《电算会计》第三章课堂笔记

1、奥鹏远程教育中心助学服务部 福师电算会计第三章 账务处理子系统 课堂笔记u 主要知识点掌握程度 掌握账务处理子系统的工作原理及功能结构、账务处理子系统手工处理方式、账务处理子系统计算机处理方式、通用账务处理子系统基本的功能结构、账务处理子系统的初始化。掌握填制凭证、制作常用凭证，审核凭证和记账，理解记账的人员划分。了解项目核算与管理，理解部门往来核算、个人往来核算、项目核算与管理。理解期末的摊、提、结转业务处理的顺序，掌握期末的摊、提、结转业务处理、自动转账设置、试算平衡和结账、结账。理解银行对帐、帐务系统的输出中的多栏帐的设置，掌握出纳管理、银行对帐、帐务系统的输出。 u 知识点整理 1、

2、账务系统的工作原理及功能结构 （一）账务系统的手工处理方式。 在手工条件下，会计核算的方法主要包括：设置会计科目及账户、复式记账、填制与审核凭证、设置与登记账簿、成本计算、财产清查、编制会计报表。 （二）账务系统的计算机处理方式 。 由于计算机具有运算速度快，业务处理能力强，数据处理精度高等特点。使用计算机处理会计业务，需要根据计算机工作特点，制订计算机条件下新的的账务处理流程。 计算机条件下日常会计业务的账务处理基本的业务处理流程如图 3-1 所示。（三）、计算机账务处理子系统的数据流程 计算机账务系统中会计业务处理的基本流程是：1.编辑输入记账凭证或机制凭证。2.对输入的记账凭证进行审核。

3、3.人工控制由计算机自动完成记账工作。 4. 人工控制由计算机自动完成结账工作。5. 人工控制由计算机自动进行银行对账。6. 在计算机会计账务系统第一次投入使用时，也有类似手工的建账工作，这一工作通过对系统的初始设置来完成。（四）通用账务处理系统基本功能结构 二、账务处理子系统系统的初始化 （一）、账务处理子系统初始化设置概述账务系统的初始设置类似手工方式下选定记账方式，确定会计科目和账户，设计记账凭证，制定记账规则，结转期初余额等初始建账工作。 账务系统中的初始设置可以分成两个层次：第一个层次是系统工作必不可少的基本设置；第二个层次是为了方便用户使用、提高系统工作效率和灵活的处理会计业务能力

4、的设置及其与财务管理有关的深入设置。 （二）、初始化设置前的准备工作1、仔细阅读使用手册 2、会计科目、凭证类型等的确定 在使用系统之前，应根据会计法、 企业会计准则及企业会计制度的要求，结合本企业会计核算和管理的需要及软件的特点，确定会计科目体系和凭证类型。 3、会计数据资料的准备 这里的会计资料是指系统运行所需要的各种基础数据。包括往来账数据、银行账数据、科目余额、凭证摘要等。 4、会计组织和人员分工的确定 （三）、会计科目设置会计科目设置的主要内容包括会计科目的代码、名称，会计科目的性质、类型，对应账户的格式。另外多数账务系统软件，科目所需要的辅助核算的要求一般也在科目设置功能中进行标识

5、。（四）、会计科目辅助核算设置个人往来辅助帐 账务系统对个人往来业务的处理提供了两种不同的解决方案：一种是模仿手工的处理方法。采用这种方法有关会计科目的设置与手工处理科目设置相同，即在其他应收、其他应付科目下按费用类别设置二级科目，在二级科目下按往来的个人或单位设置明细科目。另一种是辅助核算方式。即利用系统的辅助核算功能将有关科目设成个人往来类。一般对个人往来业务清理工作量较大的单位如：出差工作多且差旅费借支也较多的单位可采用将“其他应收款差旅费借支”等科目设成个人往来辅助核算，以便使用账务系统提供的个人往来管理功能加强个人往来业务的核算和管理。客户和供应商往来核算在只使用总账子系统的单位，与

