办公室部门职能说明

1、1、管理功能2、接待工作3、人事工作5、其他工作岗位职责技能具备良好的沟通、协调、应变、谈判的能力职业素养职业态度端正、职业道德良好、心态乐观进取、适应团队文化、基础功底扎实撰写人专业行政管理、企业管理、中文等相关专业经验3年以上相关工作经验知识办公自动化、公共关系、档案管理各模块基本知识负责统筹企业员工的招聘、培训、任免、升迁以及奖惩等管理工作。工会工作的开展。领导交办的其他工作任务。任职资格教育水平专科以上(含专科负责监督行政管理和人力资源管理制度的贯彻和执行。负责公司的宴请、住宿、考察等相关的外事工作的协调。对接待报销流程的严格把关。协助制定企业中、长期人力资源管理规划,全面了解企业的各

2、项情况。负责组促进企业的劳资关系和及时处理企业内部的劳动纠纷。根据培训需求调查,编制公司年度的培训计划,制定培训预算,并将年度培训计划分解到月度培训计划。职责与工作任务工作内容协助主任做好办公室日常工作,发挥参谋作用。部门例会的召集并形成记录,对例会安排的工作任务进行检查、督导。协助主任做好办公室效能建设,提高办公室人员的业务素质,建立岗位目标责任制和服务规范,完善办公室内部管理。对公司印章进行管理,对用印流程严格把关;对保管人进行登记和教育。主任助理 岗位说明书岗位名称岗位定员直接上级岗位岗位目的协助主任做好办公室工作,包括印章管理、后勤保障、接待安排等工作3、资料管理工作4、外联工作5、其

3、他工作1、文秘2、前台接待工作职业素养职业态度端正、职业道德良好、心态乐观进取、适应团队文化、基础功底扎实撰写人经验2年以上相关工作经验知识办公自动化、公共关系、档案管理、中文各模块基本知识技能具备良好的沟通、协调、应变、谈判、写作的能力领导交办的其他工作任务。任职资格教育水平专科以上(含专科专业行政管理、企业管理、中文等相关专业保持与新闻媒体的良好关系负责企业一般危机事件的处理保持与协会的良好沟通重要活动的组织与实施、客户满意度调查组织部门内部管理制度的建设及服务标准的建立,并监督检查实施情况。负责本部门人力资源的规划和管理,与公司相关部门的协调与配合。指导和检查内部订单的处理。检查落实会议

4、保障、就餐安排、票务安排、邮件报刊的收发工作。指导专员对图书报刊的征订、保管和借阅登记。指导合检查专员对各类企业资质的保管和办理。指导和检查专员对各类合同的存档、保管和使用登记。指导专员对礼品资料的保管和发放。工作内容指导专员对各部门上报公司领导的文书进行审核和反馈。指导专员对公司司务会等主要会议的纪要编写。对领导行程进行安排。指导专员对领导交代的行政文件的草拟、成文和发送、发放。指导前台对来访客户的接待、客户来电的登记处理。岗位名称岗位定员直接上级岗位岗位目的协助主任完成办公室行政管理职能,为企业全体员工做好行政服务,支持和保障企业行政工作目标的实现。职责与工作任务4、绩效考核工作5、其他工

5、作1、招聘工作2、培训工作3、薪酬制定工作岗位职责技能具备良好的沟通、协调、应变、谈判、写作的能力职业素养职业态度端正、职业道德良好、心态乐观进取、适应团队文化、成本意识强撰写人专业行政管理、人力资源管理等相关专业经验2年以上相关工作经验知识人力资源规划、招聘、培训、薪酬、绩效考核和劳务等各模块基本知识组织部门内部管理制度的建设及服务标准的建立,并监督检查实施情况。编制人力资源管理相关制度及表格,对各类报表妥善保管。领导交办的其他工作任务。任职资格教育水平专科以上(含专科在薪酬制定和执行过程中,及时发现问题并及时改进。组织开展岗位(工作分析,编制职位说明书与岗位规范,建立健全岗位责任制。组织工

