货币资金内部控制管理规定

1、货币资金内部控制管理规定归属体系：鹏润投资（国美电器）有限公司经营管理手册财务系统分册文件编号：鹏润财资金002撰写单位：鹏润投资（国美电器）财务中心版 本：第一版生效日期：2004年4月1日机密等级： 机密 一般合计页数：14页 正文页数：9页附件个数：4个制度正文目录：目 录页次1、目的12、范围13、名词解释14、职责15、作业内容16、注意事项87、附件9总裁审批管理研究室审核撰写人1. 目的：为加强我公司货币资金内部控制和管理，保证货币资金的安全，特制订本规定。2. 范围：2.1适用范围：本规定适用于国美电器总部各部门及各分部财务系统。2.2发布范围：鹏润投资（国美电器）各中心、各部

2、门；各分部。3. 名词解释：3.1货币资金：本规定货币资金指公司拥有的现金、银行存款和其它货币资金。3.2网上银行：指银行通过互联网向客户提供金融服务的银行系统。4. 职责：4.1分部总经理职责：各分部总经理对本分部货币资金的内部控制管理的建立、健全和有效实施以及货币资金安全、完整负责。4.2 各分部财务部职责：各分部财务人员负责货币资金管理规定的执行。5. 作业内容：5.1现金管理18小时内送存银行，不得坐支现金，超限额的现金须及时解交银行。当日因故未能送存银行的，须报告分部负责人，妥善保管。“小金库”，任何人不得将公款以个人名义存入银行，不得挪用公司公款。 “现金流量表”，具体反映库存资金

3、的流入、流出及库存余额。“库存现金盘点明细表”。门店月盘点明细表于次月1日12:00前上报各分部财务部，由分部财务部汇总后，于次月2日9：30以前上报总部财务中心资金管理部。5.2银行存款管理“账外账”。 无论使用何种财务软件，银行出纳必须建立银行存款日记帐并按业务发生时间序时登记。“未达账项”要逐笔落实，及时处理。 不允许出现长期的未达帐项。对于15天以上的长期未达帐项编制时作相关说明，并由财务经理负责从快清理。各分部应当严格遵守银行结算纪律，不准签发没有资金保证的票据或远期支票，套取银行信用；不准签发、取得和转让没有真实交易和债权债务的票据，套取银行和他人资金；不准无理拒绝付款。5.3票据

4、和有关印章的管理“作废”章，作废发票或收费票据随存根保管，作废支票要按序号装订成册。5.4银行帐户的开立和使用A：统一高效：首先是业务服务功能的统一，合作的银行能够提供全方位服务功能，如：上门收款、结算、网上银行、授信、POS机等，其次是合作银行与公司资金管理要求较一致的银行。B：实用精简：首先是公司相关业务发展需要，如货款结算、授信、网银、纳税等；其次是能在同一个帐户上处理的业务，不需要设置两个帐户。C：公司战略发展需要：即能够为公司提供融资需求和公司的战略发展需要而需设立的银行帐户。A：结算帐户：包括主结算帐户（即收款行），如销售及其他业务收入款项的回收、对外支付货款的银行帐户；辅助结算帐

5、户（即授信行），指为开立、兑付银行承兑汇票的银行帐户。B：费用帐户（即基本户），主要指公司日常的经营、管理费用支出的帐户；C：纳税帐户（根据当地税务部门要求在有关银行开立）。A、分部根据业务的需要设立、注销银行帐户，必须上报总部财务中心资金管理部审批备案，严禁擅自设立、随意开户、任意销户。B、外勤出纳专门负责银行存款，实行钱帐分管的原则。收入的款项应及时存入银行，并认真审核收款票据凭证记载的内容事项。按公司的审批程序对外支付货款，支票应写明用途、金额、收款单位等，严禁开立空头支票、空白支票。及时取送银行单据，并进行相应的帐务处理。C、银行承兑汇票的保证金帐户、信用卡帐户视同普通帐户进行管理，必

6、须保证每周从信用卡户向结算户划转的次数、到银行取送单据的次数均不少于2次。D、各分部的费用帐户的资金应根据总部核定的费用额度定期从结算户中划转，并按照实际支出支取。A、开发人员开立银行帐户后，应在2个工作日内将银行帐户明细传真到总部资金管理部备案（包括：公司全称、开户行、帐号）。B、财务人员到位前，非财务人员不得以任何理由使用该银行帐户。C、新开分部筹备期间，除基本帐户外，不允许再开立其他银行帐户，若有特殊情况需要开立或注销银行帐户的，应以书面形式向总部财务中心资金管理部提出申请，经批准后方可执行，并将新的银行帐户信息（包括：公司全称、开户行、帐号）传真到总部资金管理部备案。5.5网上银行的管

7、理A、因业务发展需要，各分部相关帐户需要开立网上银行的，需向总部财务中心资金管理部提交书面申请，经总部审核批准后方可开立。B、申请开立网上银行的分部，需向相关银行说明申请集团帐户(即：以集团公司下属子公司的名义申请)。C、网上银行正式开立后，申请分部需向总部财务中心资金管理部报送网上银行资料明细表（见附件7.3）备案。D、为确保资金安全，所有网上银行的开立必须具备以下三级授权管理，即：每一笔资金的支付，必须经三人之手方可划转成功：、操作员：分部出纳权限：制单、基本帐户维护、复核员：结算主管权限：复核（以操作员的工作进行监控）、基本帐户维护、授权人：分部财务经理权限：转帐（具备对前两级操作员所操

