MCA-QAD-792受控文件作业管理细则10001

1、文件类别MB 迈科科技有限公司MCNCIfr迈科新能源有限公司文件编号MCA-QAD792标准文件版本A/0文件名称：受控文件作业管理细则页码1 of 61、目的：1.1指导对文件制订、发放、保存、回收以及报废等作业流程得到有效管控，确保各部门及时获得适宜的文件。1.2确保受控文件内容格式符合预期的要求，保证体系文件的充分性、适宜性及有效性。2、适用范围：本文件适用文控中心工作人员及各部门文件制作相关人员。3、职责：3.1文控文员：负责受控文件的检查、发放、回收、保存等文件管控工作，定期清理作废文件，包括电子档文件 接收管理和清理工作。3.2相关部门人员：负责配合受控文件发行时必须遵循的相关事

2、项与要求。4、作业说明：4.1文件编制：4.1.1文件编制、审核、核准权限表：NO.文件类别编制审核核 准1手册品保部管理者代表总经理2程序文件各部门相关人员部门负责人管理者代表3三级文件（操作指引、管理办法、 管理规范、技术标准等）各部门相关人员部门负责人（评审人员见附表）部门负责人4记录各部门相关人员各部门相关人员部门负责人4.1.2文件编制架构:4.1.2.1 一级文件（手册）的编制一般要求以体系标准的条款和要素按顺序编制，明确每一条款或要素的纲领性要求和必要的程序或管理办法等文件名称；4.1.2.2 二级文件的编制结构一般由以下部分组成：1、作业流程；2、权责部门；3、作业内容 ；4、

3、相关文件（要显示文件表单名称和相应的编号）。4.1.2.3三级文件的编制一般由以下部分组成：1、目的；2、范围；3、权责；4、定义；5、作业流程（可根据文件内容的需求而定）；6、流程说明；7、相关文件（要显示文件名和文件编号）；8、相关记录（要体现记录表单名称和编号）。4.1.2.4 记录表的编制以 A4纸的横向或纵向基准，如果表单内容只A4纸的一半，可以在一张 A4纸上设置二个同样的表单，分为上下或左右各一个，表单记录必须有公司名称、LOGO表单名称、表单编号及版本。文件类别. 迈科科技有限公司 fvicndfr迈科新能源有限公司文件编号MCA-QAD792标准文件版本A/0文件名称：受控文

4、件作业管理细则页码2 of 64.1.3文件标题编写及排版规则：以分阶进行标题编写，标题标点只能用半角形式，如4 1 4.11 4.1.H* 4.1.1.1.1，如超过5阶则用4.1.1.1.1.a 表示,依次类推；下一标题比上一标题退缩一个字符，正文与标题开头的内容对齐，行间距要求为1.5倍行距；正文标点符号为全角，正文字体需统一为宋体五号字，文件18的八个大标题字体为五号字加粗，具体可参考此文件的排版格式。4.1.4.1 体系文件类型代码：“ E”为环境健康安全管理体系文件代码；“Q'为质量环保管理体系类文件代码；“S”为SA8000社会责任管理体系类的文件代码；“ MC为McNa

5、ir公司英文代码；4.1.4.2文件类别编号代码：S-手册；P-程序文件；R-记录文件；E-外来文件；A-标准文件；F-制度文件；T-暂行文件4.1.4.3部门类别代码：HRD-人力资源；SAL-销售部；PUD-采购部；QAD-品保部；PDD-生产部；RDD-研发部；EQD-设 备部；ACD-财务部；PMC-资材部；ENG-工程部；CUS-客户服务部；PE1锂电Cell PE； PE2-锂电 Pack PE ； CPD-锂电Pack工程；Proj 锂电Cell项目工程 。4.1.4.4 特殊文件编号规则：详见4.1.7的内容；4.1.4.5 流水号即为各部门的文件编号必须是按流水号编码，各类文

6、件的编号规则必须遵守4.1.7内容执行，不能有重复或跳号。4.1.5文件页码及版本控制：4.1.5.1本公司临时文件或暂行文件一般指现场操作指示或临时性指导或临时性变更的文件，文控中心以盖“暂行”印章发放，暂行文件使用的有效期最长时间不可超过1个月。4.1.5.2 暂行文件转变为正式的标准文件初版发行时，应在正式文件封页中发放记录之更改内容栏中注明原暂行文件的编号、变更的内容；正式文件发行后，文控需及时回收暂行文件，并做好相关记录。文件类别 迈科科技有限公司MCNGHF迈科新能源有限公司文件编号MCA-QAD92标准文件版本A/0文件名称：受控文件作业管理细则十/丄/一rttr r fs 1

