实验室质量体系程序文件之QSP03文件控制和维护程序

1、XXXX 公司实验室质量体系文件XXXX-QSP03: 2008程序文件文件控制和维护程序版 次： B/0页 次： 17编 制：日 期： 2007-12-10审 核：日 期： 2007-12-12批 准：日 期： 2007-12-15受控印章：持有人：2008-01-01 发布2008-01-01 实施XXXX 公司实验室发布XXXX 公司试验室XXXX-QSP03 ： 2008程序文件第1页共7页文件控制和维护程序第B版 第0次修订颁布日期： 2008 年 01 月 01 日1 目的对实验室管理体系文件和相关文件资料进行控制，确保管理体系运行中使用的各种文件正确和有效。2 范围及术语2.1控

2、制文件的范围- 质量手册、程序文件、管理制度、各种工作计划及其他与管理体系相关的文件；- 与检测工作相关的国际、国家、行业、地方和企业标准；- 作业指导文件；- 仪器设备、人员、外部服务供应商等各类档案；- 检验报告、原始记录及其他各类管理记录和表格；- 上级下发文件、实验室对外发文、 各种工作总结和其他与实验室业务相关文件。2.2术语和定义- 正本：指质量文件的原件，作为档案保存。- 副本：正本的复制件。- 受控本：反映现行要求的有效版本，保证得到及时的修订或更换。一般为实验室内部或特批人员使用。- 非受控本：不保证反映现行的要求，不一定是有效版本，不做修订、更换等工作。一般为外部人员使用。

3、3 职责和权限3.1实验室主任：批准质量手册、程序文件、各种管理制度和工作计划等重要体系文件的实施。3.2质量主管：负责组织质量手册及程序文件的编写和审核并保持质量手册现行有效。3.3技术主管：批准重要技术文件的实施，负责组织检验实施细则、仪器设备操作规程及其他相关技术文件的编写和审核。3.4各部门负责人：参与组织编写第三层次文件。包括：本部门检测方法、校准规范、XXXX-QSP03: 2008第 B 版 第 0 次修订XXXX 公司试验室XXXX-QSP03 ： 2008程序文件第2页共7页文件控制和维护程序第B版 第0次修订颁布日期： 2008 年 01 月 01 日仪器设备使用和维护作业

4、指导书、测量不确定度评定、期间核查方案，以及相关管理记录的整理、归档和控制。3.5资料管理员：负责各类文件的收集、整理、存档、发放等日常管理。3.6质量主管应当维护本程序的有效性。4 工作程序4.1文件控制的内容- 文件的起草、审核、批准和发布，确保其充分性；- 文件的发放控制；- 文件的使用控制，确保清晰和易于识别；- 文件的评审、修订、更改、再评审、更换控制；- 作废文件的回收、存档；- 外来文件的识别和分发。4.2文件的分类4.2.1按文件的内容，本实验室的文件一般分为以下几类：- 形成文件的质量方针和质量目标的质量手册；- 按标准要求形成的程序文件；- 为确保检测工作顺利进行所需的管理

5、性文件；- 作业指导书及其他技术性文件；- 报告与记录等文件；- 质量计划；- 外来文件。4.2.2 根据文件的受控状态，实验室文件分受控类和非受控类两种。受控文件由文件管理部门提出，实验室主任批准。受控文件应注明文件编号、分发号。非受控文件只有文件编号。4.3文件编号规则4.3.1所有质量管理体系文件必须有实验室名称、文件标题、文件编号、生效日期、XXXX-QSP03: 2008第 B 版 第 0 次修订XXXX 公司试验室XXXX-QSP03 ： 2008程序文件第3页共7页文件控制和维护程序第B版 第0次修订颁布日期： 2008 年 01 月 01 日起草人、审批人的描述。 质量手册、质

