报批文件写作与处理

1、1-报批文件写作与处理 徐海洋TEL:81616082 集团公司实行文件网上报批以后，大大提高了处理效率，但在使用过程中也出现了一些问题。 如：格式不规范、无主题或主题不完整、无摘要或摘要叙述不清、报批过程混乱等。2前言3前言 我们通常所说的“打个报告” 是不规范的，报告只是应用文写作中的一种文体。 日常在办公网或者以书面的形式报批报批的文件，主要有请示、报告和纪要。 结合集团公司要求，对报批文件进行统一、规范。41.请示与报告的主要结构3.文件网上报批、处理程序规范4. 有关注意事项5. 怎样给总经理信箱反映问题2.请示写作应把握的问题5请示与报告的主要结构针对某事，或为解决某个具体问题，向

2、上级请求批准、答复或指示而形成的文件。为了使上级掌握某方面或阶段的情况，向上级汇报工作、反映情况、答复上级的询问或者要求而形成的文件。6请示与报告的主要结构 请示的写作规范标题 标题要准确简要地概括报告的主要内容，标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号，用二号或小二宋体字，分一行或多行居中排列。 格式：关于。的请示 如：关于为上海大众开具全额增值税发票的请示7请示与报告的主要结构 文号 集团公司为规范各单位报批文件管理，规定要标注文号，用三号仿宋体字，在标题下居中。 如：总部办公室201012号主送部门或领导 文号下1行，左侧顶格用三号仿宋体字标识主送部门或领导。 如：集团公司总部

3、；XXX副总经理。请示的写作规范8请示与报告的主要结构 请示的写作规范正文 正文用三号仿宋体字，位于“主送部门或领导”名称下一行，每自然段第一行左空2格。第一段写内容摘要，简单概括由于什么原因，向上级领导作何种请示；第二段开始，将整个请示的来龙去脉讲清楚。 在正文的最后添加“以上请示，请批复。”的结语。9请示与报告的主要结构 请示的写作规范附件 有附件的，在正文下空一行，左空2字用三号仿宋体字标识“附件：”，后写附件名称，后面不加标点。落款 落款在正文或附件下空1-2行，用汉字格式注明时间，下面写起草人，不用写单位名称。 书面报告要求在时间上面加盖印章，单位领导签字。10请示与报告的主要结构请

4、示的写作规范范文范文内容内容摘要摘要文号文号（仿宋三号）落款落款文体文体11请示与报告的主要结构 报告的写作规范 根据企业情况，我们的报告可分为调查报告、项目报告、情况报告、分析报告等，也包括问题答复、定期汇报等。 报告结构与请示一样，包括标题、文号、主送部门或领导、正文、附件、落款。12请示与报告的主要结构 报告的写作规范标题 标题由单位、事由加文种组成；字号用二号或小二宋体字，分一行或多行居中排列。 如：生产安全部关于。的调查报告 质量管理部关于。情况的报告文号 用三号仿宋体字，在标题下居中。 请示和报告统一文号，顺序下排，以便管理。 13请示与报告的主要结构报告的写作规范主送部门或领导

5、文号下1行，左侧顶格用三号仿宋体字标识主送部门或领导。附件 有附件的，在正文下空一行，左空2字符用三号仿宋体字标识“附件：”，后写附件名称。落款 落款在正文或附件下空1-2行，因为标题中已有发文单位名称，所以此处用中文数字写法注明时间即可，下面写起草人，书面报告要求在时间上面加盖印章，单位领导签字。14请示与报告的主要结构 报告的写作规范正文 第一段写内容摘要，概括交代目的、主要事由及结论；然后分段论述工作的主要情况、主要做法，取得的经验、效果等，要以数据和材料说话，内容力求翔实、概括；最后写存在的问题，提出意见或建议。 结语可写“请审阅”或“特此报告”。15范文范文单位单位文体文体内容摘要内

