监理文档编制要求-草稿

1、监理文档编制要求前言文档能力是监理人员最重要的基本技能之一。作为一名合格的监理工程师，良好的 文字表达能力和文档管理能力是必不可少的，但对于刚刚进入监理行业的新人来说，文 档能力不足却是最常见的通病。在信息化工程监理服务的全过程中， 监理要通过各种文档见证工程建设过程中的质 量、进度、投资、变更的控制情况，也要通过监理文档来体现（显化）监理服务的质量 和成效，监理文档编制的好坏直接影响业主对监理的看法和信任度，也直接影响公司的 形象。因此做好监理文档是每一个监理人员必须具备的能力。为了提高文档质量、规范公司文档格式，特制定监理文档编制要求。自公布之日起开始执行，全体员工必须严格按国家标准和公司

2、要求行文。一、监理文档的种类施工阶段的监理资料应该包括下列内容，黑体部分为必备资料：1施工合同文件及委托监理合同；2勘察设计文件；3监理规划；4监理实施细则；5分包单位资格报审表；6设计交底与图纸会审会议纪要；7施工组织设计（方案）报审表；8工程开工/复工报审表及工程暂停令；9测量核验资料；10工程进度计划；11工程材料、构配件、设备的质量证明文件；12检查试验资料；13工程变更资料；14隐蔽工程验收资料；15工程计量单和工程款支付证书；16监理工程师通知单；17监理工作联系单；18报验申请表；19会议纪要；20来往函件；21监理日记；22监理月报/周报/工作简报；23质量缺陷与事故的处理文件

3、；24分部工程、单位工程等验收资料；25索赔文件资料；26竣工结算审核意见书；27工程项目施工阶段质量评估报告等专题报告；28监理工作总结。公司要求存档的监理资料除以上内容外，必须增加以下内容：1、竣工资料交接清单2、验收报告（三方签字盖章的初验/终验报告）3、项目资源计划和执行情况报告4、项目登记表5、项目章制作申请表（启用通知）6、总监任命书二、监理文档编号规则1、关于文档类型的编码规定文档类型的编码以文档类型关键字的拼音字头大写字母表示，一般不超过3个字母,常用监理文档类型编码如下：GH监理规划XZ监理细则YB监理月报JY会议纪要RZ监理日志ZJ监理工作总结TZ监理通知单LX监理联系涵B

4、G工程变更单KGL工程开工令TGL工程停工令FGL工程复工令ZF工程款支付意见BW工程备忘录2、文档编号规定带合同号的编号要求：适用于监理规划、监理细则、监理月报、监理日志、监理总结。前12位为监理项目合同编号第13位为分隔符“-”第14、15位为文档类型，编码办法见本节1;16位以下为可选，监理规划、监理工作总结等文档一般只有一份，不需要后面 的编号。第16位为分隔符“-”对监理月报、监理日志等不需要标明日期的文档：第17至23位（如果有）为年月，采用四位数字，前两位为年，后两位为月。对监理细则等有两份以上的文档：第17至18位为序号，采取两位编码的方式，不足 10时十位添00如：乌鲁木齐市

5、交警非现场执法系统的监理规划、监理月报、监理细则的编号分别为:TH155-HT0713-GHTH155-HT0713-YB-0712TH155-HT0713-XZ-02监理规划监理月报（07年12月监理月报）监理细则（子工程2的监理细则） 不带合同号的编号要求：适用于纪要、备忘、变更及其他监理表格和文档等不需要填写合同号的文档。前2位为文档类型，编码办法见本节1;第3位为分隔符“-”第4、5位为文档总序号不满10则十位为0;第6位为分隔符“-”第7至12位（如果有）为日期，前两位为年，中间两位为月，后两位为日。如：2008年2月18日某项目首次工地例会会议纪要编号为：JY-01-080218三