6、量程序文件及部分支持性文件必须有版本号或编制年号。4.3.2各类文件由质量负责人规定分类及编号原则，编号规则如下：XXXX- ：文件版本号或发布年号文件类型代号及顺序号本实验室的识别标识文件类型及其代号见下表，顺序号编以两位自然数序列，如01 ，02 等类别质量程序作业质量技术检测手册文件指导书记录记录报告代号QMQSPWIQRCTRCTR4.3.3外来文件编号：外来文件按原编号，客户提供的资料按合同号标识。4.4文件的编制、审核和批准4.4.1质量负责人根据质量方针、质量目标、准则和其他法律法规的相关规定组织质量手册等重要体系文件的编写，并根据审核和评审结果、 法律法规变更，以及实验室内外部

7、环境改变的需要， 适时提出质量手册的相关内容修订或换版建议， 以保证手册的适用和现行有效。4.4.2质量负责人组织技术、业务、检测人员对质量手册进行审核，报实验室主任批准后实施。4.4.3技术主管根据检测工作的需要，组织编写检验实施细则、仪器设备操作规程、质量保证工作计划等技术性文件，并负责对文件进行审核，报副主任批准后实施。4.4.4 综合业务室根据实验室领导的要求和日常管理工作的实际需要，编写各类工作程序文件和管理制度，经副主任批准后实施。4.4.5副主任根据实验室工作的需要组织起草实验室对外行文，经实验室主任审核批准，综合业务室按照规定的范围和要求发送并将原件存档。XXXX-QSP03:

8、 2008第 B 版 第 0 次修订XXXX 公司试验室XXXX-QSP03 ： 2008程序文件第4页共7页文件控制和维护程序第B版 第0次修订颁布日期： 2008 年 01 月 01 日4.4.6各类管理计划、检测工作计划、质量控制计划等由相关责任人在需要时编写，报副主任审批后实施。4.4.7文件编制、审批职责见下表：文件名称编制审核批准管理责任人质量手册正文实验室主任质量手册附录编写组质量负责人质量负责人程序文件副主任管理制度仪器操作规程仪器校验规程编写组技术主管副主任技术主管比对试验规程检验实施细则4.5文件的发放和使用4.5.1质量手册、程序文件由综合业务室提出发放范围和数量，作业指

9、导书、技术性文件、管理性文件由各职能部门提出发放范围和数量，由文件管理员填写文件发放登记表，实验室主任批准后，由文件管理员按照批准的发放范围、数量发放。4.5.2实验室内使用的各受控文件在发放时由综合业务室在封面编制分发号和加盖“受控”印章。实验室内部不得使用非受控文件。4.5.3所有受控文件领用时领用人必须在文件发放登记表上签字认领。各部门应对发给本部门使用的各类受控文件登录于本部门的有效文件和资料清单。4.5.4需使用文件的人员未领到文件时，不得随意用他人的文件复印，应填写文件发放 /领用审批表，经本部门负责人同意，质量负责人批准，在文件管理员处办理领用手续。4.5.5各部门要复制受控文件

10、时需填写文件文件修订/复制 /丢失 /销毁申报审批表，报实验室主任批准后予以复制。 文件管理员应在受控质量文件清单 上登录增加数量，还要在文件发放登记表上登录分发号。XXXX-QSP03: 2008第 B 版 第 0 次修订XXXX 公司试验室XXXX-QSP03 ： 2008程序文件第5页共7页文件控制和维护程序第B版 第0次修订颁布日期： 2008 年 01 月 01 日4.5.6若使用人的文件丢失，则必须填报文件修订/复制 /丢失 /销毁申报审批表，并在“申报（通知）内容”栏说明原因，经本部门负责人审核，报实验室主任批准后给予补发。文件管理员在补发文件上填写新的分发号，并在文件发放登记表

11、上注明丢失的分发号作废。必要时，将作废文件的分发号码通知各部门，防止误用。4.5.7文件破损、模糊影响使用时，使用人可到资料管理员处办理更换手续。新文件的分发号沿用原文件分发号，原件由资料管理员负责销毁。4.5.8外来文件，包括各种标准、顾客提供的资料由文件管理员收集登记，实验室主任批准后按发放程序控制发放。4.6文件修订状态的控制4.6.1质量管理体系文件的修订状态以版本号和修订次数号来标识。4.6.2版本号采用英文字母：A、 B、C表示第一版、第二版、第三版，必要时版本号后加上年号。文件内容有重大变更时，要更换文件版本。4.6.3 修订次数采用阿拉伯数字 0、1、2 表示未经修改、第 1

