采购管理软件

1、采购管理软件产品介绍创智电脑软件有限公司一、 制定采购计划方式有三种制定采购计划的方式：1、根据客户订单制定采购计划2、根据生产计划制定采购计划3、自主制定采购计划二、采购计划方式说明1、根据客户订单制定采购计划这种方式使您可以根据一个或一批客户订单(本文所说的客户订单是指购买生产企业产品的客户订单)制定采购计划。2、根据生产计划制定采购计划您可能不会完全按照客户订单来制定采购计划。当很长一段时间内没有客户订单发生时，如果不进行采购活动，可能没有足够的原料来组织生产(也就是说，很长一段时间内，没有采购发生、并没有足够的库存原料)，这时您可能要面对停产的尴尬局面，这是需要避免发生的事情。此时，您

2、可以根据生产计划制定批量采购计划。3、自主制定采购计划不管是根据客户订单进行批量采购，或根据生产计划进行批量采购，都不能完全保证生产的正常进行。因为总有一些我们无法预料的事情会发生的，为了避免这种情况的发生，您可以自主制定采购计划。自主制定采购计划不受客户订单和生产计划的影响，可以任意采购您想采购的原料和数量。以上三种采购方式可以帮助您实现您的采购管理目标。三、制定采购计划的原则采购计划是根据如下原则，由采购管理软件自动完成的：价格最低供应商信誉产品质量信誉产品价格信誉供货周期最短距离最近四、在制定采购计划之前要制定采购计划，我们要对许多管理对象进行定义和组织，这是制定采购计划的依据，在没有对

3、这些管理对象进行定义和组织之前，我们无法制定采购计划。这些管理对象的分类是：产品与原料产品：指生产企业制造的最终产品。一个最终产品由若干中间产品和若干原料组成。中间产品：指由自身企业制造的，可以组装、合成或需要再加工成为最终产品的那些中间件。一个中间产品有若干其它的中间产品和若干原料组成。原料：指用来生产中间产品和最终产品的原料。必须定义原料的详细信息，包括原料代码、名称、规格、型号、计量单位、执行标准、标准类别、最小库存量、最大库存量等。为简化系统，采购管理软件不包含库存管理，在制定采购计划之前，您必须在原料信息表中规定当前的库存量。产品的构成如下：其中：O：表示一个单位S：表示多个单位C：

4、表示可重复构成(或由其它制造、合成方式实现)=：表示生产过程 (C) (C) 中间产品(S)=原料(S)中间产品(S)= 原料(S)产品(O)=原料(S)产品定义是制定采购计划的必要条件之一。客户与客户订单采购管理软件对客户和客户订单进行了管理。当您根据客户制定采购计划时，就必须对客户和客户订单进行管理。供应商必须对供应商进行管理。包括供应商基本信心、产品与价格信息、信誉信息、供货周期和与生产企业的距离。库房采购合同执行过程中(到货)，如果采购部门对到货的原料初步验收无误，可以填写入库通知单，通知库房验收入库。对于具有多仓库的生产企业，可以定义仓库的名称，这样可以通过局部网络将入库通知单直接发

5、送到指盯的库房，或将入库通知单打印出来，供库房验收入库时使用。当定义了上述全部信息后，就可以制定采购计划了。注意：上述所有信息都是可以随时维护(更新)的。五、制定采购计划举例以下以根据客户定单制定采购计划举例说明创智采购管理软件制定采购计划的机理和过程。假设有一批客户订单发生，综合起来客户需要A、B、C、D四种产品各100套。当我们接到这批订单后，采购部门会做以下一些事情：1、先查看一下仓库中有没有足够数量的产品给客户，如果库存产品能够满足客户的数量需求，销售部门直接通知仓库出库、运输部门发货就可以了。2、如果库存产品只能够部分或不能满足客户的数量需求，计划部门会制定和下达产品生产计划。3、采