6、、监理文档排版要求除非项目有其他特殊规定，监理文档编制格式（字体、字号、标题等）要求如下：封面：1、监理文档封面必须按照公司统一要求的格式编制；2、监理大纲、规划、细则、审查报告等关键文档的编制、审查及批准（或后两项 合并为审批）必须手签。3、文档封面格式模版查找路径为：公司内部 OA信息交流一公共文件柜一文档模 版和范例一文档模版。目录：（选用二号字体，居中）用“插入域”的方式添加文档目录，采用“正式”格式，最多选取三级目录。文档内标题：标题1:宋体，三号字，段前12磅，段后6磅，单倍行距，粗体标题2:宋体，四号字，段前12磅，段后6磅，单倍行距、粗体标题3:宋体，四号字，段前12磅，段后6

7、磅，单倍行距、粗体文档正文:宋体，小四号字，1.5倍行距，段前0行，段后0.5行（6磅）四、项目文档结构及模版为了统一公司文档格式，使用规范的监理表格，要求统一使用项目结构树的方法分 类管理项目文档。所谓项目结构树是指监理文档的文件夹组织方法：公司统一建立项目的各级目录， 各目录下相应地放入各类文档的模板，之后打包成一个压缩文件。一个新项目开始时， 由总监指定本项目的文档管理人员将该压缩文件解开到一个新目录下，就快速搭建起整个项目的目录框架。再对文档模板作相应的修改（添加项目名称、业主单位、承建单位） 之后，就可以使用统一规范的模板进行项目文档的编制了。这个项目结构树的搜索路径 为：公司内部。

8、人信息交流一公共文件柜一文档模版和范例一范例。项目文档管理结构树的格式如下图所示：转到1地址9）向二及档管理%项目文档管理宣-监理文档直伸夹 每日豆档醺-;管理制度-，项巨文档管理-口卜前期支档,|合同文工_j项目奇溺i+划_j招投线文件+卷理文档-口 2-触上万丈巷ji oi-设计文档 二ns-施工计划 口小周报月报 口吐涮试交箱吗啕训强耕_j g-其它”址主文誉工-其他文挡十，3控制面帔戈1细则。监理月疗 4 :器理通知能-工程自忘口已滥收文档:二加一身裁纪要。卜工程筑支付一J醺-期范植版五、文档编制内容要求1.监理规划根据GB/T19668-1的要求，监理规划应该包括以下内容：1）工程概

9、况；2）监理依据；3）监理范围；4）监理目标；5）监理内容；6）监理机构的组织及监理人员的职责；7）监理设施；8）监理工作方法及措施；9）监理工作制度。2.监理工作日志一般要求：（公司是否考虑印制一些监理日志，手工填写。2、3、4条是针对手写的，是建设监理的要求）1）监理工作日志自工程开工之日起填写到工程竣工交付时结束。2）页码应连号、用钢笔填写，不得漏号。3）不应擦拭，如出了错，可直接划掉错处。并在其后面加进正确的内容。4）任何时候都不得从记录本中撕掉纸页。5）必须每天记录，每个日历大都应该有说明，如果工地停工则记工地停工，并注 明原因，并记录当天天气。6）当天发生的所有事件都必须记录在其发

10、生的同一天里。7）监理日志必须由监理工程师（或监理员）填写，监理工程师应逐日将所从事的 监理工作写入监理日志，特别是涉及设计、施工单位和需要返工、改正的事项 和会议记录等应详细作出记录。8）监理日志的填写应体现岗位特长、做到岗位工作标准与专业监理细则相结合， 监理日志的内容应详实，不允许回忆记录和假造，监理日志是重要的监理历史 资料，属监理归档资料，监理部应谨慎保存。9）监理日志必须由监理工程师（员）签名。10）建立监理日志的抽检制度：由总监理工程师、监理部经理定期或不定期抽查监 理日志内容的齐、全、准程度。内容要求:1）年、月、日、天气情况、停水停电时间。2）记录当天的工作情况（检查施工部位

11、、质量状况、对隐蔽工程的旁站，对存在 质量问题的处理，原材料抽检记录等记录）3）记录当天的施工进度。4）记录业主指定的事项。5）与承包商交往过程中确定事项。6）与设计单位交往过程中确定事项、工程变更等事宜。3.监理月报1）监理月报由监理工程师按月编制，于次月 10日前报送建设单位、监理单位2）月报内容要求：本月工程概况；本月工程形象进度；工程进度；a）本月实际完成情况与计划进度比较；b）对进度完成情况及采取措施效果的分析。工程质量：a）本月工程质量情况分析；b）本月采取的工程质量措施及效果。工程计量与工程款支付：a）工程量审核情况；b）工程款审批情况及月支付情况；c）工程款支付情况分析；d）本

