当前我院大宗物资设备采购问题的分析和建议

1、1 / 7当前我院大宗物资设备采购问题的分析和建议随着我国经济的快速发展，人们对医疗保健的需求也不断上升。促使我院每年大量采购 医疗设备和器械，以提升医疗诊治水平。 同时，也带来了临床服务成本的急剧上涨，医疗 设备和器械的采购支出已成为我院最主要的 大宗物资 常规支出之一， 也是医疗成本上升的主 要原因之一。因此，我院医疗设备和器械的采购管理已成为我院管理的一个重要领域2010年3月31日,我院发布了海医附院【2010】17号文:关于印发海南医学院附 属医院大宗物资采购及工程招标投标管理暂行办法 的通知，几年来， 这一采购管理办法得 到贯彻执行，起到了很好的管理效果。 为使其更健全，更有效，更

2、合理，现从内部控制审 计的角度对采购过程进行讨论， 分析,以发现问题,提出解决办法和改进建议。1组织体系 一次采购过程通常包括以下几个组成部分：主管院领导是最终决策者，设备科是采购活 动的组织者即采购活动的职能主体， 设备使用者 （主要指临床一线科室负责人或学科带头人） 是技术参数的制定者，财务科是预算和收费标准的控制者， 监察审计部门是整个过程的监督 者。这样的组织设计表面上看起来已经做到了科学民主决策，采购过程是透明、公正、公开 的，但在实际运行中却存在各种各样的问题：首先，申请采购的设备实际使用者（科室）利 用自己的专业知识和学术地位， 在提出采购的同时已经有了明显的倾向性， 而且他们这

3、种倾 向性通过多种方式向设备科进行了表达，甚至是向设备科施加压力;其次，作为设备科来说对临床专科知识不可能全面深入的掌握， 所以并没有像许多专家认为的那样， 在采购的过程 中起到重要的主导作用.因此在医院实际采购过程中就会出现临床科室意向性的预先指定了 品牌和参数，甚至公司,设备科被动、机械地实施了采购工作。这样就必然出现临床学科带 头人主导采购的局面， 各供货商也更重视去做临床专家的工作， 这就会造成医院难以货比三 家，获得物美价廉的产品以及审计的难度。2国家相关法规和政策的影响 海关作为国家进出口的第一门户，其数据不对外公开，只有在内部能够查询。因此， 在对外采购中同样的东西， 在各地进口

4、价格却完全不同。 这些数据的不公开性， 造成了医用 设备的价格和医用耗材的价格在到达患者手中时， 价格可能已经翻了几倍。 举例来说， 根据 南方日报报道，某企业2004年生产经销的单腔心脏起搏器每台平均进口价5800多元， 给一级代理商时价格涨到8900多元，而代理商给医院的价格上涨到1.9万元。从进口到 一级代理商价差3100元，成本利润率53；而从一级代理商到医院价差1万元，成本利 润率高达112。从这个过程中可以发现，海关信息的不公开，使厂家成本变成了机密， 由此造成了加价的自由性大增， 导致买卖双方的信息极度不对称。 增加了审计的风险和难度。3科室采购的随意性态度 有些临床科室对科室所

5、需设备，耗材预算，计划观念淡薄，等到需要使用时再来申请 购买，这导致增加预算外，计划外的应急采购。这种随意性破坏了预算控制,计划管理的采购原则。4招标采购中的几个问题a.招标文件中对供应商应当具备的资质条件要求过高或不合理。比如说：要求供应 商在资格预审时提供针对该产品的生产厂家授权书或该产品销售总公司授权书； 为防止复印 件作假， 许多招标都要求重要的资质提供原件， 要求投标人在提供投标资料时要有生产厂家 针对某产品的授权证书原件等。 这种需要资质原件的要求， 也程度不同地给生产厂家提供了 控货以致于操纵市场价格的机会， 同时也给极少数具有资格的供应商牟取暴利提供了良好的 前提条件， 从而损

