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文档简介
1、-可编辑修改-外贸跟单员外贸跟单员定义 : : 外贸跟单员是指在进出口业务中,在贸易合同签订 后,依据合同和相关单证对货物加工、装运、保险、报检、报关、结 汇等部分或全部环节进行跟踪或操作, 协助履行贸易合同的外贸业务 人员。 外贸跟单员按业务进程可分为前程跟单、中程跟单和全程跟 单三大类: 前程跟单是指 “跟”到出口货物交到指定出口仓库为止; 中程跟单是指 “跟”到装船清关为止; 全程跟单是指 “跟”到货款 到账,合同履行完毕为止。 跟单员按业务性质分又可分为外贸跟单和 订单跟单(生产跟单) 。外贸跟单员的基本常识一 跟单员职责:1 1跟踪每张单订单的生产并将货品顺利的交给客户,收回应收 回
2、的款项。2 2同新、旧客户保持联系增加沟通,了解客户所需。3 3接收客户的投诉信息,并将相关的信息传递到公司的相关部 门。4 4掌握、了解市场信息,开发新的客源。5 5做好售后服务。二跟单员在收到订单后要做的工作:首先谈接单的方法1 1客户到厂下单有:电传下单、邮寄下单、电话口头下单等多 种多样,每张订单的下法不同, 我们跟单员都应注意将它们转成书面 订单。-可编辑修改-下单时,我们要注意在各方面存在的问题。举例如:颜色、数量 等。2 2订单的审查 每张订单都是不同的花型、不同面料、不同工艺,甚至设备也不 一样。首先,要看我们目前的水平能否达到客户的要求,这是关键。要分清此单是加工单还是 OP
3、OP 单。3 3开生产单、流程卡每张单开时, 一定要把客户要求在生产单上写清楚。 交生产部门 生产之前,应向仓库了解生产原材料是否足够本单的生产。4 4生产过程中,如有意外情况不能满足客户的要求时,一定要 及时将情况反映到公司最高层,找到解决的办法。5 5小样 打小样的目地是看本公司的做货能否达到和满足客户的要求, 同样也是大货和产的依据。 一般情况是按正常的手续, 小样全部是由客 户自己批板后再下单做货的。6 6修改定单 一般情况是要求跟客户重新下单, 跟单员重新开单交生产部生产。 当客户提出取消定单时,跟单员一定要收回旧的资料(生产单、流程卡)7 7大货生产出来后,还要按排出货。三售后服务
4、客户投诉或是退货时: 对客户的投诉,我们要了解问题出现的原因,并要采取措施,找 到对策,避免下次出现。客户要求退货, 首先是尽量的使客户接受我们所出现的问题。 若 能返修,则再对成品进行返修好后再出货。很严重的就重新生产,补单生产再送货。-可编辑修改-还有采用相互让步的折扣法。有时只能按客户的要求来处理。 最重要的是如何想法让公司同客 房达到双赢。四 如何沟通好使跟单工作做得更好同本厂内的各部门沟通:面对生产部门我们就是客户, 所做的一切在对老板负责的同时也 要对客户负责。 多同各生产部门沟通, 让他们能更明确的了解到在生 产各单时,客户的意图,使生产更顺利,能更好的满足客户的要求。同客户的沟
5、通:这只能代表我本人的体会, 先要了解客户的心态, 他们是希望你 在最快的时间里,给他最好的货,面价钱也希望是最低的。如果你能 体会到这点的话,同客户的沟通也就不难了。同时,我们若能将手上 的每张单子当作是自己的事至始至终的做好, 客户那当然也就不难交 差的。其实,只要我们能对客户真诚的付出,他们也会在有些问题上会理解你的,不会令你难做的。我们能尽可能的替对方多想一点,当 客户有钱赚时,结果就会是:客户赚钱、老板有钱赚,你自己也能有 升职加薪的机会。我们何乐而不为了?外贸业务跟单工作流程一、跟单1 1、制作合同:客户下单以后,核对产品价钱是否与以前所做的 订单或之前确认的价钱是否一致,总金额是
