采购管理控制程序

1、采购管理控制程序1.0 目的： 对公司所有货物的申请、采购、入库、结算运作进行有效控制，建立适时、适质、适价、适量的采购原则保证所采购的货物符合规定的要求。2.0 范围： 适用于公司所有货物的申请、采购、入库、结算。3.0 定义： 无4.0 权责：品质部：负责采购物料的检验及组织供应商评估与考核。技术部：负责生产用原材料技术标准、工程图纸的制定，物料采购标准的制定，非常规来样的可靠性、适应性的评审，样品确认及参与供应商的评估与考核。计划部：生产用原材料、包装物料采购计划的拟定及交货跟催。 设备部：负责设备选型、参数确定和外协加工、维修要求的提出及组织实施验收。 相关部门：各部门所需物料的请购。

2、 采购部：负责供应商的联络，公司所有货物的采购计划制定与交货跟催。 总经理：采购计划、请购单的核准及合格供应商资格的确认与取消。财务部：按照公司财务制度和采购部付款申请统一计划安排付款。5.0 程序：5.1 生产用原材料的采购5.1.1选择供应商：采购部根据合格供应商名录，在合格供应商中进行选择。5.1.2拟定采购合同/订单：采购部接到计划部经审核批准的物料请购单后，拟定采购合同/订单，新开发的供应商应组织计划、技术、品质及相关人员对产品及生产情况进行考察确认。5.1.3采购部与供应商签订订购单，其内容应包括型号、规格、数量、质量验收要求,交付方式、结算方式、违约责任等等。订购单及相关资料，需

3、经采购部经理审核，总经理或其授权人批准后方可发出，实施采购。“订购单”一式五联，白色为留存联；绿色为财务联；红色为供应商联；黄色为仓库联；兰色为采购部请款联。“订购单”确定后，留存联采购部留存，确认件同财务联一起交财务，仓库联交仓库；但必须要求收到的部门在留存联上签收。5.1.5所采购的物料到货仓后，由材料仓仓管在“送货单”签收，但必须注明“暂收待验”，开具来料检验通知单，通知品质部IQC检验，具体细节依来料检验控制程序执行。当物料判为不合格品，采购部联络供应商换货或根据生产需求考虑是否特采和选用（MRB物料评审）或紧急放行（紧急放行单），具体细节依不合格品控制程序执行。5.1.6凡物料判为不

4、合格品时，品质部开出品质异常通知单，由采购部发出，联络供应商采取纠正预防措施，并将书面报告反馈给品质部。5.1.7当物料确认不合格，需退货处理时，由采购部通知供应商退货，供应商如无异议10 天内退货。5.1.8材料验收入库后，采购部依合同核对供应商提供材料发票。并将供应商发票交付财务部进行采购结算、审核，财务按规定到期付款。5.2 设备、仪器.办公类设备采购：5.2.1采购部接到请购部门经审核批准的设备购置/自制申请表，应根据请购的具体内容寻找合适的供应商询价、比价、议价，并登录设备供应商调查表。5.2.2设备供应商选择:对于单台设备金额在20万元以内的,由采购部提供若干家供应商填写设备供应商

5、调查表,由设备部、技术总监、总经理或总经理授权人评审，选定供应商。若该设备必须选定某个供应商时，申请部门应在设备购置/自制申请表中注明供 应商名称及参考价格，由采购部确认采购价格后,经总经理审批方可选定此供应商。如单台设备价格在20万元以上的，由总经理或总经理授权人组织相关部门成立项目小组 制成招标书，实行招标采购，采购部负责招标书的发送及信息反馈回收，组织相关人 员评标，评标结果交于总经理批准后方可选定供应商。5.2.3办公类设备供应商选择：请购部门填写办公类设备申请单，经批准后交于采购部选择若干家供应商，填写询价、议价记录单，经相关人员评审选定此供应商，如请购部门有选定的供应商时，应在办公

6、类设备申请单中注明供应商名称及参考价格，经 审批后方可选定此供应商。2.2.4设备、办公类设备采购的实施：采购部根据选定的供应商签定采购合同，经总经理或授权人审批后下达给供应商实施采购作业。2.2.5设备、仪器到厂后，采购部通知设备部及相关部门人员对设备、仪器开箱验收。验收合格后，由设备部出具设备验收报告，并可通知请购部门领用。若验收不合格，由采购部负责通知供应商退货或换货。5.2.6设备、仪器验收合格后，采购部依合同核对供应商提供发票，并将供应商发票交付财务部进行采购结算、审核，财务按合同规定到期付款。5.3 零星物料、外协加工、外协维修采购：5.3.1零星物料的采购：采购部门接到请购部门的

