人事档案管理流程制度

1、人事档案管理制度1. 目的：将人事档案管理工作制度化，规范化 维护人事档案资料完整性，防止档案丢失、损坏， 便 于相关人事档案资料的借阅及使用。2. 适用范围 :人资部3. 人事档案的归档对各类人事档案进行鉴别，是否符合归档要求。 按照资料的属性、内容，确定其归档的具体位置。在目录上登记资料名称及相关内容。将新资料放于档案袋并归档。人员异动单归档。4. 人事资料归档核查分类： 所有档案归档时必须核对入职资料，以下资料不可缺少 ;1. 入职表 2. 劳动合同 3.体检表 4.银行卡复印件 5.身份证复印件 6. 安全生产责任书 特殊岗位证件核对。a. 技工类：归档时需核对资料 1.入职表 2.劳

2、动合同 3. 体检表 4.银行卡复印件 5. 身份证复印 件 6.特殊工种证复印件。b. 女工类：归档时需核对资料 1.入职表 2.劳动合同 3. 体检表 4.银行卡复印件 5. 身份证复印 件 6.结婚证复印件，小孩出生证明或户口本复印件。c. 大专以上学历类： 1.入职表 2.劳动合同 3.体检表 4. 银行卡复印件 5.学历证书复印件 6.身 份证复印件。d. 采购类： 1.入职表 2.劳动合同 3. 体检表 4. 银行卡复印件 5. 身份证复印件 6.保密协议，廉 政协议。e. 职员类：入职表 2. 劳动合同 3.体检表 4.银行卡复印件 5.身份证复印件 6. 保密协议 7.知识 产

3、权说明书。f. 保安类：入职表 2.劳动合同 3.体检表 4. 银行卡复印件 5.身份证复印件 6.退伍证/上岗证其他类：工伤资料、违纪资料及试用期后涉及到的转正单，岗位异动单，调薪申请单等新资料 也需放于相应人员档案袋并归档。5. 人事档案借阅借阅手续首先由借阅者向部门申请， 在申请中写明查阅的对象、 目的、理由、查阅人的概况等情况； 其次需查阅部门负责人签批；最后由人事部门审核批准。手续齐全则给予批准借阅。借阅事项a. 档案借阅一般是由工作调动或工作性质发生变化等原因引起， 借阅档案时需注意在传递 时应遵循保密原则。b. 人事档案借阅仅限于（主任 / 经理）相关权限人员进行查看，无关人员不

4、得要求或进入档 案室查看任何人事档案相关资料，档案管理人员要做好借阅资格手续审查及登记工作， 在借阅期间禁止任何人员对档案进行拍照等行为。c. 借出使用时间不可超过一周，同时需要在档案室进行登记，逾期未归还者，需到档案室 登记续办延长借阅手续。档案归还档案归还时， 档案管理人员需要对所外借档案进行一一核查， 确保外借归还档案无相关资 料缺少或丢失；如核查发现缺少丢失需借阅人进行补回；如借阅人在归还档案时，管理人 员未第一时间核查导致资料缺失将自行承担一切后果。6. 人事档案的稽查核对检查和核对时需保证人事档案完整，检查包括以下方面： 人事档案是否有遗失、缺少、损坏、腐烂虫蛀等资料，以及档案人员

5、存放信息是否一致。突发事件之后，需要对所有档案进行一一核实。7. 人事档案保密规定及期限保存公司设专人负责管理人事档案保管工作， 保管人员不得对各类存档档案进行私自删除、 涂 改、变更或销毁，并且严格保密不得扩散。公司所有人事档案原则是永久保存，对于已辞职、辞退人员的个人档案，自员工离职之日起 3 年后方可销毁。8. 合同签订规则人力资源部下发续签和返聘协议评估表，由部门评估是否续签，如部门或本人不续签到期 通知办理离职手续，如续签按照规定签订相应合同或返聘协议。a.采购部：合同签订 2 年一签b.返聘人员：1.女工：年龄达到 50 岁须签订返聘协议，返聘协议一年一签。2.男工：年龄达到 60

6、 岁须签订返聘协议，返聘协议一年一签。c.其他员工 : 合同签订 3 年一签d. 主任经理级合同人力资源部不负责签订或续签，由财务部负责签订人力资源部要提醒并 知会财务部人员。9. 分厂人员合同签订规则a.入职前由分公司负责人员首次签订入职劳动合同或返聘协议。b.二次续签人员将由人力资源部（集团中心）负责续签和签订返聘协议。c.分厂人员签订的劳动合同或返聘协议原件需全部寄回（集团中心）归档保管。职责分类：文员 /助理人员1. 负责面试人员接待，筛选资料核查。2.负责公司入职人员手续办理，岗前培训（入职注意事项） ，门禁、门匝权限管理，人事 档案资料管理及入职相关人员手续签字审批追踪，资料归档，文件收发受控盖章。3. 离职人员厂证权限注销。4. 厂证补办。5. 每周水果人员名单提报6. 领导临时安排工作事宜。副主管：1. 负责公司离职人员手续办理，劳动合同