备件出口业务工作程序管理办法

1、备件出口业务工作程序管理办法【最新资料，WOR文档，可编辑修改】责任人海外商务各部海外商务各部海外商务各部 海外商务各部 海外服务部 海外服务部海外服务部海外服务部海外服务部海外商务各部海外商务各部海外商务各部接收外商或集团进岀口备件岀口订单分析、整理订单修改卄 丫备件订货单报海外服务部Y编制米购计划单采购计划单报销售公司接收销售公司回复回复海外商务各部回复客户与客户确认最终订单与客户签订合同A ）正常订单（海 运）：在接到客户订 单的7日内完成报送； B）紧急订单（空 运、快递）：在接到 客户订单的2个工作日 内完成报送。A ）正常订单：需在 收到需求单的5个工作 日内给予回复。B）紧急订单

2、：需在 收到需求单的2个工作 日内给予回复。备件出口业务工作程序 -2责任人流程备注给付备件供应商通过销售公司TDS系统维护销售订单随时关注订单采购 进度，如有缺项需 与销售公司、海外 商务部门相关人员 积极协调解决海外商务各部海外商务各部 室主任海外商务各部 部长海外商务各部海外商务各部海外商务各部海外商务各部财务管理部海外商务各部海外商务各部海外服务部海外服务部海外商务各部责任人流程备注海外服务部海外服务部海外服务部海外商务各部海外商务各部财务管理部 海外商务各部海外商务各部海外商务各部海外服务部海外服务部海外商务相关部门海外服务部海外商务相关部门海外服务部海外商务相关部门外运公司海外商务

3、各部备件出口业务工作程序-3包装确认具备发运条件.JF书面通知海外商务相 关部门“可发运”1书面通知客户“可发运”通知书面客户付全款发运前15天完成发运前8天开始办理发运前3天发运后3天发运后30天发运后5天1 目的和适用范围1.1 目的：为做好公司备件出口各项工作， 做好备件出口各业务环节的 衔接，明确各部门、各岗位职责，特制定本办法。1.2 适用范围：滨海进出口有限公司各相关部门。2 术语2.1 正常订单：在规定交货期内，通过非空运方式实现发运交货的备件 订单。2.2 紧急订单：在规定交货期内，通过空运方式实现发运交货的备件订 单。2.3 正常可供备件：包含在海外服务部提供的价格清单上的备

4、件。2.4 非正常备件：未包含在海外服务部提供的价格清单上的备件。3 职责3.1 海外商务各部3.1.1 负责接收外商或集团进出口公司出口备件订单。3.1.2 负责整理、确认订单。3.2 海外服务部3.2.1 负责备件出口库的管理。3.3 财务管理部3.4 海外物流部4备件出口业务工作程序：4.1 海外商务各部接收外商或集团进出口公司以扫描签字版或电子版形 式的备件订货单4.2 海外商务各部对接收到的订单进行整理、分析，并与外商或集团进出口核对、确认。4.3 海外商务各部将确认好的订单，在规定时间内通过电子版方式报送 至海外服务部指定人员。4.4 海外服务部对接收到的订单进行分析，对有疑义的订

5、货内容可要求 海外商务部门再确认。4.5 海外服务部依据客户订货单编制采购计划，并报销售公司备件部。4.6 海外服务部依据销售公司备件部的回复、及掌握的采购周期，对订 货单向各商务部门进行回复，回复内容包括：供货时间、特殊备件的订货 说明等。A）正常订单：需在收到海外商务各部订货单的 5个工作日内给予回复。B）紧急订单：需在收到海外商务各部订货单的2个工作日内给予回复。4.7 海外商务各部依据海外服务部提供的订单确认情况，要在收到回复 后的 2 个工作日内对外商或集团进出口公司进行回复。4.8 外商或集团进出口公司依据我方回复中提供的可供备件，货款金额 及供货周期，确定最终订货单。4.9 订单

6、确认后，海外商务各部与客户签订合同（固定格式） ，并双方 签字、盖章、各自留存。4.10 海外商务各部依据签订的合同出具形式发票给客户。4.11 客户按合同要求准备货款， 由海外商务各部联系货代公司 , 订舱（签 订合同）；我方订舱规定，一般为：大宗货物海运货代：4.12 海外商务各部依据合同规定，通知财务管理部及时查收货款，确 认货款到帐后及时通知海外商务各相关部门。4.13付款审批权限:备货发货付款审批T/TL/CD/P审批权限100%预付后备 货30%® 付后备货余款70%付清后发 货100%®付后备 货余款70%付清后发 货商务师部长主管经 理4.14海外商务各部确

7、认 收到客户的预付款或信用证后， 以书面形式通 知海外服务部备货，同时将预计船期通知海外服务部。4.15海外服务部依据合同备件明细，制定下月备件采购用款计划，并据 此向财物管理部支取采购款，并支付给销售公司（或其他供应商）。4.16海外服务部通过销售公司 TDS系统维护销售订单采购备件（销售 公司不能提供的备件，经主管经理批准后，可从汽工贸或指定配套厂外采） 并随时关注订单采购进度，如有缺项需与销售公司、海外商务部门相关人 员积极协调解决（海外商务各部相关人员每周询问一次订单进度情况）。4.17海外服务部将采购好的备件按公司制订的 标准进行包装（外方有 特殊要求的，双方另行商定）。4.18海外

8、商务各部对包装过程进行跟踪，监控包装质量。4.19海外服务部确认在库出口备件具备发运条件后，以书面形式通知 海外商务各相关部门。4.20海外商务各部根据可发运通知，以书面形式通知客户可发运时间、及相关定舱信息，并在规定时间内要求对方交齐全款。4.21 海外商务各部通知财务管理部及时查收货款，财务管理部确认货 款到帐后及时通知海外商务各相关部门。4.22 海外商务各部将确定的船期在发运前（提前 10 天）通知海外服务 部，出现变化及时通知。4.23 海外服务部在完成国内采购后，依据实际发货情况，要求供货方 开具发票。4.24 相关部门依据海外服务部提供的包装信息，做好相关报检、报关 工作。4.2

9、5 海外服务部依据通知协调包装公司做好发运准备（完成包装箱编 号等），全部准备内容应在集港日的前 1 天办理完。4.26 海外服务部负责联系包装公司根据发运通知和发运指令将备件运 至指定地点（港口堆场或仓库） ，并监督集港过程。4.27 海外商务各部门负责跟踪集港过程，并监督装箱。4.28 海外服务部主要负责集港过程的跟踪， 海外商务各部门主要负责装 箱过程的跟踪。4.29 海外服务部负责与包装公司做好费用结算工作。4.3 0 海外商务各部 在通关、装船工作完毕后与货代公司做好港杂费用 及其它相关费用的结算工作。4.31 海外物流部在通关、装船工作完毕后做好商检费用结算工作。4.32 海外商务各部在备件出口后（开船后）的 7 日内向货代公司取得 提单。4.33 海外商务各部在备件出口后（开船后）的 30 日内向货贷公司取回出口报关单、外汇核销单。4.34 海外服务部在备件出口后的 30 日内与采购供货商签订完成购销合