7、请购单后，核对各负责人签字是否齐全，品名、规格、数量等填写是否完整清晰，单价在500元以下的物品由申请部门经理批准，500-1000元由分管副总审批，1000元以上的由总经理批准后方可订货；若产品必须选用指定的供应商时，请购部门应在请购单注明供应商名称及参考价格，经批准交于采购部实施采购。单价在2000元以上的，采购需提供若干家供应商，填写询价、议价记录单，经相关人员审批后方可实施采购。5.3.2外协加工、外协维修5.3.2.1申请人需填写,注明名称、单位、数量及要求完成时间，交于采购经办人填写加工商、加工单价，并对单据按月份进行连续编号（例：1212001代表12年12月份第一份单）。5.3

8、.2.2申请部门签字确认采购部经办人填写的单价,交于相关领导批准同意外修后,将一份交于行政开具放行条后,由采购部联系对应的供应商进行加工维修作业。5.3.2.3加工维修作业完成后,由申请部门相关人员在验收结果处填写合格与否,设备部每月5日前将上月委托加工维修单验收情况做一份报表经总经理核准后及时交于采购部。文具、办公用品、印刷品采购：文具、办公用品在每月20日前根据需要由各部门文员统一汇总后，交于行政部，由行政部统一填写-月份文具申请单，交行政部负责人审核，经总经理批准后交于采购部，由采购部直接给供应商定货，印刷品由各部门根 据需要每月20日前填写-月份印刷品申请单，经部门经理审核、总经理批准

9、后交于采购，由采购部直接给供应商定货采购。5.3.4零星物料、文具、办公用品到货仓后，由材料仓管开具材料验收入库单入辅料仓库，来料不良及取消采购时须开具材料退货单，由采购部通知供应商退货。5.3.5采购部依供应商送货单、材料验收入库单、发票，交付财务部进行采购结算、审核，财务按合同规定到期付款。5.4 采购文件管理5.4.1采购部对技术部提供的各种图纸、规范、检验标准等依“文件管理程序”处理。“品质记录控制程序”处理。5.4.3采购文件在发放以前需相关部门经理以上级别人员批准或授权人批准。5.4.4本公司发给供应商的受控文件确保为最新版本,采购部负责将受控文件的更改通知供应商。5.5 采购变更

10、管理:5.5.1生产交期、数量变更或取消订单，计划部须立即通知采购，并在原始请购单上注明变更内容并签名。5.5.2采购部应立即依请购单修改订购单并通知供应商，要求供应商确认后并回传。5.2.3例外采购：所有物料必须从合格供应商处采购，如因合格供应商发生重大质量问题或不可抗拒的原因不能及时供货时，可实行例外采购，但需对供应商进行评审。5.5.4原材料因不可抗拒因素交货日期推迟，采部通知计划部修改生产计划，并说明推迟原因；五金/塑胶低值材料因交货日期推迟，材料规格型号改变，采购部须立即通知请购部门，进行确认，方可采购。5.6 运作流程5.6.1 材料采购申请5.6.1.1生产所需要的材料，由计划部

11、根据生产计划、库存量等填制材料“请购单”一式三联，由部门经理核准，总经理批准。一联本部门留存；一联转采购部；一联转计划物控员。5.6.1.2生产用文具用品、劳保用品等需要的物品，由需用部门在每月20日之前将需请购的物品汇总，填制“请购单”一式三联，由部门经理核准，经主管副总审批后，转仓库根据库存确定实际采购数量并签名。仓库留一联，一联请购部门留存；一联转采购部。5.6.1.3机器设备及设备部所需材料；机器设备的维修用料及外协加工，设备部填制“设备购置表”或“自制设备申请表”一式三联，由部门经理审核，报总经理批准。计划物控员留一联，一联请购部门留存；一联转采购部。5.6.1.4办公用品、电脑耗材

12、和办公用设备以及清洁用品，由需用部门填制“文具用品申请单”或“办公设备申请单” ，交行政部审核统一汇总，编制“请购单”一式三联，由部门负责人核准，经总经理审批后，一联本部门留存；一联转采购部；一联转计划物控员。5.6.1.5动力电池研发需要的仪器设备及材料等，由动力研发部门填制“设备购置表”或“请购单”一式三联，由部门负责人审核，报总经理批准。计划物控员留一联，一联请购部门留存；一联转采购部。5.6.1.6材料外协加工由计划部申请，编制申请单，经部门经理审核，总经理批准；采购部一联，计划部一联。5.6.1.7以上到料由仓库根据请购单通知请购人领料，避免影响工作。5.6.2 订单采购“请购单”先

