费用报帐管理制度

1、深圳 UPT服装股份有限公司费用报帐管理制度为加强管理、降低成本、节约费用、提高公司经济效益，特制定本制度。一、零星采购、各项费用报帐时，必须凭发票、收料单或电脑小票，经经办人、部门主管、财务负责人和总经理审核签字盖章后，方可报帐。二、报帐发票必须真实，不得弄虚作假。对取得的深圳本地的有关发票，经办人员可通过 （国税）、 （地税）上网查询其发票的真实性。收款收据不得作为报帐的依据。如果发现用假发票报帐，将扣发经办人员的效益工资；如果发现弄虚作假骗取公司财产的，将根据公司奖惩条例对经办人员或相关责任人进行处罚。三、所有的费用报销首先必须经过部门主管审核和签字，然后交财务人员经财务主管对发票的真实

2、性、合法性和合理性进行审核后签字盖章，并由财务部统一交总经理签字后方可报销。其程序如下图所示：经办人员或报销人填制报销部门主管审核财务负责人审核总经理单据统一交审核并签字财务部四、零星采购各项费用应尽量使用支票支付，减少现金使用量。 原则上， 200 元以下的零星采购可以现金支付，200 元以上通过支票支付。五、员工出差、外出办事或零星采购所需现金不多时，原则上由出差人员或经办人垫付；确因需要较多现金，可以向财务申请借款或办理支票申请单。借款人应填写借款单或经办人填写支票申请单经部门主管和总经理审批签字后到财务部门办理借款或领取支票手续。借款单或支票申请单上应注明借款的用途、金额和预计还款、报

3、帐日期，金额应根据出差距离、时间和采购金额的多少估计，原则上最高借款或申请支票限额为10000 元。1六、出差人员和各部门的经办人员有在财务部借款或领取支票的，必须在出差回来或办完事情后一个星期内办理报帐手续。财务报销单据在到达财务部开始三天内，月初七天内办理完所有报销手续。对借款或领取支票的出差人员和经办人员不按规定时间办理报帐手续的，财务部将从其本人的工资中扣还，直至扣清为止。超过上述规定的报销期限或上次借款没有还清之前，财务部不得给相关人员办理下次借款。七、零星采购一般到公司指定或认定的专业单位采购，特殊情况需经主管副总经理批准后方可到其他地方采购。八、车辆使用费的报销。车辆使用费包括汽

4、油费、维修费、路桥费、泊车费等。（一）行政部在掌握车辆维护、用车、油耗情况基础上，制定当月车辆费用开支计划。（二）路桥费、泊车费由行政部专管人员监管，由专管人员制定路桥费的参考标准。报帐时，长途出车应列出每次出车的费用明细，短途出车应列出每天出车的费用明细。（三）汽油费。由行政部主管选定较好的加油站为公司的定点加油站，并根据有关规定签订相关长期服务协议；由行政部统一制定公司内部加油票，加油站凭票加油，并登记加油的车牌号码，以便结帐时进行核对；行政部主管应每月对汽油费进行检查，并参照有关标准，检查车辆汽油消耗量是否合理；报销汽油费时，由行政部主管根据里程表、耗油标准、加油时间、数量、用车记录等进

5、行验核并签字。（四）车辆维修前须提出书面报告，说明原因和预计费用，经主管副总批准后到公司指定（定点）维修厂进行维修，报销时在发票上列明详细费用清单，由行政部主管根据车辆维修情况进行验核并签字。九、办公用品、清洁用品和办公家具等的采购和报销。（一）行政部应每月制定采购计划，并根据计划由计划调度室统一采购、行政部检验签收、入库。（二）计划调度室应根据公司办公用品、清洁用品和办公家具等的需求情况，并在进行充分的市场询价基础上，指定或认定合格供应商，以低于市场零售价格的供货价格签署长期供货合同（或协议） 。（三）计划调度室采购人员在采购时应在公司指定或认定的供应商进行集中采购。（四）在采购完成后，采购

