常用公文内容规范

1、附件 2：广州友谊集团常用公文内容规范2013 年 1 月1目 录一、集团常用公文格式2（一）通知2（二）请示6（三）函8（四）通报10（五）纪要11（六）方案14（七）制度、办法16（八）年度总结计划19（九）KPI 报告21（十）研发立项申请报告23（十一）调研报告24（十二）商店月度总结报告25（十三）个人述职报告26二、具体问题的处理意见28（一）关于排版相关要求28（二）关于称谓28（三）关于习惯用语29（四）关于公文文种和结构层次30（五）关于各类文种用印的要求30 2一、集团常用公文格式（一）通知（一）通知1.会会议议通知（通知（详详版）版）关于召开会议的通知（参会人员）：集团将

2、召开会议，现将有关要求通知如下：、 会议主题：、 会议时间：月日（星期）上午/下午 ：时、 会议地点：会议室、 会议议程1.2.、 具体要求1.2.特此通知。（发文部门） 年月日32.会会议议通知（通知（简简版）版）关于召开会议的通知（参会人员）：现定于月日（星期）上午/下午 ：时于（会议地点）召开（会议主题），请依时参加。特此通知。 （发文部门） 年月日43.下下发发方案、方案、办办法、制度等的通知法、制度等的通知关于下发方案/制度/办法的通知各室、部、商店，采购中心，物业公司：为（制定本方案/制度/办法的目的和意义），特制定方案/制度/办法，现予以下发，请遵照执行。特此通知。附件：方案/制

3、度/办法 （发文部门） 年月日54.指示、布置工作的通知指示、布置工作的通知关于开展工作的通知各室、部、商店，采购中心，物业公司：根据集团“”的要求，现将在全集团范围内开展工作，请各有关部门于月日前完成相关工作。具体要求如下：一、。二、。三、。特此通知。（发文部门） 年月日6一一一请请示示1.对对外外请请示示关于申请的请示（上级部门）：（阐述请示的主题和内容），具体情况如下：一、。二、。专此请示，请批复。 广州友谊集团股份有限公司年月日（联系人：，联系电话：）72.对对内内请请示示关于的请示集团领导：现因的需要（申请事由），向集团申请。 妥否，请批复。附件： 广州友谊集团股份有限公司年月日8一

4、一一函函1.去函去函关于的函公司（对方单位名称）：根据贵我双方于年月日签订的合同精神，现将有关事项告知如下：一、。二、。敬请函复。附件：广州友谊集团股份有限公司年月日（联系人：，联系电话：）2.复函复函关于的函9公司（对方单位名称）：贵单位关于的函已收悉。关于问题，现我集团答复如下：一、。二、。特此函复。广州友谊集团股份有限公司年月日10一一一通通报报关于表彰的通报各室、部、商店，采购中心，物业公司：本年度集团举行了评选活动，（阐明活动意义），现对（人名）等名员工分别授予称号，并予以通报表彰。希望全体员工，为而共同努力（提出意见和希望）。附件：表彰名单广州友谊集团股份有限公司年月日11一一一纪

5、纪要要1.会会议纪议纪要要专题会议纪要时间：年月日地点： 会议室参会人员：、（人名）请假人员：、（人名）主持：（人名）会议记录：（人名）本次会议主要围绕内容进行了讨论与沟通，会议的议题如下：一、；二、；三、。经讨论，会议明确了以下具体工作要求（事项）：一、。二、。三、。12四、。五、。参会人员（签名）：、（人名）132.会会议记录议记录专题会议记录时间：年月日地点： 会议室参会人员：、（人名）请假人员：、（人名）主持：（人名）会议记录：（人名）（人名）：（原话简述）。（人名）：（原话简述）。（人名）：（原话简述）。参会人员（签名）：、（人名）14一一一方案方案活动方案为（活动目的和意义），现举

6、办活动，具体安排如下：、活动主题 、指导思想1.2.、举办原则1.2.、活动要求1.2.、组织领导1. 组长：2. 副组长：3. 小组成员：、15、活动内容（包括时间、地点、形式、奖励等）内 容1时间2地点3形式4奖励方式16一一一制度、制度、办办法法1.详细详细版（分章列条式）版（分章列条式）办法/制度、总 则第一条 （办法/制度建立的目的和意义）。、（适用范围）。、（关键词定义）。、第四条 。第五条 。、第六条 。第七条 。17、附 则第八条 本办法/制度由（部门）负责解释，并可由（部门）根据情况进行相应修订。第九条 本制度自颁布之日起实施（原办法/制度同时废止）。182.精精简简版（条款

7、式）版（条款式）办法/制度 为，根据，特制定本办法/制度。一、。二、。三、。四、。五、。19一一一年度年度总结计总结计划划1.年度年度总结报总结报告告（部门）年度总结报告 一、主要工作完成情况及体会 （一）各党支部（总支）工作情况。包括班子建设、支部建设、开展思想政治工作和精神文明建设、企业文化建设、劳动竞赛等情况。 （二）职能部门、门店年度工作指标和任务的落实情况。包括主要经济指标、年度KPI、重点工作等完成情况。 （三）维稳及综治、安全生产情况。包括维护内部稳定、安全管理机制建设、落实安全防范措施、专项治理工作等情况。二、存在的主要问题与不足三、分析原因及改进措施四、向集团提出的意见或建议

