电子档案查询系统功能说明书

1、电子档案查询系统功能说明书v1.21. 系统登录1.1. 业务描述用户在使用系统的时候需要进行系统登录操作，保证系统的使用安全。1.2. 功能介绍系统登录需要提供登录账号和密码信息，登录界面如下：用户点击登录按钮后，系统会对用户身份进行验证，如果非法用户则提示用户验证失败，并且拒绝用户登录使用系统功能。登录页面中的记住用户功能，系统使用人员下次进入登录界面时系统会自动把上次登录的账号填充到账户输入框，减少系统使用人员的操作量。2. 档案管理2.1. 业务描述档案管理是档案管理员日常主要的操作功能模块，包括对电子档案的新增、修改、删除、权限设定等相关功能。档案管理员的主要操作都集中到档案管理模块

2、中，不需要在各个功能模块中进行切换，减少档案管理员的操作成本，提高工作效率。2.2. 功能介绍2.2.1. 新增档案新增电子档案功能主要是对企业的档案信息进行维护，并且与企业的电子档案文件进行关联，最终形成完整的企业电子档案信息。新增电子档案由两部分工作组成，第一部分是由档案管理员对企业档案信息进行录入（可以从省档案系统中导入），以形成企业的基本档案信息；第二部分是由档案管理员对企业档案卷进行扫描而形成电子档案文件，并通过修改电子档案功能把企业的基本信息和企业的电子档案进行关联，以完成整个企业电子档案的录入工作。新增功能页面:对企业的基本信息进行录入（录入的基本信息与省企业户籍系统基本信息一致

3、），可以上传企业多个电子档案。新增电子档案有手动录入和数据导入两种方式，数据导入功能集成了省档案系统数据格式，可以从省系统中把数据导出excel，使用系统的导入功能可以完整的把企业档案信息导入到系统中，减少档案管理员手动录入的工作。导入功能页面：2.2.2. 修改档案通过修改档案功能，管理员可以对企业的基本信息和电子档案进行维护。企业档案被修后会自动存储档案版本和修改痕迹，便于日后追查档案修改轨迹。档案修改页面：2.2.3. 删除档案对于一些无用的企业档案（包括基本信息和电子档案），管理员可以通过此功能进行删除。企业档案删除后不显示在企业档案列表信息中。删除档案的时候给出是否要删除的提醒，避免

4、误操作情况发生。删除档案页面：2.2.4. 查询档案提供档案管理与快速查询定位企业档案信息功能。提供根据社会信用代码、注册号、档案号、企业名称、企业类型等关键字查询功能（支持模糊查询）。查询档案提供按照字段排序功能，可以查询已经有电子档案的企业档案。查询功能页面：2.2.5. 档案权限设置档案权限设置是档案管理员对企业电子档案的查看权限进行的设置功能，是日常业务中操作比较多的功能。当企业用户或者国家相关部门需要进行企业档案信息查阅的时候，档案管理员可以通过本功能设置查询用户所能查看到的电子档案数据（即设置电子档案给谁看，谁才能有权限查看），进一步保证企业电子档案信息的安全性。档案权限设置，可以

5、把某个企业下的某些电子档案设置给不同的查询账号，当查询账号进行查阅企业电子档案时，只能看到被赋权的电子档案信息。档案权限设置页面：2.2.6. 档案在线浏览系统提供电子档案在线浏览功能，方便用户快速查看企业电子档案信息。在线浏览页面中，左侧是档案的缩略图，右面是缩略图放大快照，用户可以点击左侧缩略图进行查看。在线浏览页面：2.2.7. 档案打印系统提供电子档案的在线打印功能。操作用户可在电子档案的浏览页面直接打印全部内容或打印当前浏览页面。打印页面：注：所打印的电子档案信息自动加上水印3. 访客查询3.1. 业务描述访客查询功能主要给企业用户或者国家相关单位在需要查询企业电子档案时使用的功能。

6、档案管理员对电子档案进行授权后，企业用户或者国家相关单位人员使用查询账号进行电子档案的查询、阅览。3.2. 功能介绍3.2.1. PC端查询访客查询可以通过PC的浏览器进行查询。页面：说明：左侧列表显示当前用户能够查看的企业电子列表，右侧显示能够查看左侧列表选中企业的电子档案列表。用户点击电子档案后进入电子档案在线浏览页面。3.2.2. 触摸屏查询根据用户使用系统特点，档案查询系统专门提供了基于触摸屏硬件设备下的电子档案查询功能，给操作用户更好的页面体验感受。页面：说明：左侧区域是档案用户所能查看的企业列表，右侧区域是能够查看所选中企业的电子档案列表。点击电子档案进入在线电子档案浏览页面。4.

7、 档案目录管理档案目录管理是对企业进行数字化档案设置档案目录的功能，根据档案目录规范要求，可以让用户快速定位档案信息。档案目录管理也是档案查询系统与省系统数字档案对接所需要进行操作的功能。页面：说明：1. 左侧是档案目录列表，可以根据实际要求进行动态添加、修改、删除。2. 右侧是电子档案的内容缩略图。3. 用户选中某个目录项后，在右侧进行勾选相关的页面。4. 对于设置好的目录结构内容，可以直接点击上传按钮（上部工具栏），系统会自动把相关档案信息同步到省系统中。5. 省系统对接目前本系统已经实现了与省系统对接的基础功能，系统会定时自动检测已经准备好的电子档案数据并完成上传到省系统中。6. 系统管

8、理6.1. 业务描述系统管理模块主要是对使用系统的账号、角色、权限等进行管理。本系统基于RBAC模型设计，可以很灵活的设置用户、权限等信息，对使用系统的用户进行分权、分责。6.2. 功能介绍6.2.1. 用户管理对使用本系统的用户进行管理。提供新增、修改、删除用户等操作，且该功能提供对账号的停用和重设密码的操作。页面：6.2.2. 角色管理本系统采用角色的概念对用户岗位进行划分。目前本系统主要分为系统管路员角色、档案管理员角色和访客查询等用户角色。角色管理功能可以自定义角色进行岗位职责划分，用于用户与权限的关联。页面：6.2.3. 角色权限管理角色权限管理功能是把角色与权限关联（赋予角色所拥有

9、的哪些权限），角色与权限是多对多关系（权限以页面的按钮为最小颗粒度）。页面：6.2.4. 用户角色管理用户角色管理功能是把用户与角色进行关联的功能，最终是让用户拥有哪些功能权限。页面：7. 日志管理日志管理是对档案管理员修改档案内容的变化等信息记录、查询功能，可以通过本功能查看某个企业档案的前后变化，具有文档修改轨迹跟踪的功能。页面：说明：1. 日志内容显示谁在什么时间做了什么事。2. 提供时间段和操作用户的条件过滤。3. 比较功能，是文档与上次版本变化后的一个描述。8. 常用工具本功能主要是给档案管理员提供对PDF电子文档修改的工具。在日常工作中，档案管理员可能对企业的电子档案进行修改（删除某页或新增一些页面），系统为档案管理员提供简易用的工具以减少档案管理员的工作成本，提高工作效率。9. 系统安全系统在每次会话的时候会附带从认证服务器获取的会话token，保证用户操作的每次会话都被在监控过程中。系统提供对用户验证和会话超时重新登录等安全策略，当操作用户在一定时间内没有任何操作的时候，系统会自动提示用户会话超时并且自动跳转到登录页面。系统会话超时可以设置，目前默认为10分钟。10. 其他功能在设计开发系统的时候，电子档案查询系统充分的考虑了用户的需求和使用