13、与供应商联系洽谈好后，编制“订购单”；“订购单”一式五联，经采购部经理核准，总经理批准后，方可实施采购。 白色为留存联；绿色为财务联；红色为供应商联；黄色为仓管联；兰色为采购部请款联。“订购单”确定生效后(金额较大的单必须要求供应商将正本邮寄我公司），采购部留存，确认件同财务联一起交财务，仓管联交计划物控员；但必须要求收到的部门在留存联上签收。5.6.3 零星采购：采购人员根据“请购单”进行采购 ；5.6.4 收货5.6.4.1供应商按供货日期送货,计划物控员收货在送货单上签收，但必须注明待验，通知品部，由品质部IQC进行经检验。“入库单”，由送货人或经办人、计划经理签名，“入库单”一式四联，

14、一联品质、二联财务、三联仓管员作记帐的依据、四联交供应商或经办人，“送货单”收货人联转采购部；作请款依据。“入库单”进行验收，并登记入帐。5.6.5 订单采购结算及付款“送货单”收货人联和“订购单”请款联，填制付款申请单，并将“送货单”收货人联和“订购单”请款联附后（仪器或机器设备必须要附由设备部、使用部门负责人和总经理签名的验收单），作为付款的依据。经总经理审批后转财务。5.6.5.2财务部收到采购部的付款申请单后，核对是否收货、是否按合同执行，审核签字后，报总经理批准。5.6.5.3财务部依据总经理批准后的付款申请单通过财务专员签批，再根据资金情况安排付款，付款后要在“订购单”财务联登记。

15、如果是多次分批付款的，财务要在“订购单”请款联登记付款时间、金额及余款并签字，再将“订购单”请款联转采购部作下次付款的依据。款已结清的“订购单”请款联财务收回附凭证后不再转采购部。付款时必须收回供应商的入库单“供应商联”和送货单“回执联”及“发票”。5.6.5.4每月终了，采购部要督促供货单位必须在次月5日内将上月货物对帐单和发票送我公司财务对帐，以便核对、入帐和结算。5.6.6 零星采购的借款及报账5.6.6.1由于零星采购是发生频繁而又比较零碎的开支 ，需要备用金的采购，经采购经理提出书面申请，报总经理批准后通过财务专员签批 。有备用金采购的每次报帐可以领取现金 。每半年清帐一次，重新核定

16、，以避免私人占用公款。5.6.6.2采购金额较大的，凭“请购单”填写“领用支票审批单”写明借款事由、金额及还款日期等，经采购经理核准，报总经理批准后通过财务专员签批，方可到财务部借款。支票的领用也类同现金借支一样控制和报销，谁经办谁负责跟踪报帐。5.6.6.3报账时由采购人根据发票、入库单填制付款申请单，并将发票（注明销货单位及 号码）、入库单附后（机器设备必须要附由工程部、使用部门负责人和总经理签名的验收报告），作为付款或报账的依据。经总经理批准后转财务。5.6.6.4财务部收到采购的付款申请单，审核签字后，报总经理批准。5.6.6.5财务部依据总经理批准后的付款申请单和资金情况安排付款。6

17、0相关文件/资料：来料检验控制程序 文件和资料管理程序 供应商评审控制程序 不合格品控制程序 7.0相关格/表单：请购单订购单合格供商名录物料送检通知单 8.0 附件： 采购管理控制流程图采购管理控制流程责任单位应用表单备注零星采购办公劳保类设备仪器类生产用原材料到期付账收货订购计划NG审批按不合格品质控制程序处理OKOKNG请购计划入库检验计划部设备部行政部各部门各部门经理/总经理采购部计划部品质部/设备部计划部采购部财务部月度计划请购单合格供应商名录订购单送检通知单入库单订购单入库单送货单设备验收单工程物资采购计划DXC1404工程名称： DXC 计划部门： 计划编号： 序号物资名称型号规

18、格单位计划数量审核数量物资类别采购权限备注1商品混凝土C25W4F150m10229672商品混凝土C20M工程物资紧急采购计划DXC1405工程名称： 计划部门： 计划编号： 序号物资名称型号规格单位计划数量审核数量备注编制/日期： 初审/日期： 审核/日期： 主管经理批准/日期： 总经理批准/日期：采购合同台帐物资名称：DXC1406序号合同日期生产厂家规格型号物资单价金额合计发票号申请编号合同编号使用单位备注制表人： 进场检验记录DXC1407进 货品 种 型号规格 供 方数量/单位进货检验： 验收人/日期：检验状态标识：合格 不合格 待检 已检待定 物资流向记录： 使用 处置 物资处置方式及原因： 记录人/日期：物资处置意见： 项目经理/日期：可追溯性材料使用记录DXC1408序