21、青岛啤酒内控系统操作手册

1、 用户操作手册青岛啤酒内控评价系统用户操作手册文件编号项目编号及名称青岛啤酒内控评价系统版本号作者文档更改记录日期作者版本备注2015-02-04李辰V1.0初稿目录1.内控评价51.1.评价通知51.1.1.功能描述51.1.2.流程描述51.1.3.操作描述51.1.3.1.内控评价管理岗51.1.3.2.内控部部长81.2.年度评价计划91.2.1.功能描述91.2.2.流程描述91.2.3.操作描述101.2.3.1.实施单位内控联系人101.2.3.2.实施单位部门长111.2.3.3.实施单位负责人121.2.4.评价计划修改121.2.4.1.实施单位内控联系人131.3.评价方

2、案131.3.1.功能描述131.3.2.流程描述141.3.3.操作描述141.3.3.1.实施单位本次评价负责人141.3.3.2.实施单位部门长171.3.3.3.实施单位负责人181.4.评价测试191.4.1.功能描述191.4.2.操作描述191.4.2.1.实施评价项目测试人191.4.2.2.实施评价负责人212.报告管理222.1.月度内部控制评价报告222.1.1.功能描述222.1.2.流程描述232.1.3.操作描述232.1.3.1.评价项目负责人232.1.3.2.被评价单位负责人242.1.3.3.内控职能负责人242.1.3.4.单位负责人252.1.3.5.内

3、控部内控管理岗253.缺陷识别与整改253.1.缺陷列表253.1.1.功能描述253.1.2.流程描述263.1.3.操作描述263.1.3.1.实施单位评价负责人263.1.3.2.缺陷整改责任人263.1.3.3.整改负责人273.1.3.4.部门长273.1.3.5.被测试单位督办部门督办人273.1.3.6.总部督办部门督办人273.1.3.7.结束28备注:281.IE浏览器版本要求282.设置IE浏览器【兼容性视图设置】281. 内控评价1.1. 评价通知1.1.1. 功能描述由内控管理员发起年度评价通知，开展制订下一年度内控评价计划工作。新建评价通知内容包括编号、标题、提报单位

4、、必评项目、自评项目数量基线、计划反馈期限、附件等。并报内控部领导审批，部门领导会收到待办，当部门领导审批后，年度评价计划提报通知结束。评价通知书审批通过后，下发内控评价通知到各相关单位内控联系人。通知下发后会在KM工作台中显示待办信息文字链接，告知其需要制定并反馈下一年度内控自我评价计划。各单位自我评价计划完成后，提交到通知下发后，内控评价管理员跟踪各单位的反馈状态。1.1.2. 流程描述1. 内控部内控评价管理岗起草年度评价通知2. 内控部长进行审批3. 审批不通过驳回到 第1步4. 审批通过， 将通知下发到各单位内控岗位负责人的KM工作台中1.1.3. 操作描述1.1.3.1. 内控评价

5、管理岗1. 填写【年度】、【标题】、【自评项目数量基线】、【计划反馈期限】、【附件】基本信息注：如果附件【添加】按钮没有出现的情况下： 操作 IE浏览器中的工具【兼容性视图设置】将此站点进行【添加】操作 或者 下载adobe flash 插件并安装2. 点击【添加单位】添加提报单位3. 点击【必评项目】之后【添加项目】，进行必评项目的添加操作4. 添加【评价部门】5. 添加【审批评价通知(处理人)】，选择 内控部部长6. 【提交】信息1.1.3.2. 内控部部长1 从KM工作台待办中进行提报通知审批2 查看检查提报通知信息3 对查看结果，表达意见 通过：提报通知将会 下发到各个单位内控岗负责人

6、 驳回：此提报流程回退到【内控部-内控评价管理岗】负责人处。（即通知发起人） 转发：将此审批转发给另外负责人进行查阅。4 【提交】信息1.2. 年度评价计划1.2.1. 功能描述自我评价计划在评价通知下发后，各单位内控岗按照评价通知要求制定内控自我评价计划，自我计划内容包括月份、被评价单位/部门、必评项目、选评项目、评价数量、评价组织部门、参与评价人员和备注。可以新建、修改、删除、查看、查询评价计划。计划制定完成后，报部门长和单位负责人审批。1.2.2. 流程描述1. 实施单位内控联系人填写 计划提报项目（包括：被评价单位和被评价项目）2. 单位部门长进行审批3. 审批不通过驳回到第1步4.

