物资供应公司内控管理1doc11

1、第八章采购业务管理第一节总则第一条为了促进公司合理采购，满足生产经营需要，规范采购行为，防范采购风险，根据有关法律法规和 企业内部控制基本规范 、企业内部控制应用指引第7 号 采购业务，制定本制度。第二条采购，是指购买物资（或接受劳务）及支付款项等相关活动。第三条公司采购业务至少应当关注下列风险：（一）采购计划安排不合理， 市场变化趋势预测不准确， 造成库存短缺或积压，可能导致公司生产停滞或资源浪费。（二）供应商选择不当，采购方式不合理，招投标或定价机制不科学，授权审批不规范，可能导致采购物资质次价高，出现舞弊或遭受欺诈。（三）采购验收不规范，付款审核不严，可能导致采购物资、资金损失或信用受损

2、。第四条 公司应当结合实际情况，全面梳理采购业务流程，完善采购业务相关管理制度，统筹安排采购计划，明确请购、审批、购买、验收、付款、采购后评估等环节的职责和审批权限， 按照规定的审批权限和程序办理采购业务， 建立价格监督机制， 定期检查和评价采购过程中的薄弱环节， 采取有效控制措施， 确保物资采购满足公司生产经营需要。第五条 公司采购业务流程主要涉及编制需求计划和采购计划、 请购、选择供应商、确定采购价格、 订立框架协议或采购合同、 管理供应过程、 验收、退货、付款、会计控制等环节。第二节购买第六条公司的采购业务应当集中，避免多头采购或分散采购，以提高采购业务效率，降低采购成本， 堵塞管理漏洞

3、。 公司应当对办理采购业务的人员定期进行岗位轮换。 重要和技术性较强的采购业务， 应当组织相关专家进行论证， 实行集体决策和审批。第七条公司应当建立采购申请制度，依据购买物资或接受劳务的类型，确定归口管理部门， 授予相应的请购权， 明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购和审批程序（具体规定见物资采购计划管理标准）。物资供应公司负责对采购需求计划进行归类汇总，统筹安排公司的采购计划。 物资供应公司对于预算内采购项目，应当严格按照预算执行进度办理请购手续，并根据市场变化提出合理采购申请。对于超预算和预算外采购项目，应先履行预算调整程序，由具备相应审批权限的部门或人员审批后，再行办理请购手续。采购

4、管理流程图需求部门物资管理部门验收部门财务部公司领导层批准后的采购计划应汇总需求计划表并报财务部、需求部开始编制采购计划，报门、法律监察室。主管领导审核1、需求部门编制需求计划申请表，部门经理审批，主管副总审批是否定点采购批准后的需求计划表否比价员比价、审核是否遵守招投标购买程招标询价、供应商序，确定供应商评审、供应商选是择、2、未列入综合需求计划的物资采购，填写请购单报填写采购申请单，公司总经理批准主管副总审批批准后的请购单订立框架协议或采购合同，法律监察室审核签署并批准采购合同是否本月计划是否款到发货是内付款，是否否(预付款 )有合同、采购申请单？否是公司总经理特殊批准向供应商下采购申是否

5、超过供应是请单/订单商付款限额否安排预付款款管理供应过程验收流程不合格合格付款流程未通过退货入库办理索赔结束需求计划管理。物资需求部门应根据实际情况提出需求计划，详列所需物资的品名、规格、数量等信息，经专业工程师、部门负责人审核批准后报有权审核部门，经审核后再报物资供应公司。 审核职能部门主要有： 总调度室负责全公司劳保用品月度采购申报计划的核实和审批工作； 负责大宗原材料、 混合材、包装袋年度采购申报计划的核实和审批。 技术发展部负责固定资产类设备、 特配、进口配件、大修及技改用设备备件、 研磨体等采购申报计划的核实和审批工作； 机械维修部负责生产单位所有机械配备件 （含润滑油）采购申报计划

6、的核实和审批。电气维修部负责生产单位所有电气配备件采购申报计划的核实和审批。 公司办公室负责全公司通信工具、 计算机配件月度采购计划的核实和审批工作。 物资公司负责全公司耐火砖、浇注料、球锻等辅助材料、其他配件的核实和审批工作。采购需求计划流程图总调度室电气 / 机械 / 各分厂技术发展部公司办公室物资供应部门开始开始开始开始开始大宗材料、混合材月度计划劳保用品月度计划不合格部门主管领导审核主管副总审核机械配备件、润滑油、机械所用辅材、办公用品由机械部门做需求计划不合格 电气配备件、电气所用辅材、办公用品由电气部门做需求计划分厂所用办公用品、辅材、耐火材料等由各分厂做需求计划各部门主管领导审核

