秘书的角色意识

1、秘书的角色意识陈敏伟内容摘要当前，随着经济社会及现代科技的迅猛发展，秘书人员所面临的挑战越来越多。新形势，我们秘书怎么样才能更好地承担起参与处理事务和为领导提供服务的职能，真正起到秘书的作用？我认为很重要的一个方面就是要具备正确的角色意识。秘书的角色意识是做好秘书工作的重要保证，在秘书工作中，把握秘书的角色特征，调整秘书的角色定位，注重秘书角色意识的培养，才能更好地开展秘书工作。关键词 秘书、角色、角色意识、秘书工作引 言“秘书”是人们非常熟悉的一个名词。在中国古代，秘书最早是指“宫中秘藏之书”。东汉桓帝时设管理秘藏之书的机构秘书监。在现代语言中，对秘书的解释是多种多样的。现代汉语词典对秘书的

2、解释是：掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。在现代社会，秘书是一种行政职位，我国各级政府机关、企事业单位普遍设有秘书职位。秘书是行政首长的助手，是直接协助各级领导机构、领导个人及私人撰制和掌管文件、辅助决策、处理日常事务的执行和承办人员。在世界范围内，秘书已经演变成一种社会职业，它属于第三产业，即服务性行业。它是一种智力服务，是以处理文书、事务工作的知识与能力为领导者、职能机构和群众服务的工作。秘书工作是以领导决策和领导工作运转为中心，通过办文、办会、办事等工作为领导者担当参谋和助手的活动。秘书由于领导的需求而产生，秘书的活动伴随领导的活动而开展，没有领导就没有秘书；相反的，领导

3、也需要秘书做他的直接助手，没有秘书，领导就失去了直接的助手，进而影响领导的活动开展。角色意识，是生物个体或团体根据自己的身份所折射出来的能够感知的特征总和以及相关的感知处理活动，这是百度词条作的解释。我个人认为，角色意识就是人们对自己的职业，身份和地位的一种认识和看法。也就是说，每个角色都应该有个定位。教师的角色定位应该是“为人师表、教书育人”。那么作为秘书这种职业，我们应该怎么给它定位呢？一个秘书能否经常意识到自己是“秘书”，意识到社会对秘书角色的期待，是能否进入秘书角色、适应岗位的关键。因此，秘书的角色意识是秘书人员对秘书角色的心理体验，是秘书工作活动中的心理活动，淡化和削弱了这种心理活动

4、，秘书人员就无法发挥秘书自身的主观能动作用，只能做一个机械履行秘书职能的“机器”，不可能成为一个优秀乃至卓越的秘书。例如人家说秘书是领导的“高级保姆” 这就贬低了秘书工作；人家说秘书是“花瓶摆设”这就轻视了秘书工作。因此，一名优秀的秘书人员，不仅就具备良好的业务素质，拥有熟练的操作技巧，正确的角色意识更是有助于秘书在工作中获得“事半功倍”的效果。因为秘书每天要处理的事情很多，只有端正了态度，摆正了位置，才不至于犯“角色错位”的错误，才能在纷繁复杂的人和事中做到忙而不乱、从容应付，才能更好地为领导提供及时、准确、高效的服务。补偿意识从某种意义上说，秘书就是对领导的一种补偿，主要包括精力补偿、智力

5、补偿和心理补偿。一、精力补偿领导的能力一般来说是毋庸置疑的，但领导的精力毕竟是有限的。很多琐碎的事情是不值得领导去完成的，这就需要秘书出面解决掉，从而让领导有精力去完成更重要的工作。例如接打电话、收发文件、安排日程和时间表、准备会议等等，这些秘书要完成的工作也是对领导最大的精力补偿。据一项国外对决策活动的调查发现，决策者用于思考和决断的时间只占16% 左右，而84% 的时间用于非决策活动，即打电话、谈话、找资料、干杂活等。可见一个决策的产生, 大部分时间是被“调研”和“杂活”所占。秘书为领导者事先安排好时间，可保证领导活动有节奏、高效率，也可以使领导者能适当的休息。合理安排时间，区分轻重缓急安

6、排领导活动日程。意大利经济学家帕累托提出了著名的“二八”原则：他认为，20%的目标具有80%的价值，而剩余80%的目标只有20%的价值。领导者的工作精力主要放在带有方向性的大事上，一些具体的事情往往不在视线以内。秘书可以根据领导工作中心与办事风格，事先准备一些必要的材料、工具，帮助领导者把日程安排的更好，什么事重要，什么事必须先处理，什么事可以顺带做，都安排清清楚楚，井然有序，无可挑剔。合理运筹时间，使领导者集中精力“攻一役”。一些学者认为，“秘书每天所做的100%都是老板的工作，而老板所做的有30%是秘书的工作”。为了有效地利用时间，提高领导的决策效率，秘书应在完成份内之事的同时，应根据领导