6、购部门可根据客户订单制定采购计划，也可以根据生产计划制定采购计划。4、生产单位产品所需要的中间产品(中间件)数量，物料数量、生产单位中间产品(中间件)所需要的物料数量应事先定义好。如生产某种型号的传动装置需要多少个不同规格型号、等级的齿轮、螺杆、螺母、垫片、减震片等，以及它们的产品标准；5、有了生产单位产品所需要的中间产品(在制品)数量，物料数量、生产单位中间产品(在制品)所需要的物料数量、库存现有的物料数量，就产生了制定采购计划的全部物料数量；6、事先定义好供应商基本信息、银行开户信息、产品信息、价格信息、供应商信誉度、产品信誉度、价格信誉度、供应商的各产品供货周期、与制造企业的地理距离；7

7、、创智采购管理软件根据客户订单或生产计划、生产单位产品所需要的中间产品(中间件)数量，物料数量、生产单位中间产品(在制品)所需要的物料数量、库存现有的物料数量，供应商的各种信息制定采购计划；8、制定采购计划时，创智采购管理软件根据上述采购原则自动生成采购计划，不需要您费心。9、在创智采购管理软件自动完成了采购计划的制定后，再由人工干预调整采购计划；10、调整好的采购计划即可打印出来供审核批准，也可通过局部网络对采购计划进行审核、批准。11、根据批准了的采购计划与供应商签订采购合同。创智供应链管理软件提供的合同录入与管理功能，让您监控合同的执行。12、根据合同填写付款通知单，经过审核批准后通知财

8、务部门向供应商支付采购货款。13、对到货的物料进行初步验收，检验物料的数量和质量，决定是收货还是退货。14、如果收货，填写收货记录，并填写并审核物料入库通知单，入库通知单可以打印出来给库房，仓库部门也可以通过局部网络收到该通知单，然后由仓库进行物料验收入库的工作。15、如果确认收货，根据合同通知财务部门向供应商支付货款，直到货款付款完毕为止。16、如果确认退货，您需要与供应商沟通退货，填写退货记录，同时通知财务部门拒付。17、提供采购过程中发生的所有业务活动的综合查询统计。如果是根据生产计划进行采购，则不考虑客户和客户定单管理，以后的与上述流程相同。如果是自主制定采购计划，您可以任意选择采购原

9、料与数量、供应商等。采购计划经审核与批准后的流程与上述情况相同。六、采购管理软件功能介绍采购管理软件具有丰富的管理功能，管理系统由以下12个软件功能模块组成和实现。1、系统设置设置用户：设置使用采购管理软件的人员。修改密码：改变自己的密码。设置账号：公司的账号，催款时要用到。设置权限：分配每个操作员的使用权限。初始设置：使用采购管理软件时事先进行一些设置。打印设置：使打印机适合打印单据和报表。关于主题：采购管理软件的版权信息。2、产品定义 定义物料：定义或更新生产产品所要用到的全部物料。包括物料代码、名称、类别、规格型号、等级、计量单位、单位数量、ABC类别、最大库存量、最小库存量。 定义产品

10、：定义或更新生产企业生产的全部产品、中间产品。包括产品代码、名称、型号、规格、等级。 定义中间产品：定义或更新生产单位产品所需的全部中间产品及其数量。 定义所需物料：定义或更新生产单位产品、中间产品所需的全部原料及其数量。 定义仓库：定义或更新存放原料的库房名称。定义当前库存量：定义或更新每种原料的当前库存量。3、客户订单录入客户资料：录入或更新客户资料。查询客户资料：根据条件模糊查询和打印客户资料。录入客户订单：录入或更新客户订单。审核客户订单：审核客户订单。经过审核的客户订单才能制定采购计划。 4、供应厂商 供应厂商基本信息：录入或更新供应厂商基本信息、银行开户信息、信誉信息。 供应厂商产

