智能POS系统说明书概要

1、终端 POS 系统 使用说明书广州丽晶新未来电脑有限公司公司总部地址 :广州市天河区科韵路 16号广州信息港 C1栋 5楼 Tel: 020 -85553738 / 85553739 / 85558063 / 85553699 / 85553678 / 85558367 Fax: 020 85552985目 录第一章 终端 POS 系统的安装 . . 错误!未定义书签。1. 系统简介 . . 错误!未定义书签。2.系统安装 . . 错误!未定义书签。 第二章 终端 POS 系统的登录 . . 错误!未定义书签。1. 终端 POS 的登录 . . - 1 -2. 终端 POS 操作界面说明 .

2、. - 3 - 第三章 店铺业务 . . - 4 - 3.1零售核销 . . - 4 - 3.2店铺收货、店铺退货 . . - 8 - 3.3店铺间货品调配 . . - 9 - 3.4店铺盘点 . . - 11 - 3.5 收银员交接班 . . - 13 - 3.6 POS日结 . . - 14 - 3.7 订货 . - 14 - 第四章 数据查询及报表 . . - 16 - 4.1 销售查询 . . - 16 - 4.2 库存查询 . . - 18 - 4.3 报表查询 . . - 20 -五、程序安装下载地址:10:2201/publish.htm1. 终

3、端 POS 的登录终端 POS 系统安装完成后,通过 Windows 操作系统的,按此顺序:“开始”“程序” “ regentpos ” “ 智能 POS ” , 启动终端 POS 系统, (或从桌面 智能 POS 进入系统登录窗口。 如下图:登录窗口中的各输入项的含义如下:用户编号、密码:操作门店管理的用户的编号及密码;店铺编号:该操作用户可以操作的店铺的编号,按 键,选择店铺编号;店铺简称:所选店铺的简称,有系统根据店铺编号自动显示,无需输入;机器编号:该 POS 终端的机器编号,在系统的资料中建立,此项为选填项,可以为空; 班次:操作 POS 系统的用户所当班的班次,系统以 A 、 B

4、、 C 、 D 标注 4种不同的班次;日期:当前操作系统的时间;天气、气温:记录当天天气的附加信息,此项为选填项,可以为空;语言:操作系统所使用的语言,默认为简体中文;完成输入项的输入后,点击“登录”按钮进入系统操作界面。2. 终端 POS 操作界面说明在界面上部,显示店铺、销售的基本信息,包括店铺编号、简称、单号(店铺销售单据的 单号 、日期、班次及收银员信息的;在界面中部的空白区域为核销货品信息,包括货号、颜色、尺码、销售价格等项目; 界面最下面为功能键区域,点击功能键,进入相应功能项。第三章 店铺业务3.1零售核销终端 POS 系统,登录进入后,默认主操作界面即为核销界面,通过在此功能模

5、块界面,完 成零售终端的零售业务。在操作界面的输入区域(上图红色框提示区域输入。输入货品信息支持两种方式,货品条形码输入、手工货号输入。条形码输入方式:系统默认的输入方式为条形码输入方式。在条形码栏直接输入货品的条码,或者通过外接 的条码扫描设备扫描货号条码, 完成输入。 条码输入方式可以将货品的尺码颜色信息直接带出, 无需再输入货品的尺码颜色。手工货号输入方式:键入键盘 F11键,将输入方式切换到货号输入方式。 在货号栏输入货号,在颜色栏选择货 品颜色,在内长栏选择内长,在尺码栏选择尺码,键入回车键。完成货品输入后,系统自动提取货品档案中的货品价格,将货品销售信息计入货品列表区域,并自动统计

6、合计销售数量、销售金额。修改销售价格:1. 直接修改实卖价:如果实际销售价格与货品档案记录的货品零售价不同时,可以在 销售货品的列表中直接修改。用鼠标点击“折让价价”栏,将此栏状态改为输入状 态,将货品实际卖价输入此栏中,系统自动计算该价格对应折扣,修改折扣栏,完 成销售价格的修改。2. 修改销售折扣:修改货品销售价格也可以通过修改销售折扣实现。用鼠标点击“折 扣”栏,将此栏状态改为输入状态,将货品实际卖价折扣输入此栏中,系统自动计 算该折扣的折扣价,修改折扣价栏,完成销售价格的修改。修改销售数量:终端 POS 系统,默认销售数量为“ 1” ,如果实际数量不为“ 1” ,可以在销售货品的列 表

