用Word中的宏和定制你的Word

1、用Word中的宏和定制你的Word北京科技大学李华飚 王福水宏是一种指令的集合，它告诉Microsoft Office执行的工作。宏仅在创建它的Office应用程序中运行，可以用它们使枯燥的工作更加简单。宏执行一组动作，比单纯手工做快得多。宏的功能很强，它们甚至可以是交互的，即可以从用户那里得到信息，然后进行处理。通过VBA可以使用循环，编辑宏语句，使许多重复性的工作，由计算机自己自动执行。下面以Word中的宏为例来讲解Microsoft Office的宏，当然其他Office组件如Excel、Access、Outlook、甚至Frontpage、PhotoDraw等含有宏，均支持VBA（Vi

2、sual Basic for Application）语句，然后介绍有关如何在Word调用和引用宏。一宏的录制Word提供了两种创建宏的方法：宏录制器和Visual Basic编辑器。宏录制器可帮助您开始创建宏，并可以自动生成Visual Basic代码。可在Visual Basic编辑器中打开已录制的宏，修改其中的指令。也可用Visual Basic编辑器创建包括Visual Basic指令的非常灵活和强有力的宏，这些指令无法采用录制的方式来完成。在建立一个宏之前，首先要决定所建立的宏是一个全局宏（用于任何文档），还是一个模板宏（只适用于使用这个模板建立的文档）。然后决定宏的存储方式。宏有三

3、种存储方式-Word命令、全局宏和模板宏。Word命令是存储在WINWORD.EXE应用程序中的内部宏。许多内部宏是菜单命令，如File New等。还有许多Word命令并不存在于菜单上，但可以为其指定快捷键或添加到工具栏按钮，并且在建立自己的宏时也可以调用它们，使用起来很方便。记录或编写的宏可以存储为全局宏或模板宏。全局宏存储在NORMAL.DOT模板中，可用与所有的文档和模板。模板宏存储在特定的模板中，只能用于该模板建立起来的文档。录制一个宏的步骤如下：1. 如果要建立一个只使用于特定模板的宏，打开该模板或基于该模板的文档。若要建立一个全局宏，打开任何一个模板即可。2. 单击"工具

4、"菜单中"宏"子菜单，再单击"录制新宏"按钮。双击状态栏中的"录制"标识也可以。弹出对话框如图1(略)。3. 在"宏名"文本框中输入宏的名称。最好是使用能描述宏的功能的名称。宏的名字必须以字母开头，且长度不能超过36个字符，不能在名字中使用空格。4. 可以为宏指定一个快捷键，或指定到工具栏。如果不指定的话，可以单击"工具宏"命令中的"宏"按钮，从弹出的"宏"对话框来运行它。5. 从"将宏保存在"下拉列表中选择用以存储宏的模板。

5、这个列表只显示出已打开的文档的模板。6. 可以在"说明"文本框中键入对宏的描述，来帮助对宏的记忆。这个描述信息会出现在"宏"对话框中，和Visual Basic编辑器的相应的宏的代码中。7. 单击"确定"按钮启动宏记录器。"停止录制"工具栏出现在文档的左上角。宏记录器将记录所有的操作。如果要暂停宏的录制，以便核对命令和文档，可以单击"停止录制"工具栏的"暂停录制"按钮。要继续录制，则再单击这个按钮。如果要停止记录，可以单击"停止录制"工具栏的"停

6、止录制"按钮，或单击"工具"菜单下"宏"子菜单的"停止录制"命令。在这里举一实例。例如，在Word 97中，要插入字符，则往往要到符号框中查找半天。对于一些常用的符号，如"￥"，便可以使用宏来使工作简化。1. 单击"工具"菜单中"宏"子菜单，再单击"录制新宏"选项。2. 给宏命名，这里可取名为"Yuan"，再单击"键盘"。3. 在弹出的对话框中指定快捷键，可指定为"Ctrl+Y",再关闭

7、该对话框回到"录制宏"对话框。单击"确定"按钮启动记录器。4. 运行"插入"菜单中的"符号"子菜单，从弹出的"符号"框中选择"￥"，插入后再关闭。另外，也可5. 单击"停止录制"工具栏中的"停止录制"按钮。6. 单击"工具"菜单中"宏"子菜单，再单击"宏"命令。7. 选择第二步中的宏名称，再单击"编辑"按钮。这时我们可以从中看到以下代码：Sub Yuan()

8、Selection.InsertSymbol Font:="楷体_GB2312",CharacterNumber:=-27, Unicode:=TrueEnd Sub以后，当你需要插入字符"￥"时，只需按下快捷键"Ctrl+Y"，或者是在工具栏单击二宏的编辑宏录制器将操作翻译为 Visual Basic 代码。但是，录制宏时会受到一些限制。许多复杂的宏，例如要用到循环语句，便无法录制。为了提高录制的宏的功能，就可能需要修改录制到模块中的代码。具体操作为：单击"工具"菜单中"宏"子菜单，再单击&q

9、uot;宏"命令。选择第二步中的宏名称，再单击"编辑"按钮。然后便加载Visual Basic 编辑器，我们可以看到所录制的宏自动生成的Visual Basic 代码。 例如，在 C:My Document中有200个Word文档，依次命名为"1.doc"、"2.doc"、"3.doc"."200.doc",我们必须把文件格式改变为文本文件，即txt文件。可以先以1.doc为例，录制一个宏，打开文档，另存为txt文件，再关闭该活动文档。生成的Visual Basic代码如下：Sub M

