办公用品固定资产采购制度

1、办公用品采购管理制度目录第一章：目的 2第二章：适用范围 2第三章：定义 2第四章：办公用品采购业务及管理方法 2第一章：目的 为了统一限量，控制办公用品规格以及节约经费开支、 规范公司办公用品的采购、 领用流程，降低办公用品库存的同时保证办公用品的供应， 减少办公用品的浪费、 私用现象，特制定本制度。第二章：适用范围本制度适用于集团各公司、各部门。第三章：定义办公用品包括个人办公用品、公用办公用品、固定资产。个人办公用品：个人办公用品包括笔、本、纸、橡皮、笔筒、削笔刀、剪 刀、胶带、文件夹、档案袋、档案盒、订书机、计算器、打孔器、起钉器等。公用办公用品：非个人所需的办公物品及耗材，如打印纸、

2、白板笔、墨盒、 硒鼓、碳粉、电池、洗手液、纸巾、茶叶、拖把、垃圾袋、垃圾桶等。固定资产：这里说的固定资产是指使用价值在一年以上的并且是由公司统 一购买的办公用品， 包括公司给各部门或个人配置的办公桌椅、 文件柜、 沙发等 办公家具、电脑、通讯工具、 U 盘/硬盘等存储工具、机、打印机、扫描仪、空调、风扇、室内装饰品、照明电器、茶具、打卡机、饮水机等。第四章：办公用品采购业务及管理方法一、办公用品购买原则1. 卖家选择：坚持货比三家原则，选择守信誉、质量优、价格低的供货 商，并建立长期合作关系。做到定点采购，力争银行结账减少现金支 出，降低采购成本。2. 小型或零星的办公用品的采购要由行政人员到

3、指定的办公用品店选购 或要求其送货，尽量做到定时定点购买。3. 大型办公用品（这里指单位价值在 1000元以上的固定资产） 的采购要 两人或两人以上到大型商场询价，对比之后选购价格合适、质量合格 的办公用品（固定资产） 。4. 凡集团内部各公司员工申请的办公用品（固定资产）不可自行购买， 汇总后交由行政部经领导批准后统一进行购买，特殊情况急需的物品 且相关领导不在的情况下可由相关领导授权行政人员先行购买，事后 及时补办手续并汇报给相关部门领导，及时登记入库以作备案。5行政人员于月底之前将本月采购的办公用品采购明细表以及日 常支出费用明细表交本部门负责人。（附表）、采购流程1. 办公用品的米购流

4、程（如下图所示）（1）常用办公用品的采购：每月底统计下月各部门所需的办公用品数量及其种类并填写办 公用品采购申请表经相关领导批准后由行政部人员负责到指定商家 进行采购，期间如有急需物品需要添置可直接采购，并由采购负责人 及时在米购点做好记录。（后附表）2. 固定资产采购流程（如图）三、费用结算和报销1. 常用办公用品的结算和报销方式（1）常用办公用品可与固定商家商定结算周期和方式，结算日可由行政部 向商家索要办公用品购买记录，并凭发票进行报销应付金额，如数额较大 可交由财务部直接结算。（2）小件商品的报销程序可按照常规报销方式，经财务审批相关领导签字 即可直接报销。（3）预支借款：需要先写借据

5、经相关领导签字批准后方可购买，购买以后 按照常规报销方式进行报销。2. 固定资产报销经批准购买的办公用品（固定资产）报销方式按常规报销方式报 销，未经任何程序购买的物品，一律不予报销。四、办公用品管理1. 个人 /公用办公用品管理领用人需填写“办公用品使用登记表”注明日期、物品名称、数量、用途、 使用人签字（相关领导领取物品时可由代领人或行政人员代签） （附表）。（注： 为节制浪费尽量避免在短时间内重复领取同一样物品（特殊情况除外） ，每月各公司卫 生用品不得超过 100 元）2. 固定资产管理（1）固定资产安全管理 固定资产的安全按照“谁使用，谁保管，谁丢失，谁负责”的原则实行。 责任人对所

6、负责的固定资产必须正确使用， 精心爱护，保证固定资产完整性。严禁用公用办公用品办私事。 未经许可， 不得将固定资产借给外单位或非本单位 的人员使用。（2）固定资产盘点： 固定资产要定期进行盘点， 统一编号并填写 固定资产盘点 表 。（附表）（3）固定资产转移： 固定资产转移分为固定资产内部调拨、 固定资产的租出、 固 定资产的租入。固定资产的内部调拨需填写固定资产转移单 ，固定资产的租出需填写 固定资产租出通知书 ，固定资产的租入需填写固定资产的租入通知书 （附表）。（4）固定资产的维修：需填写固定资产维修申请单 （附表）。（5）固定资产的报废：出现下列情况责任人可以按程序申请报废 固定资产已