6、伤了采购人的利益。 实际上在一般情况下， 生产厂家在一个地区对销售商 经销授权主要看销售规模， 销售规模小的地区一家都没有， 有些生产厂家仅给某一家关系较 好的经销商授权， 而其他供应商由于无法获得授权 （尽管能拿到符合该招标文件要求的产品） 也无法参与该项目的竞争， 结果是符合条件的又不愿参加， 想做该采购项目的又进不来， 最 终可能导致有效投标人不足三家流标或因串陪标而使价格虚高。实际上这样的要求有点脱离 实际，这就要求资质的审查既要有纪律，要有监督，以免走过场； 更要有灵活性和变通做法。b.采购内容中对所购设备的质量、产地、型号以及配置的要求不尽合理。现在标书 的技术指标编写没有规范，

7、往往找来一家公司的产品宣传资料， 全盘照抄； 或者就指定了某 一品牌型号或针对某个品牌型号制定2 / 7了技术参数。不分主次， 能写的全写上， 罗列几十条甚至上百条。 要准确无误地表达标书中的技术要求，有的时候还得字斟句酌。 比如手术床的尺寸， 能写到毫米单位， 一看就是照抄来的。 像这种可允许松动余地的“量”， 灵活的处理方 法是在尺寸旁加注 “参考尺寸” 。凡是可有可无的， 删除为好； 凡是“优质” 、“坚固耐用” 、 “低噪音” 、“方便灵活” 一类模糊限定的修饰词， 尽量代之以可操作、 可判定的表达方法。 有的标书还对产品的电气安全标准提出要求，其实这是多余的要求， 原因是国家电气安全

8、标 准是强制性的， 否则是拿不到 医疗器械注册证 的。有的招标文件中的废标条款过多过滥， 投标若有疏漏即为废标， 使得经评审后符合招标文件要求的供应商少了竞争对手。 对于以上 这些情况，要加强对招标文件的备案审查， 对招标文件中的主要技术参数是不是具有通用性，必要时可组织相关人员进行市场调查，对招标文件中的歧视性条款、不公正、不合理要求，应督促采购单位、政府采购部门或采购代理机构进行修改， 或邀请几位行业专家先对招标文 件进行审查，使招标文件能达到体现公正、合理性要求，不附加任何歧视性条款。同时，对 废标条款也应依法设立，不得随意增设。c.慎用“原装”，弃用“产地”一词。“原装”的意思是“原厂

9、本土直接生产”。事实 上随着全球经济一体化的迅速发展，跨国公司（工厂）的增多，元器件的全球采购，OEM方式等， 使得一台设备里成千上万的元器件、 组件和部件来自全球各地， 世界变成了一个大工 厂，也就谈不上“原装”。 随着全球经济一体化在人们观念上的普及，“原装”一词会渐 渐淡出，成为历史名词，所以要慎用“原装”。医疗器械注册证附件页设有“生产者 地址”和“生产场所地址”两个栏目，这两个地址不一样，通常也不在一处，甚至可能分处 两个国家。 一般采购单位关心的是“生产场所地址”，而投标单位则会从二者中选发达国家/城市作为产地填上。为避免分歧，建议弃用“产地”一词，采用医疗器械注册证上的 “生产场

10、所地址”，这样评委评审和设备验收时，就有了明确的依据。d.预算价定得过低。 有时为了节省资金， 采购管理部门总是把项目预算价格压到最低点， 甚至必要的费用（如税费、差旅费等）都没有考虑进去，使得外地供应商望而却步，不敢同 本地的供应商竞争。 外地供应商由于路途较远， 投标成本及中标后的履约成本相对本地供应 商要高，其投标报价可能就超出了预算价，根据政府采购法给予废标。或者由于预算价 定得过低， 外地供应商就会觉得不划算而不参加投标， 而本地符合条件的供应商又少， 使得 对招标文件实质性响应的投标人不足三家流标或缺少竞争者使采购单位受损。e.付款方式过于苛刻。有的几万元甚至几千元的采购项目，供应

11、商如期履约验收合格 后，按照招标文件中的付款方式（1年后才付清全额货款），中标供应商一时不能收回或在 很长时间才能收回全部合同价款，这种情况会极大地挫伤了供应商特别是外地供应商参与投 标竞争的积极性。f.评标时一些人为因素影响。有些医疗设备采购项目的专家评委是否能达到“专业” 水平值得商榷。 每位评标专家都有自己熟悉的产品与不熟悉的产品， 所以在评标时应按设备 类别分组评标。 在评标过程中， 每个评委是不是真正了解或知道应尽的法律责任与义务， 是 不是严格按照评标程序、 按照该项目招标文件中规定的项目内容、 评标原则和评标方法进行 评审。不然的话，也会使得招标活动不尽如愿。g.信息发布不够及时

