驶员及车辆进行工作态度、服 务质量、安全出车、日常维保等的综合考核，并据此制作驾驶员月度考核奖金， 上报商场财务部造表发放。 驾驶员年度绩效考核： 每年按集团进行年度绩效考核的要求， 作为直接权限人， 直接对驾驶员进行年度绩效考核， 完成后上报商场人力资源部或办公室人力资源 专员。车辆管理：定点停放： 除出差、 晚归等工作需要外， 车辆一律要求下班

24、前停放在商场停车 场或指定的停车位。行政文员须每周抽查、考核车辆定点停放情况。 定点加油：协助办公室/店长办主任联系定点加油站，落实车辆定点加油，每 月加油费结算一次， 报办公室/店长办主任、财务部经理、商场总经理 /店长审批 后支付。 定点维修：协助办公室/店长办主任联系车辆4S维修站或其他定点维修站，按 有关规定申请车辆维护和维修，报办公室 / 店长办主任审批后进行。 年审：按国家规定，在指定年审期限前安排车辆进行年审。 费用管理： 严格控制车辆各项费用支出， 不得超过年度商场财务经费预算； 各 项费用的报销须履行财务手续，报经办公室 / 店长办主任、财务部经理、商场总 经理/ 店长审批后

25、报销。 车辆调度：商场各部门使用车辆的统一调度，申请、填报用车申请单、出车表等手续，优先保证财务、售后服务等部门的用车，确保财物、服务的安全 性、及时性。协助办公室 / 店长办主任做好重大外联活动或集团重要领导来商场 或商场所在地公务时的用车调度，保证要事、急事、特事特办。9、食堂管理食堂员工管理： 食堂机构建设：协助办公室/店长办主任按岗位技术要求等条件招聘、录用食 堂工作人员，进行上岗培训；建立食堂机构，定岗定编，明确厨师、厨工职责。 食堂员工健康检查： 安排食堂新员工上岗前健康体检， 符合健康标准者方可上 岗工作；按公司规定每年组织食堂员工进行一次健康体检。 食堂员工日常考勤：制订食堂员

26、工每月工作排班表，每日手记食堂员工考勤， 每月 30/31 日汇总食堂员工一月考勤， 纳入办公室 / 店长办全体员工的考勤表中， 上报商场人力资源部或办公室人力资源专员，作为当月工资造表发放的依据。 食堂员工年度绩效考核： 每年按集团进行年度绩效考核的要求， 作为直接权限 人，直接对食堂员工进行年度绩效考核， 完成后上报商场人力资源部或办公室人 力资源专员。 食堂员工奖惩： 依据集团和商场制订的食堂管理规定等制度， 及时对有关违规 责任人进行处理，可直接提出书面意见，报办公室 / 店长办主任批准予以奖惩。食品、餐饮管理： 协助办公室 / 店长办主任做好重点食品供货单位或快餐公司的筛选确定：自有

27、 员工食堂筛选确定蔬菜、 水果、禽蛋肉类等重点食品供货单位， 非自有员工食堂 筛选确定提供餐饮的快餐公司，签订供餐合同。 提前确定一周菜谱： 根据食堂厨师上报的菜谱， 研究、确定并公布食堂一周菜 谱。 用餐人数的调控、 安排：如遇人数变化， 提前一天通知采购员及食堂工作人员 做好食品采购和饭菜制作工作。 特殊工作餐的安排： 如遇外联活动、 商场员工生病等情形， 提前安排食堂做特 殊工作餐。 每周食品卫生质量检查： 每周一次食堂食品卫生质量检查， 确保员工餐饮卫生、 健康。如发现问题则责令立即整改， 并按集团、商场制订的食堂管理规定等制度， 严肃处理责任人。食堂现场管理： 食堂场所分类及操作程序

28、： 按国家食品卫生防疫法和集团、 商场食堂管理规定 等法规、制度的要求执行，行政文员日常监督。 食堂管理：纳入商场5S现场管理工作进行规范要求，每月考核一次。 卫生、安全检查：每周抽查一次食堂卫生、安全状况，如发现问题责令立即整 改，并按规定处罚责任人。 食堂文化：制订食堂文化，报办公室/店长办主任、商场总经理/店长批准后, 交企划部制作并上墙公布。 用餐秩序：维护、监督食堂的用餐秩序，确保食堂文明用餐。食堂设施管理： 设施采购：根据需要提出申请，由采购员比价，后报办公室 /店长办主任、财 务部经理、商场总经理 /店长审批后，并采购员采购。 1000元以上设施、设备等 的采购，还需报中心总经理、分管副总裁及集团财务总部签批。 设施建档：食堂的一切设备和炊具，都要登记造册、存档。 设施维护：落实