6、经办人员应根据取得的发票、经行政部签收的电脑小票2等原始单据填制费用报销单报主管副总验核到财务部报帐。十、运输费的报帐管理（一）计划调度室每月应根据生产和采购计划制定运输计划和费用支出计划。（二）计划调度室应对运输公司的运输价格、拥有车辆、服务质量等方面进行充分调查的基础上，选择较好的运输公司，作为公司指定或认定的运输公司，并与其签定长期的运输服务协议。（三）经办人根据运输线路对每次运输的运输路费、过路费、停车费、装卸费与运输公司确认，并经主管副总稽核。（四）经办人在取得运输发票后，凭运输发票、发货单或验收入库单等原始单据填制费用报销单报其主管副总稽核后到财务部报帐。十一、报关费的报帐管理（一

7、）报关经办人应选择多家报关行，并就其价格、服务质量进行调查，并向其主管报告调查情况。（二）报关经办人的主管对所调查的报关行进行对比，选择较好的报关行，并尽可能与其签定长期的报关服务协议。（三）报关经办人员在报帐时，应按每次报关费用分别列示，以便主管人员稽核。（四）主管人员应根据所签订的报关费标准进行逐笔审核，在审核无误后，由经办人员将报帐凭证交送财务部办理报帐手续。十二、业务招待费的报帐管理（一）业务招待费包括餐费和礼品费用。（二）招待应酬应事先申请并得到批准，原则上不允许先斩后奏，因特殊原因无法事先办理的，事后须及时报告其主管。（三）业务招待费应由经办人填写费用报销单经主管副总审核签字后交财

8、务部办理报帐手续。十三、差旅费的报帐管理（一）差旅费的交通费标准1. 部门副经理以上人员省外出差可乘坐飞机、火车硬卧。2. 其他员工省外出差，乘坐火车硬卧。33. 其他员工因时间关系或与部门副经理以上人员出差， 经总经理批准， 可乘坐飞机。4. 员工省内出差，在公司没有安排车辆的情况下，乘坐火车或长途汽车。5. 员工在出差当地乘坐的的士发票实报实销，并注明起止地点。6. 因业务需要出差，应填写“公务外出审批表” ，填明出差理由、地点、乘坐交通工具，经部门经理审核，报总经理批准后，由行政部办理购票手续。（二）住宿费用标准1. 总经理、副总经理等高级管理人员出差住宿费实报实销。2. 其他人员出差住

9、宿费标准如下：人 员广东、北京、上海地区其他地区总经理助理、部门300250正副经理其他员工2502003. 享受不同住宿标准的人员出差，在条件允许合住的情况下，住宿费按允许最高费用标准报销。4. 参加会议人员，费用按会议通知及标准执行，超过部分原则上自理。（三）伙食费标准1. 员工出差伙食补助费，每人每天补助 50 元（早餐 10 元，中餐、晚餐各 20 元）。2. 员工出差不得报销就餐费，因业务关系确需请客招待，按业务招待费报帐管理规定办理，费用报销时，应标明请客的次数，请哪家客人及早、中、晚哪一餐，且按餐扣除伙食补助费。3. 员工外出参加会议，已享受会议伙食补助费的，不再报销伙食补助费；

10、没有享受伙食补助费的，按出差天数补助伙食费。4. 员工在广东省内出差， 有误餐的，按照公司员工出差伙食补助费 （早餐 10 元，中餐、晚餐各 20 元）标准发给误餐补助；没有误餐的不发误餐补助。5. 出差金徕公司，在出差期间每人每天补助 35 元。（四）出差香港地区补助标准41. 当天往返，火车、地铁费每天补助港币 100 元，伙食费每天补助 50 元，的士票凭票实报实销（地铁达不到处） ，并注明起止地点。2. 一天以上，住宿费标准 400 元港币，地铁费每天补助 50 元港币，伙食费每天补助100 元港币。往返火车票、的士票凭票实报实销（地铁达不到处），并注明起止地点。（五）临时出国洽谈业务的交通费、伙食费和住宿费实报实销，且注明每一笔费用的用途。（六）其他1. 员工出差期间，事先经公司领导批准就近回家探亲办事的，其绕道车船费扣除出差直线单程车船票计算，多支的部分由个人自理。2. 凡丢失车船票和住宿票者，必须打报告经公司领导批准后，按实际