12、。有些采购项目在规定的开标时间仍未有人来投标。采购项目的 信息发布不要只在招标门户网发布， 而要多渠道及时公开发布， 让投标供应商能通过不同的 媒体、 网站，在较短的时间内了解到该项目的采购信息， 必要时政府采购部门或招标代理公 司的相关工作人员， 也可以根据符合条件的“供应商库” ，电话通知供应商都来参与该项目 的竞争。h.对主要配件及耗材应在招标书附页中同时报价。由于招标活动的透明度越来越高，且各投标商之间的竞争越来越激烈，有时它们对仪器的报价确实较低，甚至有赔本的嫌疑， 但是它们为了以后能够赚取高利润的耗材和对配件的控制权， 也会做下去； 所以医院为了仪 器后期耗材及主要配件的供给和价格

13、的掌握，防止供应商漫天要价，我们应当要求仪器的 竞标商在其标书中明确提供耗材和主要配件（如彩超的探头、 板子等） 价格， 并把它写进合 同中，而且这也为以后仪器的维保提供有力的依据。4解决方法 通过对以上采购主要环节的讨论，笔者认为要解决以上问题，可从以下几点入手解决。信息改变采购买卖双方信息的不对称性是信息改变的当务之急。作为信息来源的第一关 海关， 是改变这种信息不对称的最重要一环， 适当公开部分海关的数据库， 使公众能 够查询某些涉3 / 7及到国计民生产品的价格， 有助于改善国外针对国内不同地区采用不同价格的 情况。同时，开放一部分海关数据也有助于改善因起始价格的不透明导致的加价随意性

14、。 在加强外部信息沟通的同时进一步强化医院内部信息系统管理，对医院设备、 材料、 药品的采购实行统一集中管理， 进行收集、 汇总、 整理、储存、分析、维护和使用的信息技术处理， 无论在采购与供销、 物流控制、 成本分析、仓库和技术管理方面， 还是在整个医院物流管理 过程如仓储、 质量检验、 供销服务、 财务分析等领域都不同程度地实现自动化管理和信息共 享，提高工作效率，降低成本。加强医院内部关于供货商的数据库的利用，做好医疗设备和器械信息的整理与开发，对 市场上各种厂家、价格、特点、联系方式等信息存入数据库中，并保持动态更新，便于随用 随调，随时把握医疗器械产品市场的最新动向， 在保证质量和售

15、后服务的基础上为医院降低 采购成本。并将数据库分级对外开放和加以授权，做到信息共享和互动。加强医院内部使用者和采购者之间信息的流动和沟通，对医疗设备信息进行分类和分 析，选择适合医院工作需要的产品供应商；全面评估产品的各项性能指标、价格， 在满足临床工作需要的基础上，选择性价比更高的产品。通过集中统一的信息管理， 可以实现供求计划、 经营管理、 设备资产管理、 采购与销售、 成本控制、 财务分析等方面高度统一，实现全面的集约化管理，挖掘内部潜力，提高经营效 率，减少库存资金占用， 合理分配资金流向， 进一步缩短资金周转期， 提高医疗服务的经济、 质量效益。4 / 7健全采购制度， 加强预算,计

16、划和论证环节的管理。 医疗器械对医学技术的进步具有巨大 的推动作用，但盲目引进就会适得其反，因此，必须加强论证，并制定相应的制度作保证。 采购设备和器械采用适用和经济原则。适用原则就是不仅要从实际出发，考虑医院的资金情况，应注意技术上的先进性，也要 注意先进技术对客观条件的适应性与可行性。 医院要根据医学技术全面发展， 重点提高求精， 根据实际情况，分轻重缓急，统筹规划，分批分期地更新设备，逐步实行配套。随着我国医 疗器械工业的快速发展， 许多国内产品已可与进口产品相媲美。 一味贪大求洋， 不仅增加了 医院资金的支出和国家外汇的流失， 还不利于民族工业的发展。 所以在论证购置中， 一定要 坚持

