进行现场审核

1、进行现场审核首次会议结束后，审核组成员即开始进行现场审核。在进行现场审核过程中，内部审核员依据事先准备好的检查表，采用抽样检查的方法，收集并验证与审核目的、范围和准则有关的信息，从而获得审核证据。审核组只有在充分收集与审核目的、审核范围和审核准则有关的信息的基础上，才可能得到正确的审核结论。因此，在现场审核过程中运用适宜的审核方法收集并验证信息，获得能够证实的审核证据是成功审核的关键。在这个过程中，审核员的个人素质和审核技能可以得到充分发挥并将对审核结果起到重要作用。从收集信息到得出审核结论的过程为：信息源 通过适当抽样收集和验证信息 审核证据 对照审核准则进行评价 审核发现评审 审核结论1.

2、确定信息源在现场审核过程中，内部审核员应根据所承担的审核任务的范围和复杂程度确定充分适宜的信息源，通过适当的抽样收集与审核目的、范围和准则有关的信息，包括与职能、活动和过程间接口有关的信息，并对这些信息进行验证，从而获得审核证据。只有能够证实的信息才能作为审核证据。所选择的信息源可以根据不同的审核范围和复杂程度而不同。适用时，信息源可包括以下内容：(1)与员工及其他人员的面谈。(2)对活动、周围工作环境和条件的观察。(3)文件。例如：方针、目标、计划、程序、标准、作业指导书、执照和许可证、规范、图样、合同和订单。(4)记录。例如：检验记录、会议纪要、审核报告、方案监视的记录和测量结果。(5)数

3、据的汇总、分析和绩效指标。(6)受审核方抽样方案的信息，抽样和测量过程控制程序的信息。(7)其他方面的报告。例如：顾客反馈、来自外部和供方等级的相关信息。(8)其他方面的信息源。例如：计算机数据库和网站。2.信息收集方法在现场审核过程中，内部审核人员主要通过面谈、对活动的观察以及文件评审的方式收集与审核目的、审核范围和审核准则有关的信息，其具体收集信息的方法如下所述。(1)科学地选择样本审核最基本的方法是抽样。虽然审核员在编制检查表时已确定了抽样方案，但在现场审核过程中还存在扩大样本、调整抽样、补充抽样等大量工作，现场选择样本时应考虑到部门存在问题的复杂性，并根据具体情况从样本总量中抽取足够数

4、量的具有代表性的样本，以获得审核所需的信息和证据。一般来讲，一个组织的质量目标的完成情况和重大质量计划和改进情况在审核中都应涉及到。在对文件、数据、资料、记录和过程等抽样时要体现随机性。同时选取样本时要充分考虑其代表性，能真实反映受审核方的活动实际和特点。(2)充分利用检查表在准备阶段，审核员已经付出很多精力编制检查表，并且在编制检查表的过程中已经审阅了质量管理体系文件，检查表也已经有了较强的针对性。因此，审核员在审核时应充分利用检查表，不要轻易偏离检查表。当然也要注意不能过分依赖检查表，检查表往往只给出一个思路，真正找出质量管理体系运行好坏的证据还需要善于捕捉疑点问题并灵活追踪。(3)面谈面

5、谈是收集信息的一个重要手段，在审核过程中，审核员应当在条件许可并以适合于被面谈人的方式进行。在与被审核方人员进行面谈过程中，内部审核员应善于提问和交谈，在按检查表设定的问题进行提问时，应组织得自然、和谐，切忌生硬刻板。在这方面内部审核员的耐心、礼貌和保持微笑有助于克服受审核方部门代表的畏惧和胆怯心理。审核员可以就同一问题提问不同人员，或与被提问者作简要交谈，获得客观的答案，或弄清答案不一致的原因。同时，审核人员要注意倾听谈话对象的回答，并做出适当的反应。首先必须对回答表现出兴趣，保持视线接触，用适当的口头认可的话语，如：“啊，是的”、“我明白了”等来表明自己的理解。谈话时应注意观察回答者的表情

