房地产企业档案数字化建设

1、机电兵船档案2010年第4 期在网络化、信息化高速发展的今天，以计算机技术为核心的档案数字化管理受到了越来越多的关注，许多政府机关与企事业单位已投入大量的人力物力，积极推进档案数字化建设。充分挖掘档案信息资源的价值，实现档案现代化管理，及时为房地产企业经营管理提供优质的档案信息服务，是新经济形势下房地产企业档案管理的必由之路。目前，房地产企业的档案数字化建设处于成长阶段，还存在诸多问题，主要表现在：一是企业员工档案意识淡薄，档案难以收集，档案管理力度不大，软硬件设施不健全，无法实现档案数字化；二是企业考虑成本因素，实行档案数字化外包，承包商在数字化过程中只考虑进度，而对细节问题重视不够，数据录

2、入错误、扫描页数缺漏等，使数字化的档案无法利用；三是没有建立统筹管理机制，集团与分公司各自为政，没有实现跨区域资源共享；四是没有必要的检索、统计、分析工具，电子档案的利用途径单一，利用效率不高，利用效果不明显；五是配套措施不健全，缺少信息储存、网络防火墙、数字加密、应急电源等必需设备，给电子档案的安全构成了严重的威胁；六是技术支持力度不够，许多企业档案管理人员缺乏计算机技能，而又无法及时得到技术人员的支持，遇到问题无法及时解决，造成投资巨大的数字化档案管理系统成为“空中楼阁”。为充分利用档案信息资源，提升档案价值，为房地产企业经营管理提供优质的服务，笔者认为，房地产企业档案数字化建设应从以下几

3、点入手：一、建立标准化的规范体系中华人民共和国标准化管理条例指出：“标准化是组织现代化生产的重要手段，是科学管理的重要组成部分，在社会主义建设中推行标准化，是国家的一项重要技术经济政策。”这充分阐明了标准化的地位和作用。现在各种类型的档案馆对数字档案馆的建设都还处在试验和探索阶段，采用的方式方法也不尽相同，因此在档案馆数字化建设中，标准化规范体系的确立就显得尤为重要，它是档案馆数字化建设高质量的坚实基础。在建立标准化的规范体系方面我们应遵循以下原则：1.以标准化管理为主，制度管理为辅。标准化适合于技术工作领域的规范化管理，可操作性强，有利于不同部门之间的协调。制度通常以法规形式出现，约束力强，

4、但管理范围有限，在标准化管理的基础上，配合制度可以形成档案馆数字化工作所需的严密的规范化管理体系。在实际工作中，在有标准可依的情况下，以遵循标准为最有力的工具；当缺乏相关标准的指引时，数字化制度的制定和执行将是规范工作、积累经验的重要法门。2.首先考虑采用国际标准，其次是国家、行业及地方标准。由于档案信息的范围和种类处于不断扩展和变化之中，因此在档案馆数字化阶段就应优先采用适用范围尽可能广泛的标准，尽量做到一次到位。面向计算机、网络、信息平台、文件格式等的处理，应直接采用国际和国家标准；面向综合性信息的处理优先采用国家标准；面向档案信息的处理以借鉴为主进行补充，由此形成标准化的规范体系。二、做

5、好基础建设工作(一硬件基础建设档案数字化建设需要根据房地产企业发展规划，及房地产档案自身的多样性、复杂性、利用的频繁性的特点，配置高性能的服务器及大容量的服务器，建立畅通无阻的网络环境。对于跨区域办公的集团公司，要考虑远程网络连接的解决方案；对档案收集与管理部门，配置电脑、影像扫描设备、备份设备等，做好硬件基础建设。(二软件基础建设如果说硬件是档案数字化建设的骨架，那么软件就是档案数字化建设的灵魂。因此，选择优秀的档案数字化管理系统，将成为档案数字化成败的关房地产企业档案数字化建设深圳招商局地产控股股份有限公司马茹77机电兵船档案2010年第4期键。档案数字化系统应具备如下特性：1.与企业OA

6、 系统无缝连接，实现文档一体化管理。随着信息化程度加深，办公自动化系统已成为房地产企业员工工作所依赖的平台，也成为档案形成收集的主要平台。实现与OA 系统集成，提升员工档案管理意识，有效收集管理档案信息，从档案的形成源头做起，保证档案的准确性与有效性，应是档案信息化管理系统的重要组成部分。2.强大的图像处理工具与成熟的数字化加工流程。根据房地产档案管理的特点，开发强大的扫描与图像处理工具，高效高质量进行图像处理。如对扫描图片进行后期处理及压缩处理，要求去除燥点、黑边等无用信息，进行纠偏、版面居中处理等，对一些污损档案的扫描件进行有效地处理，提高电子档案的清晰度和美观度。实现数字化加工流程化作业

7、，实现扫描、图像处理、编目、质检、数据挂接等有序化操作，保证数字化资源的准确性。3.高效的档案利用查询平台。建立房地产企业网上档案信息服务平台，完善数字档案馆建设，是进行电子档案的保管和提供档案信息服务的最佳手段。现在，房地产企业的各种生产、经营、管理活动都离不开信息的传递和交流，房地产企业各分公司及各部门之间的信息沟通交流越来越依赖于计算机与网络。有效的档案信息服务平台将为企业各种信息的传输和利用提供一条畅通无阻的通道，为档案信息资源的科学保管、开发利用、交流与共享创造良好契机。结合计算机技术，如XML 技术、OCR 技术、全文检索技术、中间件技术等，实现高效、高性能、方便快捷的档案查询利用

