GTD时间管理方法

1、GTD时间管理方法GTD时间管理方法把需要提醒的行动和信息分门别类地逐个确定，并存入了一个看 得见、摸得到的具体的系统里而。当你认真彻底执行一次这样的操 作后，你会体验到一种前所未有的轻松。对于您收集在工作篮中的信息，不管是每一封电子邮件、一条备 忘录或者一个自然萌生的念头，你需要扪心自问一些什么样的问题 呢?这是行动管理过程中的一个组成要素，它构成了你个人组织管理 体系的基础。许多人试图把一切安排得“井井有条”，但是他们却 错误地动手管理那些不完整的“信息材料”。你不可能整理组织那 些即将降临的信息，你只能收集它们，加工它们。此外，你必须以 下一步行动的决策为依据，对即将采取的行动进行组织管

2、理。只有 思考清楚，制定了明确的行动计划，才会大幅度提高工作效率。现在，我建议你在我们总览全过程的同时，对您收集到工作篮里 的信息材料进行加工处理。这是一件什么事情？这些信息材料到底是什么，需要做些什么。比如，我们从政府方 面或者从公司里接收到了大量烦琐的信息和任务，而这些内容往往 容易从我们的个人管理体系中溜掉，是不是应该想想办法、加以解 决呢？当我们收到人力资源部门转发的电子邮件，通知我们某某政策 的某某情况时，我们又应该怎么处理呢?我曾经从客户的书桌抽屉里 和堆积如山的文件中，挖掘出一打有价值的信息，这仅仅是由于客 户当时不愿意花上几秒钟的时间来搞清楚文件内容就随手一扔造成 的。由此，我

3、们可以看出下一步决策的重要性。是否需要采取行动呢？对于这个问题有两种回答：是和不是。不需要采取行动如果答案是否定的，那么有三种可能性：1、是一些根本没有用的垃圾。2、目前没有采取行动的必要，但是日后可能需要处理（孵化，酝 酿、备忘录）。3、该信息具有潜在的利用价值， 今后也许能够派上用场 （参考资 料） 。就目前而言，你所需要的是一个对付垃圾的垃圾箱和一个删除键（在成功助理里直接将垃圾信息删除），一个用于记录处于酝酿阶段 事务的备忘录文件夹或者日程表。此外，你还需要一个完善的归档 保存参考资料的系统。需要采取行动这一类信息要求我们进行处理。典型的情况可能是一封电子邮件, 要求你在某一天参加公司

4、组织的一次服务活动;或者你任务篮中的一 个备忘录提醒你同集团的副总裁会面，就某一个新设立的重要项目 雇请顾问的事宜进行磋商。面对每一件需要处理的信息时，你必须作出两个方面的决定：1、你己经承诺完成哪些工作？需要达到什么样的结果？2、下一步需要采取的行动是什么？如果是关于一项工作项目你必须在一个“工作项目”清单中体现出其结果。 这如同在地上 树起一个树桩，提醒你一个悬而未决的问题的存在。每周回顾一下 这个工作清单将会帮助你回忆起这个尚未解决的问题。它活灵活现 地存在你的管理系统中，直到你完成这项工作或者把它彻底地消灭 掉。（成功助理任务树模块，支持以“树”形结构管理多级项目事务）下一步行动是什么

5、?对于你所进行的任何收集工作来说，这都是一个关键性的问题，如果你的回答恰如其分， 你便掌握了实质性的组织管理内容。 “下 一步行动”是指那些必须付诸实施的具体活动，它们推动着形势朝 着既定目标前行。做事情时，并不需要花费很多气力，但是在决策行动时，却要求 投入大量的精力。下而是几个下一步行动方案的实例：*起草有关预算会议议程的想法。*与安吉拉谈一谈我们打算建立的文件归档系统。*从因特网上了解一下数据库管理软件的情况。这些都是一些需要实实在在地发生的、真实而具体的活动。这些 提示信息将使你的个人管理系统获益良多。处理这件事、把这件事指派给别人处理、或者延迟处理一旦你的下一步行动方案出台，紧接着，你面临三种选择：1、处理这件事。如果你能够在不到2分钟的时间内就搞定它，那么，一旦这项工作被确定，你就应该立刻着手落实。（在成功助理 -一工作篮-加工处理导航中，2分钟内己搞定的事情，可以点击 图中“立即做”部分，记录到日程表作为记录）2、把这件事指派给别人去处理。如果处理这件事情需要花费的 时间不止2分钟，那么，你应该问一问自己，你是否就是解决这个 问题的最佳人选呢?如果回答是否定的，那就干脆委托给一个合适的 人员去办理。（在成