财务档案管理工作规程

1、财务档案管理工作规程1. 目的确保财务档案资料的完整、准确、安全、存取便利和有效利用。2. 适用范围适用于财务档案管理全过程；3. 职责3.1 财务管理部、计划资金部为财务档案资料的归口管理部门；3.2 财务管理部会计、计划资金部指定人员负责财务档案的收集、整理、装订、保管和提供工作；4. 工作程序4.1 附财务档案管理工作流程图。4.2 财务档案种类4.2.1 来自财务部内部的财务资料，包括记帐凭证、帐簿和财务报表及财务分析、内部审计、固定资产、各种合同资料、财务制度及其他财务资料；4.2.2 来自财务管理部、计划资金部外的资料，包括公司内部各有关部门和全资、控股参股公司及银行、政府部门等文

2、件合同资料等；4.3 档案收集时间4.3.1 来自财务管理部、计划资金部内部的财务资料由财务管理部会计、计划资金部指定人员随时收集；4.3.2 来自财务管理部、计划资金部外的资料由财务管理部会计、计划资金部指定人员负责及时收集；4.3.3 除会计、指定人员收集以外的其他资料由资料经手人负责随时收集；4.3.4 收集要求a. 文件资料要字迹清楚、图面整洁，不得用易褪色的书写材料书写、绘制；b. 文件材料完整、准确且具保存价值；4.4 档案整理4.4.1 档案整理原则a. 财务管理部会计或计划资金部指定人员根据实际情况，按照自然形成、保持历史联系的原则和立卷要求特征及文件内容及时进行装订立卷；b.

3、 在一个卷内要按文件材料形成的时间，系统地排列；c. 拟定案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定案卷的保管期限，原则上分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种；d. 按归档要求进行装订、编号、每本内填写卷内目录和卷内备考表；4.4.2 档案装订的形式a. 凭证封面：会计将记帐凭证按档案整理原则及时装订；b. 会计档案案卷封面：用于会计帐簿的装订c. 文件封面：用于财务报表、财务分析、内部审计、固定资产、财务制度、其他财务资料或来自财务管理部、计划资金部外的资料；4.4.3 档案装订的程序a. 记帐凭证装订后及时装入文件盒；b. 财务资料和财务管理部、计划资金部外资料平时及时整理装订

4、，年末或年初整理入文件盒；4.5 卷皮的填写4.5.1 凭证封面的填写：a. 单位名称：公司全称b. 凭证名称或凭证种类：记帐凭证或转帐凭证、银付、现付；c. 所属时间及起止日期：填写本记帐凭证内第一张凭证的日期和最后一张凭证的日期；d. 凭证张数：填写本记帐凭证内凭证张数；e. 本期凭证册数或装订册次：填写本记帐凭证本月总册数的第几本凭证；f. 备注/附件：注明附件的种类，以及张数；g. 装订人或经手人、会计主管：相关人员签字或盖章；h. 卷骨项目：填写年、月、凭证号、凭证属本月册数、及本月凭证总册数；4.5.2 会计档案案卷封面a. 装订人在封面空白内注明公司全称及帐簿名称、册数；b. 装

5、订人在起止年月中注明帐簿的起止时间；填制本卷内帐页的张数、根据文件保管规定的期限填制保管期限；4.5.3 文件档案案卷封面a. 装订人在封面空白内注明公司全称、财务资料的种类；b. 装订人在起止年月中注明帐簿的时间；填制本卷内帐页的张数、根据文件保管规定的期限填制保管期限；4.5.4 档案盒案卷封面：a. 案卷题名：记帐凭证、帐簿、财务报表、财务分析资料、内部审计、固定资产资料、各种合同资料、财务制度、公司文件或其他资料b. 编制单位：公司全称；c. 编制日期或时间：装入盒内年月日；d. 保管期限：永久、长期、短期e. 密级：秘密、机密4.5.5 卷内备考表a. 本卷情况说明：填写卷内文件缺损

6、、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好以后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间；b. 立卷人：由责任立卷者签名；c. 检查人：由案卷质量审核者,由财务管理部、计划资金部负责人或其授权人签名；d. 立卷时间：填写完成的立卷日期。4.6 密级档案：档案密级分为秘密、机密。4.6.1 机密级：记帐凭证、帐簿、财务报表、财务分析资料、内部审计、固定资产资料、财务制度、各种合同资料4.6.2 秘密级：公司文件或其他资料4.7 借离4.7.1 财务资料一般不办理借离；特殊情况均需填制借离档案审批单，经财务管理部、计划资金部负责人、分管领导批准；4.8 保管4.8.1 保管条件：存放于通风较好且不靠门或窗的柜子内；4.8.2 保管要求：重要的密级档案需存放在保险箱内，其他档案存放在带锁的文件柜中即可；4.9 保管期限4.9.1 永久保存：年度财务报告、会计档案保管清册、会计档案毁损清册4.9.2 长期保存：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、总帐、明细帐、日记帐、辅助帐、会计移交清册4.9.3 短期保存：银行存款余额调节表、银行对帐单、月季度财务报告4.10 销毁保存期届满，以及没有必要继续保存的文件资料，由资料管理者分别填制作废（失效）档案登记表和档案销毁审批单，经财务管理部、计划资金部负责人及总经理或以上领导批准后