6、否正确,如正确,将资料 输入专家软件里做-可编辑修改-合同给客户确认,如是做 T/T30%T/T30% ,并让其安排打 订金,待定金到帐后, 再下购货合同给工厂进行生产, 如果是做 100%100% 前 T/TT/T ,则可直接安排生产。无论是在做合同或购货合同,一定要特 别注意产品描述,数量,价格,总金额,付款方式,交货期与工厂方 面协调好,以免以后赶不交期。下购货合同到工厂后,要求工厂负责 人签回,存档留底,如可以,可同时要求工厂提前算出订单材积以准 备以后安排订舱拼柜事宜。2 2、商检:需要商检的货物在交货期前一两个星期就可以办理商 检了。如果工厂安排商检,则提供商检资料给工厂,包括外销
7、合同, 装箱单,发票。大概两三天后,工厂在向当地商检局申请办好商检后, 传真换证凭条给你, 留存以便日后安排。 换证凭条只显示实际商品的 第一项商品及总金额, 有效期一般为三个月, 实际金额可以小于换证 凭条上的金额。但一张换证凭条只能用一次,不可重复使用。3 3、办理 C/0C/0 或 FormForm A A :看所属客户是属于哪一个国家或客户 的具体要求来办理 C/0C/0 或 FormForm A A。FormForm A A 是普惠制产地证书,目前 给予我国普惠制待遇的国家共 3636 个,可以享受减免关税待遇。 C/OC/O 是一般性原产地证书, 只是证明货物是产自中国的。 一般原
8、产地证书 得到贸促会办理, 而普会制的话在商检局办理就可以了。 在装运期至 少一个星期前办理。不管你办理的是一般产地证还是普惠制产地证, 基本程序都是先在网上制作好资料(包括合同,发票,装箱单等)后 再发过去 , ,待机器检查合格后再由贸促会或者商检局的人员再人工审 单一次 , ,合格后就可以去领取了。4 4、验货订舱:经常注意工厂订单生产进度, 在交货期前十多天, 询问工厂是否可以按时交货,如可以,准备向货代订舱同时安-可编辑修改-外贸跟单 其实跟单很简单就是做为客户和工厂之间的桥梁做好协调管理工作,把信息及时地在两者之间进行反馈。概要第 1 1 步:当业务员和客户在网上进行沟通,确定初步意
9、向后。客 户通过快递把样品和加工的细节数据传过来。 此时,将样品和相关的 加工制作的要求通过打样申请单反映出来。 之后,经过业务部经理签 字,将样品和打样单(打样单要复印一份,正本留自己保存。 )给打 样室进行打样。第 2 2 步:样品出来后通过快递寄给客户,注意及时向快递询问UPSUPS 号第 3 3 步:客户确认样品并将样品寄回,同时下单。第 4 4 步:根据回传样品,制做简单的定货单给技术部。定货单要 业务员和部门经理签字。 将单和样品留技术部。 要求其制作工艺流程。第 5 5 步:之后将合同传给财务部签字和老总签字。 并连同工艺流 程样品3 3 样物品,下正式的订货单。订货单要根据合同
10、来做,把品质 要求,包装要求,和备注事项,交货日期。写清楚。之后把订货单复 印 5 5 份,分别传生产 - -品管- -财务 - -物控- -出货。并在正本上签字。正本 订货单留给自己。 把工艺流程书复印 5 5 份,传财务 - -技术部 - -物控- -生产 - -品管。正本留技术部,副本自己留着。第 6 6 步:将合同复印 2 2 份,正本自己归档。副本分别传老总办公 室和财务负责人。第 7 7 步:及时反映工厂在生产过程中的问题,并和业务员沟通。 在业务-可编辑修改-员和客户沟通达成协议后,将结果通过工作联系单将变更要求 传达到生产车间。工作联系单正本留己,副本传达。第 8 8 步:快出
