致力协同办公OA系统白皮书_图文

1、致力协同办公OA系统产品白皮书国内性价比最高的OA系统品牌一、概述随着全球社会、经济一体化的飞速发展,每个企业都面临新的形势、新的挑战,这要求企业克服传统管理的种种弊端,使内部管理更加精细、更加规范、更加高效。然而,以“纸质”、“人为”为特点的传统企业管理存在着显著的问题。企业大量的会议,召集难、成本高、效率更低!领导特有的工作方式,要么决策难以有效传达,要么下层审批事项多有耽误!各种文件资料混乱存放,归档、查询极不方便,无形导致企业资源的浪费。通过U盘拷贝,或者文件夹共享方式进行文件传递、共享,使用极不方便,安全隐患甚大。传统文件下达上报方式(人送车接、传真、电话不仅成本巨高,而且效率低下、

2、不及时。各种决策、任务被人为不自觉地弱化、遗忘、托词,没有有效的工作监控、落实方法。这些问题将在致力协同办公OA系统之下得到最好解决,因为协同办公OA系统犹如人体中神经网络系统,贯穿于身体各个部位,体现大脑意志,实现全身四肢五体协同作业的系统。它能够将企业中的“人员”、“事件”、“资源”在统一的协同办公平台上协调、协作;使企业内部管理成本更低、行为更加规范、效率更加高效;它是协助企业管理变革,是实现规范、科学、高效管理的最佳助手和最有效方式。由中望软件公司推出的致力协同办公OA系统(简称“致力协同”基于中望E/3平台、采用先进的技术体系、以中西方企业管理思想为指导,结合广泛用户需求基础之上进行

3、构建的先进软件产品。该产品迄今已有十年时间(目前最新版本V7.5。期间产品一直紧随时代潮流、不断探索、不断雕琢和提升,产品的成熟性、扩展性、先进性在全国OA类软件产品上具有无可比拟的优势。二、先进的技术架构1、平台化产品、个性化实施信息化建设的本质实际上是企业管理变革的一种形式。企业利用以计算机网络为基础、软件为载体的一场管理变革、生产变革,使内部管理更加顺畅、规范、严格!然而,不同的行业、不同的企业、不同的领导、企业不同的历史发展阶段都有不同的管理问题和不同的变革需求。“平台化产品”作为致力协同产品核心设计思想,对于企业意味着更切合实际、更体现企业管理价值。即致力协同的系统方案提倡在客户需求

4、认真分析后,会提出一个更符合实际需要的建设方案,该方案在致力协同平台产品基础之上,再进行个性化的设置、扩展因此每个客户实施的致力协同系统的界面风格、功能体系、使用方法都可能是不一样的。2、具有可持续发展能力“因时而变”是每个企业一种常态,因此服务于企业管理的协同OA系统便不可能一成不变,相反应该紧随企业变化而变化。具体地讲,就是变化的能够调整以适应,新需求的能够扩展定义以适应,对于客户信息化投资是一种最可靠的保障。因此,致力协同办公OA系统的构建除了满足当前管理需求之外,更应该考虑未来需求变化问题,不能只用两年便不实用了,这要求产品具有强大的二次开发能力、扩展能力。3、具有自我优化,保持稳定、

5、可靠运行能力很多系统使用一定时间后便表现出性 能不稳定、速度变慢、错误不断出现等问题,这给整个系统的正常使用带来极大的隐患。致力协同办公OA系统则提供了一个完整的、整体解决方案。即除了基本的“协同办公OA应用系统”外,致力协同更提供了:“系统设计开发平台”“系统运行维护平台”确保整个系统的可持续发展和稳定可靠运行。4、具有良好的开放性与包容性即能够与各种应用系统(如网站系统、邮件系统、财务软件、CRM系统、ERP系统等进行无缝整合,实现“统一界面、统一身份、统一数据”整合效果。致力协同不只是实现基础的协同办公管理需求,更能够实现单点登录、数据整合/决策分析等高级需求,解决客户更丰富的应用功能,

6、体现更大的价值。5、具有先进的技术体系采用J2EE技术体系,性能稳定、支持跨平台应用支持MSQL、ORACLE等大型数据库支持并整合企业即时通讯系统,实现文字、语音、视频的会话即时通信支持智能手机、PDA等智能终端应用支持手机短信、手写全文批注、电子签章等技术应用支持工作流设计、表单自定义、应用自建、报表引擎等体系6、强大的工作流设计平台管理在于执行,执行在于流程控制。致力协同办公OA系统集成了中望E3应用平台FlowDesign工作流设计开发平台,它与“表单自定义系统”相结合,可以将企业的管理思想、管理方法通过流程控制方式得以充分地落实。FlowDesign 工作流设计开发平台具体显著的突出