7、kAt/e -/一、 g 、十/丄页码3 of 64.1.5.3正式文件首次发行，则以A/0表示，若第二次进行少许修订，其文件版次以 A/1表示，以此类推A/2、A/3,A/5。文件版次修订达 5次（含5次），则应更新版本为 B/0,以此类推，C/0、D/0,。4.1.5.4规格书发行使用的文件发放申请表填写的“发放版本”必须符合以上6.1.1.3.3 版次的要求，而规格书的“文件版本”为修订版本，即第一次修订为 V/1，若第二次修改，其版次以V/2表示，以此类推， V/3,V/4 ,V/12,该修改版次无上限；但在申请受控发行时需将此修改记录的最终版本填写在文件发放申请表的“对应文件版本编号

8、-”栏位，即所谓的修改记录版本V/X ；4.1.5.5 发放的当日文控文员应将所有受控文件登录于网络共享的文件管制总览表，该表包括文件编号、文件名称、最新版本、发行日期、发放部门及发放份数等。4.1.5.6 体系文件页码一律依 1 of X 表示：如页码为1、2、，5页，须写成1 of 5, 2 of 5，,5 of 5此格式。4.1.6文件发行前检查：4.1.6.1原文件需要申请受控发行时，必须确认有无提供相应文件的电子档给到文控，电子档正文字体需统一为宋体五号字，纸档文件与电子档内容必须保持一致且确保纸档文件内容清晰易识别；文件标题编写 及排版规则必须符合 4.1.3的要求；4.1.6.2

9、若是新版文件发行，文件编号必须是向文控文员提出申请，由文控文员按申请部门的编号规则和流水号顺序提供，不能有重复或不符合以下编码规则，版本为A/0开始，文件的内容、格式需符合4.1.1.1的排版要求。4.1.6.3若为升版文件，查看文件版本、编号是否正确，是否按规则编写，修订内容需明确具体的修改内容；4.1.6.4文件发放记录表 上，更改内容栏需必须明确具体实际的内容；审核及批准栏手动签名需与文件发放申请表上的一致，“发行日期”栏需留空白，由文控文员发行时手动填写（文件发行日期需与发行印章盖的日期一致）。文件发放申请表 和文件发放记录表 填写内容是否充分且准确，如文件发放申请表 的“发行日期”栏

10、需留空白，由文控文员统一填写；“规格书”需写上对应文件版本编号；文件的审核人及批准人需相应的管理者手动签名；如文件内容的“职责权限”涉及其他相关部门（即文件所描述的 事件需要其他部门一同配合执行的）的都需要会签（“制度性文件”只需发行文件最终批准人签字即可）。4.1.7特殊文件编号细则：4.1.7.1生产线所用作业指导书（SOP编号规则：4.1.7.1.1 锂电Cell以“ L”表示用于液锂机种；以“ PL”表示用于聚锂机种，如QMCA-PE1丄01-001和QMCA-PE1-PL01-001二种编号，其中“ L01 ”表示用于“液锂一车间”，“L02”表示用于“液锂二车间”，“PL01 ”表

11、示用于“聚锂一车间”；4.1.7.1.2 锂电PACK以“ L”表示用于液锂机种，以“PL”表示用于聚锂机种，如QMCA-PE2-L001和QMCA-PE2-PL001 二种编号；4.1.7.1.3 镍电Cell以“ A”表示用于制片车间，如QMCA-ENGA001 ;以“ B”表示用于装配车间，如QMCA-ENGB001;以“ C” 表示用于检测车间，如Q-MCA-ENG-001。4.1.7.1.4 镍电PACK以“ D”表示用于包装车间，如Q-MCA-ENG3001。文件类别mjH 迈科科技有限公司MCNCIfr迈科新能源有限公司文件编号MCA-QAD92标准文件版本A/0文件名称：受控文

12、件作业管理细则页码4 of 64.1.7214.1.7.2.2锂电Cell的Ml :以 Q-MCA-PROJPL0O1 ;锂电Cell的BOM:以 Q-MCA-PROJPLB001 ;锂电PACK的包装工艺：MCA-PE2-PL001锂电 PACK的BOM:以“ L”表示用于液锂，“ LB”表示用于液锂，以“ L”表示用于液锂“ L”表示用于液锂，PL”表示用于聚锂，如PLB'表示用于聚锂，如“PL”表示用于聚锂，如'PL”表示用于聚锂，如QMCA-PR0JL001 和QMCA-PR0JLB001 和Q-MCA-PE2-L001 和Q-MCA-CPD-LB001 和4.1.7.