17、 “货比三家 ”，尽量引入国产货同台竞争。要贯彻实行 “科学论证、民主决策 ”的思想，充 分发挥各种专家的智慧和特长，确保合理的性价比。经济原则就是注意设备投资的经济效益和厉行节约，降低成本，减轻国家和病人的经济 负担为实现经济的原则，关键是实行计划管理，用计划来组织、领导、监督、调节设备物资 的分配供应活动。遵循有计划、 按比例发展的客观规律和价值规律使人力、 物力、 财力得到 充分有效的利用。同时完善监管和问责机制。 采购各个环节责任落实到人， 各负其责， 避免 出现差错后相互扯皮推诿。6建议a.加强医疗设备的投资审计医院医疗设备是医院开展医疗科研、教学服务等各项工作的物质基础：是保障人民

18、身 体健康和发展卫生事业的重要条件： 是反映医院经济实力、 规模大小和医疗水平高低的重要 指标之一。 为了提高投资效益 减少损失和浪费， 医院应当加强对医疗设备投资效益的审计 评估和分析避免购进的设备使用效率低下甚至闲置，造成资金的停滞和浪费。医疗设备的立项审计评估是指对申购的设备立项过程进行全面的论证。根据卫生部医疗机构财务会计内部控制规定（试行）的通知要求“建立固定资产购建论证制度， 按照规 模适度、科学决策的原则加强立项、预算、调整、审批，执行等环节的控制。大型医用设 备按照准入规定履行报批手续.大型医用设备必须在取得主管部门的设备许可证后购置。其他医疗设备在申报程序上 各科室应按年度向

19、主管科室提出设备购置计划究报告 详细科学地论证其经济效益和社会效益， 经审核后决定是否立项。 中还应包括目前医院此类设备的医疗市场需求、 技术水平和人员配套情况排和设备的盈利预测，说明可能存在的投资风险以及其他要澄清的内容。设备投资立项审计评估的主要方法包括审阅法、比较评估法等。其中比较评估法是通过相关资料和技术经济指标的对比来确定差异，进行评估的方法.b.对医疗设备的招标采购全程监督卫生部医疗机构财务会计内部控制规定（试行）要求规定：“固定资产购建，应由归口管理部门、使用部门、 财务部门、 审计监督部门及专业人员等共同参与， 确保购建过程公 开透明” 依照有关规定， 医院超过一定金额的医疗设

20、备需通过招标采购的方式进行购置， 审 计监督应对具体的采购全过程给予评估 特别是在医疗设备采购过程中重要环节的操作执行 情况。 具体内容包括： 是否全面深入地开展政并写出可行性研可行性研究报告以及资金来源安5 / 7府采购及招投标工作：采购招标范围和规模是否符合有关规定； 是否在公开信息渠道发布公告； 采购中有无3家以上的厂家、 供应商参加； 相关人员特别是技术人员是否参会；评标过程是否公开、公平、公正；采购中有无根据市 场行情，真正做到“货比三家”、“价比三家”在保证质量的前提下使医院获得了价格上 的最大优惠。医疗设备的招标采购工作一直是治理商业贿赂的重点内容如何做到标本兼治。保证采 购招标

21、物品的质量，提高节支率是医院管理探讨的核心内容之一。 只有做好医疗设备的招标 采购工作。积极地监督和评估。才能真正做到节约资金，堵塞漏洞，树立社会正气，维护医 院的形象和声誉。c.对医疗设备的使用进行效益审计在对医疗设备进行效益审计时，要认真选定衡量大型医疗设备经济指标完成情况及进行 评价的标准， 并与实际完成的经济指标进行横向和纵向的对比分析。 在审阅与该设备经济效 益有关的内部控制制度和资料的基础上， 要具体核实计算数据的可靠性， 并有重点地进行测 试。根据测试结果抓住问题的症结 找出原因和关键点， 提出有针对性的审计建议，以促使 解决实际中遇到的各种问题。 经济效益分析方法有很多种 一种