8、，才能为企业提供优质的信息服务，才能提升数字化档案的真正价值。4.严谨的安全控制系统。由于电子档案具有易改性等特点，因此在建设档案信息化系统时应充分考虑信息安全。利用数字证书技术、图像加密技术、图像安全浏览技术、传输安全控制技术、水印技术、用户鉴权管理等等，最大限度控制信息安全。5.档案数字资源由集团统一管理，各分公司互通有无，实现资源共享。目前，房地产企业基本上都是以项目为单位，跨区域以项目公司进行管理。因此，必须建设数字化档案馆，使档案收集、整理、保密规范化，加强对分公司及项目档案管理培训，提高员工档案管理意识，使档案在企业经营发展中发挥其重大作用；建立档案网上信息化服务平台，使档案服务无

9、时限、无地域限制。(三数字化队伍建设人才问题是关系到档案馆数字化建设成败的另一关键。档案馆数字化建设的过程是与新知识、新技术的普及密不可分的。实现房地产档案现代化管理，离不开高素质的管理人才，人才资源是实现房地产档案管理现代化的前提，是开发利用房地产档案的基本条件。在数字化档案馆的建设过程中，要求档案管理队伍中不但有既掌握档案专业知识，又熟悉房地产产权、产籍管理基本知识的档案专业管理人才，而且需具备系统开发或维护、数字化加工与管理、标准化建设、数据库运行管理、信息资讯发布等方面能力的计算机人才。作为一个房地产企业档案管理团队，不能闭关自守，要与其他单位之间开展业务交流，不断提高整体业务能力，探

10、索新的管理方法，使房地产档案管理适应新形势的需要。要不断培养档案数字化建设专业人才，使其对档案管理、档案数字化建设的发展方向、工作目标和观念有统一的看法和认识。只有这样，不同的人员才能在不同的工作岗位上劲往一处使，面对问题各抒己见，在对新问题、新现象的讨论和思考中更新观念，提高意识，与时俱进，对工作目标提出合理、有建设性的建议和意见。(四数字化资源建设通过高速扫描仪形成的电子档案影像资料是数字化档案形成的基础，数据的真实性、有效性是电子档案利用的前提条件。档案数字化时，必须对相关内容进行仔细的质量检查。例如，录入的数据是否正确、扫描图像是否清晰、图像与著录内容是否相对应、与实际是否相符等等。只

11、有这样，才能为房地产档案的开发利用打下坚实的基础。但是，由于房地产档案的动态性及历史档案资料数量巨大等因素，档案数字化资源建设并非一蹴而就，而是一个长期的过程，需要房地产企业领导层对档案数字化建设有前瞻性，分阶段、分步骤来完成。三、信息安全建设安全是档案数字化建设不可忽视的一个重要方面。由于有相当一部分档案信息是需要控制使用的，所以档案数字化建设中必须采取管理制度和相应技术来保证信息安全。只有保证系统的安全顺利运行，房地产档案管理现代化的目标才能得以实现； 否则一切都无从谈78机电兵船档案2010年第4期，因此做好系统的安全防范工作是重中之重。做好房地产企业数字化档案信息安全保障应从制度着眼，

12、从技术手段着手，健全安全保密制度，合理设置用户权限，构建防火墙，配置大容量存贮设备，实现增量备份和定期备份。总之，房地产档案管理部门要解放思想，更新观念，变被动为主动，积极为利用者提供优质的服务。大力宣传房地产档案数字化的重要性，使企业员工深刻认识到档案的重要性，积极主动地向数字化档案管理靠拢，充分利用计算机技术、网络技术、数据库技术等，在为用户提供信息服务的同时，加强数字化档案的开发工作，提取档案精华，使之成为企业与社会宝贵的财富资源。(责任编辑潘欣 档案是国家机关、社会团体及个人在社会活动中直接形成的，作为原始记录保存起来以备查考的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。社会功能和社会使命是

13、档案存在与发展的依据，档案对社会的发展具有某种或多种积极的作用。随着科学技术的不断发展，计算机得到日益普遍应用。计算机的诞生带来了电子商务、电子货币、电子军事、电子政务等一系列新工作方式与生活方式。随着全球化、信息化和网络化时代的到来，互联网的全球性、开放性、共享性、动态性发展，使得任何人都可以自由地介入互联网。电子政务系统中大量的政府公文通过互联网发布、高效流转，档案已不再仅仅以单一的纸质形式存在，以磁、电、光等介质为主要信息载体的文件应运而生，产生了大量的电子文件档案。信息技术日新月异的迅猛发展和在各行各业的广泛应用，不仅对国民经济和社会发展产生了深刻影响，而且对档案工作者也提出了新的更高

14、的要求。一、电子文件的概念2002年，国家质量监督检验检疫总局发布的电子文件归档与管理规范将电子文档定义为“在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”。由此可见，所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料，并依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。二、电子文件的特征与纸质文件比较，电子文件有以下几个特点：1.电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用。电子文件需要依赖于计算机系统，包括计算机硬件、操作系统和软件发挥