7、中直接修改。用鼠标点击“数量”栏,将此栏状态改为输入状态,将货品实际销售数量 输入此栏中,完成销售数量的修改。录入营业员:录入营业员有如下几种方式:1. POS 核销界面的输入区域,在条码栏或货号栏输入“ sm + 营业员编号” ,使用此种输 入方式整张核销单的营业员均为此输入的营业员;2. 也可以在销售货品的列表中直接修改,此种方式可以修改某一个货品的销售营业员。 用鼠标点击“营业员”栏,将此栏状态改为输入状态,将营业员编号输入此栏中,完 成修改。VIP 顾客销售:在进行 VIP 顾客的销售时,需要记录 VIP 顾客的卡号,系统根据卡号判断该顾客所享 有的折扣。在核销界面点击功能键【 VIP

8、 卡 (F4】 ,在弹出窗口输入 VIP 卡号,如果该顾客 可以享受折上折则需将折上折选项同时选中, 【确定】 后, 返回核销界面。 核销界面提示 “已 刷 VIP 卡” 。进行核销后,系统自动根据 VIP 折扣计算出折后价。单据结算:销售货品录入完成,就可以做结算操作。点击【结算】键,在弹出的结算窗口操作。按照顾客实际付款方式,选择相应付款方式所在行当金额栏,输入付款金额,系统完成自 动计算,提示找零金额。点击【确定】 ,进入销售单据打印预览界面,打印单据后,关闭窗口,完成本此销售。单据挂单:销售货品录入完成,但顾客因某种原因暂不交款时,可以使用单据挂单功能将单据保 存,在顾客付款时再由系统

9、调出单据,进行结算。点击【挂单】键,在弹出窗口选择挂出, 再为单据指定一个暂存单号, 【确定】后将单据挂出。当需要将单据提取出来, 完成单据结算时, 使用单据挂单功能提取单据, 点击【挂单】 键,在弹出窗口选择挂入,再选择单据的暂存单号, 【确定】后将单据挂入到核销单,再继 续进行核销、结算操作。销售退货:当零售终端发生退货时, 需进行核销退货操作。 在核销界面, 键入键盘功能键 【 F12】 , 将销售状态转换为“退货” 。其他操作方法与销售相同。其他销售方式:终端 POS 系统还提供了赠送、内购、团购、团退四种特殊销售方式,通过键入键盘功 能键【 F12】 ,转换销售状态。其他操作方法与销

10、售相同。3.2店铺收货、店铺退货店铺收货店铺收货指店铺收到公司发来的货品,在【收货】模块做店铺收货后,店铺的货品库存数 量增加,完成收货流程。店铺收货的操作方法新增店铺收货单在主界面点击【收货】功能键。进入“收货单”操作界面后,点击【新增】添加单据。如 下图所示,输入收货日期、选择出货单、仓库,输入货品明细,后【保存】 、 【审核】后完成店 铺收货,系统将按照收货单内容增加店铺库存。录入货品的方式:1. 在货品列表区域,货号栏直接输入货号,在数量栏键入回车,在弹出的货品明细窗口输入 收货货品的颜色尺码明细,确定后完成一个货号货品的输入。点键盘“”键,添加一行 空记录,再输入下一货号。2. 在货

11、品列表区域,在货号栏键入回车,在弹出窗口输入货号过滤条件,查找到货号后, 【确 定】选择货号,返回收货单界面,在数量栏键入回车,在弹出的货品明细窗口输入收货货 品的颜色尺码明细,确定后完成一个货号货品的输入。点键盘“”键,添加一行空记录, 再输入下一货号。3. 使用条码扫描设备,扫描每件收到货品。在收货单编辑界面,点击【条形码】功能键,进入条形码输入操作窗口。对每件货品扫描条形码,完成后,按下【确定】键,保存输入内容。完成货品录入。查找收货单单击左侧【查找】按扭,在弹出窗口输入查找条件,确定后系统将符合条件的单据列在界 面左侧,点击单据,单据内容显示在右侧。店铺退货:店铺退货指店铺将货品退回给

12、仓库的业务。在主界面点击【退货】功能键。进入“退货单” 操作界面。选出店铺退货通知单号 , 调出明细店铺退货的操作与店铺收货相同,详细操作方法见店铺收货章节。3.3店铺间货品调配如果一个代理商有两家以上店铺使用系统 , 货品在店铺之间的调配是经常发生的。 调出店铺 做调出单减少店铺仓库,调入店铺收到货品做店铺调入单增加库存。店铺调出调出店铺调出货品,在主界面点击【调出】功能键,进入店铺调出单的操作界面。店铺调出的操作方法新增店铺收货单在主界面点击【调出】功能键。进入“店铺调出单”操作界面。点击【新增】添加单据。 如下图所示,输入日期、调出店铺、调入店铺,也可选择调出通知,再输入货品明细,后【保