6、容摘要16结语结语171.请示与报告的主要结构3.文件网上报批、处理程序规范4. 有关注意事项5. 怎样给总经理信箱反映问题2.请示写作应把握的问题1、怎样拟好标题 l标题是标明公文内容的简短语句，是公文结构的必备要素，具有统摄全篇、揭示主旨的作用。l 集团公司对报批文件的主题要求非常严格，实际也就是对报批文件标题的要求。写好标题，能够大大提升公文处理效率。l起草一份公文，首先要拟好它的标题。请示写作应把握的问题请示写作应把握的问题 怎样拟好标题标题三要素：发文机关+发文事由+文种 一般下行性文件要注明发文机关，如通知、通报、决定、通告等，这样既可以准确表达文件的效力范围，也便于其他单位的转发

7、、引用，一眼便能明了由哪个，或哪几个部门共同下发的文件。 集团公司报批文件中，请示标题不要求加发文机关。请示写作应把握的问题 怎样拟好标题 发文事由：发文事由：“题好一半文”，事由概括的好，你的文件就做好了一半。 概括准确，题文一致-表述一求简单，二求明了，用词要准确，切忌题文相悖。n采购类：采购类：关于采购XXX的请示；关于更新XXX的请示。 独家采购的要注明，关于独家采购XXX公司XXX的请示。n核销类：核销类：关于核销XXX费用的请示；关于对XXX费用进行核销的请示。n项目类：项目类：关于实施XXX项目的请示。请示写作应把握的问题 怎样拟好标题n发布类：发布类：关于发布XXX规定的请示；

8、关于发布XXX通报的请示；关于公布XXX方案的请示。n发票类：发票类：关于为XXX开具XX发票的请示。n奖励类：奖励类：关于对XXX进行奖励的请示； 有时也可直接简要叙述，如关于升级一台计算机主机的请示；关于加强XXX项目过程控制的请示。请示写作应把握的问题 怎样拟好标题 语法要正确。 避免“双请”情况的出现。如，关于申请XXX的请示，明显重复，还有其他的如请求、报请、提请、恳请等均要注意此类问题。 表述简要，一目了然。用语要简洁明了，不要用模糊不清的词句。 不要出现“我方、对方、贵方”之类的词。请示写作应把握的问题 怎样拟好标题 文种：文种：选择文种要正确。 起文必设标题，标题必注文种，文种

9、必出于法。 标题的重要性已经讲了，而文种出于法，这里的法指的就是国家行政机关公文处理办法，中国共产党机关公文处理条例。 比如，关于XXX的设想，关于XXX的说明；关于XXX的计划。这都不是法定文种，可以作为附件，但不能单独行文报批。请示写作应把握的问题 怎样拟好标题n文种的选择：根据收、发文之间的组织关系分为上行、平行、下行。 上行一般包括请示、报告；平行主要有函、议案；下行一般包括命令（令）、决定、决议、批复、通知、通报等。n根据文种性质，指挥性用的一般有决定、命令等；告知性的就用公告、通告、通报、通知等；报请的用请示、报告。n具体注意：勿用报告代替请示，如关于申请XXX的报告、关于XXX的

10、请示报告。请示写作应把握的问题 怎样拟好标题关于申请打印机的报告关于申请打印机的报告 集团公司：集团公司： XXX公司生产计划部急需两台针式打印机。 目前，生产计划部两台针式打印机（LQ-1600K），是使用打印机最早一批（1992年），长期服役；多次维修，效果不佳。打印机主要用于： 一.生产计划部：月统计报表、各项计划的打印工作。 二.会计：各种报告的打印工作。 三.品质部：月质量报表和各种报告的打印工作。 四.管理方面的各种报告等。 特此报告请领导批示XXX公司2008-02-29请示写作应把握的问题 怎样拟好标题 标题明显不符合要求，首先确定文种请示，那么架构就是关于。的请示关于。的请示

11、。 看请示的内容，申请打印机意思表达不完整，是报废打印机？调换打印机？还是维修打印机？都不是，是购买新打印机，替换旧打印机。所以我们的标题基本可以确定了，关于更新打印机的请示关于更新打印机的请示，再准确一些的话-关于更新关于更新两台针式打印机的请示两台针式打印机的请示，这样标题就完整了。请示写作应把握的问题2、请示正文部分如何把握重点n请示正文写作通常包括三部分：申述理由、请示事项、结束语。n重心是申述理由部分，请示能否得到批准就看你的理由是否找的准确？是否充足？是否说明白了？n申述理由三个要点：准、足、透。请示写作应把握的问题 怎样写好正文n准如何打动领导？切入点要准。 为什么要更新打印机？