8、202.年度年度计计划划报报告告（部门）年度计划报告一、经营环境分析二、总体工作思路三、主要工作安排 （一）各党支部（总支）工作安排。包括班子建设、支部建设、开展思想政治工作和精神文明建设、企业文化建设、劳动竞赛等。 （二）职能部门、门店年度工作指标和任务的安排。包括主要经济指标、年度KPI、重点工作等。 （三）维稳及综治、安全生产安排。包括维护内部稳定、安全管理机制建设、落实安全防范措施、专项治理工作等。21一一一 KPI 报报告告1.KPI 立立项项申申请报请报告告（部门）KPI 立项申请报告、申请人、申请时间、项目名称、项目的重要性、必要性、项目主要内容及措施、完成时间、主责人员、项目完

9、成情况的激励评价标准或相应责任222.KPI 总结报总结报告告（部门）KPI 总结报告、申请名称、工作内容、主要工作措施、工作体会、部门工作成效评价、今后需跟进的工作23一一一研研发发立立项项申申请报请报告告（部门）研发立项申请报告、申请部门、申请时间、项目名称、选题目的、研究方法、人员安排、拟提交的研发成果、预算计划24一一一一调调研研报报告告调研报告、报告主题、性质、调查方法、调查程序、调查结果、结论、建议、附录、参考文献25一一一一 商店月度商店月度总结报总结报告告商店月度总结报告一、本月总结、主要销售特点总结提炼该月销售特点和亮点并作简要分析，经营调整的情况以及相关数据反映出来的现象分

10、析。、促销活动评价、同行销售信息、主要管理工作情况简要总结服务、培训、日常营运、安全等方面的阶段性重点工作。、重大事件或事故小结二、存在问题与建议说明经营工作、促销工作、品牌管理动态、管理工作、员工动态等方面存在的问题，并提出有关意见和建议。三、下月工作安排、经营调整安排、促销落实计划、管理工作计划服务、培训、日常营运、安全等方面的阶段性重点工作安排。26一一一一 个人述个人述职报职报告告1.中中层层管理人管理人员员年度个人述职报告一、本人考评期内主要本职工作、年度 KPI 及重要任务完成情况和体会；二、本人优缺点自我评价及今后个人努力方向；三、对集团、所在部门（门店）进一步改进提升的意见及建

11、议；四、针对 E-learning 等培训学习的收获及心得体会。272.职员职员述述职报职报告告年度个人工作总结一、本人考评期内主要本职工作及重要任务完成情况和体会；二、针对 E-learning 等培训学习的收获及心得体会；三、本人优缺点自我评价及今后个人努力方向；四、对集团、所在部门（门店）进一步改进提升的意见及建议。28二、具体问题的处理意见一一一 关于排版相关要求关于排版相关要求1.字体：仿宋2.字号：小三3.行距：单倍行距4.纸张：内部 16 开、对外 A4，均双面打印一一一 关于称关于称谓谓1.企企业业内部常用称内部常用称谓谓集团；各室、部、商店，采购中心，物业公司；集团领导；各有

12、关部门；各商店；各党支部。2.下行文的称下行文的称谓谓自称：一般用发文机关名称，而不用带第一人称代词的称谓；对称：一般用“你(们)”、 “你部”等，而不用受文单位名称。3.上行文的称上行文的称谓谓自称：一般用带第一人称代词的称谓，如“我集团”、 “我部”、 “我单位”等，而不用发文单位名称或“我司”；对称：对称用“上级、领导”或受文单位名称。294.平行文的称平行文的称谓谓自称：一般用“我集团”、 “我部”、 “我单位”等；对称：用“贵局”、 “贵单位”、 “贵企业”、 “贵部”等。一一一 关于关于习惯习惯用用语语1.开端用开端用语语： ：鉴于、为、为了、由于、遵循、按照、根据、随着、兹有、奉

13、、查、近来，等等。2.承启用承启用语语： ：为此根据，特作如下 ；为了现将 ；通知如下；特作如下说明；综上所述；总之，拟作如下安排，等等。3.引述用引述用语语： ：前接、倾奉、欣闻、惊悉、收悉、兹就，等等。4.结结束用束用语语： ：为要、为何、为感、为盼、特此通知、此致、此复、此据、此告、此会，等等。5.经办经办用用语语： ：经、业经、现将、责成、试行、办理、酌办、查照，等等。6.祈祈请请用用语语： ：请、希、望、盼、拟请、恳请、报请、希望，等等。7.批批转转用用语语： ：经研究、批示、审批、批转、转发、颁发，等等。8.表达用表达用语语： ：应、应该、应予、同意、不同意、批准、遵照执行、拟同意、原则上同意（批准），等等。9.征征询询用用语语： ：当否、妥否、可否、是否妥当、是否同意、如无不同意、如无不妥，等等。10.祈复用祈复用语语： ：请批示