6、。当受审核方误解了问题或答非所问时，审核员应客气地加以引导，而不是粗暴打断。在进行面谈过程中，审核员应当考虑以下因素：面谈人员应当来自审核范围内实施活动或任务的适当的层次和职能的人员。如审核员在审核产品的最终检验过程时，其面谈的对象应选择实施或负责最终检验活动的检验人员。面谈应当在被面谈人正常工作时间和(可行时)正常工作地点进行。在面谈前和面谈过程中应当努力使被面谈人放松。面谈前，审核员应向对方解释面谈和作记录的原因。面谈可通过请对方描述其工作开始。如与部门负责人面谈时，可以先请其介绍该部门的主要工作职能和工作流程等。审核员应根据不同情况，灵活地运用不同的提问方法(如封闭式提问、开放式提问、澄

7、清式提问等)，以获取所需的信息，但应当避免提出有倾向性答案的问题(如引导性提问)，以免误导对方。在面谈结束前，审核员应当与对方总结和评审面谈的结果。面谈结束时，审核员应当感谢对方的参与和合作。(4)对活动的观察观察是获取信息的重要渠道，有些信息只有通过观察才易于获取。在审核过程中，审核员要仔细观察现场设备、设施和质量活动的运行状况，通过对不同过程的不同特点，采取观察的方法来获取有益的信息。例如：观察审核现场的环境、设备状态、产品标识、过程和活动的实施运行状况、面谈人员的神态以及现场人员的工作状态等。(5)查阅 文件和记录在审核过程中，查阅文件和记录也是审核员获取信息最常用的方法。审核员会针对审

8、核对象的特点，评审与受审核活动有关的文件和记录，以获得受审核方对相关活动和过程的具体职责、要求、实施和控制方法和结果等方面的信息。在对文件和记录进行评审过程中，审核员应注意以下几点：所查阅评审的文件和记录应与受审核的活动和过程直接相关。在明确了与审核对象有关的文件和记录的总量后，审核员可以根据需要，运用抽样技巧抽取足够数量的样本文件和记录，而没有必要查阅每一份文件和记录。查阅文件时应关注文件的有效性及其内容的充分性和适宜性，关注文件中对具体活动和过程的职责划分、接口关系、具体要求、实施和控制的方法和程序以及记录的要求等方面的信息。查阅记录时应关注记录内容的完整性和真实性，以及与相关文件规定的一

9、致性(6)需要时，进行测量在有些情况下，审核员还可以通过实际测量来获取有关的信息。例如：可以抽取生产现场中某一关键零部件，运用适宜的方法测量该零部件的尺寸。实际测量方法的运用对审核员的有关专业技能有要求。(7)辨别关键过程任何一个组织都是由过程以及过程网络组成的。不同的过程对质量管理体系实现质量方针和质量目标的有效性和持续提供满足要求的产品的能力有着不同的影响，因此，审核员应通过审核准备、查阅文件、观察和验证等活动，来辨别影响产品质量和质量管理体系有效运行的关键过程。(8)辨别主要因素审核员应能辨别影响过程能力的主要因素，并掌握评定这些因素是否处于受控状况的方法。一般来说，影响过程能力的因素有

10、人、机、料、法、环、测等，但是对某一具体过程而言，这些因素有不同的等影响，必须辨别其中影响过程能力的主要因素。(9)及时进行审核组内部沟通现场审核活动往往需要分组进行，通常一人一组或两人一组，因而每位审核员所接触的只是组织质量管理体系的一部分，因此每位审核员不仅要关注与本人承担的审核任务有关的信息及其对质量管理体系的影响，还应特别关注各过程之问的相互作用和关系，分析其他审核员所获信息与本人所获信息之间的相互影响、因果关系、共性问题等，以便对质量管理体系的建立、实施、保持和改进等方面作出全面而综合评价。也正是基于这方面的因素，在现场审核活动中，不同小组的审核员应及时进行沟通，交流审核中所获得的信