7、审批通过进入到实施单位负责人处审批5. 实施单位负责人审批不通过驳回到第1步6. 实施单位负责人审批通过，此流程结束。 年度计划【状态】变更为【迟反馈】或者【按期反馈】状态1.2.3. 操作描述1.2.3.1. 实施单位内控联系人1 从KM工作台待办中（例如：青岛啤酒四厂2015年度计划）链接进入【年度评价计划提报】2 预览 内控部 下发通知中的基本信息以及要求实施单位实时的【必评项目】注：【提报截止日期】中的时间要求 最后审批时间 超出 【提报截止日期】则状态栏显示【迟反馈】 最后审批时间 在【提报截止日期】范围内 则状态栏显示【按期反馈】3 点击【添加项目】，添加计划提报项目注：通知要求的

8、 【通知必评项目】中的项目所有月份中所有包含的【评价内容】中，至少包含【通知必评项目】中的内容所有月份中所有包含的【评价内容】剔除【通知必评项目】后，剩余评价项目总数 大于等于 【自评项目数量基线】4 填写审批信息，并进行【提交】1.2.3.2. 实施单位部门长1. 从KM工作台待办中进行年度评价审批2. 查看检查年度评价计划信息3. 对查看结果，表达意见 通过：提报通知将会流转到单位负责人处理 驳回：此提报流程回退到实施单位内控联系人处 转发：将此审批转发给另外负责人进行查阅4. 提交信息1.2.3.3. 实施单位负责人1. 从KM工作台待办中进行年度评价计划审批2. 查看检查年度评价计划信

9、息3. 对查看结果，表达意见 通过：提报通知将会流转到下一个流程中去 驳回：此提报流程回退到实施单位内控联系人处 转发：将此审批转发给另外负责人进行查阅5. 提交信息状态变为 【按期反馈】状态1.2.4. 评价计划修改评价计划已经通过了领导审批，后续发现做的计划仍需要进行调整，那么可以使用此功能，对没有做方案的具体评价项目进行修改操作。注：评价计划已经被完全审批结束（没有审批结束，让相关领导直接驳回即可）已经做了评价方案的评价计划中的具体评价项目，不允许修改可以多次使用此功能1.2.4.1. 实施单位内控联系人1. 点击，发起修改待办2. 认真如实填写【理由陈述】、【修改内容】，【修改理由】会

10、被保留每一次的变更情况3. 修改具体评价项目注：第一条记录没有 编辑和删除，是因为此评价项目已经做了评价方案如果已经被做了评价方案的，只是处于【暂存】状态的 评价方案，可以在评价方案中选择其他的评价项目，对第一条记录进行解锁4. 修改完成后，重新进行 1.2.3 后续流程的发起操作1.3. 评价方案1.3.1. 功能描述年度评价计划审批通过后，系统会自动下发给各个月份的【评价负责人】，进行具体测试方案的制作。【评价负责人】会给每一个被评价的单位选择适当的【测试人】，在某一个的【测试时间】进行测试操作。测试的项目中包含了体系测试和流程测试两种类型，流程测试控制点一般比较多，【评价负责人】根据自身

11、部门测评要求，适当性的选择测试点或者全部。1.3.2. 流程描述1. 实施单位本次评价负责人填写本月份参与被评单位的测试人以及测试时间等信息2. 提交到单位部门长进行审批3. 单位部门长进行审批4. 审批不通过驳回到第1步5. 审批通过进入到实施单位负责人处审批7. 实施单位负责人审批不通过驳回到第1步8. 实施单位负责人审批通过，此流程结束。被评价单位的测试人员开始进行测试。1.3.3. 操作描述1.3.3.1. 实施单位本次评价负责人1 从KM工作台中进入内控评价系统2 选择左侧菜单栏中的【评价方案】3 点击【新建】，进行评价方案的填写4 从评价项目列表中，选择需要进行评价的月份。系统会将

12、评价计划中的填写内容自动反应到画面上注：如果选择了【发起计划外评价方案】那么就是单位自身做的评价测试方案，与年度评价计划无关，不是强制要求的。5 填写【评价参与人】、【计划测试期间】、【整改方案反馈时间】、【方案描述】6 可以再次【添加单位】以及评价内容7 如果选择项目为流程体系，则对应的控制点需要进行选择，以不低于3个（包含3个）为达标具体操作： 点击 之后根据自身情况进行选择控制点8 针对每一个评价项目，选择适当【测试人】9 填写测试时间，要求测试人在此时间开始注: 选择【评价项目】系统自动填充到画面上的【被评价单位】以及对应的【评价项目名称】是不允许【评价负责人】更改的，也就是说【年度评

13、价计划】负责人强制要求方案负责人必须测试。 可以对除强制要求外被评价单位进行增加、删除、修改操作1） 当进行【提交】操作时系统会自动对以下内容进行校验2） 被评价单位必须要有评价项目3） 每一个评价项目必须要有对应的测试人4） 每一个评价项目，如果是流程体系，则要求选择的控制点不少于3个10 填写 【部门负责人】以及【单位负责人】进行提交1.3.3.2. 实施单位部门长1. 从KM工作台待办中进行链接打开2. 查看检查评价方案负责人提交的单位测试方案3. 对查看结果，表达意见 通过：提报通知将会流转到单位负责人处理 驳回：此提报流程回退到实施单位本次评价负责人处 转发：将此审批转发给另外负责人