6、作手册的编写、评审、修订等工作,组织建立和完善公司的人力资源管理体系,呈报审批并监督实施。制定各岗位绩效考核标准,督促各部门每月定时考核,汇总后交财务部,作为工资发放参考标准;对员工考勤进行监督、统计协助搜集各部门岗位的业绩考核指标,制作各岗位的绩效考核表。协助汇总、统计、归档绩效考核数据,建立员工绩效考核档案,为绩效工资核算提供基础资料及依据 。根据各部门缺员情况进行人员招聘、办理入职手续、根据用人部门意见办理转正手续。开拓招聘渠道,引进适合公司发展的高端人才和专业技术人才。制定公司年度培训计划和执行、审核各部门培训计划及协助执行。研究各类培训技术,增强公司培训效果。加强培训效果的考核,使培

7、训体现出实用性。根据公司发展情况和董事会意见制定、调整公司薪酬制度,做好解释工作。直接上级岗位岗位目的协助主任完成办公室人力资源管理职能,根据年度人力资源计划为各部门配备人员,并加强人员的培训,根据人员工作表现进行绩效考核。职责与工作任务工作内容根据培训需求调查,编制公司年度的培训计划,制定培训预算,并将年度培训计划分解到月度培训计划。岗位名称岗位定员撰写人知识办公自动化、广告运作、媒体、网站推广等各模块基本知识技能具备良好的沟通、协调、应变、谈判的能力职业素养职业态度端正、职业道德良好、心态乐观进取、适应团队文化、成本意识强教育水平专科以上(含专科专业广告、设计、网络等相关专业经验2年以上相

8、关工作经验积极探索网络营销思路,加大对销售的支持力度。经常对网上产品信息、行业信息、政策信息关注,将有用信息及时整理,向领导汇报。组织部门内部管理制度的建设及服务标准的建立,并监督检查实施情况。负责本部门人力资源的规划和管理,与公司相关部门的协调与配合。领导交办的其他工作任务。任职资格工作内容负责贯彻执行公司的整体宣传战略,领会和传达公司领导的战略意图,及时掌握同行的宣传动态,并为公司决策层提供切实可行的企划方案。负责做好企划部内部管理工作,不断完善工作流程和工作制度,全面制定 工作计划,带头和督促完成各项工作任务。全面组织宣传推广计划,掌控实施过程。充分发挥集体智慧和创新思维,拓展宣传思路,

9、指导开展各类广告设计,力求不断推陈出新。对公司网站进行日常维护,及时更新信息。岗位名称岗位定员直接上级岗位岗位目的职责与工作任务企划主管 岗位说明书1、文书工作岗位职责技能文案写作、关注细节、行政事务处理、沟通、解决问题、文档管理能力职业素养诚信意识、服务意识、团队意识、进取心、工作主动性撰写人专业秘书、中文等相关专业。经验1年以上相关工作经验知识企业知识、办公自动化知识、公共关系知识、秘书知识根据领导意见安排行程,布置交通、住宿和餐饮工作的提前落实。陪同领导出席重要商务接待及临时性用餐接待工作。协助主管进行会议各项事务的准备工作。对领导安排的任务的跟踪、落实,向领导及时反馈。任职资格教育水平

10、大专以上(含大专公司新闻采编、领导发言稿编写。负责收文的签收、拆封,急件应注明签收时间。在收文后将公文标题、字号、发文机关、收文日期、份数等逐项登记并按收文顺序登记;凡以本公司为收文对象的公文一律由行政管理部登记。将收到的公文登记后全部交给办公室主任,由主任提出处理意见。紧急公文,拟办意见中应有明确的办理时限。按主任提出的处理意见分送相关领导签批。按照主任或有关领导的签批意见分送其他有关领导和有关部门。从签收、登记、拟办到分送,时间一般不得超过2小时。要回复来文单位,把办理情况写明在文件首页或文件办理单上指定位置,将有领导签批的文件首页或文件办理单复印回传给签批过此件的各位同志和来文单位;同时

