第6章 Access 2010数据库应用教程 报表

1、第第6 6章章报表报表Access 2010数据库应用教程报表报表的的组成组成创建创建报表报表报表的编辑报表的编辑报表的导出与打印报表的导出与打印Access 2010数据库应用教程重点重点：报表报表的的组成组成创建创建报表报表报表报表的编辑的编辑报表报表的导出与打印的导出与打印难点：难点：报表报表的编辑的编辑Access 2010数据库应用教程报表概述报表概述6.1.16.1.1报表的报表的组成组成1. 1. 报表页眉报表页眉2 2. . 页面页眉页面页眉3 3. . 分组页眉分组页眉4 4. . 主体主体5 5. . 分组页脚分组页脚6 6. . 页面页脚页面页脚7 7. . 报表报表页脚

2、页脚Access 2010数据库应用教程报表的类型报表的类型Access 2010Access 2010提供了提供了3 3种主要类型的种主要类型的报表报表1 1. . 表格式报表表格式报表2 2. . 纵栏式报表纵栏式报表3 3. . 标签报表标签报表Access 2010数据库应用教程报表的视图报表的视图Access Access 20102010提供的报表视图有提供的报表视图有4 4种种1.1.报表视图报表视图2.2.打印打印预览预览视图视图3.3.布局视图布局视图4.4.设计设计视图。视图。Access 2010数据库应用教程创建创建报表报表6.2.16.2.1使用使用“报表报表”按钮按

3、钮创建创建Access 2010Access 2010提供了一种快速创建报表的提供了一种快速创建报表的方法。先选中一个作为数据源的表或查询，然方法。先选中一个作为数据源的表或查询，然后切换到后切换到“创建创建”选项卡，再单击选项卡，再单击“报表报表”组组中的中的“报表报表”按钮，即可生成一个报表，而不按钮，即可生成一个报表，而不提示任何信息，并以布局视图直接打开该报表。提示任何信息，并以布局视图直接打开该报表。Access 2010数据库应用教程使用报表向导创建使用报表向导创建与使用与使用“报表报表”按钮直接生成报表不同，按钮直接生成报表不同，使用报表向导是以交互式的方法创建报表，使用报表向导

4、是以交互式的方法创建报表，显示一个多步骤向导，允许用户指定字段、显示一个多步骤向导，允许用户指定字段、分组分组/ /排序级别和布局选项。该向导将基于用排序级别和布局选项。该向导将基于用户所做的选择创建报表。户所做的选择创建报表。Access 2010数据库应用教程使用报表设计视图创建使用报表设计视图创建虽然使用报表按钮和报表向导的方式可虽然使用报表按钮和报表向导的方式可以方便、迅速地完成新报表的创建任务，但以方便、迅速地完成新报表的创建任务，但却缺乏主动性和灵活性，它的许多参数都是却缺乏主动性和灵活性，它的许多参数都是系统自动设置的，这样的报表有时候在某种系统自动设置的，这样的报表有时候在某种

5、程度上很难完全满足用户的要求。使用程度上很难完全满足用户的要求。使用“报报表设计表设计”视图可以更灵活地创建报表。不仅视图可以更灵活地创建报表。不仅可以按用户的需求设计所需要的报表，而且可以按用户的需求设计所需要的报表，而且可以对上面两种方式创建的报表进行修改，可以对上面两种方式创建的报表进行修改，使其更大程度的满足用户的需求。使其更大程度的满足用户的需求。Access 2010数据库应用教程创建标签报表创建标签报表标签报表具有很强的实用性。例如，图标签报表具有很强的实用性。例如，图书管理标签，可以粘贴在图书扉页上作为图书管理标签，可以粘贴在图书扉页上作为图书编号；物品管理标签，可以粘贴在产品

6、或书编号；物品管理标签，可以粘贴在产品或设备上进行分类。设备上进行分类。Access 2010Access 2010在报表向导中在报表向导中有一种向导是专门为标签报表而设计的。有一种向导是专门为标签报表而设计的。Access 2010数据库应用教程 创建空报表创建空报表单击单击“报表报表”组中的组中的“空报表空报表”按钮，按钮，将在布局视图中打开一个空报表，并显示出将在布局视图中打开一个空报表，并显示出字段列表任务窗格字段列表任务窗格。利用。利用“报表布局工具报表布局工具”栏下各选项卡中的工具调整报表的布局，设栏下各选项卡中的工具调整报表的布局，设置报表属性，即可通过空白报表创建一张满置报表属