13、 存】 、 【审核】后完成店铺调出,系统将按照调出单内容减少店铺库存。录入货品的方式:1. 在货品列表区域,货号栏直接输入货号,在数量栏键入回车,在弹出的货品明细窗口输入 收货货品的颜色尺码明细,确定后完成一个货号货品的输入。点键盘“”键,添加一行 空记录,再输入下一货号。2. 在货品列表区域,在货号栏键入回车,在弹出窗口输入货号过滤条件,查找到货号后, 【确 定】选择货号,返回收货单界面,在数量栏键入回车,在弹出的货品明细窗口输入收货货 品的颜色尺码明细,确定后完成一个货号货品的输入。点键盘“”键,添加一行空记录, 再输入下一货号。3. 使用条码扫描设备,扫描每件收到货品。对每件货品扫描条形

14、码,完成后,按下【确定】键,保存输入内容。查找收货单单击左侧【查找】按扭,在弹出窗口输入查找条件,确定后系统将符合条件的单据列在界 面左侧,点击单据,单据内容显示在右侧。店铺调入调出店铺调入货品,在主界面点击【调入】功能键,进入店铺调入单的操作界面。店铺调入的操作与店铺调出相同,详细操作方法见店铺调出章节。3.4店铺盘点在主界面点击【盘点】功能键。进入“店铺盘点单”操作界面。期初盘点和非期初盘点的概念在 POS 系统中的盘点分为期初盘点和非期初盘点。结存系统的 结存 是在系统中按某个日期盘点的结果所做的一次记录。期初结存期初结存指企业初次使用 POS 系统时,截止某一日期对店铺做一次盘点,在系

15、统中做第一 次结存。系统运行后,以此期初结存做为店铺存货的基础数据。非期初库存结存非期初库存结存指系统正常运行后,企业日常经营中清点存货单位库存货品的数量所做的 盘点, 在系统录入盘点单据, 与系统记录的库存情况做对比分析, 在系统中做该次盘点的结存。盘点单的录入在 “店铺盘点单”操作界面。点击【增加】添加单据。在盘点单中录入实际盘点的货品数 量明细。输入盘点店铺、盘点日期,注意盘点日期为实际盘点日期,根据盘点的实际盘次输入 “盘次” 。根据店铺手工盘点单的内容,录入盘点明细,在货品输入区域的左侧输入货品货号, 右侧输入货品各个颜色尺码的数量明细,录入完成后【保存】 ,完成单据。盘点单【审核】

16、后才 可以进行后面【盘点分析】的工作。盘点分析盘点分析即对将盘点结果与系统记录的库存数据进行对比分析,并对系统库存数据进行更 新。店铺盘点界面,点击【分析】按键进入盘点分析。在条件限定栏,输入店铺编号、盘点日期,按【盘点汇总】按键,系统统计出盘点数据, 点【更新】按键进行库存更新。系统以此次盘点单为依据,为该店铺做一个结存,结存日期为盘点单日期。盘点分析结果当实际盘点数量与系统的库存数量不相符时,系统以盘点表的货品数量做为更新后的系统 库存数量,同时在非期初盘点的情况下生成损益表。盘点更新对库存数量后的影响,如下表所示:抽盘的概念在系统中还有抽盘的概念。在实际运营中,由于时间、人员、库存量等各

17、方面因素,可能 无法对所有货品进行全面地盘点,此时将挑选一部分进出流量大的货品进行盘点,而一些进出 流量小,库存数量变化不大的货品暂时不进行实物盘点。根据此种盘点方式,系统中引入了抽 盘的概念。系统的抽盘功能实现了对部分限定货品进行实际盘点的盘点方式。抽盘的操作在【盘点分析】窗口点击【抽盘】功能键。在抽盘货号限定栏选出所需抽盘的货号,然后进行盘点汇总、更新。使用抽盘功能,必须限定需要进行抽盘的货品后做盘点更新。更新后, 系统将货品的库存数量更新为盘点单记录的实际盘点数量,但必须注意的是,如果抽盘时被选 定的货品没有在盘点单的盘点货品中,则系统将这部分货品的库存数量更新为“0”。进行抽盘对库存的