11、把文件连同文件办理单原件传回办公室,承办部门留存复印件。职责与工作任务工作内容负责上级领导交待的行政文件起草工作。负责企业内各部门上报的各类文件的审核,达到要求后呈报上级领导,并根据领导意见进行修改、下发和传达。负责会议文件起草,并进行会议记录。对各部门上报的年度工作总结和工作计划进行审核;参与企业年度工作总结和工作计划的编制。文秘 岗位说明书岗位名称岗位定员直接上级岗位岗位目的4、内部订单处理李斌审批人资料管理专员所在部门行政管理部1人直接下级岗位1、客户接待2、资料提供5、其他工作岗位职责岗位名称岗位定员技能文案写作、关注细节、行政事务处理、沟通、解决问题、文档管理能力职业素养诚信意识、服

12、务意识、团队意识、进取心、工作主动性撰写人资料管理专员 岗位说明书专业秘书、中文等相关专业。经验1年以上相关工作经验知识企业知识、办公自动化知识、公共关系知识、秘书知识负责对公司各类信件、包裹、报刊杂志的签收或邮寄。负责员工值早班或迟到情况的记录,监督员工打卡,不允许他人代打。负责检查下班后公司的水、电、门窗、办公设备等的电源是否关闭。领导安排的其他临时工作。任职资格教育水平大专以上(含大专根据要求提前安排好会议室,打扫好卫生,调试好笔记本和投影仪,准备好茶水。如果有客户或上级领导参加会议,要准备好欢迎条幅和水果。详细填写告诉内部订货单,并及时发往工厂。下单后保持跟踪。负责办公室的日常卫生清理

13、,桌面、抽屉要保持整洁,文档要归档、归类,摆放整齐。早班、双休日的值班安排和午餐统计工作。负责为公司领导、客户购买车票、飞机票。负责对公司钥匙的保管,负责公司办公设备的日常维护、管理工作。工作内容负责客户来电接听及信息记录,重要信息及时告之相关人员。客户来访及时接待并通报相关人员。客户来访时如果人数多于3人则安排在会议室接待,要保持会议室的整洁并准备水果盘,准备公司的相关资料(公司的宣如果有客人来访,根据领导意见做好用餐安排的准备,预订饭店,带好烟酒。办公室日常文档的打印和制作及资料的整理。提前做好公司的资质文件和代理商合同等相关重要资料的备份。岗位名称岗位定员直接上级岗位岗位目的职责与工作任

14、务前台接待专员 岗位说明书职责模块4、礼品资料准备2、资质管理3、印章管理5、其他工作1、书刊管理岗位职责专业秘书、中文、图书情报等相关专业。经验1年以上相关工作经验负责礼品、宣传资的保管发放工作,做好收发记录(其中领用烟、酒、购物卡和富光杯等贵重物品要凭领导签字的礼品申请单领用。每月底对本月礼品领用情况以报表形式进行盘存,及时上报短缺信息和备货。各类宣传材料的保管和提供,需要人提出领用申请,由部门经理同意后领取。各类协会文件、行业文件、技术材料的保管。领导交办的其他工作任务。任职资格教育水平大专以上(含大专部门经理提出印章刻制申请,并附具体管理规定及提供印章图案及刻制枚数等。办公室审核管理规

15、定是否有效及印章图案是否美观、合法及符合规格。领导审核后,加注审核意见。办公室登记并安排刻制。对公司各类印章进行调查、统计,除了一些部门章在相关部门保管,其他印章全在办公室资料管理专员处保管。各部门需用公司行政公章及合同章时,用印人需到资料管理专处在印章登记簿上详细填写用印人、用印时间、内容摘要、印章名称、用印数等内容,经部门经理及分管领导签字核准后,连同经分管领导审核后的文件文稿等交资料管理专员用印。资料管理专员对用印文件需审核是否符合审批程序及审批权限,审核无误后,除于文件、文稿上用印外,应在印章使用登记薄上签字。公司原则上不允许外借印章,如特殊需要,由部门提出书面借章申请。借用人需征得分