12、月采取的措施及效果。合同其他事项的处理情况：a）工程变更；b）工程延期；c）费用索赔。本月监理工作小结：a）对本月进度、质量、工程款支付等方面情况的综合评价；b）本月监理工作情况；c）有关本工程的意见和建议；d）下月监理工作的重点。3）监理月报必须由监理工程师签字才有效。4）监理周报和监理月报内容基本相同，对需要出监理周报的项目可以参照月报的 要求、格式和内容进行编制。4.会议纪要会议纪要是监理过程的重要见证记录，必须指定专人认真记录并整理，会议纪要编 写要求如下：1）编号规则见公司文档编制要求，一般为 JY-纪要总序号-开会日期（6位）2）本纪要抄报/送单位的顺序一般为建设单位、总包单位、分

13、包单位和其他有关单 位；收件人为该单位项目负责人。以上两项需在会议纪要发布前由监理直接打 印在表中，非收件人签字位置。3）收件人签字位置在会议纪要内容下方的方格中。4）会议纪要的内容要真实、完整、简练，除记录主要人员的关键发言外，应该总 结会议主要内容，将达成的共识、决定、承建方提出的关键问题及业主方、监 理方提出的要求作为结论逐条记录在案。5.监理工作总结监理工作总结包括阶段工作总结和竣工验收工作总结，格式基本一致，包括但不限于以下内容：1）工程概况；2）监理组织机构、监理人员和投人的监理设施；3）监理合同履行情况；4）监理工作成效；5）施工过程中出现的问题及其处理情况和建议；在监理工作成效

14、中，应采取数据统计的形式体现监理工作的成效，如：组织召开监 理例会XX次，编制监理月报XX份等。六、监理资料的管理与归档制度为加强监理资料档案的管理工作，特制定以下监理资料的管理和归档制度：1 .实行总工程师负责制，指定专人进行监理档案的管理，健全工作制度。各项目 驻地监理机构应设专人负责信息、资料的搜集和管理工作。2 .施工单位向监理单位申报的技术文件及主要资料有：施工组织设计（方案）及 报审表、施工进度计划及审报表、施工单位申请表、施工现场管理人员简历及职称复印 件，分包单位资格审查申请表、工程开工报告、施工测量放线报验单、设备/材料进场报验中请表、隐蔽工程报验申请、复工申请、工程进度月报

15、、月工程计量申请表，月支 付汇总表（合同内）、质量问题报告单、延长工期中报表、合同项目月付款申请、工程 变更费用申请表、价格调整申请表、索赔申请表、材料预付款申请表、特种行业操作许 可证复印件，工程资料所要求的所有质保资料、与工程相关的其它资料等。3 .监理单位向施工单位发出的指示、通知及文件主要有：开工令、监理通知单、 监理工作联系涵、不合格工程项目通知、分部分项工程检验认可书、施工进度审批表、 延长工期审批表、索赔审批表、工程部分暂停指令、复工指令、工程预付款文付证书、 竣工移交证等。4 .监理单位向建设单位发出的文件：每月的月报、监理例会纪要、合理化建议、 备忘录等。5 .监理单位内部工

16、作记录有：施工监理日志、总监理工程师巡视记录、天气报告、 试验记录、样品登记、验收登记、备忘录，会议记录等。6 .监理资料中应归档的内容主要有：监理合同、监理规划、监理实施细则、监理 指令、监理日记、监理月报、会议纪要、审核签认文件、工程质量认证书、工程款支付证明、工程验收记录、质量事故调查及处理报告，各种监理内业台帐、监理总结及施工 单位竣工验收的全套竣工图和图、文、音、像资料。7 .监理档案应按国家及自治区有关档案管理工作的规定进行整理归档。8 .监理档案应按单位工程和施工的时间先后顺序整理，分类立卷装订，每页要有 编号，每卷要有目录，不同类型的文档间用彩页进行分隔。9 .每个工程的监理档案