7、授权来适当为领导排忧解难，恰到好处的分担部分事务与参与政务，使其可以从繁文缛节的事件中解脱出来，把时间投入到有较大意义的目标中去。过滤领导事务与文件，为领导者留出更多的空余时间以备它用。只要是日常的事情，秘书都应有权代领导处理，只需事后对领导作简要汇报即可。现代管理免不了“文山堆积”，作为领导的得力助手，秘书应在成堆的文件中通过筛选过滤，分出轻重缓急，说明情况，分门别类的交由领导审阅；或作重点符号，以便作提示；或提出自己的看法，帮领导把握文件精神。这样不仅可以减轻领导看文件的压力，还多了一个人的智慧，也可以在不影响计划的实际进程的情况下，为领导适当留一点可以自由灵活支配的时间，反而更能确保有备

8、无患。二、智力补偿领导作为普通的人, 其智力、能力水平不可能十全十美，自然有需要补偿的地方。秘书作为领导的智力补偿, 是为领导决策拾大遗、补大缺，是“出点主意, 想点办法”。从总体上来说，智力补偿主要涵盖了对领导知识上的、能力上的补偿。知识补充层面上讲，共同的工作内容要求秘书与领导有部分相同的知识结构, 但绝不是全部相同, 还要有不同侧重的知识面。秘书某方面的知识侧重点, 将是领导这方面知识不足的补充。秘书要多注意信息积累，多参与领导决策活动，善于更新自己的知识结构, 尤其是要集中精力专攻与领导工作紧密相关，但领导却无暇顾及的知识。通过不同途径，不断充实知识的广度与宽度，创造的知识优势, 为领

9、导者提供必要的知识咨询。另外，就能力补偿层面而言,不同领导者能力结构趋向各异，性格气质各具特色，这样势必会在某些方面有所欠缺,需要秘书予以补偿。加之无暇顾及一些具体事件的办理, 从而也导致了领导者通常在这些方面能力相对较弱的事实。相反，秘书对领导智力最显明的补偿无外乎三个方面:一是写作能力的补偿；二是办事能力的补偿；三是公关和协调能力的补偿。熟练写作是秘书的看家本领,办事干练是秘书的行为特征, 较高的公关能力和协调能力是秘书的内在素质,而这些方面也正是领导者赏识秘书的重要因素。2仅有助于领导者“能量”的增加,而且还有助于和谐与领导者的关系,从而使其他各种补偿能够建立在一个更坚实的基础之上。我国

10、隋唐时期的大书法家虞世南，曾经给隋炀帝做过10年秘书郎，后又给唐太宗李世民做高级秘书兼顾问。唐太宗对他有“五绝”的评价。所谓“五绝”，一是德行，二是忠直，三是博学，四是文词，五是书法。据说，唐太宗远出巡幸，官员请示要带何种书籍，太宗说：“不用了，有虞世南这个活书柜跟着就行了。”三、心理补偿人都有需要他人承认的心理要求，领导也不例外，领导也需要足够的心理补偿来使自己的权威得到确认。秘书可以使领导的权威心理、自信心理，心理距离、非理性心理等诸多方面得到满足和补偿。四、思维上的补偿由于秘书与领导在工作中分担不同的角色，所以秘书与领导的思维方式、思维取向和思维重点总是存在一定的差异：领导的思维是从大处

11、着眼,，高瞻远瞩，敢于取舍，敢于承担风险，而秘书的思维相比较而言较为细密、周到。秘书思维是领导思维的补充和扩展，与领导的思维应在总体目标一致的基础上切磋磨合，从不同的思维角度、思维取向、思维重点和思维方法, 同领导的思维相互碰撞、取长补短。从而实现思维的互启互补，通力配合推进领导工作。智者千虑，必有一失,当领导者失去心理平衡时，秘书应着意谋求领导者恢复心理平衡、鼓励信心；当领导采取顺向思维时, 秘书应采取逆向思维查漏补缺，如果领导确实考虑不周,要及时指出；当领导全神贯注于某一种倾向时，秘书应当善于发现并思考被掩盖或被忽视的另一种倾向，及时提醒领导；在大是大非面前，秘书应坚持原则立场，仔细鉴别、

