EXCEL操作技巧训练PPT课件

1、1一.单元格的基本操作 单元格单元格是工作簿中最小的组成单位，每一行和列交叉处即为一个单元格。行用1、2、3等数字标识，列用A、B、C等字母标识。而单元格由它在工作表中的位置所标识，命名规则：列号+行号名称框：显示当前活动单元格名称第1页/共30页2一.单元格的基本操作2. 输入和编辑数据u输入数据u编辑单元格的内容 双击待编辑数据所在的单元格（或按F2键）在单元格直接输入在编辑栏中输入编辑栏第2页/共30页3一.单元格的基本操作3. 特殊数据的输入默认情况下，数字数据是右对齐，文本数据是左对齐 输入分数 按“整数位+空格+分数”的形式输入 例如要输入“1/3”,可以输入“0 1/3” 输入日

2、期和时间 可以用“/”或者“-”来分隔日期中的年、月、日部分 例如要输入“4月5日”，可以输入“4/5”或者“4-5” 在Excel中，年份可以不输入，系统默认为用户计算机系统日期中当中的年份，也可以输入年份后两位，年份在00-29之间，表示2000-2029年；值在30-99之间，则表示1930-1999年第3页/共30页4一.单元格的基本操作 输入0开头的数据 按“单引号+数据”的方式 例如输入“001”,输入“001” 输入11位以上的数据 在Excel中，输入超过11位的数值，会自动转换为科学记数格式；如果超过15位的数值，会自动将15位以后的数值转换为“0” 方法同上 输入“”等特殊

3、符号 插入特殊符号第4页/共30页5一.单元格的基本操作4. 自动填充数据当需要在若干连续的单元格中输入相同数据或输入有规律的数据或公式时，可使用Excel提供的自动填充功能快速填充。填充柄选中一个单元格，右下角会出现一个小黑方块，它就是填充柄。当鼠标指向填充柄，鼠标指针会变成黑色的十字形，对填充柄可上下左右4个方向拖动填充柄第5页/共30页6一.单元格的基本操作日期数据递增填充：直接拖动填充柄数字的递增填充：Ctrl+拖动填充柄创建自定义填充序列 步骤1.工具选项自定义序列 步骤2.在“自定义序列”列表框中，选中“新序列”，然后输入新的序列，序列间每一项输入完按回车 步骤3.整个序列输入完毕

4、点“添加” 步骤4.单击“确定”第6页/共30页7一.单元格的基本操作5. 单元格批注所谓批注就是为单元格键入的注释 给单元格添加批注 方法一：选中单元格，插入批注 方法二：右击单元格，在弹出的快捷菜单选“插 入批注” 编辑批注 方法一：选中有批注的单元格，插入编辑批注 方法二：右键快捷菜单中选“编辑批注” 删除批注 选中有批注的单元格，编辑清除批注 第7页/共30页8一.单元格的基本操作6. 设置单元格格式方法一：格式单元格 方法二：右击单元格，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”方法三：Ctrl+1第8页/共30页9一.单元格的基本操作7. 合并单元格合并单元格是指由两个或多个选定单元

5、格创建的单个单元格方法一：使用“合并及居中”按钮 方法二：格式单元格,打开“单元格格式”对话框，选择“对齐”选项卡第9页/共30页10一.单元格的基本操作8. 绘制斜线表头使用边框中的对角线绘制 例如：绘制如图所示的表头 步骤1.先输入右上端文本“科目”， Alt+Enter,再输入左下端文 本“姓名” 步骤2.右击单元格，在弹出的快捷 菜单中选“设置单元格格式” 步骤3.在打开的对话框中，选“边 框”选项卡，选择合适的边框 线，点“确定”第10页/共30页11一.单元格的基本操作使用绘图工具绘制 例如：绘制如图所示的表头第11页/共30页12一.单元格的基本操作9. 清除单元格格式或内容步骤

6、1.选定单元格 全部（清除格式和内容） 格式（仅清除格式） 内容（能清除公式和数据，格式仍在）步骤2.编辑清除第12页/共30页13二.条件格式 条件格式的概念 条件格式是指当指定条件为真时，Excel自动应用于单元格的格式，如单元格底纹或字体颜色等。 条件格式的优点：直观地查看和分析数据强调异常值2. 添加条件格式 步骤1：选中要添加条件格式的单元格 步骤2：“格式” “条件格式”第13页/共30页14三.排序 排序规则 在Excel中，可以对一列或多列的数据按文本、数字以及日期和时间进行升序或降序排序。还可按笔划、月份或星期等进行排序。大多数排序操作时针对列进行的。2. 按单列进行排序方法