14、进行查阅4. 提交信息1.3.3.3. 实施单位负责人1. 从KM工作台待办中进行单位内评价方案审批2. 查看检查评价方案信息3. 对查看结果，表达意见 通过：提报通知将会流转到下一个流程中去 驳回：此提报流程回退到实施单位本次评价负责人处 转发：将此审批转发给另外负责人进行查阅4. 提交信息1.4. 评价测试1.4.1. 功能描述内控评价方案下发后审核完成后，测试人会收到相应的待办，测试人可根据方案中指定的评价范围开始开展内控评价测试工作，并在系统中填写测试底稿和缺陷信息的相关内容。全部内容测试完成后，由评价项目负责人汇总评价报告和缺陷并生成评价报告和缺陷列表。并与被评价单位、部门对评价报告

15、和缺陷列表进行征求意见。1.4.2. 操作描述1.4.2.1. 实施评价项目测试人这里指每一个 具体评价项目的测试人员1 从KM工作台待办链接进入内控系统测试项目选择页面注：项目测试人只能看到自己的测试项目2 点击开始进行测试注： 测试人认真如实逐项填写内容，样本附件都有含有 点击【保存信息】，系统会将当前内容保存起来，此时可【关闭】页面 点击【下一个】，系统会自动将当前页面保存，同时进入下一个控制点进行填写 每个体系评价测试结束后，状态显示如下图： 每个流程评价测试结束后，状态显示如下图：1.4.2.2. 实施评价负责人这里指为每个单位的每个评价项目分配测试员的 【评价负责人】1. 从KM工

16、作台待办中进行链接打开注：评价负责人可以看到所有测试员测试的评价项目2. 查看检查评价测试结果，随时跟踪测试人员测试情况。 内部控制评价汇总查看被评单位以及每个被评项目的整体得分情况 缺陷汇总从整体上查看评价内容以及要素的【设计缺陷描述】和【执行缺陷描述】，把测试人测试的问题描述进行一一反映 生成报告生成并下载报告文档，为后续缺陷整改提供依据2. 报告管理2.1. 月度内部控制评价报告2.1.1. 功能描述整个项目评价完成后，根据评价结果生成评价报告，并提供下载报告、上传报告。注：评价负责儿人要注意评价方案中的每个测试是否全部完成，否则【上传报告并审批】内容是不完整的。2.1.2. 流程描述2

17、.1.3. 操作描述2.1.3.1. 评价项目负责人这里指每一个评价负责人也就是评价方案的制定者1 进入内控系统报告管理月度内部控制评价报告2 点击，生成报告并自动下载到本地月度内部控制评价报告3 如实填写月度内部控制评价报告文档中的内容4 点击上传报告5 逐个如实填写上报内容6 填写【被评价单位负责人】、【内控职能负责人】、【单位负责人】、【抄送内控部内控管理岗】注：建议 【评价单位负责人审核评价征求意见稿(处理人)】和【是否在线征求意见(处理人)】设置为同一个人，当然也可不同人2.1.3.2. 被评价单位负责人1. 从KM工作台待办链接进入，查看月度内部控制评价报告2. 下载报告附件，进行

18、查阅3. 对查看结果，表达意见 通过：将会流转到下一个流程（内控职能负责人）中去 不通过：此上报流程回退到评价项目负责人处，负责人对报告修改 转发：将此审批转发给另外负责人进行查阅2.1.3.3. 内控职能负责人1. 从KM工作台待办链接进入，查看月度内部控制评价报告2. 下载报告附件，进行查阅3. 对查看结果，表达意见 通过：将会流转到下一个流程（单位负责人）中去 不通过：此上报流程回退到评价项目负责人处，负责人对报告修改 转发：将此审批转发给另外负责人进行查阅2.1.3.4. 单位负责人1. 从KM工作台待办链接进入，查看月度内部控制评价报告2. 下载报告附件，进行查阅3. 对查看结果，表

19、达意见。 通过：将会抄送到（内控部内控管理岗）中去。报告审批结束 测试过程中出现【有缺陷】的情况时：系统会在【缺陷识别与整改】【缺陷列表】中自动生成缺陷【未整改】记录，由单位负责人发起缺陷流程 不通过：此上报流程回退到评价项目负责人处，负责人对报告修改 转发：将此审批转发给另外负责人进行查阅2.1.3.5. 内控部内控管理岗1. 从KM工作台待办链接进入，查看月度内部控制评价报告2. 下载报告附件，进行查阅3. 缺陷识别与整改3.1. 缺陷列表3.1.1. 功能描述针对测试过程中出现的缺陷问题进行整改，进而达到缺陷发现到缺陷整改的闭环操作。3.1.2. 流程描述3.1.3. 操作描述3.1.3.1. 实施单位评价负责人这里指每一个评价负责人也就是评价方案的制定者1. 从【缺陷识别与整改】【缺陷列表】2. 填