12、反复权衡, 帮助领导走出误区。参谋和助手意识要想做一个优秀的秘书，最重要的当然就是做好本职工作，那么，秘书的本职工作又是什么呢？秘书工作是以领导决策和领导工作运转为中心，通过办文、办会、办事等工作为领导者担当参谋和助手的活动。所以我们一般这样给秘书定义：“秘书是为领导工作服务的办公室人员，是领导的参谋和助手。”由此我们可以看出，秘书的主要工作都是以领导为核心的，既为领导服务，又要成为领导的参谋和助手。做好自己的本职工作，也就是做好领导的服务工作。一、当好领导的参谋俗话说：“一个好汉三个帮”，“三个臭皮匠，顶个诸葛亮”，这生动地说明众人的智慧要远远胜过一个人单打独斗。同样的道理，作为秘书，少不了

13、要给领导出主意、想办法、提建议。这种参谋助手的作用，也是领导者做好工作不可缺少的条件。作为领导者大脑的补充和外延，秘书的主要职能之一就是协助领导者“出主意”。高明的领导者不仅自己善于出主意，而且善于对出主意的秘书格外器重。作为秘书，要为领导当好“智囊”，其中的功夫不可不练，这从下面的例子中就可以得到启发。美国的经济学家、总统罗斯福的私人顾问亚力山大·萨克斯，在1939年受爱因斯坦等科学家的委托下，企图说服罗斯福总统重视原子能研究，以便在纳粹德国前面制造原子弹。尽管有科学家们的信件和备忘录，但罗斯福反应冷淡，他说：“这些都很有趣，不过政府苦在现阶段干预此事，看来为时过早。”但他为了表示

14、歉意，还是决定邀请萨克斯于第二天共进早餐。早餐开始前，罗斯福就提出，今天不许再谈爱因斯坦的信。但是，萨克斯含笑望着总统，说：“我想谈一点历史，英法战争期间，在欧洲大陆上不可一世的拿破仑在海上却屡战屡败。这时，一位年轻的美国发明家富尔顿来到了这法国皇帝面前，建议把法国战舰上的桅杆砍掉，撤去风帆装上蒸气机，把木板换成钢板。但是，拿破仑却想，船若没有帆就不能航行，木板换成钢板就会沉没。他嘲笑富尔顿：“军舰不用帆？靠你发明的蒸气机？哈哈，这简直就是想入非非，不可思议！”，结果，富尔顿被轰了出去。历史学家们在评论这段历史时认为，如果当初拿破仑采纳了富尔顿的建议，19世纪的历史就得重写。萨克斯说完后，目光

15、深沉地注视着总统。罗斯福沉思了几分钟，然后斟满一杯酒，递给萨克斯，说道：“你胜利了！”萨克斯终于说服了总统，揭开了美国制造原子弹的第一页。后来的历史证明，罗斯福总统的这个决定是多么的正确！由此我们可以看出，一个好的秘书对于领导而言是多么的重要。从某种意义上说，秘书就是领导的另一个身影，其参谋直接关系着领导的决策，起着领导智囊的作用。好的主意是为领导者统揽全局、运筹定夺提供妙计良策的，因而就要求出主意者要抛弃个人恩怨，摒弃私利得失，顾全大局，以整体的利益为重。好的主意，并不完全是顺着领导者的心思爬出来的。领导者并不是超凡脱俗的神仙，他在谋划决策的时候很难不带一点儿偏见和局限性。这个时候给领导者出

16、主意，需要的是补遗拾漏、纠偏校正。作为部属，你的参谋作用发挥得好，毫无疑问会加深领导对你的认识，增进相互间的了解与友谊，你工作起来一定会感到得心应手。二、做好领导的助理领导一般都很常识聪明、机灵、有头脑、有创造性的秘书，这样的人往往能出色地完成任务。有能力做好本职工作是使领导者满意的前提。一旦被人认为是无能无识之辈，既愚蠢又懒惰，便很危险了。虽然每位领导对秘书的工作期望不相同，然而只要掌握以下诀窍，必能成为称职的左右手。第一，无论何时与领导在一起，都要随身携带笔、纸。这等于向他保证，你将会一字不漏地遵守指示。第二，整理组织环境，以便领导需要某些东西时，你能立即知道要去哪里寻找。第三，不要以传真

17、和推销电话之类的小细节打扰领导的时间，自行处理这些琐事。第四，正确、清晰地写下电话留言，适时拿给领导。第五，记下领导给你的每一个姓名、电话号码、传真、电子邮件、地址等，以备未来查询，他必然会再次需要它们。如果是一个不熟悉的信息资料，试着依照性质将它们归档。第六，利用约会簿记下领导的所有约会，包括私人约会。第七，建立备忘档案。这对归类你或领导日后要回复的信件特别有帮助。第八，了解你的领导正在从事的工作，以便在他分身乏术时，能协助服务对方。第九，仔细复查你的工作。许多领导忙得没有时间修改和校对。仔细检查信件上的姓名和地址，不要因为文法上的错误打扰你的领导。在现代社会中， 只要有领导和组织的地方，就