13、2 工艺和物料清单（BOM编号规则:MCA-CPD-PLB0014.1.7.2.3 镍电 Cell 的工艺：以“ NH 为镍氢，“ NC” 为镍镉，Q-MCA-RDDNH001 和 Q-MCA-RDDNO01;镍电 Cell 的 BOM 以“ H'为镍氢，“ C'为镍镉，Q-MCA-RDD-H00和 Q-MCA-RDD-C0014.1.7.2.4 镍电 PACK的工艺：以“ P” 表示 PACK的工艺，女口 Q-MCA-ENG-P00；4.1.7.3 原材料承认书编号规则:4.1.7.3.1 锂电和镍电所有的承认书都是以物料编号为文件编号的，如L27-3092-03-01-1

14、;按系列承认的在其料号后增加规格型号，如隔膜纸承认书编号：L16-0154-00-01-1（33mm*800mm*0.20mm）；4.1.7.4规格书的编号规则：4.1.7.4.1 锂电 PCM技术规格书：Q-MCA-CPD-E001锂电回签规格书：以“ L”表示用于液锂，“ PL”表示用于聚锂，女口 Q-MCA-CPD-LS001和 Q-MCA-CPD-PLS0014.1.7.4.2 镍电回签规格书：以“ S”表示回签规格书，如Q-MCA-ENG-S0014.1.7.5装箱资料：4.1.7.5.1 锂电以“L”表示为液锂电池，以“ PL”表示为聚锂电池， 如Q-MCA-CPDL001和Q-M

15、CA-CPDPL001，4.2文件复印规则：4.2.1文件复印时要注意复印到每一页相同的份数，同时应保证复印文件清晰、端正，文件内容清晰易于识别；4.3文件盖章及装订：4.3.1文件根据发放要求盖相应的印章，原稿背面盖蓝色“原稿”印，受控文件在“文件发放记录表”中盖红 色“文件发行”印，正文盖“受控”印；暂行文件每一页均盖“暂行文件”印，并标注暂行时间；仅供 参考文件每一页盖“仅供参考”印（非受控文件）。印章盖在文件右上角，确保清晰、端正，以不遮住文件或图纸内容为宜。4.3.2 文件装订时应检查正文内容与文件发放申请表和文件发放记录表相关信息是否对应一致，是否有漏订、 订地内容、页次顺序颠倒、

16、少页、多页等现象。4.4文件回收/发放管理：4.4.1 A/O版文件的发放按上述要求检查，NG则退回申请单位修正后发行;文件类别MB 迈科科技有限公司frlCnCHiT迈科新能源有限公司文件编号MCA-QAD792标准文件版本A/0文件名称：受控文件作业管理细则页码5 of 6442升版文件发行，旧版文件应及时回收，对已回收的旧版文件，文控文员在新版文件发放申请表回收签署栏中签名并注明回收份数，确保各部门旧版文件完全回收，必须在收回旧版后方能发放新版文件；如旧版遗失，需对追究相应责任人责任，如为人为的管理不善造成文件件遗失，责任部门需以内部联络单说明遗失原因并附相应罚款单（罚款单一式两联）提交

17、文控确认后补发新版；文件遗失的处罚按以下要求执行,一、二阶文件50元/份，三阶文件30元/份对直接责任人进行处罚，100元以下由体系理核 准后生效，100元以上经管理者代表确认后生效。4.4.3文件发放时，各部门文件接收人须在文件发放申请表上签全名，不可用红笔或铅笔签收；文控文员如果既未回收旧版文件，又未收到内部联络单和罚款单，却违规发放新版文件，则须接受相应金额的罚款。4.4.4文控文员需将当日发放的文件录入到文控中心文件发放日报表，并于当日17:30前发送至相应事业部所有人。4.4.5文件发放需及时，文控文员须在当天发放至相关部门文件，如有需紧急下发的文件须在两小时内发放。4.5文件电子档

18、管理：4.5.1所有受控文件发行时相关的电子档需要在受控文件发行前发到文控中心文员，并将文件的电子档分类保存在相应的文件夹。4.5.2电子档文件文控中心每月末与IT协商，将其保存在服务器上备份存档。4.6作废文件的管理：4.6.1文控文员将旧版文件原稿取出，并在旧版原稿上加盖“作废”章，将文件总览表中的文件版别/被发放部门/发行日期等进行更新，然后将新版原稿存档。4.6.2当收到相关部门文件作废申请时，文控文员将作废文件原稿取出，在原稿上加盖“作废”章，将相应的电子版拖入作废文件夹且删除文件总览表中的相关记录，并登记到作废文件总览表中。4.6.3作废文件原稿分类别保存并加以防护，以便于检索查阅

19、。4.7料号申请的录入：4.7.1 ERP系统入料号时，严格遵照料号入ERP系统操作指引的要求执行，4.7.2 由于ERP系统入料号成功后不能随意更改，文员在入料号的时候要仔细比对申请表上的内容，不能有漏或错误，对有疑问的需申请人确认无误后方可输入，务必做到100%正确。4.8新增文件申请：4.8.1申请部门以内部联络单形式且明确写明新增文件的实际原因，文件名称，编号，版本及需求份数，并保持纸面清洁完整；，经过相关权限人员批准后（生产线上的SOP由生产主管级以上和 PE经理签名有效；程序或标准文件由申请部门经理和体系经理签名有效），由文控中心按照需要数量复印分发；4.9文件书籍借阅：4.9.1各部门在文控中心借阅文件书籍时