7、特点: 图形化的流程设计 支持流程合理性自动审查 支持流程人机交互界面自定义 支持单人处理、并发、顺发、竞争、条件等多种处理方式 支持流程返回、索回、跳跃、变向、改稿处理方式 支持流程执行图形化监控( 支持手写全文批注、归档处理 支持与其它各种业务系统的集成处理三、系统功能简介及说明 功能列表整理如下:功能模块标准版 电子公告 工作动态 公文收阅 文档中心 BBS 论坛 电子邮件 手机短信 信息交流共享视频点播 收文管理 发文管理 人力资源 督察督办 办公用品 档案管理 协同办公管理任务委托 流程审批平台启动新流程可选 增值系统我启动的流程我的待办流程我的已办流程流程监控流程委托表单定义流程管

8、理流程绩效表单数据查询系统监控短信统计管理监控优化绩效考核使用评估维护大师系统日志系统维护管理IP时间绑定参数设置一系统标准功能1、信息交流共享1.1、电子公告相当于日常办公中的公告板,提供发布各种信息的功能。如各种通知、通告、通报、动态、新闻等信息的网上公告。系统功能:公告信息发布、公告审批、信息维护、公告查询、公告归档、定向控制、分类管理、信息上报等。支持多格式内容处理支持多附件提交支持附件的在线编辑管理支持内容分页显示通知通告信息需要审批支持留言、评论支持向指定的群体进行发布可以查看哪些人在什么时候浏览过等信息1.2、工作动态实现企业、各业务部门工作动态信息发布、公示,实现企务公开、监督

9、。系统支持:动态信息的审批、员工评论。1.3、公文收阅公文收阅模块主要用来收取单位内部发布的公文。对于大多数不参与公文流转的用户提供了收阅文件的入口。通过该模块,用户可以收阅到与自己相关的公文。同时,该模块还提供强大的检索查询功能,可以很方便的通过公文的文号、标题以及发布的日期时间等进行快速的检索查询。1.4、文档中心网络硬盘实现用户个人文件专属存储空间,支持用户的文件上传、下载、分享,以及文件夹的建立、下载、共享等管理,具有使用方便、稳定安全、上传迅速等特点。归档管理是系统中一个核心模块,主要针对电子文档、资料的处理,尤其是提供了一个“电子文档柜”,供用户存储管理自己的文档资料。该模块可以有

10、效解决共享资源分散、工作效率低下等问题,通过“科目”进行编排组织,并通过科目权限分配进行资源划分。1.5、BBS论坛BBS论坛是实现内部信息沟通、问题讨论、思想交流的自由空间。员工可以对工作、时事、管理等主题发表自己的观点,也可对他人(匿名观点进行应贴。1.6、电子邮件电子邮件系统实现用户间邮件信息往来、相互传递,能够与系统内各个业务流转相结合进行自动通知、提醒。系统不需要专用的邮件服务器,便可方便实现员工间的邮件处理。尤其重要地是,系统记录了收阅的所有访问信息(姓名、时间、地址,更符合信息管理的需要。系统功能:收件箱、发件箱、撰写邮件、垃圾箱、邮件检索、资源使用、邮件地址簿、外部邮件配置、邮

11、件统计等功能。系统支持与外部邮件服务器(如126、263、SINA等邮件系统的直接对接,用户可以快速登录到自己的个人外部邮件系统中。同时系统支持邮件的统计、高效检索等功能。1.7、手机短信手机短信可以实现消息的离线传输,使政务办公管理更加有效。它可以实现相关人员及时收阅办公系统中各种通知、通告、公文流转、电子邮件等内部消息,解决了系统必须开机值守问题。致力协同手机短信功能支持电信电话精灵、移动联通工业手机模块+SIM卡,以及第三方短信平台等多种接入方式。同时可支持多条短信线路接入,通过内部优化负载平衡,确保短信有效传达。1.8、视频点播网络视频点播系统综合了计算机、通讯技术、电视技术的一门综合