7、过使用寿命，确实不能再使用的； 固定资产出现故障经确认无法再修复的； 因设备配置低或配套设施落后而造成事实上不能再使用的； 维修成本过高，达到或超过设备自身价值的； 出现以上情况的固定资产按报废程序并遵循财务相关规定办理报废。3. 库存管理 （1）每月底对本月所有人使用的办公用品进行核算登记，对库存办公用品进行一次盘点。（2）定期对固定资产进行盘点，并统一编号登记入库（附表）集团行政部2021年 10月16日办公用品使用登记表日期物品名称/数量用途使用人签字办公用品采购申请表经办人时间申请部门申请物品规格数量单价合计总计行政部财 务 部行政经理签字：申请部门验收：财务经理签字：申请部门验收：固

8、定资产采购申请单中文名称英文名称规格型号单位数量需要日期备注请购原因用途请购人部门经理行政部经理总经理总裁办本表一式三联：（1）行政部（2）财务部（3）使用部门各留存一联。固定资产转移单中文名称数量购置日期英文名称附属设备1.耐用年限规格2.已使用年数移前用途（移出部门）移后用途（移入部门）移出部门经理移入部门经理移出部门使用人移入部门使用人行政部经理经办人使用部门：（移出）（移入）年 月 日财产编号:本表一式四联：（1）行政部（2）财务部（3）移出部门（4）移入部门各留存一联。固定资产验收单领用部门仪器名称型号规格数量生产厂家出厂日期出厂号制造国存放地点技术验收情况验收人部门负责人保管人备注

9、验收日期本表一式三联：（1）行政部（2）财务部（3）使用部门各留存一联。固定资产登记卡本卡编号财产编号:中文名称英文名称规格型号厂牌号码购置日期购置金额存放地点耐用年限附属设备年月日使用部门用途保管人固定资产报废申请单申请单位：年 月 日类别名称规格型号计量单位购入 日期使用年限已用年限财产编号原值已提折旧（元）净值（元）残值（元）报废原因签章：年 月日技术部门 鉴定意见签章：年 月日财产管理部门意见签章：年 月日单位领导 审批意见签章：年 月日上级主管 部门审批 意见签章：年 月日经办人:申请报废部门负责人：本表一式二份，财务部、行政部各执一份。固定资产维修申请表名称编号型号使用部门故障现象

10、：申请人：填表日期联系请修部门领导签字故障分析：分析人：技术部意见经 办 人部 门 领 导修理内容及更换零件名称：修理人：修理日期：实际维修费用：验收结果经办人部门领导本表一式两份，财务部、行政部各执一份。固定资产租入通知书租入单位租出单位名称规格型号数量生产厂家出厂日期出厂号月租（元）制造国存放点租赁方式技术验收情况验收人部门负责人保管人备注验收日期本表一式三联：（1）行政部（2）财务部（3）使用部门各留存一联。固定资产租出通知书租入单位租出单位名称规格型号数量生产厂家出厂日期出厂号月租（元）制造国存放地点八、租赁方式使用部门意见：签章日期年 月日资产管理部门意见签章日期年 月日技术部门意见

11、：签章日期年 月日单位领导审批意见：签章日期年 月日上级主管部门意见：签章日期年 月日本表一式三联：（1）行政部（2）财务部（3）存放部门各留存一联。固定资产清理申请单资产编码固定资产名称型号/规格入帐日期原值已提折旧帐面净值使用人/责任人存放地点清理原因及方案清理费用或变卖收 入预算检测人员意见及备 注：财务部：部门经理：公司负责人：申请人：申请日期：本表一式两联，（1）行政部（2）财务部。办公用品管理制度1. 目的为对办公用品的采购、发放及使用进行有效的管理，合理配 置办公资源、降低办公用品费用，特制定本制度。2. 适用范围本制度适用于公司办公用品的管理。3. 内容3.1 办公用品的分类根

12、据办公用品的价值和使用特性分为 A B、C、D四类：A类：即价值较高，并纳入固定资产管理类办公用品，指计算机，复印机，打印机， 机， ，大型办公家具，办公桌，办公 椅，空调，书柜，微波炉，饮水机、工作服等；B 类：非消耗性工具、文具类，指 机，各式文件架（栏） 、文 件夹、资料袋、订书机、计算器、剪刀、钢笔、签字笔、直尺、 三角板、白板、号码机、拉杆夹、档案盒、 U 盘、证件夹、圆 头夹、小刀、电水壶、水瓶等；C类：消耗性文具类，指各种纸、笔记本、笔芯、胶水、胶带、回形针、 大头针、圆珠笔、橡皮、铅笔、涂改液、钉书钉、复写纸、 色带、帐芯、帐壳、印油、皮筋等；D类：即劳保用品，指手套、拖把、扫