11、货时,联系货代。做报关单据。并提前寄交货代。 若生产有问题, 导致不能即使出货要提前通知货代, 以便其另做船期 安排。第 9 9 步:若即使完货。 则提前两天将货代传来的进仓单或相关单 据交给出货部门。并将出货通知单复印 3 3 份,传生产 - -品管- -出货部。 正本留己。第 1010 步:即使做好议付单据连同货代送来的提单进行议付。如前 T/TT/T 下,则先传副本给对方,要其付款。 L/CL/C 项下,则交由财务 部到银行进行相关事项。第 1111 步:到核销单等相关单据回来后,将单据交由财务部进行 结汇,办理核销退税手续。以上所有自己保存的单据按合同和客户编号先后顺序进行分档 管理。
12、以服装跟单为例 , ,跟单过程如下 : : 一般程序如下:接受客户指示单,分析产品来料,采购来料,制 作样品(主要下工厂了解样品的落实情况, 生产工艺适合客户的产品 要求,紧抓生产进度满足交货日期) ,发样品给客户认可, 大货投产。制作过程烦琐易出错,加工工厂会给你麻烦的,客户也会的,要做好 心理准备。一、 工艺单1.1. 先对工艺单进行文字处理,翻译成中文。2.2. 参照和对照往年的工艺单进行核对(主要指老客户) ,研究是 否有新的变化或者是有不对的地方, 着重看一下有无特殊要求, 工艺 单指示不明的地方要及时和客户沟通,如客户有不明白的地方可按照 订单常规操作要求处理。-可编辑修改-3.3
13、. 对着工艺单进行逐项检查: ( 1 1)首先是主料,如面料的品种、 纱支、结构、克重、颜色(特别注意特殊色,如麻灰) ;( 2 2)辅料, 包括拉链(是否特指,如 YKKYKK )、绳、扣、风眼、花边、松紧带、梭 织布(应注意是否需要染色) 、横机罗纹、主标、水洗标、吊牌、装饰牌等。4.4. 对照工艺单认真研究印、绣花及其它处理方式,如面料丝光、 水洗、扎染等(有关 HTPHTP 订单中对印、绣花方面没有详细的资料, 甚至在最初打样时连印花颜色、 印花尺寸也没有明确指示, 客户只有 一个要求:效果好就行。虽然客户把这个权利给了工厂,但也给工厂 带来一定难度,要揣测客户的心态,自己要主动去创新
14、设计一些东西。 在这点上,应尽快适应客户的这种要求) 。二、 核价 认真研究完工艺单后,安排进行核价,即填写核价单,在填写核 价单时一定要清晰、 认真,经过谁手该把关的没把好关的要负首要责 任;建议跟单员最好整理一份工厂面料、纱支、克重、幅宽一览表, 以便以后核价遇到相同的面料时, 可按固定的工艺去填制核价单, 印、 绣花价格最好也有价格一览表。1.1. 核实工艺单上客户要求的纱支、克重、幅宽或有关面料生产的 生产难易度,主要是与染整厂沟通, 落实确定后,明确面料有关资料, 以便工艺人员核算用料时与染整厂核对面料幅宽、 克重资料, 注意面 料的纱支与克重的对比,方便用料的核算。2.2. 工艺室
15、人员进行有关工艺用量的计算,此时要对辅料情况(特 别是百家好事客户对辅料一般都是指定厂家, 要对辅料的价格进一步 落实好,以免大货投产后出现价格上的差异)进行详细解说,问明客 户哪些辅料属于客供及印花-可编辑修改-的种类及绣花线的种类, 避免遗漏, 客户 有特殊要求的,更是需要特别说明。3.3. 生产车间对照工艺单,进行生产量及加工费的计算,由于车间 是参照工艺单进行计算,好多内容仅是 “纸上谈兵 ”,因此有条件的尽 可能提供样衣,对于工艺单上或是客户特别指示的, 要一并详细告知 (最好是书面 )生产部门,以便尽可能核算准确。4.4. 汇总资料, 核算价格。 由于核价员习惯于按照自己知道的资料
