TSYT-CXWJ-04文件控制程序

1、唐山永泰建筑检测有限公司程序文件程序文件编号：TSYTCXWJ04第 5 页 共 5 页第 A 版 第0次修订标 题：文件控制程序实 施 日 期：2015-5-1 1 目的 文件和资料是指导本公司开展检测活动的依据和证实性材料。为了对管理体系文件的批准、更改、评审、发放、回收、处理等事项实施控制，确保公司有关的活动场所，均能得到和使用现行有效版本。2 适用范围2.1适用于管理体系实施中涉及和形成文件的控制（包括：质量手册、程序文件、作业指导书、软件、档案类文件、文件编号规则等）；2.2 适用于公司外来文件的控制（包括：法律法规、标准、规范、图纸等）。3 职责3.1 质量负责人:负责质量文件的组

2、织编写、修订、审核、宣贯；3.2 技术负责人:负责技术文件的组织编写、修订、审核、培训；3.3 总经理:批准、发布各类质量管理体系文件；3.4 综合办公室:负责所有文件的发放、回收、复制等过程控制管理；3.5 各部门和岗位:负责文件的执行，并提出改进建议。4 工作程序4.1根据文件的性质，管理体系文件分为质量文件和技术文件：4.1.1质量文件：质量手册、程序文件、质量计划、质量记录模板等。4.1.2技术文件：检测标准、检测方法、操作规程、技术记录模板等。4.2根据文件的来源划分，管理体系文件分为内部文件和外来文件。4.3内部文件的编制、修订、审核、批准和发布4.3.1质量方针、目标由经理亲自主

3、持制订，经领导层集体讨论后，由总经理颁布，向全体员工宣贯；4.3.2质量负责人负责各类质量文件的编写、修订、审核、宣贯，由总经理审批和颁布；4.3.3技术负责人负责各类技术文件的编写、修订、审核、宣贯，由总经理审批和颁布；4.4记录模板4.4.1质量记录模板，由质量负责人根据体系运行的具体要求设计内容、格式，经经理批准后使用，以保证质量记录的规范、合理、适宜性；4.4.2 技术记录模板，由技术负责人根据技术工作的具体要求设计内容、格式，经经理批准后适用，以保证检测过程可追溯性的实现；4.4.3记录模板经设计审批后，由综合办公室对空白表加盖“受控章”后备案，实际使用的记录与备案的记录表式保持一致

4、；记录模板若修改需经批准，重新备案，撤回原备案表格。4.5内部文件的修订和维护4.5.1质量手册由质量负责人组织综合办公室进行修订，并维持其现行有效；4.5.2程序文件、作业指导书由质量负责人、技术负责人组织修订,并维持其现行有效；4.5.3文件的修订由综合办公室具体实施。4.6文件的受控内部文件全部受控管理，外来文件根据其属于质量文件还是技术文件，分别由质量/技术负责人判断是否纳入受控管理。资料管理员负责建立所有文件、资料的账目及明细。4.7文件的分发4.7.1 文件需要下发时，内部文件由文件编制人填写文件发放范围审批表，报文件批准人批准后，由资料管理员加盖“受控”印章，编制发放编号后，根据

5、批准的发放范围发放，领取人签字确认。外来文件由资料员登记后，进行文件编号，填写文件发放范围审批表，报质量负责人批准后发放。4.7.2资料管理员建立保存有效文件的发放清单，防止使用失效文件，使下发文件始终处于受控状态。4.8质量文件的替换和更改4.8.1资料管理员负责技术文件资料有效性确认，通过检测室主任跟踪标准或规范最新出版信息。4.8.2需要替换或更改的技术文件通过检测室主任提出申请，经技术负责人批准,由资料员登记编号下发使用。4.8.3文件需要变更时，由文件变更提议人或文件变更提议部门提出变更申请，由原文件审核批准人组织审核和批准。变更申请中应说明更改的理由和更改的方式，必要时应提出书面依

6、据及背景材料。4.8.4文件的变更由综合办公室进行具体实施并尽快发布变更后的文件，同时回收作废的文件。4.9 文件的作废4.9.1过期失效的技术文件，由检测室主任向技术负责人提出，经技术负责人批准，由资料管理员收回注销。4.9.2过期作废的文件资料，资料管理员及时从作业现场收回，防止误用。如需保留一段时间，应有明显“作废”标记，以示区别。尤其在标准合订本中，有关作废文件应予以标明。4.10文件的保管4.10.1作废后的管理体系文件均保存适当的期限。保存期限根据文件的重要程度定，一般为35年；4.10.2管理体系文件的归档，由资料管理员负责建立所有受控文件的清单和非受控文件的清单，清单中明确保存

7、期限；4.10.3管理体系文件应安全贮存，防潮、防火、防虫、防遗失，编号登记保管；4.10.4公司人员借阅文件资料应办理借阅手续，经综合办公室主任批准后借阅；外部人员借阅应经公司经理批准；4.10.5超过保存期的文件资料，由资料管理员列出销毁清单，书面报告经理批准后在监督下销毁。4.11文件的保密4.11.1公司保密文件的管理，执行保护客户机密信息和所有权程序；4.11.2所有原始记录，计算和导出数据，检测记录，报告副本等资料均应为客户保密；4.11.3需要保密的文件，由质量负责人确定保密级别和保密范围后，由资料管理员设专柜保管。4.11.4保密文件不许上网运行，不得复制，不得个人保存；4.1

8、1.5保密文件的借阅，内部人员须向综合办公室主任提出申请，外部人员须向经理提出申请，得到批准后在资料管理员的监督下查阅，查阅的资料不得带离资料室；4.11.6所有受控文件均应有“受控”章标记。4.11.7所有受控文件未经经理同意，任何人不得私自向外人借出，不得转抄或复印。若发生此类问题，将追究责任。4.12文件的评审4.12.1质量方针和目标的评审按管理评审定期进行；4.12.2质量负责人定期组织对管理体系文件进行评审，各部门结合日常使用情况进行适时评审，若需修改文件，按本程序规定进行修改、更换。4.13管理体系文件的编号4.13.1质量手册编号规定TSYT-ZLSC-XXXX，其中TSYT-

9、本公司代号；唐山永泰建筑检测有限公司ZLSC质量手册；A代表第一版， XXXX-发布年份。例如：唐山永泰建筑检测有限公司质量手册TSYT-ZLSC-2015。4.13.2程序文件编号规定TSYT-CXWL-XX-2015,其中TSYT-本公司代号；CXWJ-程序文件， XX-文件流水号。例如：保护客户机密信息和所有权程序TSYT-CXWJ-01-2015。4.13.3作业指导书规定TSYT-ZD（CZ）-XX,其中TSYA-本公司代号， ZD-作业指导书类文件，XX-文件流水号。CZ-操作规程，例如：检测细则TSYT-ZD-01， 操作规程TSYT-CZ-0014.13.4质量记录编号规定TSYT-ZJ-XXX，其中TSYT-本公司代号，ZJ-质量记录，XXX-顺序号。例如：保护客户机密信息和所有权工作检查记录表TSYT-ZJ-0014.13.5技术记录编号规定TSYT-JJ-XXX，其中TSYT-本公司代号，JJ-技术记录，XXX-技术记录顺序号。例如：检测委托合同 TSYT-JJ-0014.13.6 外来文件编号规定TSYT-W