7、性，即可通过空白报表创建一张满足要求的报表。足要求的报表。Access 2010数据库应用教程报表的高级设计报表的高级设计6.3.16.3.1报表的报表的编辑编辑在报表设计视图中可以对已经创建的报表在报表设计视图中可以对已经创建的报表进行编辑和修改，可以设置报表的格式，在报进行编辑和修改，可以设置报表的格式，在报表中添加背景图片、日期和时间以及页码等，表中添加背景图片、日期和时间以及页码等，使报表显得更为美观。使报表显得更为美观。Access 2010数据库应用教程记录的排序记录的排序在实际应用中，经常要求报表显示的记在实际应用中，经常要求报表显示的记录按照某个指定的顺序排列，例如按照学生录按

8、照某个指定的顺序排列，例如按照学生年龄从小到大排列等。使用报表向导或设计年龄从小到大排列等。使用报表向导或设计视图都可以设置记录排序。通过报表向导最视图都可以设置记录排序。通过报表向导最多可以设置四个排序字段，并且排序只能是多可以设置四个排序字段，并且排序只能是字段，不能是表达式。在设计视图中，最多字段，不能是表达式。在设计视图中，最多可以设置十个字段或字段表达式进行可以设置十个字段或字段表达式进行排序排序。Access 2010数据库应用教程 记录的分组和汇总记录的分组和汇总在实际工作中，经常需要对数据进行分在实际工作中，经常需要对数据进行分组、汇总。分组是将报表中具有共同特征的组、汇总。分

9、组是将报表中具有共同特征的相关记录排列在一起，并且可以为同组记录相关记录排列在一起，并且可以为同组记录进行汇总统计。使用进行汇总统计。使用Access 2010Access 2010提供的分组提供的分组功能，可以对报表中的记录进行分组，对报功能，可以对报表中的记录进行分组，对报表的记录进行分组时，可以按照一个字段进表的记录进行分组时，可以按照一个字段进行也可以对多个字段分别进行。行也可以对多个字段分别进行。Access 2010数据库应用教程记录的分组和汇总记录的分组和汇总1.1.记录的记录的分组分组分组分组有两种操作方法：有两种操作方法：方法一是在报表布局视图中打开需要分组方法一是在报表布局

10、视图中打开需要分组的报表，右键单击要对其应用分组、汇总的字的报表，右键单击要对其应用分组、汇总的字段，然后单击快捷菜单上的分组形式和汇总选段，然后单击快捷菜单上的分组形式和汇总选项。这是添加分组的最快方法。项。这是添加分组的最快方法。方法二是在布局视图或设计视图中打开需方法二是在布局视图或设计视图中打开需要分组的报表，在要分组的报表，在“分组、排序和汇总分组、排序和汇总”窗格窗格中单击中单击“添加组添加组”，选择要在其上执行分组、，选择要在其上执行分组、汇总的字段。在分组行上单击汇总的字段。在分组行上单击“更多更多”以设置以设置更多选项和添加汇总。更多选项和添加汇总。Access 2010数据

11、库应用教程记录的分组和汇总记录的分组和汇总2.2.汇总汇总计算计算报报表表中中的的汇总计汇总计算可算可以以通通过过以下途径来以下途径来完完成成：（1 1）通过快捷菜单命令操作。在布局视）通过快捷菜单命令操作。在布局视图中打开已创建的报表，鼠标右键单击要汇总图中打开已创建的报表，鼠标右键单击要汇总的字段，从弹出的快捷菜单中选择的字段，从弹出的快捷菜单中选择“汇总汇总”列列表中的计算类型。如表中的计算类型。如“求和求和”、“平均值平均值”、“记录计数记录计数”（即统计所有记录的数目）、（即统计所有记录的数目）、“值计数值计数”（只统计此字段中有值的记录的数（只统计此字段中有值的记录的数目）、目）、