6、个人往来类似，客户和供应商往来核算也可用两种方法进行核算。如果在总账子系统处理客户和供应商往来业务，则与个人往来类似，需要设置客户分类及档案和供应商分类及档案以及在起初数据录入客、供应商的期初未结清的明细数据。以便进行每一客户和供应商的明细核算。具体设置方法可参见采购、销售等章节。部门辅助核算部门核算通常适用于收入和费用类科目。为了加强管理，企业对各种收支类科目除了需要按类别进行核算外，还需按部门进行核算，如管理费用科目下，首先要按类别分成管理人员工资、办公费、差旅费、业务招待费等项目进行核算，然后还需对每个费用项目在不同部门的发生情况进行核算，这种核算要求在手工条件下是很难实现的，但在计算机

7、条件下，利用系统提供的部门核算辅助功能，却是轻而易举的事情。 项目核算项目核算是为了解决围绕一个专门的对象，将与该对象有关的所有收入、支出进行专项归集的目的而设置的功能。当科目体系中有项目核算类科目时，需要在项目目录功能中做进一步的设置。（1）定义项目大类：项目大类即项目核算的分类类别，如在建工程等。（2）定义项目结构：为了方便用户登记项目清单，每一大项有关的栏目由用户自由设定。 （3）项目分类和项目目录：如在建工程较多，为了分类统计和管理需要设置项目的分类和每一分类下的项目清单。（4）指定项目核算科目：在建立会计科目时，虽然已经设定了项目核算的会计科目，但没有具体指定某科目进行哪个项目大类核

8、算，在此应予以明确。即在项目科目中将属于该项目的科目选入该项目核算。（5）项目期初与计划录入。项目期初即某项目在某个科目中的期初余额；项目计划即某项目在某个科目中的计划发生额。由于项目期初和项目计划是与科目和项目相关的，所以录入时，应逐个科目录入，先录入一个科目下所有项目的期初余额和计划数，再输入另一个科目的期初余额和计划数。（五）、凭证类别设置 凭证类别设置通常需要设置类别和类别名称，类别和类别名称不得重复。软件为了防止凭证用错或输入错误，在设置凭证类别的同时还允许用户对各类凭证中借贷方必须或不能出现的会计科目进行设置。例如：收款凭证，借方必须是现金或银行存款；付款凭证，贷方必须是现金或银行

9、存款等。对于不划分凭证类别的单位则可以不设置。 （六）、初始数据录入账务系统第一次投入使用前还需要将各种基础数据录入系统。这些基础数据主要是最低一级明细科目的年初余额和系统启用前各月的发生额。其上级科目的余额和发生额由系统自动进行汇总。一般情况下，资产、费用类科目余额在借方，负债、所有者权益、收入、利润类科目余额在贷方。如果是数量金额类科目还应输入相应的数量和单价。如果是外币类科目还应输入相应的外币金额。 数据录入完毕后，通常系统将自动对数据进行校验。这些校验为： 资产类合计是否等于负债加所有者权益类合计。 上级科目值与所属下级科目对应值的合计是否相等，以及辅助账的合计是否与其上级科目对应值相

10、等。 所有科目的借方发生额合计是否等于所有科目的贷方发生额合计。（七）、结算方式设置为了便于对有关票据进行管理和提高银行自动对账的效率，账务系 统软件设有结算方式设置功能。用户在进行结算方式设置时应将本单位所使用的结算方式一一编码，将各种结算方式码和结算方式名称一一输入系统给出的对应拦目中，以便在需要时输入相应结算方式。 （八）、其他有关设置1、外汇汇率设置 5、常用凭证设置 6、常用摘要设置三、账务处理子系统日常业务处理（一）、凭证录入、审核和修改 1、凭证录入（1）、记账凭证的类型 手工凭证： (2) 机制凭证：(3)派生凭证：（2）、记账凭证的基本内容 主要包括日期、凭证类别和凭证号、摘

11、要、科目、金额、附件张数、各种签章等。（3）、各类记账凭证的输入方式 （4）、凭证的录入 (1)凭证基本内容的录入 (2)辅助核算数据的录入 2、凭证审核尽管账务系统在凭证录入的过程中设计了大量的检验功能，但一些人为的错误，例如凭证的科目代码输入错误导致会计科目发生错误；凭证的借贷方金额同时发生错误，且错误金额相同。这些错误是计算机系统很难检测的。这就要由审核人员进行审核了。3、凭证的修改 （1）、对没有进行审核的错误凭证，可以直接利用凭证修改功能进行修改。 （2）、对已经进行了审核，但是还没有记账的错误凭证，应先取消审核，然后再在凭证修改功能中进行修改。） （3）、对已记账的错误凭证，则不能