22、是投资回收期法 是指该医 疗设备每年获得的净收入与投资总额的比率， 其计算公式为： 投资收益率=（医疗设备净收入 该医疗设备投资总额）x100，投资收益率越高，其经济效益越好。针对医疗设备使用不均衡的现象，在审计时建议成立医院设备调配中心。为最大限度地 利用医疗设备， 现已有很多家医院实行医疗设备统一管理， 对某些常规疾疗设备， 如心电图 机、除颤器、呼吸机、监护仪、输液泵、注射泵等实行统管统用。由管理部门负责维护保养 和消毒，各临床科室可根据病床使用需求办理领用手续，暂时不需要时应及时归还管理部 门以方便其他科室使用。医疗设备的耗材管理使用也是不可忽视的问题。有的大型医疗设备在运行中卫生材料

23、消 耗成本高 医用消耗材料在临床上使用量大、 覆盖面广， 如果控制不严格， 就会给医院和患 者带来损失和痛苦。 因此必须严格控制其安全性和有效性。 在内部控制和审计中要给予关注。 除了分析医疗设备的效益情况，对相关配套卫生材料的成本使用也要进行分析测试。如CT机所需材料液氦的成本核算情况等。 由于这些材料没有计入资产的成本， 往往是作为医疗费 用一次性支出，容易忽略因此在审计评估时应给予建设性的意见。d.医疗设备的维修及处置审计卫生部医疗机构财务会计内部控制规定（试行）要求规定：“建立固定资产维修保养制度。 归口管理部门应当对固定资产进行定期检查、维修和保养，并做好详细记录。严格控制固定资产维

24、修保养费用”。审计中应根据设备购置合同以及维修合同。了解包修、保修年 限及内容， 确定是使用前维修还是使用中维修。 是预防性维修还是跟踪性维修， 以实现合理 性、高效性和经济性的维修目的。必须对维修记录进行审计评估， 维修应有翔实、 完整的记 录，内容包括： 使用科室、 设备名称、型号、序列号、 故障发生时间、故障现象、故障部位、 经检修后分析故障产生的原因、排除故障方法、更换的零部件、维修单位、维修工程师、维 修费用及使用部门签字， 最终评定设备维修的规范性和科学性。 医疗设备处置内部控制主要 包括制度控制、申请控制、评估鉴定控制、审批控制、报废管理控制5个方面的内容。医疗 设备处置应遵循公

25、平、公开、公正的原则。审计应评定处置是否按规定执行由使用单位填 写设备报废申请表。 按要求说明报废理由， 经医院设备科维修部组织有关部门进行会诊、 鉴 定、分析其使用价值、 可否修复及修复的成本、 设备的残值、 已提修购基金等几项经济指标。 对于经分析已无使用和维修价值的设备。 应由设备科报请院领导审批后审核处置。 在实际操 作中审计部门应定期对申请设备的具体使用年限、 技术部门意见以及实地抽查报损等情况 进行监督、分析和评价。e.医疗设备的成本管理控制审计6 / 7医疗设备的成本核算是按照 医院财务制度 有关成本费用开支范围的规定,核算医疗设 备在购置论证、使用等过程中所支出的物质消耗、劳务

26、报酬以及有关费用支出总额的水平， 是对医疗设备全过程发生的各项成本进行核算。 内部控制制度应建立健全规章制度 完善成 本核算体系， 根据医院的实际情况建立与医疗设备成本核算相对应的核算制度。 对医疗设备 成本严格控制， 加强费用支出和预算的管理和执行 确定其成本目标。 医疗设备成本核算包 括提取修购基金、 维修费、 消耗材料等。 实行设备成本核算必须与成本效益相结合从而提高 医疗经济效益。 医疗设备成本核算审计是对核算的依据、 内容和结果进行评估 考察实际使 用情况， 对一定时期的收入与相应费用相比考核设备的经营状况和经营质量。 如医院的核磁 共振、B超、CT等单台价值较高且能独立作业的设备都可以进行单台设备的成本核算，考核设备的利用率和利用效益，有利于医院加强设备管理，合理调剂余缺，最大限度地发挥设备 的效益。另外在医疗设备成本核算审计中 对设备成本是否纳入科室成本核算、 使用情况 是否列入科室质量考核内容， 都应给予积极关注和评价， 防止盲目跟风地更新设备 避免出 现科室争设备现象f.医疗设备的财务管理控制审计医疗设备从预算、筹资、投资到管理，财务控制在每个环节上都发挥着重要的作用。审 计部门应对医疗设备及其增减变化进行实质性的测试，取得相关原始资料。 实地了解、 核