12、“最大值最大值”、“最小值最小值”、“标准偏差标准偏差”和和“方差方差”等等。Access 2010数据库应用教程记录的分组和汇总记录的分组和汇总2.2.汇总汇总计算计算（2 2）在布局视图中打开已创建的报表，）在布局视图中打开已创建的报表，选定要汇总的字段，切换到选定要汇总的字段，切换到“设计设计”选项卡，选项卡，单击单击“分组和汇总分组和汇总”选项组中的选项组中的“合计合计”按钮，按钮，在下拉列表中选择计算类型。在下拉列表中选择计算类型。 （3 3）报表记录分组之后，在）报表记录分组之后，在“分分组组、排、排序和序和汇总汇总”窗格中窗格中展开更多分组选项，在展开更多分组选项，在“汇汇总总”

13、选项下拉列表中设置汇总方式、汇总类型选项下拉列表中设置汇总方式、汇总类型和汇总值显示位置等。和汇总值显示位置等。Access 2010数据库应用教程添加计算控件实现计算添加计算控件实现计算除了可以进行汇总计算外，在报除了可以进行汇总计算外，在报表表的的设计设计过程过程中，中，还还可以根据可以根据具体具体需要需要进进行各种行各种类类型型统统计计计计算并算并输输出出显显示示或打印。操作方法就是在报或打印。操作方法就是在报表中添加表中添加计计算控件算控件，并，并设设置其置其“控件控件来来源源”属属性性。 。Access 2010数据库应用教程添加计算控件实现计算添加计算控件实现计算利用利用计计算控件

14、算控件进进行行统计计统计计算并算并输输出出结结果的果的操作主要有两种形式操作主要有两种形式：。（1 1）在主体在主体节节内添加内添加计计算控件算控件（2 2）在在组页组页眉眉/ /组组页页脚或脚或报报表表页页眉眉/ /报表报表页页脚脚节节内添加内添加计计算算控件控件Access 2010数据库应用教程多列报表多列报表通常通常设计设计的的报报表只有一列表只有一列，在在实际应实际应用中，用中，有的有的报报表往往由多列信息表往往由多列信息组组成成。打印。打印多列多列报报表表时时， ，报报表表页页眉、眉、报报表表页页脚脚、页页面面页页眉眉和和页页面面页页脚将占脚将占满报满报表整个表整个宽宽度，度，而而

15、多列多列报报表的表的组页组页眉、眉、组组页页脚和主体脚和主体节节将占将占满满整个列的整个列的宽宽度。度。Access 2010数据库应用教程子报表子报表1.1.子子报表概述报表概述子子报报表是指插入到其他表是指插入到其他报报表中的表中的报报表。在表。在合并两个合并两个报报表表时时， ，一个报表作为主报表，另一一个报表作为主报表，另一个就成为子报表。个就成为子报表。Access 2010数据库应用教程子报表子报表2.2.在已有在已有报报表中表中创创建子建子报报表表。创建子报表时，必须先创建子报表时，必须先确确定定主主报报表和子表和子报报表之表之间间已已经经建立了正确的建立了正确的联联系，系，从而

16、从而保保证证子子报报表与主表与主报报表中表中显显示示记录记录的的一致一致性性。3. 3. 将一个将一个报报表添加到表添加到另一个另一个报报表中表中创创建子建子报报表表可以将可以将AccessAccess数据数据库库中中一个已创建的一个已创建的报报表表作作为为子子报报表，添加到表，添加到另一个已建另一个已建报报表中表中。子子报报表在添加到主表在添加到主报报表之前，表之前，应应当确保已当确保已经经正确地正确地建立了表建立了表间间关系。关系。Access 2010数据库应用教程导出报表导出报表Access 2010Access 2010报表可以导出为多种格式，报表可以导出为多种格式，具体如图具体如图6-636-63所示所示。Access 2010数据库应用教程报表的预览打印报表的预览打印6.4.16.4.1打印预打印预览览创创建建报报表后表后，可以在打印之前利用，可以在打印之前利用Access Access 2010201