晨虹油漆企业基于ARIS的业务流程分析优化及SBO实施

1、晨虹油漆企业基于ARIS的业务流程分析优化及SBO实施管理学院：邵 真 指导教师：冯玉强摘 要：本文以“晨虹油漆企业”为背景案例，通过企业建模工具Architecture of Integrated Information System（简称ARIS）描述了企业现有的业务流程，总结了各个部门存在的主要问题，找出影响企业运作效率的关键环节，结合SAP公司针对中小型企业推出的ERP系统SAP Business One（简称SBO）的标准流程对企业业务流程进行优化和再设计，并通过对比新业务流程和现有业务流程，定性地分析了优化给企业带来的效率上的提升。关键词：企业建模； 流程优化； 系统实施Abstr

2、act：Based on the case of “ChenHong Oil Corporation”, this paper first describes its present business process and summarizes the typical problems of each department, then optimizes the present process, especially the key processes that influence the efficiency of business, describes the new process i

3、n the modeling tool Architecture of Integrated Information System(ARIS) based on the system flow of SAP Business One(SBO)a set of ERP system of SAP Corporation for middle and small sized enterprise. After the optimization, it makes qualitative analysis for the efficiency improvement of the enterpris

4、e. Key words：Enterprise Modeling; Business Process Optimization; System Implementation 1 绪 论随着中小型企业规模的不断扩大，原有以手工为主的处理方式已经不能满足公司业务发展的需要，各种各样的问题不断的出现。库存部门因为物料管理不规范而导致丢料、混料现象严重，并直接影响财务成本核算；销售部门由于不能够及时准确的掌握库存的可用成品数量而导致订单流失，顾客满意度下降；采购部门由于原材料采购不及时而导致成品不能按时供应；财务部门不能够实时察看已发生的销售和采购业务，从而导致手中的明细账与实际情况不符，物流和财务流

5、不一致。在这样一种背景下，实施信息化已成为企业必须选择的道路。实施信息化前很重要的一步是要对企业的现有业务流程进行优化，消除原有流程下的弊端，从而真正达到提升企业效率的目的。2 企业现有业务建模2.1 企业背景案例介绍晨虹油漆企业成立于1988年，属中型涂料化工企业。各类油漆产品年生产能力为3.6万吨，销售区域遍布全国各地，产品种类繁多，近年来随着建筑、汽车等行业的迅猛发展，市场对于油漆产品的需求量不断增大，公司发展非常迅速。原有手工下处理方式已经不能满足公司发展的需求。2.2 企业现有业务流程描述1销售流程各地一级代理商向营销中心发送要货计划，营销中心将此计划下达至厂部销售分支，厂部销售分支

6、组织备货。如果现有成品库存能满足要货计划，即准备发货出库，如果现有库存不能满足要货计划，则组织生产。流程图（略）。经调研，销售部门主要存在以下问题：1). 缺少代理商信用审核环节 2). 订单传递路径过长、处理效率低3). 没有规范退货处理流程 4). 缺少向代理商的反馈信息5). 库存实际可用数量不准确 6). 销售统计与预测功能薄弱2采购流程原料仓库根据库存情况及最低库存制定原材料采购计划，议价完毕后，交由合作部对该笔业务的供应商是否符合等级进行审核并向供应商发送订单。原材料到货后，经质检后进行入库处理。流程图（略）。经调研，采购部门主要存在以下问题：1). 供应商选择程序复杂 2). 业

7、务单据之间缺少关联3). 未保存原材料质检结果 4). 缺少收货确认环节5). 供应商延期交货 6). 采购统计功能薄弱3仓储流程仓储流程主要分为原材料入库、成品出库、成品退货处理流程。流程图（略）。经调研，仓储部门主要存在以下问题：1). 库存账面数量与实际可用数量不符 2). 未规范成品分批出库与原材料分批入库业务流程3). 库存物料缺乏统一编号 4). 产成品易出现过期现象4. 生产流程生产规划部接收到来自销售部门的备货通知后，按照BOM清单安排生产计划，并向半成品加工车间下达半成品的生产订单。半成品加工完毕后，由色漆车间对半成品进行喷漆处理。成品加工完毕后接收质检部门的质量检查，如果质

