4.6.1文件和档案管理制度文件

1、淄博市博山福顺锻造厂福顺锻造(2017)安全17号关于印发文件和档案管理制度的通知各单位：现将文件和档案管理制度印发给你们，及时传达到全体员工, 并认真贯彻执行，公司将对各单位执行情况进行考核。(单位公章)主题词：安全文件档案管理制度2017年3月15日印发文件和档案管理制度1目的为保证公司安全生产文件和档案的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、 保管、借阅、统计、销毁等工作，确保文件和档案的安全，制定本制度。2适用范围适用于公司各种安全生产文件、记录、档案资料的管理。3职责3.1安全科负责外来安全生产文件与资料的管理，并做好存档记录。3. 2安全科负责安全生产文件和档案的管理，确保发放到各单

2、位使用的文件资料 的准确性与及时性。4内容与要求4. 1文件的识别4.1. 1安全科负责识别外来安全生产文件。4.2. 2安全科负责识别公司安全生产文件。4.3. 3各单位负责识别本单位的安全生产文件。4. 2文件的控制4. 2.1文件的编写、审核和批准4. 2.1.1文件发布前应得到批准，以确保文件的适宜性。4. 2. 1.2管理文件（包括计划、文件、记录）由各相关单位负责组织编写，单位 负责人审核，上报总经理批准发布，由主管单位负责登记、发放，并注明分发号。 4. 2. 1.3其他行政管理文件和技术工艺文件由相关单位编写、汇总，主管领导审 核，必要时报总经理批准，主管单位负责登记、发放，并

3、注明分发号。4. 2.1. 4确保文件使用的各场所都能得到相关文件的适用版本。4. 2. 2文件分类登记各单位建立文件登记表，做好文件分类登记。4. 2. 3文件的发放文件由主管单位发至公司各单位及相关人员。文件发放单位应填写文件 发放登记表，按主管领导批准的发放范围实施分类，领用单位签字后方可领用， 发放的文件应确定分发号。4. 2. 4文件保存各单位建立本单位使用文件的文件收发登记表，任何人不得在文件上乱 涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰，易于识别和检索。4. 2. 5文件的借阅如需借阅文件与资料，需经文件与资料主管部门负责人批准，并履行借阅 登记手续。原版文件与资料一律不外借，防止文

4、件与资料丢失或损坏。4. 2.6借阅、复制文件资料时，应填写文件借阅记录表，由相关单位负责人 按规定权限审批后向资料管理人借阅。4. 2.7外来文件控制收到外来的文件，要填入外来文件收发登记表，并识别其适用性，经总 经理批示后，分发相关单位落实。4. 2. 8文件的评审修订每年由单位负责人和有关单位对现有管理文件进行定期评审，各单位结合平 时使用情况进行适时评审，必要时经总经理批准予以修改。4. 2. 9文件的作废与销毁4. 2. 9. 1所有失效或作废文件，由单位部门资料员及时从所发放或使用场所撤 出，加盖“作废”印章，防止作废文件的非预期使用。4. 2. 9. 2为某种原因确需保留的任何已

5、作废的文件都应进行适当的标识，对要销 毁的作废文件，由相关单位负责人批准后，由主管单位销毁。4. 3立卷归档文件立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完 整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。4. 3. 1各单位都要建立健全文件和档案管理台账。4. 3. 2归档的文件材料必须按年度立卷，编制文件、档案的编号类别。4. 3. 3文件承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料收集齐全， 加以整理后归档。4. 3. 4卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列 在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后； 其它文件材

6、料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排 列。4. 3. 5各单位要对下列主要安全生产资料进行档案管理：安全生产会议记录（含 纪要）、安全费用提取使用记录、员工安全教育培训记录、劳动防护用品采购发 放记录、危险源管理台帐、安全生产检查记录、授权作业指令单、事故调查处理 报告、事故隐患整改记录、安全生产奖惩记录、特种作业人员登记记录、特种设 备管理记录、外来施工队伍安全管理记录、安全设备设施管理台账（包括安装、 运行、维护等）、有关强制性检测检验报告或记录、新改扩建项目“三同时”、风 险评价信息、职业健康检查与监护记录、应急演习信息、技术图纸等。4.4档案保管4. 4.1档案

7、必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。4. 4. 2胶片、照片、磁带要专柜密封保管，胶片和照片、母片和拷贝要分别存放。4. 4. 3底图入库要认真检查，平放或卷放。4. 4. 4库藏档案要定期核对，做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。4. 5档案借阅4. 5.1借阅档案必须当面查点清楚，并办理借阅手续。借阅的案卷要注意爱护， 不得丢失、损坏、涂改，要如期归还。4. 5. 2借出的档案要注意保密，不得将档案带入宿舍或公共场所，不得让无关人 员翻阅。4. 5. 3借阅时间最长不得超过一个月，确因工作需要到期不能归还者，要说明情 况，办理续借手续。4. 5.4归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记簿上及时注销。4. 5. 5凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司领导批准，否则一律不 准借阅、抄录、复印。4. 5. 6底图一般不予外借。4. 6档案销毁经确定需销毁的档案，由档案管理员编造箱毁清册，经公司领导及有关人员 会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。4.7档案保密4. 7.1档案工作人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。4. 7. 2不得传播、议论有关机密档案