11、息，并在需要时相互协助证实有关的信息。(10)发现疑点或不符合迹象时，应追根溯源疑点和不符合往往比较复杂，不能单从表面现象判定，要从多方面取证。比如某个操作者未按作业指导书操作，但原因可能出于操作者未经过培训。经培训合格，也可能操作者无法见到作业指导书等(进一步追究可把不符合项开具得更为准确，使受审核方能有的放矢地采取纠正和预防措施)。问题、疑点、不符合真正出在哪个环节还需做更进一步的调查，以准确判定体系上的不符合，这样也有利于解决问题。善于捕捉疑点，及时有效追踪是审核员在审核过程中应该掌握的审核技巧。现场审核时，对于发现的疑点或问题及时有效地追踪是重要且必需的。审核人员必须善于比较、追踪不同

12、来源所获取的对同一问题的信息，从差别中判断运行状况；善于追踪记录与文件、记录与现状的符合情况，并做出结论；善于追踪质量管理体系某一组成部分的来龙去脉，发现问题，获取客观证据。现场审核时，能根据实际情况在极短时间内形成清楚、准确的追踪检查路径是相当不容易的，对审核人员自身的逻辑素质、审核准则的熟悉程度、思路的灵活与敏捷等都提出了很高的要求。内部审核员应该具备体系标准知识、相关法规知识，这在现场审核中也是十分重要的。如果审核员不了解某些知识，在现场审核中就不易发现疑点或问题、难以判定是否符合法律法规，也就难以获得应有的审核结果。(11)与受审核方共同确认事实当发现不符合时，审核方应尽量征得受审核方

13、的认可，并使受审核方能较为主动地采取纠正或预防措施。如果受审核方确实有真实的客观证据能够推翻某个不符合项，应撤销该项不符合。在其他情况下，当有争执时，审核方则应尽量耐心说服受审核方，并强调审核是针对事(体系)，不对人。3.面谈时的提问技巧面谈和提问是审核员在现场审核过程中经常采用的审核方法。不同的问题、不同的场景和不同的提问目的需运用各种不同的提问技巧。提问技巧又往往影响着审核的效果。一般来说，提问有3种基本类型：开放型、封闭型和澄清型。审核人员可根据审核实际需要，灵活运用。(1)开放型提问开放型提问是指需要通过说明、解释来展示答案的提问方法。通常可采用5W1H(Why，What，Who，Wh

14、ere，When，How)之类提问方式。它可引导出比“是”或“不”更多的信息，因而需要更多的回答时间。故采用这种提问时需要控制时间，否则会影响审核计划的完成。开放型提问应根据不同类型的问题进行提问，归纳起来有如下几种具体方式：主题式问题。提出问题时针对某一明确的主题。例如：“你单位(或部门)在质量管理体系中都承担哪些职责?”“在作业过程中，需使用哪些设备?”“这项作业中对工作环境有哪些要求?”扩展性问题。扩展性问题能拓宽谈话而造成一种全身心投入的氛围，它表现出审核人员对受审核方所谈到的话题感兴趣，从而使受审核方受到鼓舞，就会把话题继续下去。例如：“接到这个通知后，你是怎么做的?”“确定的这些措

15、施是怎样实施的?”讨论式问题。以讨论的方式有助于使受审核方摆脱公式化的束缚，说出个人的思路、见解和感觉。调查式提问。审核员应少说多听，不适合说出自己的观点和认识时，可以以调查的方式提问。例如：“对于这一问题，你们以前是如何控制的，效果怎么样?”“你是怎么看待这个问题的?”会使受审核方减少思想负担，使交谈气氛轻松自然。重复性提问。为了在短时间内得到明确的答案或证实问题，可针对特定事项重复提问。比如当受审核方说：“我认为不需要按程序文件规定那样死板地做”时，审核员问：“你确实认为不需要该文件的这项规定吗?”这样会比较简洁地达到审核意图。假设性提问。事先可假定一种非正常状态，通过回答了解受审核方对质

16、量管理体系运行过程中出现应急事件的处理能力。例如“如果停电、停水了该怎么办?”“如果消防栓一时打不开该怎么处理?”验证性提问。受审核方口头上介绍了质量管理体系的运作状况，审核员可要求其拿出证据，即“检测结果合格吗?请出示检测记录”或“昨天中午你们接到什么样的通知?”除以上提问方式外，审核员在审核现场时还应充分利用其他形式或方式来维持审核。例如，用形体语言表示的无声问题或信息，如惊讶、点头、摇头、耸肩及各种手势等，都可以引起对方的回应，从而保持审核的氛围和连续性。(2)封闭型提问封闭型提问是指询问的话题对方用简单的“是”或“否”就可以回答的提问，这种提问获取的信息量较小。在个别情况下，需要对方在