12、次修改、第 2 次修改 。4.6.4文件变更内容应在文件文件修订/复制 /丢失 /销毁申报审批表中描述。4.6.5发到外部的受控文件只作版本状态登记及新版本取得后的更改，不负责版本修订。4.7文件的评审与修改4.7.1文件有效性的评审4.7.1.1文件应定期进行评审。 一般情况在内部审核和管理评审时进行，评审的内容为文件的适宜性和充分性，是否需要更新。4.7.1.2特殊情况可随时进行评审与修改。在文件实施过程中， 由于内、外部环境发生变化，如组织结构、工作流程、法律法规等发生改变时，需对原文件进行评审。4.7.1.3质量负责人应定期组织文件的有效性评审，各部门借阅和平时使用情况提出意见，必要时

13、按规定实施修改。4.7.1.4外来文件由资料管理员适时向有关部门查询版本的有效性，及时更换有效版XXXX-QSP03: 2008第 B 版 第 0 次修订XXXX 公司试验室XXXX-QSP03 ： 2008程序文件第6页共7页文件控制和维护程序第B版 第0次修订颁布日期： 2008 年 01 月 01 日本。4.7.2文件的修改4.7.2.1文件需要更改时，应由文件的使用或原编制部门提出，并填写文件修订/复制 /丢失 /销毁申报审批表，在“申报（通知）内容”栏说明更改原因和更改内容，经主管领导审核后由本程序 4.4 条规定的文件编制部门负责修改， 更改后的文件应由原审核部门的负责人审核并经主

14、管领导批准。4.7.2.2文件的更改方式有手写更改、换页和换版。- 手写更改：当采用手写修改时，应将被修改的内容用“ ”划去，然后写上新的内容，并加盖“修改”印章。- 换页：为保持文件的严肃性和便于阅读，文件累计更改面积不得大于该页有效面积的 1/4 或改动次数不得超过 4 次，否则作换页处理。换页时要在“修改号”栏内标注修改次数并填写“修改控制页” 。- 换版：文件有重大更改时需换版，新版文件生效时，原版文件同时作废，由换版执行部门收回作废的换版文件并销毁。4.7.2.3文件的修改由综合业务室负责通知文件的使用部门。使用部门接到修改文件的通知后，应将修改前的文件交文件管理员进行换页或手写修改

15、。对质量手册、程序文件、作业指导书等受控文件的修改，文件管理员还应在文件中相应的“修改记录”和受控质量文件清单中的“修订状态”栏标明文件修改情况。4.7.2.4被修改文件持有者须在文件和资料修改通知单上签字，文件和资料修改通知单由资料管理员保存直至文件作废为止。4.8文件的作废与销毁4.8.1应停止使用的技术文件，由使用人提出申请，经技术主管批准后，中止使用。4.8.2所有失效或作废文件由资料员及时从发放或使用场所撤出，加盖“作废”印章，防止使用作废文件；尤其在合订本中的有关标准，有效文件应予以标明。4.8.3为某种原因需要保留的任何已作废文件，都应进行适当的标识。4.8.4对要销毁的作废文件

16、， 由相关部门填写 文件修订 /复制 /丢失 /销毁申报审批表，编制人核准后报最高管理者或其授权人批准销毁。XXXX-QSP03: 2008第 B 版 第 0 次修订XXXX 公司试验室XXXX-QSP03 ： 2008程序文件第7页共7页文件控制和维护程序第B版 第0次修订颁布日期： 2008 年 01 月 01 日4.8.5资料员应对需淘汰的文件及时清理, 集中管理。实验室从法律或知识（参考）出发要保留已作废的文件，需经主管批准，并加以明确标识，除加注“作废”标识外，还应加盖“保留参考”或“历史档案”标识作为档案适当保管。4.9外来文件的控制4.9.1对实验室使用的各种外来文件，资料管理员