12、是因为打印机坏了，修不好了，影响工作了，这就是请示的切入点，所以我们要围绕这个切入点展开叙述。 同时，用词、用句都要准确表达观点，不要模棱两可。请示写作应把握的问题 怎样写好正文关于申请打印机的报告关于申请打印机的报告 集团公司：集团公司： XXX公司生产计划部急需两台针式打印机。 目前，生产计划部两台针式打印机（LQ-1600K），是使用打印机最早一批（1992年），长期服役；多次维修，效果不佳。打印机主要用于： 一.生产计划部：月统计报表、各项计划的打印工作。 二.会计：各种报告的打印工作。 三.品质部：月质量报表和各种报告的打印工作。 四.管理方面的各种报告等。 特此报告请领导批示XXX

13、公司2008-02-29表达委婉，不能打印？打印不清楚？打印的慢？都叫效果不佳。没有表达出不能使用，或者严重影响工作效率的意思来 请示写作应把握的问题 怎样写好正文n足-证据要充足，理由充分。打印机用了多长时间了？有没有维修过？谁给证明你的打印机坏了？打印机使用频率怎么样？这些都要一一说明。 我们看这篇请示的理由是否充足？ 时间长、维修效果不佳、打印机的用途。 意思能够理解，但文字表达不清楚，没有把所需要的信息都表现出来。 请示写作应把握的问题 怎样写好正文 生产计划部两台针式打印机，用于月统计报表、各项计划，品质部的月质量报表，以及各种呈报文件等打印工作。购于XXX年，中间已多次损坏，现在又

14、坏了，无维修价值，影响了几个部门的正常工作。n像计算机、打印机此类硬件的报废、购买都需要技术中心的意见，要把更换机子的品牌、型号、大约价格都问清楚了，在行文时注明。请示写作应把握的问题 怎样写好正文n透就是整篇布局，结构合理，一目了然。不能理由全有了，但是结构散乱，让领导看的不舒服，也就有可能影响到批复。请示写作应把握的问题 怎样写好正文关于申请打印机的报告关于申请打印机的报告 集团公司：集团公司： XXX公司生产计划部急需两台针式打印机。 目前，生产计划部两台针式打印机（LQ-1600K），是使用打印机最早一批（1992年），长期服役；多次维修，效果不佳。打印机主要用于： 一.生产计划部：月

15、统计报表、各项计划的打印工作。 二.会计：各种报告的打印工作。 三.品质部：月质量报表和各种报告的打印工作。 四.管理方面的各种报告等。 特此报告请领导批示XXX公司2008-02-29用途逐项列出，让我们感觉整篇请示的主体就是这两台打印机的用途 要请示什么？请示写作应把握的问题 怎样写好正文 关于更新两台针式打印机的请示关于更新两台针式打印机的请示 XXX公司2010X号 集团公司总部： XXX公司生产计划部的两台XXX型号针式打印机，购于199X年，中间已多次损坏、维修，近期又出现严重故障，不能使用，经技术中心鉴定，无维修价值。此两台打印机主要用于生产计划部的月统计报表、各项计划，品质部的

16、月质量报表，以及各种呈报文件等打印工作。目前，已影响了几个部门的正常工作，特申请更新两台打印机。经咨询技术中心，建议购买XXX型号针式打印机，价格约为XXX元/台。 以上请示，请批复。二一年五月四日请示写作应把握的问题 怎样写摘要3、怎样写摘要？ 写摘要，就是怎样用最简单的语言表达最准确、完整的意思。l我们可以把标题进行扩展，使得更丰富一些-标题追溯法l 围绕我们的切入点，把几个要素串联起来-要素串联法 XXX公司生产计划部急需两台针式打印机。没有比标题多反映多少内容请示写作应把握的问题 怎样写摘要 标题：关于更新两台针式打印机的请示 我们只要紧紧围绕“更新两台针式打印机”进行扩展就可以，原因