8、检合格，则通知成品中心进行成品入库，否则将不合格产品入次品库。流程图（略）。经调研，生产部门主要存在以下问题：1). 未规范特殊订单的处理流程 2). 缺乏生产订单审核环节3). 生产发料与生产收货流程较混乱 4). 未保存成品质检结果5). 生产计划安排准确度较低 6). 生产计划下达不及时5财务流程接收到来自供应商的采购发票后，采购部门对发票进行用款审批并填写用款审批卡，审批完毕后交由财务部门进行二次审批，二次审批合格后财务部门向供应商支付货款并登记采购账。流程图（略）。经调研，财务部门主要存在以下问题：1). 物流与财务流不一致 2). 采购发票与收货单不一致3). 客户拖延货款现象严重

9、 4). 财务审批流程比较繁琐3 基于SBO的业务流程优化3.1 SBO系统简介SAP Business One中文版是SAP公司专门针对中国小型企业以及大型企业分支机构设计的ERP产品，它提供直观并能快速实施的解决方案，满足企业标准的业务需求以及持续发展的要求，帮助此类企业解决管理问题。3.2 SBO系统流程1SBO标准销售处理流程图 3-1 SBO标准销售处理流程2. SBO标准采购处理流程图 3-2 SBO标准采购处理流程3. SBO标准生产处理流程图 3-3 SBO标准生产处理流程3.3 基于SBO的业务流程优化1. 销售流程优化接收到来自代理商的订货需求后，销售人员在SBO系统中查看

10、代理商的信用记录，如果代理商信用不好，则取消与代理商的交易；在代理商信用良好的前提下，销售人员在系统中查阅成品库存可用数量，如果成品可用数量不满足订单需求则进行代理商订货确认，在收到代理商不撤销订单的反馈信息后，销售人员在SBO系统中参照报价单添加销售订单，系统实时自动减少库存成品可用数量。到达交货日期时，系统自动发出交货报警提示。接收到交货提示后，销售人员在系统中参照销售订单添加销售发货单，系统实时减少成品在库数量。发货单添加后，销售人员向仓储部门发出成品出库通知。货物确认发送后，如果收到代理商的收货确认电话，销售部门通知财务部门进行销售收款处理；如果收到代理商的退货请求，则销售人员在系统中

11、参照交货单添加退货单，系统实时增加成品在库数量。退货单添加后，通知仓储部门进行退货入库处理。流程图（略）。优化后的销售流程主要从以下方面解决了销售部门现存问题：1). 缩短订单的传递路径 2). 合理规范营销中心与厂部销售分支的业务范围3). 增加代理商信用审核环节 4). 建立销售业务单据之间的关联，提高业务处理效率5). 规范销售退货处理环节 6). 增加代理商订货、收货确认环节2. 采购流程优化当原材料数量低于安全库存水平时，系统自动发出原材料采购报警提示。接收到采购提示后，采购部在系统中添加采购订单，系统实时增加原材料可用数量。采购订单添加后，合作部在系统中对订单进行审核，如果审核不合

12、格，则通知采购部修改采购订单；如果审核合格，则向供应商发出采购请求，同时通知原材料仓库进行收货备货。到达原材料交货日期，如果供应商按时交货，则货物先发送至采购部，由采购部进行粗略数量盘点后，在系统中参照采购订单添加采购收货单，系统实时增加原材料在库数量。收货单添加完毕后，由质检部对原材料进行质量检测并在系统中添加质检结果记录。如果质检合格，则向供应商发送收货确认单，并通知原材料仓库进行采购入库；如果质检不合格，则在系统中添加采购退货单，系统实时减少原材料库存可用数量。采购退货单添加完毕后，发货组将原材料退还给供应商。如果到达原材料交货日期供应商还未按时交货，系统自动发出收货报警提示并自动增加供

13、应商失信额度。采购部门接收到收货提示后，再次向供应商发送要货请求。流程图（略）。优化后的采购流程主要从以下方面解决了采购部门现存问题：1). 简化供应商选择及信用审核流程 2). 建立采购业务单据之间的关联3). 在系统内部维护原材料质检记录 4). 增加采购收货确认环节5). 系统自动报警提示供应商到期未交货 6). 实现采购统计与分析功能3. 仓储流程优化接收到来自采购部门的原材料入库通知后，物资验收处按照系统内的采购收货单核对原材料交货数量，如果到货数量与收货单相符，则组织原材料入库，同时向财务部门发出原材料已入库通知；如果到货数量与收货单不符，则向供应商发送原材料补货请求。 接收到销售