16、 进行核价,因此在客户有特殊要求的时候, 一定要有明确指示并做相 关提醒,如面料有特殊要求(有无水洗等) ,辅料比较奇特,印、绣 花价格等。所有这一切 , ,都必须详细准确的写到核价资料或者是工艺 单里,以便以后备查。5.5. 报价时如对某些辅料及印、绣花价格不明确的,报价时要注明 所列辅料及印、绣花的价格,如百家好事订单经常会指定辅料厂,而 唯嘉、欧美订单牵扯到面料检测及成衣检测(客户指定辅料,跟单员 一定要注意,如果跟单员没明确标注,跟单员要负主要责任;所有担 当学会看核价单上的资料, 一定要看清楚, 把经手的资料要做到心中 有数;有特殊要求的,一定要告诉核价员) 。我做单证做到心力交瘁三
17、、备样一般来说,报完价后,如客户觉得价格接近或者是可以接受,会 要求安排备样(原则上先谈价格,后打样;对新客户原则上不备样, 备样要收样品费)。备样时主要注意(备样时关键在于保证交期及质 量,因此我们经手的资料务必要准确,与客户要求一致,才能保证样 品及时得到确认,避免重复返工) :一)样品1.1. 款式样:一般来说款试样主要是看做工的,可以用代替面料, 但当有配-可编辑修改-色时, 一定要搭配合适才行, 尺寸做工完全按照客供指示及 要求。2.2. 确认样:作为确认样,客户看重的是 , ,颜色要对,辅料要齐,印 绣花也要按照要求的去做, 特别是代表大货面料一定要好。 因为一般 来说,确认样是给
18、设计师看的,所以一定是好的和准确的,符合设计 师口味的,此项工作非常重要 . .如果做得不好,可以说前功尽弃,一 切都是白费。3.3. 产前样:一般来说是在大货面料出来以后,为了保证大货的准 确性, , ,在裁剪前,做给客户看得样品,代表大货水平,也是客户对 大伙的检验。 为了生产的方便,要求产前样必须符合客户对大货的一 切要求, 避免出现生产损失 , ,安排起来一定要快。对于 HTPHTP 订单,大 货下来后,再安排做大货产前样,待产前样确认后,进行大货生产。 HTPHTP 订单不要求打印、绣花样。4.4. 广告样:广告样一般来说是在订单确定后,大货出货前,客户 用来扩大宣传,增加销售量的样
19、品,齐色齐码,外观效果要好,一定 要起到门面作用(广告样必须提前安排,不能临近再下备样) 。5.5. 齐色样:此项要求的客户比较少 , ,可以灵活掌握。对于 HTPHTP 的 订单,客户要求在工艺单下达后,安排做销售样,而且对于不好找的 辅料可用类似或接近的代替,样衣发走后,安排核价、报价,然后等 客户确认意见。6.6. 水洗样:要保证成衣水洗尺寸, 必须做好前提工作面料缩水率。7.7. 船样:大多数客户船样要并到大货里,如该并入大货收费的船 样未并入大货,跟单员应负主要责任。(二)色样1.1. 色样,制作要好看、及时,保存要完整,一式三份:自己必须 留存一份,以免以后的生产过程中,对大货的颜
20、色进行核对,问明客 户是在自然光还是在灯光下对色,以便及时确认。-可编辑修改-2.2.纱样。3.3. 布样,如麻灰:如客户指定麻灰色号时,可与客户沟通直接进 行大货生产,如有客户布样, 可找一些颜色比较相近的布样待客户确 认。色样在涉及到麻灰或烟灰色时, 最好是让客户指定华孚或金兰纱 卡上的色号,便于采供部门购纱。(三)印、绣花样 首先是要求尽可能用正确颜色的布、线打样,特别是绣花,绣花 线一定要用正确颜色, 如确有难度,可以与客户沟通, 变通安排。印、 绣花资料必须保证准确,如颜色搭配、花型等,要及时同客户沟通不 明确的地方,争取缩短确认周期 (印、绣花打确认样时间:原则上从 业务员将印、绣