17、：原有打印机损坏不能使用，无法维修了，工作受到影响；更新需要多少费用等等。 那么就可以简单概括为：XXX公司生产计划部两台针式打印机损坏而影响正常工作，经技术中心确认无法维修，申请购买两台新打印机，约需费用XXX元。请示写作应把握的问题 怎样写摘要 要素串联法：原有打印机损坏、无法维修、影响工作、需更新，把这几点串起来就形成了请示的摘要。 XXX公司生产计划部两台针式打印机损坏而影响正常工作，经技术中心确认无法维修，申请购买两台新打印机，约需费用XXX元。 有的很短的文件，不需要写摘要。有的很短的文件，不需要写摘要。请示写作应把握的问题 怎样写摘要 关于更新两台针式打印机的请示关于更新两台针式

18、打印机的请示 XXX公司2010X号 集团公司总部： XXX公司生产计划部两台针式打印机损坏而影响正常工作，经技术中心确认无法维修，申请购买两台新打印机，约需费用XXX元。 XXX公司生产计划部的两台XXX型号针式打印机，购于199X年，中间已多次损坏、维修，近期又出现严重故障，不能使用，经技术中心鉴定，无维修价值。此两台打印机主要用于生产计划部的月统计报表、各项计划，品质部的月质量报表，以及各种呈报文件等打印工作。目前，已影响了几个部门的正常工作，特申请更新两台打印机。经咨询技术中心，建议购买XXX型号针式打印机，价格约为XXX元/台。 以上请示，请批复。二一年五月四日391.请示与报告的主

19、要结构3.文件网上报批、处理程序规范4. 有关注意事项5. 怎样给总经理信箱反映问题2.请示写作应把握的问题40文件网上报批、处理程序规范 集团公司规定，报批文件需由单位领导以批件形式主送相关审核部门或领导签署意见。这里这里都会都会类型类型“批件批件”文件网上报批、处理程序规范主送审核部主送审核部门或领导门或领导主题要主题要完整完整添加报添加报批文件，批文件，有附件有附件的依次的依次添加添加将内容摘要将内容摘要复制到这里复制到这里文件网上报批、处理程序规范 所呈报的文件转到了需批示人邮箱的待批文件中，批示人进行“批示/转批”即可。 文件在批示过程中，相关邮箱能够看到批示进程，但没到最后批示完成

20、，不准进行转发或下发。431.请示与报告的主要结构3.文件网上报批、处理程序规范4. 有关注意事项5. 怎样给总经理信箱反映问题2.请示写作应把握的问题44 总部办公室曾发布了“关于下发基层报告审批程序的通知”，主要对报批文件的报批程序进行了规范，并强调了一些注意事项，这次对其中部分内容进行了修正，并就其中常出现的问题再次进行强调。有关注意事项45 1. 语言方面要遵循准确、简洁、朴实的基本要求。 准确-最基本的要求，称为“第一要求”，即表述要准确清楚，句子要合乎语法、逻辑，内容数据、图示、名称等要准确无误。 如：1,234,567.12元， 常出现的错误有123,4567.12元; 123,

21、4567.12万元; 1，234，567.12元 有关注意事项46 简洁-要求文字简短，表述直截了当，言简意赅，尽量避免烦琐累赘。 朴实-用语应通俗易懂，忌华丽雕琢，不大肆渲染，不堆砌词藻。有关注意事项 2. 所有报批文件遵循“一文一事”。 一份请示或报告只能写一件事，网上报批时不能将两个或两个以上请示事项作为一个批件呈报。47 3. 单位领导要加强对报批文件的审核、把关。 集团公司要求，报批文件要从单位领导邮箱报送。 4. 职能部室要根据各自职能管理范围，加强报批文件的审核， 职能部室主要领导对审核意见负责。 5. 涉及到专项资金预算的报批文件，必须经相关职能部门与财务预算管理室审核，由财务预算管理室呈报集团公司领导审批。有关注意事