17、较短时间内表明态度或认可时可适当使用此种类型的提问。(3)澄清型提问澄清型提问可以用以获取专门的信息，并节约时间将开放型和封闭型提问结合起来，带有主观导向的含义，用以获得一个快速回答或审核员希望支持正确答案时使用的提问类型。例如“在此种情况下，你们就直接按照纠正措施计划第三号方案实施了，并事后做了方面汇报”这种提问使用比较少，需要审核员有高度的预见能力和谈话驾驭水平。4.验证信息，获得和记录审核证据审核证据是与审核准则有关的能够证实的记录、事实陈述或其他信息。在审核过程中，审核员通过运用适宜的方法和技巧收集到的信息很多，但这些信息中只有能够证实的信息才能成为审核证据。当然，在实际审核中不要求也

18、没必要对获得的信息进行逐一证实，但在需要时这些信息应该是能够被证实的，以确保作为审核证据的信息是真实的、客观存在的。道听途说、假设、主观臆断、猜测等不能证实的信息不能作为审核证据。(1)验证信息，获得审核证据为获得审核证据，审核员在需要时应对收集的信息进行验证，验证信息的方法通常可包括以下几点：对照文件规定，现场观察相关活动和过程的实际操作，以证实实际操作与文件规定的一致性。对照文件规定，核查相应的记录，以证实记录中体现的某项活动和过程的结果与文件要求的符合性，以及记录中提供的信息内容与文件规定的一致性。通过对活动和过程的观察来证实面谈或查阅记录时所获得信息的准确性和真实性。通过必要的实际测量

19、来证实活动和过程的结果或记录的符合性、有效性和真实性。其他适用的证实方法，例如，对比分析来自不同职能和层次的对同一活动或过程的信息，以验证信息的真实性等。(2)记录审核证据审核员应将获得的审核证据进行记录，记录时应注意以下几个反方面：记录的内容可包括：审核取证的时间、地点、面谈的对象、主题事件、主要过程和活动实施概要、观察到的事实、凭证材料、涉及的文件、记录、标识等。记录的审核证据应全面反映审核的情况。不应只记录有问题的信息，也应该记录审核中能够证实受审核方管理体系符合要求和有效运行的信息，特别是主要过程和关键活动的符合性和有效性信息，并能为审核报告中相应的评价和结论依据。对于审核中发现有问题

20、的有关信息，审核员应确定所记录的反映不符合事实的主要情节清楚，包括实现可追溯的必要信息，如：时间、地点、面谈的对象、涉及的文件、记录、标识等，是否需要记录具体数据，由审核员根据不符合事实的性质决定。记录的信息应清楚、准确、具体、具有重查性，只有完整、准确的信息才能作为做出正确判断的依据。5信息收集和验证过程中需要注意的事项为了在有限的时间内有效地完成审核任务，审核组长在现场审核活动中需要注意以下事项。(1)控制审核进度实施审核计划时，应适当控制进度，既不能敷衍了事，快马加鞭，也不能故意拖延，影响计划的实施。(2)保持审核计划审核计划是事先确定的，除特殊情况外，一般不应轻易改变。随意增减或变换审核人员、部门和时间都是不恰当的。(3)控制审核气氛从首次会议到现场审核结束，审核组长都应保证审核在和谐与合作的气氛下进行，避免产生对抗气氛和争执。在审核过程中，审核员应尊重受审核方，正确对待受审核方的各种态度，始终保持耐心和礼貌，不介入受审核方的内部争论，态度诚恳，实事求是，努力保持审核的客观性和公正性。(4)维护审核纪律对于审核组成员的任何违反纪律的行为或倾向，审核组长必须加以制止或约束。(5)确保审核的客观性审核组长应提醒组员时刻保持客观态度，不要把主观猜测和臆断作为审核证据。在审核过程中，审核员不应以