21、花资料转交外协员后三日内应将确认样转业务员, 外 协员要注意打确认样布料的颜色一定要正确, 确认样原则上要检验合 格后才能出厂, 对确认样跟单员也要进行检查, 由跟单员将确认样寄 给客户确认,客户确认后的确认样要及时转生产厂, 并做好交接记录 ) 外协员要对以前及以后外加工的印、 绣花价格等资料进行汇总, 便于 以后出现同类加工业务时方便查询。(四)辅料由于我们的辅料开发有一定局限性, 因此安排辅料时一定要尽可 能广。如同行、客户及其它部门,在此特别指出的是网络查询,重点 是快!光客户要求的辅料确有一定难度时,及时与客户协商处理意 见。辅料管理员要对以前及以后采购的辅料价格等资料进行汇总, 便
22、 于以后出现同类辅料时方便查询。对于 HTPHTP 的订单,辅料多而且杂, 要特别注意染色问题, 如梭织布,人字带等;还有一些辅料虽然好找, 但达不到辅料厂的起订量, 工厂不愿意做, 本着客户一般确认销售样 上的辅料的作风,因此,应在打样时,就考虑找一些好-可编辑修改-做、好找的辅 料,减少大货生产不必要的麻烦。辅料总体要求为价格低及质量好, 因此广泛汇总各辅料厂资料是非常必需的, 以后再遇到此类辅料时能 有据可查。 辅料打确认样时间: 原则上从业务员将打辅料确认样的资 料转交辅料管理员后三日内应将确认样寄给客户确认。 作赢外贸单 证必会的 1818 步流程四、合同的执行在征得客户同意或签定合
23、同并确认客户已执行合同后 (如开 L/CL/C 、 电汇、预付款等),以 L/CL/C 结算的,要尽快催信用证,以预付款结算 的,款要及时催,以电汇结算的,风险较大,通常适用于老客户。下 达生产通知单,生产通知必须尽可能资料齐全、完备、正确,并在指 令下达后落实相关部门在合理的时间内接收到了正确的指令, 并已开 始执行。向生产厂要生产计划,监督生产指令在各环节中的进行,保 证其顺畅。 如有客户资料未到时, 要及时与相关部门和客户进行沟通 和调解,做出最合理的生产计划。五、确认在合同签定后,对于担当来说,确认工作是最重要的。在安排确 认时,要掌握以下几条原则:a)a) 首先排列生产计划,盘查确认
24、点,首先要清点好辅料,核对 好来料颜色是否一致,特别是对主、辅料的盘查,保证生产安期顺利 开始。b)b) 监督和督促生产计划,确认所有保证生产顺利进行的有关指 示,书面或实物已交待到有关部门的责任人心中, 并已得到认真执行。 如正确的工艺单、样品、印绣花样、客户的最终确认意见或修改意见 要及时传达,对生产中出现的各种问题进行监督、反馈,对于生产中 出现的问题要及时和客户进行沟通和处理。-可编辑修改-c)c) 核对所有来物,与客户确认意见相符一致。d)d) 要注意客户的变更,如面料颜色、合同数量,如出现变更,要在第一时间内通知生产部门,减少不必要的损失。六、合同的跟踪在合同的执行过程中, 要准时
25、填报跟单表, 及时给客户报告生产 进度,并要及时汇总资料,整理订单,避免出现疏漏的地方,并及时 与客户和生产部门沟通,对出现的意外情况要及时处理,如上报、与 客户协商拖期、协调有关部门采取补救措施等。在临近交期时,如生产过程中如有妨碍大货交期无法按合同顺利 执行时,必须事先通知客户;当大货生产过程中,缝制、印花、绣花 等出现妨碍生产顺利进行时, 一定要及时通知客户 (同时发样给客户) 采取有关补救措施。为了大货生产能够顺利进行, 首先要及时去生产厂看每天的生产 情况。对于客户确认迟缓或者提供一些资料不及时,除了沟通之外, 还应有书面形式传真于客户或者把生产进度情况告诉客户, 并提醒有 可能影响交期,同时,要排查生产环节中还可能存在的问题,要及时 汇总情况,尤其是辅料。品管主管要会同品管员一起在大货交货前对产品进行检验, 并出 具验货报告单(对于发现的问题要提出整改建议和防范措施) ;客户 来我司验货时,品管主管或品管员要陪同客户一起验货, 并做好记录。七、
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