17、应记录有关信息并填写外来文件明细表。直接引用的各类外来文件，保留原文件编号，技术主管负责识别其适用性。4.9.2外来文件的发放情况应记入 文件发放登记表。外来文件的发放执行本程序4.6条的有关规定。4.9.3技术主管负责定期检查实验室使用的有关国际标准、国家标准、行业标准等外来文件是否为有效版本， 版本变更时应及时通知使用部门并重新发放，同时收回失效文件。失效文件的销毁执行4.8 条的规定。4.10记录管理文件控制过程中发生的记录，按记录管理程序的要求执行。5相关文件和附表aXXXX-QSP03 ：2008记录和档案控制程序bXXXX-QSP02 ：2008保护客户机密信息和所有权程序c XX

18、XX-QRC03/01 ：2008文件发放登记表dXXXX-QRC03/02 ：2008文件接收登记表eXXXX-QRC03/03 ：2008修订 /复制 /丢失 /销毁申报审批表f XXXX-QRC03/04 ：2008受控质量文件清单gXXXX-QRC03/05 ：2008文件审批表物业安保培训方案为规范保安工作，使保安工作系统化/ 规范化 , 最终使保安具备满足工作需要的知识和技能，特制定本教学教材大纲。一、课程设置及内容全部课程分为专业理论知识和技能训练两大科目。XXXX-QSP03: 2008第 B 版 第 0 次修订XXXX 公司试验室XXXX-QSP03 ： 2008程序文件第8

19、页共7页文件控制和维护程序第B版 第0次修订颁布日期： 2008 年 01 月 01 日其中专业理论知识内容包括：保安理论知识、消防业务知识、职业道德、法律常识、保安礼仪、救护知识。作技能训练内容包括：岗位操作指引、勤务技能、消防技能、军事技能。二培训的及要求培训目的1）保安人员培训应以保安理论知识、消防知识、法律常识教学为主，在教学过程中，应要求学员全面熟知保安理论知识及消防专业知识，在工作中的操作与运用，并基本掌握现场保护及处理知识2）职业道德课程的教学应根据不同的岗位元而予以不同的内容，使保安在各自不同的工作岗位上都能养成具有本职业特点的良好职业道德和行为规范）法律常识教学是理论课的主要

20、内容之一，要求所有保安都应熟知国家有关法律、法规，成为懂法、知法、守法的公民，运用法律这一有力武器与违法犯罪分子作斗争。工作入口门卫守护，定点守卫及区域巡逻为主要内容，在日常管理和发生突发事件时能够运用所学的技能保护公司财产以及自身安全。2 、培训要求1）保安理论培训通过培训使保安熟知保安工作性质、地位、任务、及工作职责权限，同时全面掌握保安专业知识以及在具体工作中应注意的事项及一般情况处置的原则和方法。2）消防知识及消防器材的使用通过培训使保安熟知掌握消防工作的方针任务和意义，熟知各种防火的措施和消防器材设施的操作及使用方法，做到防患于未燃，保护公司财产和员工生命财产的安全。3) 法律常识及

21、职业道德教育通过法律常识及职业道德教育，使保安树立法律意识和良好的职业道德观念，能够运用法律知识正确处理工作中发生的各种问题；增强保安人员爱岗敬业、无私奉献更好的为公司服务的精神。4) 工作技能培训其中专业理论知识内容包括：保安理论知识、消防业务知识、职业道德、法律常识、保安礼仪、救护知识。作技能训练内容包括：岗位操作指引、勤务技能、消防技能、军事技能。二培训的及要求培训目的安全生产目标责任书为了进一步落实安全生产责任制，做到“责、权、利”相结合，根据我公司2015年度安全生产目标的内容，现与财务部 签订如下安全生产目标：XXXX-QSP03: 2008第 B 版 第 0 次修订XXXX 公司试验室XXXX-QSP03 ： 2008程序文件第9页共7页文件控制和维护程序第B版 第0次修订颁布日期： 2008 年 01 月 01 日一、目标值：1 、全年人身死亡事故为零，重伤事故为零，轻伤人数为零。2 、现金安全保管，不发生盗窃事故。3 、每月足额提取安