8、作的款项是否支付的权利，同时对前两级操作人员起到监控的作用）、基本帐户维护E、各分部在网上进行支付时必须按照以上规定，经以上三级财务人员（缺一不可）的确定之后方可支付，三名网银操作人员必须互相监督。F、网银操作人员必须加强登录网银所必备证书（IC卡）及密码的管理及保密工作，不得将密码或证书泄露或交与他人代为操作或保管，支付密码要做到随时或定时更新。G、各分部必须在遵循公司相关的付款审批及授权规定的前提下，方可在网上支付。5.6资金报表的管理A、总部同意新开分部的资金需求申请且申请资金到帐后，该分部每周应定期上报国美新开分部资金使用状况汇总表，该表应如实反映本分部的使用状况及收支情况，不得存在隐

9、瞒或欺骗行为。B、分部在申请拔付资金未到帐前，严禁许诺或开空头支票等。C、总部拔付所有资金各分部应做到专款专用，不得借任何名义挪做他用。如遇特殊情况报总部批准后方可执行。A、编制需遵循的原则、本表所填数据一律精确到万位，并保留小数点后2位；、本表所有数据的填列以收付实现制为准，遵循现金流入流出的概念；、本表所称现款形式均包括以现金、支票、信用卡、电汇、信汇等形式即时流入、流出或随时划转的款项；、本表中的期初和期末余额、当日流入和流出发生额均为财务软件系统帐面的实际金额，每日期末余额应同银行存款的帐面余额、现金的帐面余额和其他货币资金的帐面余额相等，各分部在上报现金流量表的同时应将当日银行存款帐

10、面数在表下的备注中分别列明上报。月底应同资产负债表中货币资金对应科目的余额一致；、本表中的数字必须横向数字与纵向数字合计一致，汇总数字与明细数字的相加数一致；（如现金合计数=门店现金期初余额小计+分部现金期初余额小计），本日期初余额与上日期末余额一致，本日期末余额=本日期初余额+本日流入-本日流出；、可动用额=期末余额+已收未入帐-已付未入帐-不可动用资金；、所有数字的填列及表格样式必须以此文件为准，不得自行根据理解填列和变动，如与实际操作有冲突的，应先请示总部待批准相关意见后方可填列。B、具体编制说明、期初余额、本日流入、本日流出、期末余额根据当日帐面实际数额填列；、已收未入帐填写已经收到的

11、但尚未进行帐务处理所有货币资金的流入。、已付未入帐填写已经支付的但尚未进行帐务处理所有货币资金的流出。、分部不可动用资金银行存款中“到期解付”填写自次日起一周内解付所需资金（填写票面金额扣除保证金以后的敞口金额）；、分部不可动用资金银行存款中“其他”填写除承兑到期解付资金以外的所有不可动用的银行存款（包括通知存款、定期存款、验资款、诉讼冻结款及其他不可动用特殊事项），并在表下备注具体事项及金额。、分部不可动用资金其他货币资金的中“银承保证金”填写分部实际保证金余额。（银承保证金实际余额=财务软件系统银承保证金帐面余额+银承保证金已收未入帐金额-银承保证金已付未入帐金额）、分部不可动用资金其他货

12、币资金中“在途信用卡”填写分部实际在途信用卡余额。（在途信用卡实际余额=财务软件系统在途信用卡帐面余额+在途信用卡已收未入帐金额-在途信用卡已付未入帐金额）、分部不可动用资金其他货币资金中“在途支票”填写分部实际在途支票余额。（在途支票实际余额=财务软件系统在途支票帐面余额+在途支票已收未入帐金额-在途支票已付未入帐金额）、其他货币资金期末余额+其他货币资金已收未入帐-其他货币资金已付未入帐=分部不可动用资金银承保证金+在途信用卡+在途支票、门店滞留资金中现金、银行卡、支票根据门店当天实际库存的现金、信用卡、支票填列；门店滞留资金中其他填写除现金、银行卡、支票以外的其他款项。注：门店期初、期末

13、余额、本日流入、流出有关数据填列上线ERP的分部，根据金力系统中现金日报表数据填写，门店“期初余额、本日流入、本日流出、期末余额”分别取门店现金日报表“上日余额、本日收取、本日上缴、本日余额”中“现金”、“支票”、“银行卡”的合计数；未上线ERP的分部，期初、期末余额填写门店帐面实际金额，本日流入填写门店本日实际收到现款的款项，本日流出填写门店实际支出的款项。6. 注意事项：6.1公司总部不定期检查各分部内控制度的建立和执行情况。6.2各分部（门店）对现金每天必须盘点查库，检查现金账是否做到日清日结，帐实是否相符。月末总帐会计应与现金出纳和银行出纳进行帐目核对，保证帐帐相符。检查是否有私设小金

14、库行为，对各级出纳人员不履行岗位职责，玩忽职守造成的损失，由当事人予以赔偿直至追究法律责任。 6.3各分部定期组织票据的使用、保管情况检查，检查票据购买、领用、保管手续是否健全，是否设置备查登记簿，票据的保管是否存在漏洞，票据领用、移交、注销经办人是否签字确认。6.4定期检查支付款项印章的保管情况，检查是否存在办理付款业务所需的全部印章交由一人保管的现象。如果出现上述情况将严肃处理。6.5加强会计凭证和账务的日常复核和年终稽核，重点核查支出审批手续是否齐全、是否有超越权限审批行为。6.6定期检查出纳与审核、复核、会计档案管理等不相容岗位人员的设置情况，检查有无混岗现象。6.7对监督检查过程中发现的货币资金内部控制中的薄弱环节责令限期纠正和完善。发现严重违纪等重大问题，提交监察中心或司法机关严肃处理并追究相关人员责任。 6.8现金流量表编制注意事项A. 对于主结算户银行回单的收取的特别规定。如回单由公司外勤出纳收取的应保证每天一次；如由银行上门服务的，必须与银行协商每日送取一次银行回单。B. 对于POS户及授信户和其他银行存款帐户回单收取应保证每周至