7、一：使用工具栏“排序”按钮步骤1：选中需要排序的数据列中任一单元格步骤2：单击“常用”工具栏上的排序按钮升序降序第14页/共30页15三.排序方法二：使用 “排序”对话框步骤1：选中需要排序的数据列中任一单元格步骤2：“数据” “排序”，打开排序对话框步骤3：在“主要关键字”下拉列表中选中相应选项，并选择是降序还是升序步骤4：点“确定”第15页/共30页16三.排序3. 按多个列进行排序步骤1：选中需要排序的数据列中任一单元格步骤2：“数据” “排序”，打开排序对话框步骤3：在“主要关键字”下拉列表中选择相应选项，并选择是降序还是升序步骤4：在“次要关键字”下拉列表中选择相应选项，并选择降序或

8、升序步骤5：点“确定”最多可按3个关键字排序第16页/共30页17三.排序4. 按笔划排序步骤1：选中需要排序的数据列中任一单元格步骤2：“数据” “排序”，打开排序对话框步骤3：在“主要关键字”下拉列表中选择相应选项，并选择是降序还是升序步骤4：点“选项”按钮，打开“排序选项”对话框，选择“笔划排序”步骤5：点“确定”第17页/共30页18四.分类汇总 分类汇总概念 分类汇总就是对数据清单的某一字段，按某种分类方式进行汇总并显示出来。汇总方式主要有求和、求平均、求最大数等。使用分类汇总功能，可在数据清单的基础上方便地生成分类汇总表，使数据统计简便易行。2. 建立分类汇总分类汇总包括对单个字段

9、和多个字段的汇总。步骤1：先对数据表进行排序（对某字段进行分类汇总，就先对其进行排序）步骤2：“数据” “分类汇总”去掉此复选项，还可以嵌套使用分类汇总第18页/共30页19五.筛选 筛选概念筛选时查找和处理区域镇南关数据子集的快捷方法。筛选区域仅显示满足条件的行，该条件由用户针对某列指定，筛选会严格拣选需要的数据，其余的所有内容都会隐藏起来。Excel提供了两种筛选方式：自动筛选（适合简单条件）和高级筛选（适合复杂条件）自动筛选步骤1：单击要筛选的数据中的任一单元格步骤2：“数据” “自动筛选”第19页/共30页20五. 筛选高级筛选步骤1：先输入要筛选的复杂条件步骤2：“数据” “高级筛选

10、”第20页/共30页21六.公式与函数 公式概念公式是单元格中的一系列数值、单元格引用、名称或运算符的组合，可生成新的值。简单地说，公式是对工作表的数值进行计算的等式。公式总是以等号（=）开始。2. 函数函数其实是一些预定义的公式，它们使用一些被称为参数的特定数值按特定顺序或结构进行计算。3. 函数的结构 =SUM(D1:D5,F1:F5)函数名称参数用圆括号括起来，参数间用半角逗号分隔函数参数公式含义：对D1至D5及F1至F5单元格数值进行求和。第21页/共30页22六.公式与函数4. 参数函数中常用的参数可以使数字、文本、逻辑值（TRUE或FALSE）、单元格应用和名称等。5. 嵌套函数

11、=IF(AVERAGE(A2:A5)50,SUM(A2:A5),0)两个嵌套函数公式含义：如果A2至A5单元格数值平均值大于50，那么就对A2至A5单元格数值进行求和，否则显示0。第22页/共30页23六.公式和函数6.单元格和区域引用引用名称表示方法示例特征相对引用列号行号A2公式被复制时，单元格引用会随之改变绝对引用$列号$行号$A$2公式被复制时，单元格引用不变混合引用列号$行号A$2公式被复制时，单元格引用列随之改变，行不变$列号行号$A2公式被复制时，单元格引用列不变，行随之改变三维引用工作表名！单元格名Sheet2!$A2、Sheet1:Sheet3!A2第23页/共30页24六.公式和函数7. 使用“插入函数”对话框方法一：单击工具栏上的“插入函数”按钮方法二：“插入” “函数”方法三：快捷键“Shift+F3”第24页/共30页25六.公式和函数8. 常用函数介绍SUMIF根据指定条件对若干单元格求和=SUMIF($B$2:$B$5,”=男”，$C$2:$C$5)INT将数字向下舍入为最接近的整数公式含义：B2至B5单元格中，找出男性数据，然后对C2至C5相应单元格数值进行求和第25页/共30页26AND如果所有参数均为TRUE,则返回TRUEIF执行真假值判断IF函数是使用频率较高的函数，可以嵌套7层第26页/共30页27