13、把、垃圾桶、垃圾袋、厕刷、洁厕净、 洗衣粉、 抹布、消毒液、脸盆、 水桶、肥皂、创可贴、 电池、家具护理蜡、玻璃净亮水等。3.2 需求申请B、C D类办公用品的需求由使用者申请，经办公室审核决定是否配 给。3.2.2A 类办公用品由需求部门负责人申请，经办公室审核，总经理 审批后决定是否配给。3.3 采购经审批后的需求物品， 经办公室审核有库存的 , 办理相关领用手续后 发放给需求申请者，没有库存也不能内部调配的，则需申请采购。所有办公用品的采购，必须实行先申请，后采购的原则。 所有办公用品的采购由总经理指定专人采购（以下简称为采购员） 。3.3.4 由使用人填写请购单 （ 需详细注明需采购物

14、品名称、数量、 型号、规格、特性、用途、使用日期，其他特性等须在备注栏中写明 ）, 经部门负责人审核，办公室核定，总经理批准后，采购员方可实行采 购。3.3.5 未经总经理批准，任何人不得擅自采购，否则其采购费用不予 报销。特殊情况，来不及办理请购手续的，须 请示总经理，经批 准后方可采购，事后应及时办理请购手续。否则，其采购费用不予报 销。3.3.6 采购办公用品时， 必须由 2 人同去采购， 采购员为第一责任人， 陪同人为第二责任人。3.3.7 采购员在接到经审批后的请购单时，应按照请购单所 写要求采购。 保证所采购的物品满足使用要求， 并在要求的使用日期前完成采购作业3.3.8 采购员应

15、在所需采购物品满足使用功能的要求下尽量选择价格 低的物品。3.3.9 采购员对于日常性采购的物品， 应定点采购， 每次采购后将价 格报办公室备案。非经常性采购的项目，必须货比三家，最终选择物 美价廉的供应商。3.3.10 严禁在采购作业中，虚报采购费用及物品价格，一经发现， 公司将对责任人作辞退处理，且视为被辞退人同意放弃一切经济补3.3.113.3.123.3.13采购回来的物品应及时交办公室文员处验收入库。 经验收不符合要求的物品，由采购人及时换货或退货。 办公室主任作为办公用品采购的监督者。3.4 验收及入库 经采购的物品必须先验收后入库。 一般物品的验收人员由办公室文员及采购申请人组成

16、。特殊物品的 验收由办公室组织验收小组验收。验收时，要查看所采购的物品数量、型号、特性等与请购单所写 是否相同，是否满足使用要求。3.4.4 验收过程中发现所采购的物品不符合质量要求或申请人使用 要求的，不予入库，由采购员及时办理换货或退货事宜。3.4.5 经验收合格的物品由办公室文员及出纳共同办理入库手续。3.5 办公用品的领用办公用品的领用，由使用者填写办公用品领用单，办公室文员审核无误后给予发放并登记所发放的办公用品。每月8日前，办公室文员将统计后的办公用品领用单交财务一 份。办公室文员每3个月应对所负责的办公用品库存盘点一次。 发现帐 与实物数量不符应及时报办公室主任。办公室文员对所管

17、理的办公用品负责。3.6办公用品的使用管理办公用品实行谁使用谁负责，办公室负责办公用品的使用监督工作。办公室负责A类办公用品的维修工作。3.7其他未尽事宜按照公司相关制度执行。请购单物品名称单位规格数量特性颜色用途要求到货日期备注申请人部门经理办公室总经理请购单物品名称数量规格型号特性颜色用途要求到货日期年月日备注申请人部门经理办公室总经理办公用品采购、验收、入库、领用流程图办公用品统计表2021.12.20日盘序号名称单位规格本月结存备注数量金额1橡皮擦个42富迪胶粘卷13透明胶（大）卷3两卷已经开始使用4透明胶（中）卷15透明胶（小）卷36订书机个B303527重型订书机个18厚层订书针盒59起钉器个210回形针盒8小盒装11大头针盒25小盒装12得力液体胶支18135021高度粘度合成胶支414填充墨水瓶4青色、黑色、洋红、黄色各一支15连供墨水瓶4青色、黑色、洋红、黄色各一支16彩色长尾票夹盒50mm217彩色长尾票夹盒32mm218彩色长尾票夹盒19mm319A4纸盒1020中性笔支黑4621中性笔支红1322中性笔芯支5023铁板夹个224秒干印台个125快干