12、利用凭证修改功能进行修改（2） 、记账 1、记账原理在会计信息系统中，所有的账簿数据均以数据库文件方式存放于系统之中。从系统内部的处理过程来看，记账处理实际上是会计数据在不同数据库文件之间的传递。 通过记账处理，系统会自动将图2-1所示的临时库中的凭证数据（已经审核的）转移到另外一个稳定的凭证数据库中，该数据库中的数据是不能进行修改和删除的，由此可见，“记账”实际上起到了固化数据的作用。同时，系统为了方便地形成各种输出（包括账簿、报表、辅助账、辅助管理信息资料等），在记账时还会自动运算形成其它一些稳定的数据库。2、记账过程 （1）、选择记账凭证。即选择本次要记账的凭证范围。 （2）、系统自动检

13、验记账凭证 （3）、正式记账 进行记账工作需要注意以下问题： （1）未经审核的记账凭证不能记账。 （2）有不平衡凭证或错误凭证时，系统停止记账。 （3）记账过程决不允许无故中断系统运行或关机。 四、账务处理子系统期末业务处理（一）、期末的摊、提、结转业务处理对于期末的摊、提、结转业务的处理，系统都要求用户事先设置好正确的转账凭证模板，需要时调用设置好的凭证模板，由计算机自动生成转账凭证。 使用转账凭证模板生成转账凭证功能，需要注意以下几个问题： 1、在调用转账凭证模板生成转账凭证前必须将本月发生的各种具体业务登记入账。 2、注意期末的摊、提、结转业务具有严格的处理顺序。 3、结转生成的记账凭证

14、系统将存于未记账凭证库，这些凭证还需要进行审核和记账操作才能记入账簿。 （二）、自动转账凭证的设置1登记一个转账凭证模板 2设置转账凭证模板 这种设置主要包括：科目编码、借贷方向和金额的取数公式，取数公式实际上是告诉计算机如何从系统内获取转账凭证所需要的数据。如果涉及到的科目是部门核算类或项目核算类，且需要按部门或项目结转则还应设置制定部门或项目；如果不指定则系统默认为结转所有的部门或项目。 （三）、试算平衡和对账 计算机账务系统试算平衡功能就是将系统中所有科目的数据按会计平衡公式进行平衡检验。对账是对各个账户的数据进行检验，以检查对应账户的是否平衡。 （四）、结账通用账务系统结账工作的一般处

15、理步骤是： 1、停止本月的记账工作。 2、进行数据保护：数据保护的过程与记账基本相同。 3、进行试算平衡。 4、将本月各账户的期末余额结转下月，成为下月的期初余额。 期末结账时应注意以下问题： 1、各科目的摊、提、结转工作必须在结账以前完成。 2、当月输入的记账凭证必须全部记账，如有未记账的当月凭证，系统将不能结账。 3、上月未结账，本月无法结账。 4、每月只能结账一次。 5、有些通用账务系统初始设置中需要设定每月的结账日期，使用这些软件必须在规定的日期进行结账。 多数通用软件年末结账后系统会自动生成下一年度的机内账簿，并将本年各账户期末余额结转下年。五、账务系统的输出（一）、账务处理子系统输

16、出方式 在账务系统中信息输出的方式有三种：通过屏幕显示输出，通常称为查询。通过打印机打印输出，通常称为打印。在账务系统中凡是可以查询到的内容都可以打印。 打印输出按照打印方式的不同可以分为套打和完全打印。使用哪种方式由用户自己决定。通过活动硬盘等输出，通常称为备份。由于备份功能对系统数据的安全有重要意义，又与系统数据恢复功能有密切联系，因此备份不光是信息输出的一种方式而且是系统维护的重要功能。（二）、记账凭证的输出1.记账凭证的输出 记账凭证的输出主要是对凭证进行查询 。 由于系统中的记账凭证可能处于不同的处理状态，因此凭证的查询分两种情况。一种是包括未记账凭证在内的所有记账凭证查询，一种是已记账的记账凭证的查询。 2.科目汇总表的输出 为了提供某一科目某一时间范围的发生额和余额，系统提供了凭证汇总功能。凭证汇总同样需要输入汇总条件和汇总凭证的范围。运行凭证汇总功能，系统自动进行凭证汇总并将产生的科目汇总表显示在屏幕上。需要打印时，操作对应的功能键系统即可将结果打印输出。科目