18、少不了秘书这个职业。有人认为秘书不过是领导身边的“花瓶”，她们的工作不过是发发文件、接接电话而已，是吃“青春饭”的。实际上，这种看法是错误的。我们先来看看美国微软公司董事长比尔此外，好的秘书是领导和员工之间的一座桥梁，他可以正确、及时、适时地反映公司内存在问题及员工的要求，还可以将领导的管理思想有效地传达给员工。全局意识和服务意识秘书工作的范围是随领导工作的需要而延展的,而领导决策都是从全局着眼的,全局意识的有无与强弱, 直接反映着秘书思想水平的高低，具备了全局意识才能抓住事物的本质, 才能避免认识的片面性和狭隘性, 这对辅助决策来说是十分重要的。因此秘书补偿领导时必须树立全局意识。在参与决策

19、的过程中, 秘书人员要把本组织与系统内外乃至整个社会联系起来, 把组织内各个方面综合起来, 把现实、历史与未来趋势结合起来, 进行全面的分析思考和筹划。这样的参谋意见, 才符合客观现实情况及其发展规律, 才是正确的、有益的。 另一方面，秘书与领导是服务与被服务的关系。领导的主要职能是决策，秘书的任务就是为领导决策前、决策中、决策后提供多方面的服务。在现代社会，一个重大的决策, 往往不是单凭领导者个人经验和知识所能形成的, 而是要经过认真的调查、论证、预测等前期工作, 靠集体的经验和智慧, 有时甚至还要借助现代化手段才能完成。秘书要正确把握自己在为领导工作服务过程中的特殊位置，努力做到：提建议要

20、从领导的角度出发，办事情要以部属的角色行动，强化服务观念，使秘书的辅助作用得到更好的发挥，从而获得领导的支持与欣赏。因此，秘书人员如果缺乏远见卓识，就不可能立足客观实际、紧跟时代发展潮流创造性地做好辅助工作，也不可能为领导提供高质量、高效率的服务。被动中求主动，准确定位意识被动性是秘书工作的一大特点，因此，秘书在为领导者提倡补偿功能的同时，必须在被动中求得主动，要善于“没事找事”。在领导作出指示前, 秘书时刻想到领导的需要, 工作走在前面, 有前瞻性。善于将领导的决策内容、实施方案和一个时期的中心工作进行分解、立项, 明确先做什么、后做什么和怎样做的措施等,按计划列出个明细运行图。秘书工作的广

21、度与深度一般都受到领导授权的限制,程序和方法也不允许自由选定。在指导思想上,秘书必须在主动与被动两者之间把握分寸,掌握好客观的尺度，被动过分便是失职，主动过头便是越权。鉴于此，秘书应做好四方面的工作：一是争取同领导者一样了解和掌握全局性工作；二是争取同领导者一样了解和掌握一个时期的中心工作, 分清工作的轻重缓急,主动排除干扰中心工作的事项；三是研究领导工作的思路, 分析领导的意图,并加以理解、完善和落实；四是深入调查、集思广益，积累和储存有关工作资料,该记住的要记熟,该保存的要保存。有了这四个方面的基础,工作中才能与领导者有一致的认识,才有共同情感和语言,才能真正补偿到点子上。这里需要指出的是

22、，秘书必须把握好主动性的度。在具体工作中, 秘书只能辅助决策, 而不能代替领导决策，主从不能颠倒；要参之有方, 谋之有度，握好参谋的火候,不越俎代庖、反客为主，自觉做到参而不决,参而不干预,分忧而不分权。什么是份内，什么是份外；什么该做，怎样做，什么时候做，都要清清楚楚，时时处处摆正自己的位置,找准自己的“坐标点”；守本份而不滥用权，到位而又不能越位；不将自己的意见或建议强加到领导身上,有意无意干扰领导的决断行动；领导下决心后, 秘书部门及秘书人员必须坚决贯彻执行。准备充分，善于灵活创新意识秘书向领导提交的决策方案不是秘书自己拍脑门想出来的，它需要一系列有说服力的文字和数据来证明。这也就是说，秘书只有先深入调查掌握活动原材料，做好充分的参谋准备，方能确保决策方案的有效性和组织的工作进度。因而，做好准备工作不仅要求秘书要有比较深厚的知识储备,更要有与所担负工作职能相