18、影响,以下表所示的示例说明: 所有抽盘货品均录入到盘点单,更新后的影响 限定抽盘货品未录入到盘点单,更新后的影响3.5 收银员交接班在终端店铺的收银员按照自己的班次上下班。 已经下班的收银员, 在下班退出 POS 销售界 面时,需要做交接班。交接班后该班次的收银员不能再继续做 POS 核销,换由其他班次的收银 员做 POS 核销操作。 交接班操作方法收银员下班时,点击核销界面【日结】功能键,在弹出窗口选择【交接班】 ,系统提示:选择【是】进行交接班,此班次的收银员在当日不能再做核销操作。3.6 POS日结日结指当天销售结束后,收银员做结帐工作,日结后,当天销售不允许做修改,添加或者 删除。通过

19、日结可以严格管理店铺的销售。避免对过往销售数据的修改。POS 日结操作方法收银员下班时,点击核销界面【日结】功能键,在弹出窗口选择【日结】 ,点击后,系统自动进行日结,弹出提示窗口注:POS 日结时间产生历史结存,日结后,系统自动会将当时的店铺库存结算为历史结存,这 样不仅锁定了 POS 销售时间, 同时锁定了该店铺的所有单据。 因此所有新的单据只能发生在日 结日之后,所有日结日以及日结日前对单据将不能被修改。3.7 订货订货功能在终端 POS 系统只提供现货补货。录入方法与其他单据相同。- 15 -第四章 数据查询及报表4.1 销售查询终端 POS 系统,在核销界面提供了销售情况查询的快捷功

20、能键。点击核销界面中【查询】 键,在弹出的商品查询操作窗口选择需要查询的内容。4.1.1当前销售查询当前的销售状况。显示销售明细及合计统计。- 16 - 17 -4.1.2货品资料货品资料提供货品档案的查询。此查询只提供单一货品的查询,在“输入货号”栏输入所查货号,点击【查找】 ,系统将查 找到底货品资料显示在窗口中。关闭窗口则可返回商品查询窗口。 4.1.3目标达成率目标达成率提供店铺当前销售合计金额与目标销售金额的统计及完成比例。关闭窗口则可返回商品查询窗口。4.1.4收银情况查询当前收银明细查询。各种收银方式收款金额查询。4.1.5 VIP查询输入 VIP 卡号查询 VIP 客户信息。4

21、.2 库存查询库存查询提供货品当前库存情况的查询。4.2.1当前店铺库存当前店铺库存即货品在当前店铺的库存情况,输入货号或扫描条形码进行查询。- 18 - 19 -4.2.2周边店铺库存周边店铺库存即货品在周边店铺的库存情况,输入货号或扫描条形码进行查询。在此模块 中,周边仓库指在店铺资料中同一区域的店铺。4.2.3仓库库存仓库库存即货品在公司仓库的库存情况,输入货号或扫描条形码进行查询。4.3 报表查询 终端 POS 系统为用户提供了简单易用的报表查询系统。点击界面的“报表”系统弹出的报 表菜单中选择需要查询的报表，进入报表查询的操作界面。 报表操作方法 4.3.1 报表操作方法 - 20

22、- 1. 在页面“条件”栏，输入查询条件，如货号、店铺，单据时间等； 2. 选择希望输出的查询内容；点击选择按钮 ，进入输出项目选择窗口； 利用 、 将输出项目选人右侧“已选择项目”栏。 3. 点击【查询】键，进行查询，统计结果显示如下图。 4. 如需将统计结果打印，可在统计完成后，点击【打印】键，进入打印预览状态后，进 行打印； 5. 如需要将统计结果输出为 EXCEL 文件，则在显示统计后，点击【导出】键，将统计数 据导出到 EXCEL， - 21 - 注： 1. 点击统计结果显示栏中，输出项目名称，可以对统计结果提供排序； 2. 统计栏的最下方一栏，计算统计结果的合计值； 3. 显示统计结果时，系统隐藏了查询条件输入栏，如果重新进行查询，可将鼠标移到条件栏 标签位置，系统将显示条件栏，点击页面右上角的 ，可以固定条件栏。 4.3.2 店铺零售报表 .3.2 店铺零售报表 店铺零售报表统计店铺零售数据。通过此报表，可以通过单店店铺的销售统计、货品销售 统计、VIP 消费情况、营业员业绩等。 4.3.3 店铺退货 .3.3 店铺退货报表，统计店铺退货相关的数据。例如时间段内店铺退货明细、退货总数、某款 货品的退