16、管领导批准后,方可到资料管理专员处填写外借公章登记表,并携章外出,用完后及时归还。印章丢失后,责任人必须立即书面写出报告,部门经理审核确认后,报办公室登记。办公室及时将报告转呈分管领导,最后报总经理给出审批意见,由办公室予以备案,须予以登报声明的由办公室办理。工作内容图书报纸的征订调查,取得领导同意后进行征订。对征订的图书报纸妥善摆放、保管,外借的书刊要对书名、编号、领用人进行登记。企业各类资质的统一保管,列出详细目录。资质原件原则上不外借,如果需要可以复印,但要在复印件上说明“仅限于*使用”,如果确实需要外借原件,则需要领导签字同意方可登记带出,但要及时督促返还。有些有时效性的资质要及时更新

17、,要在规定期限内办理完成。直接上级岗位岗位目的职责与工作任务李斌审批人外联专员所在部门行政管理部岗位定员直接上级岗位技能文案写作、关注细节、行政事务处理、沟通、解决问题、文档管理能力职业素养诚信意识、服务意识、团队意识、进取心、工作主动性撰写人外联专员 岗位说明书知识企业知识、办公自动化知识、公共关系知识、秘书知识岗位定员直接上级岗位岗位目的促进公司的人员稳定和缺员的及时补充,加强对员工技能、素质的培养危机事件的处理,参与企业重大紧急应变、关注细节、沟通、解决问题能力职业素养诚信意识、服务意识、团队意识、进取心、工作主动性撰写人招聘、培训专员 岗位说明书专业秘书、公关等相关专业。经验1年以上相

18、关工作经验知识公关礼仪知识、办公自动化知识、秘书知识与协会保持良好关系,积极参与协会各项活动并给予协助。组织客户满意度调查,根据调查结果进行整改。领导交办的其他工作任务。任职资格教育水平大专以上(含大专岗位职责4、其他工作协助主管起草、拟定年度公关计划和预算支出方案。负责制定公司公关活动宣传资料,报领导审批。负责公司一般公关活动的策划、组织、协调和接待工作。对公司领导参与的重要活动提前策划,对酒店餐饮、会场、住宿现场考察,拿出两种方案,提供领导参考。重视活动细节,包括来宾的民族和个人禁忌、餐饮的文化元素、会议的台型布置、住宿要求等。全程参与活动,发现问题立即整改,保障活动顺利进行,活动结束后进

19、行总结。工作内容熟悉本地媒体资源和行业宣传资源。与各媒体经常联系,保持良好关系。邀请媒体参加公司或协会的一些大型活动,加大对公司才宣传力度。在遇到公司负面信息时,能和媒体进行沟通,去除不利影响。负责公司一般危机事件的处理,参与企业重大紧急事件的处理。岗位目的职责与工作任务职责模块3、其他工作1、招聘、转正、离职办理工作2、培训工作岗位职责知识人力资源管理知识、企业培训知识技能沟通、协调、人际交往、演讲能力任职资格教育水平大专以上(含大专专业人力资源管理、中文等相关专业。经验2年以上人力资源管理经验(招聘、培训方向组织开展外部培训,负责联络外部培训机构、控制培训费用、筛选参训人员等工作及培训结束

20、后的反馈交流,建立外部培训档案。负责新员工、在职员工、转岗员工的培训组织、实施及考评,建立内部培训档案。负责培训后的调查、分析、评估及培训证书备案等工作,建立健全培训记录档案,为公司下一步培训工作的开展提出改进意见。督导部门内培训工作,组织协调各部门的人力资源开发及培训管理工作。汇总各类培训资料,建立并管理公司的培训资源库,在公司范围内共享相关的管理培训和业务培训资源。领导交办的其他工作任务。督促各部门做好新员工的考核工作,及时办理转正定级手续。负责员工的离职手续办理,并及时通知财务部办理相关手续。负责公司员工国家级行业专业资格、职称类考试报名和内部职称评定组织工作。草拟公司培训制度和相关工作流程,负责公司组织层与部门层的培训需求调查、统计和分析,建立培训体系。负责建立和维护内外部培训渠道和资源,形成内部讲师制度,担任基础培训课程的内部讲师。依据月度培训计划组织培训的实施工作,负责讲师资源的协调、培训预算支出的控制、对培训活动组织和质量进行全程管