14、部门的成品出库通知后，成品仓库参照系统内的销售交货单进行备货处理，货物备齐后，成品仓库组织向代理商发送货物，并通知销售部门货物已发送。接收到销售部门的成品退货通知后，成品仓库参照系统内的销售退货单核对成品数量，组织成品入库。流程图（略）。优化后的仓储流程主要从以下方面解决了仓储部门现存问题：1). 保证库存账面数量的准确性 2). 实现销售出库和采购入库的无纸化管理3). 库存物料统一编码 4). 系统报警提示产成品出库5). 规范销售分批发货和采购分批收货处理流程4. 生产流程优化成品库存数量低于安全水平时，系统自动发出成品库存不足的报警提示。接收到报警提示后，生产规划部门在系统中利用物料需

15、求计划向导功能参考新添加的销售订单，销售预测单，原材料采购单，库存清单和BOM物料清单进行物料需求的计算，输出成品生产建议报表，半成品生产建议报表和原材料采购建议报表。如果原材料可用数量不满足半成品生产需求，SBO系统自动报警提示原材料库存不足，驱动采购部进行原材料的采购。如果原材料数量满足半成品生产需求，则在系统中添加半成品的生产订单，添加完毕后，由生产部门经理在系统内对订单进行审核。审核通过后，在系统中添加原材料发料单，并通知原材料仓库发料。原材料仓库按照系统内的原材料发料单进行备料，备齐后，交由半成品生产车间进行半成品的生产。半成品加工完毕后，车间工作人员在系统内添加半成品收货单，并向半

16、成品仓库发出收货通知。半成品仓库按照系统内的半成品收货单核对半成品数量，核对无误后，组织半成品入库。接近成品加工起始日期时，成品加工车间在系统内添加成品生产订单，添加完毕后，由生产部门经理在系统内对订单进行审核。审批合格后，在系统中添加半成品发料单，通知半成品仓库发料。半成品仓库按照系统内的半成品发料单进行备料，备齐后，交由成品仓库进行成品的加工生产。成品加工完毕后，交由质检部门进行质量检测，并在系统中添加成品质检单。如果质检合格，则在系统中添加成品收货单并通知成品仓库进行成品入库；如果质检不合格，则在系统中添加次品收货单并通知退漆库进行次品入库。流程图（略）。优化后的生产流程主要从以下方面解

17、决了生产部门现存问题：1). 保证生产任务的及时下达 2). 增加特殊订单处理流程3). 增加生产订单审核环节 4). 细化生产发料与收货环节5). 系统内维护产成品质检记录 6). SBO系统MRP运算保证生产计划的准确性5. 财务流程优化收到来自供应商的采购发票和来自仓储部门的原材料入库通知后，财务部门在系统中参照采购收货单添加采购应付发票，SBO系统实时在日记账分录中添加应付财务凭证。采购应付发票添加完毕后，由采购部门经理和财务部门经理依次在系统中进行发票审批，如果审批不合格，则交由财务部门修改发票；审批合格，到达付款日期，系统自动发出付款报警提示。接收到付款提示后，财务部门在系统中添加

18、付款单并选择一种付款方式向供应商支付货款，系统实时在日记账分录中添加付款凭证。收到来自销售部门的收款通知后，财务部门在系统中参照销售发货单添加销售应收发票，系统实时在日记账分录中添加应收财务凭证。添加完毕后，由财务经理在系统内进行发票审批，如审批合格，则将销售发票打印出来邮寄给代理商。到达付款日期，如果收到代理商货款，则在系统中添加收款单，系统实时在日记账分录中添加收款财务凭证；如果代理商未按时付款，系统自动发出收款报警提示并自动增加客户失信额度，接收到收款提示后，财务部门向代理商发出催款通知。流程图（略）。优化后的财务流程主要从以下方面解决了财务部门现存问题： 1).提高代理商的回款率，加强企业内部资金流动 2).规范收、付款审批流程 3).确保采购发票数额与采购收货数量的一致性 4). 保证物流与财务流之间的一致性4 SBO系统实施在结合SBO标准流程对企业业务流程进行优化之后，本章给出了企业实施SBO系统的具体过程。SBO系统实施主要分为公司数据库建立、公司数据初始化及公司主数据录入三个步骤。在已经配置好硬件设置并安装好SBO系统软件的基础上，在系统中输入公司的期初数据。主要分为三个步骤，首先在系统中建立“晨虹油漆企业”的数据库并定义过账期间；其次进行公司初始化数据设置及定义；最后向系统中录入业务合作伙伴、物料和财务三大主数据。在系