10、acro1()ChangeFileOpenDirectory "C:My document"Documents.Open FileName:="1.doc"ActiveDocument.SaveAs FileName:="1.txt", FileFormat:=wdFormatTextActiveWindow.CloseEnd Sub下一步便进行编辑，用一个循环语句依次打开各个文件，转化后再关闭。代码如下：Sub Macro1()dim ifor i=1 to 200ChangeFileOpenDirectory "C:My

11、 document"Documents.Open FileName:= i & ".doc"ActiveDocument.SaveAs FileName:= i & ".txt", FileFormat:=wdFormatTextActiveWindow.Closenext iEnd Sub再次运行该宏，便可以轻松完成任务。由此宏的作用可略见一般。三宏的运行运行一个宏的步骤如下：1. 单击"工具"菜单"宏"子菜单的"宏"命令，弹出"宏"对话框。2.

12、从"宏名"列表中选择要运行的宏，单击"运行"按钮。另外，可以通过对宏指定的快捷键、工具栏或菜单来运行宏。四宏的管理时间长了，就会有一些不需要的宏。或者，宏的名字很乱，需要进行修改，等等。这些问题得通过对宏的管理来解决。1.保存宏可将宏保存到模板或文档中。在默认的情况下，Word 将宏存贮在Normal模板中，以便所有的Word文档均能使用。然而，如果某个存贮在Normal模板中的宏仅用于某一特定类型的文档，那么必须将该宏复制到与哪些文档相连的模板中，然后从Normal模板中删除该宏。2.删除宏删除一个宏的步骤如下：.如果是模板宏，打开宏所在的模板或基于这

13、个模板的文档。如果是全局宏，打开任何一个文档都可以。.单击"工具"菜单中"宏"子菜单的"宏"命令，弹出"宏"对话框。.从"宏的位置"文本框中选择宏所在的模板，然后从"宏名"列表中选择要删除的宏。.单击"删除"按钮。在提问是否要删除宏时，单击"是"则删除这个宏。.单击"关闭"按钮。3.更改宏名更改一个宏的名字的步骤如下：.如果是模板宏，打开宏所在的模板或基于这个模板的文档。如果是全局宏，打开任何一个文档都可以。.单击&

14、quot;工具"菜单中"宏"子菜单的"宏"命令，弹出"宏"对话框。.单击"管理器"按钮，弹出"管理器"对话框，如图2(略)。.从"管理器"对话框中选择"宏方案项"选项卡，选择要改名的宏。.单击"重命名"按钮，弹出"重命名"对话框，如图3(略)。.在"新名称"文本框中输入新的名字，单击"确定"。.单击"关闭"。4.在模板间复制宏有时候需要把宏从一个模

15、板复制到另一个模板，这是一件很容易的事。在两个模板间复制宏的步骤如下：.单击"工具"菜单中"宏"子菜单的"宏"命令，弹出"宏"对话框。.单击"宏"对话框中的"管理器"按钮，弹出"管理器"对话框，如图2。.在管理器的左边，从"宏方案项的有效范围"列表中选择包含要复制的宏的模板。如果要使用别的模板，可以先单击"关闭文件"按钮关闭文件，再单击"打开文件"按钮打开模板。.在管理器的右边，从"宏方

16、案项的有效范围"列表中选择接受宏的模板。如果接受宏的模板不在列表中，以和第三步同样的方法打开要接受宏的模板。.从左边的宏列表中选择要复制的宏。.单击"复制"按钮。这样，宏就会从左边的模板复制到右边的模板中。五、为宏指定自定义工具栏和菜单栏运行一个宏可以通过"宏"对话框，当然，还可以为宏指定一个自定义工具栏，或往菜单栏添加一个自定义菜单，这方便了宏的运行。另外，可以为宏指定快捷键，这在前面举例中已经讲过了。1.为宏指定自定义工具栏为宏指定自定义工具栏的步骤如下：.单击"视图"菜单中"工具栏"子菜单的&quo

17、t;自定义"命令，弹出"自定义"对话框，如图4(略)。.单击"自定义"对话框中的"工具栏"选项卡，单击"新建"按钮，弹出"新建工具栏"对话框，如图5(略)。 .在"新建工具栏"对话框中，为新工具栏键入一个名字，单击"确定"按钮，显示一个新的空白工具栏，如图6(略)。.在"自定义"对话框中单击"命令"选项卡，然后从"类别"列表框中选择"宏"，则当前可用的宏出现在右边的&

18、quot;命令"列表中，如图7(略)。.将要指定到工具栏的宏拖到这个自定义工具栏中，宏的名字便出现在这个工具栏中。.右键单击这个工具栏，从弹出的菜单中单击"默认样式"命令，然后单击"更改按钮图标"命令。 .从"更改按钮图标"板中，单击选定的图标。单击"关闭"按钮关闭"自定义"对话框。如图8(略)显示了一个自定义后的工具栏，单击某个图标便可以运行相应的宏。如果要将宏指定到现有的工具栏，和上述方法类似，只须把宏拖放到相应的工具栏即可。2.为宏指定自定义菜单自定义一个新菜单，并将宏添加到菜单中的具体步骤如下： 单击"视图"菜单中"工具栏"子菜单的"自定义"命令，弹出"自定义"对话框，如前面图4。 在"自定义"对话框中单击"命令"选项卡，然后从"类别"列表框中选择"新菜单"。此时"新菜单"出现在"命令"列表中。 从"命令"列表中把"新菜单"拖向Word的菜单栏，并释放在菜单栏中。 右键单击菜