11、品信息：录入或更新供应厂商产品详细信息、产品标准信息、产品质量信誉。 供应厂商价格信息：录入或更新供应厂商产品价格详细信息、优惠信息、价格评定信息。5、采购订单 制定订单采购计划：根据客户订单制定采购计划。可根据单个或批量客户安制定采购计划。采购计划由软件根据客户订单、产品定义、供应厂商基本信息、产品信息、价格信息、当前库存量、采购原则自动生成采购计划：包括供应商的自动选择、应采购的原料详细信息、价格信息、应采购数量、原料合计费用。如果您对软件自动生成的采购计划不满意，可以进行更改，如改变供应商等。可将采购计划打印出来供审核批准。 制定非订单采购计划：根据生产计划制定采购计划。采购计划由软件根

12、据生产计划、产品定义、供应厂商基本信息、产品信息、价格信息、当前库存量、采购原则自动生成采购计划：包括供应商的自动选择、应采购的原料详细信息、价格信息、应采购数量、原料合计费用。如果您对软件自动生成的采购计划不满意，可以进行更改，如改变供应商等。可将采购计划打印出来供审核批准。 制定自主采购计划：您自己根据情况自主选择供应商及其产品、价格、采购数量，由软件计算原料采购费用。可将采购计划打印出来供审核批准。 审核采购计划：在局部网络上使用软件时，可将采购计划直接发送到采购部门主管那里进行审核。如果审核人有改动，可通过局部网络上的电子邮件系统将修改意见返回到采购计划制定人那里，由采购计划制定人进行

13、修改后，再次发送到审核人那里。 批准采购计划：在局部网络上使用软件时，可将采购计划直接发送到企业负责人那里进行批准。如果批准人有改动，可通过局部网络上的电子邮件系统将修改意见返回到采购计划审核人那里进行重审。6、供货合同 供货合同登记：登记和更新与供应商签订的供货合同。 到货情况登记：登记供货合同的到货记录。有到货发生时不能修改供货合同。 退货情况登记：到货后由采购部门进行初步验收。如果初步验收不合格，与供应商洽谈退货事宜，并登记退货情况。 填写入库通知：如果初步验收通过，可填写入库通知单，通知单可打印出来。在局部网络上使用软件时，也可发送到审核人那里进行审核。 审核入库通知：对入库通知单进行

14、审核。审核确认后，将通知单打印出来，交给库房验收入库。这一步也可省略。7、付款登记 合同付款登记：记录每一次的付款情况。 合同付款通知：填写合同付款通知，经过企业负责人批准后交给财务部门付款。根据条件模糊查询和打印付款通知。 拒付货款通知：初步验收不能通过时，如果需要，可填写拒付通知单交给财务部门。根据条件模糊查询和打印拒付通知。8、查询统计 查询供应厂商：根据条件模糊查询和打印供应厂商的基本信息、产品信息和价格信息。 查询采购定单：根据条件模糊查询和打印采购订单。 查询供货合同：根据条件模糊查询和打印供货合同。包括订货数量、到货数量合计、未到货数量合计、到货完毕情况、应付货款合计、已付款情况

15、、未付款情况、付款完毕情况。 查询到货情况：根据条件模糊查询和打印到货详细记录。 查询退货情况：根据条件模糊查询和打印退货详细记录。 查询付款记录：根据条件模糊查询和打印付款详细记录。9、 会话管理网内广播：在局域网内发送通知、告示等。发送邮件：在局域网内向某操作员发送电子邮件。接收邮件：接受局域网内某操作员发送的电子邮件。10、日志管理查询用户操作日志：查询某操作员在什么时候对采购管理软件进行了哪些操作。删除用户操作日志：删除过时了的操作日志。七、采购管理软件图形介绍产品定义(最终产品中间产品原料) 库存量、客户、客户订单、供应商(产品价格信誉) 客户订单采购计划 生产计划采购计划 自主采购计划 最低价格 公司信誉 自动生成采购计划 产品质量 价格信誉