7、主管副总审核挖掘机等专用固定资产由需求部门申请，主管领导审核后报技发部审批固定资产设备（包括电气、机械设备）需求计划由需不合格 求部门经理审核后报技发部汇总技发部汇总的固定资产设备需求计划表部门主管领导审核主管副总审核各部门将所需通讯、计算机、小汽车需求计划由部门经理审核后报公司不合格办公室汇总，公司办公室汇总的通讯、计算机、小汽车需求计划表部门主管领导审核主管副总审核非综合计划外的需求计划，由请购部门填制请购单报主管副总审批后报物资部门包装物、纸袋需求不合格计划部门主管领导审核主管副总审核格合需求计划汇总公司总经理审核结束采购计划管理。物资供应公司计划人员应根据需求部门提交的物资需求计划，平

8、衡定额及库存情况形成采购计划，报部门负责人、分管经理（或授权人）批准后执行。公司对采购业务实施计划管理和预算控制。物资供应公司根据公司生产计划编制采购计划，向供方下达采购订单。设备采购部门根据年度的设备投资预算，编制采购计划并与设备供方签订采购合同。对于超计划和预算外采购项目，需经授权人批准。第八条 公司应当建立科学的供应商评估和准入制度， 确定合格供应商清单，与选定的供应商签订质量保证协议， 建立供应商管理信息系统， 对供应商提供物资或劳务的质量、价格、交货及时性、供货条件及其资信、经营状况等进行实时管理，并根据物资供应公司评分或使用部门对供应商的反馈情况来对供应商和综合评价，特别对煤炭供应

9、商保证每年评估一次， 根据评价结果对供应商进行合理选择和调整。必要时公司可委托具有相应资质的中介机构对供应商进行资信调查。物资供应公司应建立供应商名单和供应商评价制度。 （一）对拟进行第一次交易的供应商和已发生过交易， 但其资质、 信誉、供货及履约能力发生重大变化的供应商，必须进行评估。公司每年对供应商名单需进行常规评估并根据评估结果更新供应商名单，如三年以内发生过交易的需纳入评估范围。 （二）被认定供应商的变动至少需经部门负责人和分管经理的批准。 一般情况下，对直接采购的供应商也应加入到供应商名单并进行评估， 对确实不具备评估条件的， 可以不评估，但需为日后评估创造条件。 （三）物资供应公司

10、主管应负责审核选定的供应商是否在合格供应商列表之上。 若不在列表之上， 物资供应公司主管根据供应商的财务状况， 如果确实无法获得的， 也可以网站或其他媒体的公开信息代替， 资质证明以及历史交易记录等状况审核该类供应商的信誉、 供货能力等，并报分管经理批准。物资供应公司采购人员将经批准的供应商加入供应商列表中。第九条公司应当根据市场情况和采购计划合理选择采购方式。大宗采购应当采用招标方式，合理确定招投标的范围、标准、实施程序和评标规则；一般物资或劳务等的采购可以采用询价或定向采购的方式并签订合同协议；小额零星物资或劳务等的采购可以采用直接购买等方式。物资供应公司应根据采购金额和采购性质，分别采取

11、招标、比价（询价）和直接采购等不同采购方式并确定供应商。 招标方式下， 公司应成立招标小组， 成员至少包括分管经理、物资供应公司、使用部门、财务部等人员。如果招标条件与国家招投标法相冲突的， 可采取比价、 直接采购的方式确定供应商， 但需书面说明原因报招标小组审批。 物资供应公司负责记录招标项目、 内容、主要过程等内容并形成招标相关文件， 经招标小组全体人员签字确认后， 由物资供应公司保存。比价方式下物资供应公司询价员应向若干家单位询价， 报物资供应公司负责人和分管经理审批， 对于非日常消耗性、 通用性、标准性等物资需由使用部门专业人员提供专业技术意见。询价员根据询价结果填制比价表，比价表包括

12、价格、质量、交货时间、对方联系方式等内容， 物资供应公司负责人根据比价表确定供应商。第十条 公司应当建立采购物资定价机制，采取协议采购、招标采购、谈判采购、询比价采购等多种方式合理确定采购价格， 最大限度地减小市场变化对公司采购价格的影响。 大宗采购等应当采用招投标方式确定采购价格， 其他商品或劳务的采购，应当根据市场行情制定最高采购限价， 并对最高采购限价适时调整。物资计划、询价、采购等职务为不相容职务，不能由同一人担任。如果按照公司批复的人员编制， 确实在人员配备上不能满足所有不相容职务分离的，至少需保证询价和采购不能由同一人担任。第十一条 公司应当根据确定的供应商、采购方式、采购价格等情

13、况拟订采购合同，准确描述合同条款，明确双方权利、义务和违约责任，按照规定权限签订采购合同。采购额 2000 元以上必须签订经济合同，具体签订合同审批权限见物资采购管理规定。公司应当根据生产建设进度和采购物资特性，选择合理的运输工具和运输方式，办理运输、投保等事宜。第十二条 公司应当建立严格的采购验收制度，确定检验方式，由专门的验收机构或验收人员对采购项目的品种、规格、数量、质量等相关内容进行验收，出具验收证明。涉及大宗和新、特物资采购的，还应进行专业测试。验收过程中发现的异常情况，负责验收的机构或人员应当立即向公司有权管理的相关机构报告，相关机构应当查明原因并及时处理。采购的生产物资到货后，