12、性技术,它彻底改变了过去收看节目的单一被动方式,实现了节目的按需收看和任意播放,集动态影视图像、静态图片、声音、文字等信息为一体,为用户提供实时、交互、按需收看等个性化服务。系统功能包括:节目上传、节目管理、节目搜索、节目在线点播、远程监控和管理等。2、协同办公管理2.1、收文管理收文管理主要是完成外来公文、稿件的登记、拟办、审批、阅办、归档、查询等功能。根据政府部门内部用户职务的区别,系统授予不同角色的权限,从收文登记,公文拟办,到领导审批,最后到公文阅办、公文管理,系统设置一个用户(文书来统一调度。选择专用的组件,可以实现全文批注和手写签名的认证。2.2、发文管理发文管理主要是完成内部文件

13、的起草、内审、会签、传送、审核、签发、归档、查询、打印等功能。不同权限的用户有各自特点的功能,如:在内审中有退回、会签、流传、撤消等功能。而且接受文件与处理文件结束,系统提示用户验证身份密钥,以保证文件流传的安全性、保密性。系统支持模板化管理、流程自定义设置、角色定义、超时设置处理、多附件处理、手写全文批注等功能要求。2.3、人力资源实现全单位正式及聘用人员个人基本信息的自动统计和管理。解决目前个人信息较分散,手工统计、查阅不方便的问题。系统功能包括:人事登记、档案维护、档案检索、工资调整、人事档案管理、人事简要统计、综合统计。2.4、督查督办督察督办应用于系统管理员或行政管理人员,用于检查协

14、同办公平台系统中各个业务环节是否存在滞塞现象,如果发现,便可以及时采取传统方式进行催办处理,使整个系统的消息流转不被间断。2.5、办公用品办公用品管理将实现全单位日常办公服务器等低值易耗品的申购、入库、领用等全过程,以及物品数量、价值的全面的精细化管理。系统功能将包括:物品档案管理、领用申请、部门内审、领导审批、库管审批、采购管理、采购审批、领用统计等八大功能。在物品购入和领用后,物品的库存量、价值将自动调整。各科室可以查询本部门领用的物品,个人也可以查询到自己领用到的物品。2.6、档案管理档案管理系统为单位档案室提供档案资料的管理。系统功能包括:档案登记、档案维护、查询检索、借阅管理、借阅归

15、还、借阅查询六项功能。2.7、任务委托任务委托可以解决用户外出时,不使网上办公中断,委托他人代理处理。系统支持:不同的功能模块分配给不同的人员;可以设置代理时间;当用户“返回”时可以随时收回自己的权限。系统支持:针对每个不同的模块可以授予不用的用户,以及授予具有时间范围性处理。3、流程审批平台实现企业各项事务的流程化管理。在系统中提供了最常用的几个流程管理,同时支持用户利用FlowDesign工作流设计平台进行更多的流程设计管理。3.1、事务审批管理针对单位内部各种下级向上级的日常事务在线请示、领导在线批示的网上管理。如各种申请采购、用款审批、出访审批、报销审批、人员请假等流程应用。在日常工作

16、中,领导一般会针对某件待办事项进行派发操作,系统中可以指定某办理单位或办理人进行协作办理。领受工作的部门和人员在通过系统收到领导的批示办理件后可自定义办理流程,交由相关部门或者具体业务人员进行具体操作,而领导在整个流程当中可以随时通过系统查看并督办事件办理情况,以便能随时掌握办理进度等信息。针对领导专门设计,流程简单操作界面友好,能够轻松上手;增加督办功能,领导可以随时监督事件办理进度并下发督办通知。该系统基于工作流平台设计,可以灵活定义请示报告流程、模板、支持多级审批处理。3.2、借款流程管理实现单位内部借款流程管理。系统根据用户所在的不同部门,自动选择不同的用户审批人、并根据借款额度流向不

17、同的审批人和方向。整个流程使公司借款流程审批得以严格的管理,包括借款的费用统计分析。3.3、报帐流程管理实现单位内部费用报帐流程管理,包括报帐情况的费用统计分析。3.4、采购流程管理实现单位内部各种物品采购、原材料等业务的流程审批管理,包括采购的统计分析功能。3.5、流程监控管理实现对流程审批平台的各种流程进行监控,以图形化的方式展示出流程当前的状态,包括已处理情况(谁在什么时候处理了哪个结点,在处理情况(当前是谁在处理这个结点和流程是否结束等。3.6、表单自定义通过该模块可以实现对流程所处理的业务表单的样式进行自己设定。该模块以图形化的处理方式进行操作,用户只需要进行简单的拖拽就可以实现完全