14、采购人员及时报检， 并配合检验部门验收入库。 煤炭等原燃材料质量由品质部检验， 数量由调度室验收； 外购固定资产、 设备质量由技术发展部检验（具体规定见订购配件、设备质量管理标准），数量由仓储部门验收；外购备配件，属于机械类的由机械维修部检验质量，属于电气类的由电气维修部检验质量， 数量由仓储部门验收； 计量类仪器仪表器具由调度室检验， 仓储部门验收数量； 耐火砖浇注料由使用部门检验， 仓储部门验收数量； 劳保、办公用品等由仓储部门验收。 各验收部门或机构应当严格按标准和程序进行检验和验证，并出具验收证明。验收入库流程图（货到公司）物资供应部门财务仓储部总调度室品质部技术发展部机械/ 电气部门

15、开始固定资产设备、请购部门、物资部门参与收供应商到货通知大宗材料取样质检，总调度、物资部门参与劳保用品质检，物资部门参与; 计量类器具质检、电气、物资部门参与机电配备件由机械、电气部门负责组织检验，物资部门参与否退货办理赔偿是填写入库单入库单仓管员核对入库单（数量查收）登记仓库入库台账结束是否合格是否合格是否合格是否合格是质检合格单是是固定资产设备合格电气、机械部门负监督大宗材料质检 责安装工作入库调拔指令，由调度室将大宗材料分拔到各公厂堆厂装卸运负责将大宗材料送各分厂堆场入库结束结束第十三条公司应当加强物资采购供应过程的管理，依据采购合同中确定的主要条款跟踪合同履行情况， 对有可能影响生产或

16、工程进度的异常情况，应出具书面报告并及时提出解决方案。 公司应当做好采购业务各环节的记录， 实行全过程的采购登记制度或信息化管理，确保采购过程的可追溯性。物资采购部门对购进的物资不符合合同规定的， 应按合同规定追究供方的赔偿及违约责任。第三节付款第十四条公司应当加强采购付款的管理，完善付款流程，明确付款审核人的责任和权力， 严格审核采购预算、 合同、相关单据凭证、 审批程序等相关内容，审核无误后按照合同规定及时办理付款。公司财务部门在采购物资检验合格后， 凭借采购发票、 仓库保管员开具的收料单和采购人员填写的请款单，核对合同单价无误后，办理采购报账。公司在付款过程中，应当严格审查采购发票的真实

17、性、合法性和有效性。发现虚假发票的，应查明原因，及时报告处理。公司应当重视采购付款的过程控制和跟踪管理， 发现异常情况的， 应当拒绝付款，避免出现资金损失和信用受损。公司应当合理选择付款方式， 并严格遵循合同规定， 防范付款方式不当带来的法律风险， 保证资金安全。 公司财务部门应参与商定对供应商付款的条件， 按照现金管理办法、和货币资金内部控制制度的规定办理采购付款。第十五条 按合同约定的付款期， 需要预付款的采购资金计划， 由物资采购部门编制，财务部门进行审核和平衡； 按合同约定的付款期， 报账后一定期限内付款的采购资金计划， 由物资采购部门编制， 财务部门审核付款。 对于超计划和提前支付的

18、采购款， 由采购部门按流程提出申请， 授权审批人审批后调整采购资金计划。第十六条公司应当加强预付账款、应付账款和定金的管理。涉及大额或长期的预付款项， 应当定期进行追踪核查， 综合分析预付账款的期限、 占用款项的合理性、不可收回风险等情况，发现有疑问的预付款项，应当及时采取措施。公司财务部门应对应付账款的期限、 占用款项的合理性、 不可收回风险等进行综合判断；对有疑问的预付账款及时采取措施， 尽量降低预付账款资金风险和形成损失的可能性。第十七条公司应当加强对购买、验收、付款业务的会计系统控制，详细记录供应商情况、请购申请、采购合同、采购通知、验收证明、入库凭证、商业票据、款项支付等情况，确保会

19、计记录、采购记录与仓储记录核对一致。公司财务部门和物资采购部门应当指定专人通过函证等方式，定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。如有不符，应当查明原因，及时处理。采购人员要及时向供应商索取发票， 拿到发票后须在当月到财务部门办理报帐手续，以平衡税负，防止税款无法抵扣风险。物资采购报账与财务记账物资供应部门财务部开始物资部门提供入库单、发票、订单等物资部门根据合同填写付款申请单，申请单由主管副总签字，计划外的申请单应由公司总经理审批采购付款申请单入库单、发票二者核对相符，计划内采购、物资部门和财务部签字批准，计划外采购由公司总经理签字批准财务物资管理科室审核相应的入库单、发票、订单是否相符是否暂估入账是冲销原暂估入账财务部根据资金