18、个性化的审批表单,彻底改变了所有流程“看上去都差不多”的展现方式,真正实现了流程的个性化。3.7、流程角色管理通过该模块可以对流程节点的审批人员进行设定,只有当该用户被设置成为该流程节点的审批人员之后,该用户才能对此节点进行审批,通过流程角色的设定,极大的提高了流程的审批安全性和操作方便性。3.8、流程绩效流程绩效是对本系统中流程的处理效率(及时性及工作量做出统计,给管理者提供一个评估的依据。3.9、表单数据查询表单数据内容的查询,同时也可以监控流程的流转环节。4、管理监控优化4.1、系统监控该模块实现了对系统各页面执行时间和执行效率的跟踪、统计和分析。通过该模块,可以快速的定位影响系统性能的

19、模块,从而有针对性的进行优化和调整,保证系统稳定快速的运行。4.2、短信统计用来统计各单位指定时间段的短信发送数量。按部门和发送成功与否来统计。4.3、绩效考核绩效考核是一项系统工程,涉及到公司的发展规划、战略目标体系及其目标责任体系、指标评价体系、评价标准、评价内容及评价方法等,其核心是促进企业管理水准的提高及综合实力的增强,其实质是使员工个人的能力得以提升,并确保人尽其才,使人力资源的作用发挥到极致。4.4、使用评估系统使用统计主要用于评估单位内各个部门、各个用户对于系统的使用情况,从而制定系统推广计划、使用排行榜。系统支持使用统计指标的灵活定义,能够满足用户多种不同的使用统计需求。5、常

20、用功能5.1、待办事宜系统为用户提供一个集中的待处理问题的提示窗口,用户可以一目了然地掌握自己所要收阅处理的、来自于各个功能模块的各项事务,避免相关事件延误和疏漏。5.2、日程安排用于个人日程事务进行计划、安排、查询、维护;活动计划届时会自动提醒用户;使个人的工作、生活更加有序、协调。6、更多6.1、用户信息应用于用户个人,用于记录和管理个人同学、同事、朋友、亲属等通讯联系方式的功能模块。6.2、个人信息应用于用户个人,用于个人信息、登录密码、我的桌面、数字签名、常联系人、常批示语及单点登录维护。6.3、软件下载提供系统中常用软件的下载,如协同精灵、word2html、金格插件及Adobe F

21、lash Player 的下载。6.4、更多提供系统中其他更多的功能列表。二可选增值系统1、即时通讯集成平台该系统以客户端形式应用于桌面,相当于企业级的QQ。它可以实现:基于文字、语音、视频的交流、沟通文件的快速传送基于多媒体形式的视频会议与OA系统的用户体系紧密结合完全整合了OA系统功能并实现单点登录、一点访问语音、视频功能更好。尤其是能够与OA系统形成充分的整合效果,极大地提升了整个系统的使用效果和性能。3、移动手机办公系统 用户可以通过智能手机、PDA等终端设备,通过网信网络随时、快捷处理应用系统中的各种信息,并在线完成事务审批。可以解决领导出差在外方便的移动办公。四、系统特点1、应用特

22、点B/S应用,用户可以在局域网、广域网任何网内都可实现办公应用。具有应用自建平台、信息发布平台、单点登录引擎、报表应用平台、数据集成平台等二次开发平台,满足未来系统无限扩展和自定义开发。支持强大的、图形化的流程自定义、表单自定义,满足企业内部各种流程化办公需求。支持信息不间断应用,即无论用户各种情况,信息都不会阻塞、停滞,都会及时传达给用户。支持手写全文批注、文件在线编辑、电子印章等应用功能。能够与企业网站系统、企业财务/ERP系统进行有机整合,提升企业信息化应用能力;支持全系统内、自属权限的各种信息模糊快速搜索。与基于语音、视频的企业即时通讯有机集成,实现信息互通、应用相互集成,即从OA中可以直接发起即时通讯会话,从即时通系统中不用登录便可以直接进入OA系统。全面支持信息索回机制、信息回执机制、审批会签转授机制。具有灵活强大的系统使用统计,满足各种系统使用评估。能够适应企业个性管理需求进行个性化功能定制和实施。2、技术特点采用先进的J2EE开发技术体系,具有良好的开放性、扩展性和跨平台性。具有健壮完善的安全保障体系,能够防止各种入侵、危害。支持移动、电信、联通,以及手机模块、短信平台等多种短信接入方式。支持各种操作系统的智能手机、PDA终端接入应用具有数据库智能备份和文件系统智