5S标准实施-文档管理规范

1、中国3000万经理人首选培训网站5S标准实施规范批 准：刘惠森 日 期：2007-12-18审 核：传真义 日 期：2007-12-18编 制：康中波 日 期：2007-11-21 文档管理规范1.0目的： 为了规范各部门的文档管理，实行统一管制、统一识别、统一检查，特制定本规范。2.0适用范围： 本规范适合于公司下属各部门非直接用于产品的日常文档管理，ISO体系文档的储存期限不在本规范范围，但日常的管理需要按照本规范实行。3.0定义：文档：应包括文件、记录、资料等纸张的文本形式；本规范目前不强制电子媒体档案的保存方式、方法、管理，但推荐参照本规范操作。4.0职责：F 各部门的文员或非文员但从

2、事或兼职文职工作的人员对本部门的文档的管理、标识、销毁等相关工作负责。F 5S检查组对此文档管理的状况做检查。5.0规范5.1管理与标识：F 所有的一日以内不使用的日常文件、记录等分发或操作完成后应放置在文件夹内或文件栏内；在不操作时，正式文件不可裸放在办公桌上，草稿纸除外，但需要整齐摆放；F 两日内、一周内、一个月以内不使用的文件应放在文件夹里面；F 一个月到一年内不使用的文件放在文件柜里面；F 一年至两年才使用的文件标识好放在仓库；F 除特定的文件需要长期保存之外，一般超过三年的应予以封存或销毁；（详细见后页储存年限表）F 非日常使用文件夹，应放置在文件柜内，标识好以后整齐摆放；需要以颜色

3、、由低到高来区分；F 文件栏内三格以上的需要标识文件的种类；F 文件夹的首页需要设定目录清单，便于及时查阅；F 存放档案材料的文件柜要能保持清洁、要有牢固的空间；注意防火、防盗、F 防潮、防虫等措施；并定期自检，发现问题及时解决；存放期限到期后，应按照规定进行销毁处理。F 所有的文件夹必须要有标识，可自行设计，字体不做限制，内容至少应包括公司的LOGO和相关下述内容，如： 东莞宏威数码机械有限公司人事档案审计部03东莞宏威数码机械有限公司生产资料生产部02文件储存年限表(表一)（以下按部门划分和列出，只按既有记录列出，新增添的记录应自行参照本规范实行）部门类型序号文件/记录名称归档时间保存年限

4、 处理方式人力资源部人事档案1求职登记表面试完成后本人离职销毁2学历、学位证（复印件）面试完成后本人离职打包入库3面试评定表面试完成后本人离职销毁4婚姻状况或计划生育证明 即时本人离职打包入库5试用通知书 即时本人离职销毁6职称证、岗位资格证、特殊工种操作证（复印件） 即时本人离职打包入库7身份证（复印件） 即时本人离职打包入库8半年内有效的体检表 即时本人离职打包入库9劳动合同即时本人离职打包入库10原单位离职证明面试完成后本人离职销毁录用资料11试用期考核登记表即时本人离职打包入库12员工工资调整一览表 即时本人离职打包入库13转正审批通知 即时本人离职打包入库14考核记录表 面试完成后本

5、人离职打包入库15奖励记录表 即时本人离职打包入库16违规记录表 即时本人离职打包入库17内部异动记录 即时本人离职打包入库离职资料18辞职申请或解除劳动合同通知 即时本人离职打包入库19员工业务交接清单 即时本人离职打包入库20员工行政交接清单 即时本人离职打包入库21工资结算单 即时本人离职打包入库其它22档案异动、调或转签等审批记录 即时本人离职打包入库23联络函、通知等 即时1年销毁总经办内部1联络函 即时1年销毁2对市场、物控、研发中心、财务、非标文件 两日内3年打包入库3外来函件 即时2年打包入库4请示、项目审批表 两日内3年打包入库5QMC文件、酒店业务资料 即时1年销毁6出差申

6、请表 即时至出差返回打包入库7各种证件办理记录 两日内3年打包入库8规章制度、规定 即时长期9技术合作协议 两日内长期10会议记录 即时1年打包入库文件储存年限表(表二)部门类型序号文件/记录名称归档时间保存年限 处理方式总经办外部资料11政府函件两日内长期12行业协会文件即时长期13OLED研究院资料两日内长期14发明协会资料即时长期15彩显资料两日内长期16各国签证资料两日内长期17个人资料即时一年打包入库审计部内部1相关部门的通知、联络函即时一年打包入库2公司规章制度即时一年打包入库3出差伙食补助申请单即时一年打包入库生产总装预装预装1组件交接单（一式三联）交接完成1年打包入库2领料单（

7、一式三联）即时 1年打包入库3退库单（一式三联）即时1年打包入库4多余物料退库单退料后1年打包入库5组件交接单交接完成1年打包入库6组件领用单交接完成1年打包入库物控部仓库1调帐凭证账目完成1年打包入库2仓库盘查表盘查完成1年打包入库3原材料余料退库记录表退料完成1年打包入库4不良物品处理申请单处理完毕1年打包入库5退货单退货完成1年打包入库6成品入库单入库后1年打包入库公用1物料编码新增表即时1年打包入库2原料资料变更申请表即时1年打包入库3物料编码删除申请表即时1年打包入库4系统帐反审申请表即时1年打包入库采购1采购计划审批表即时1年打包入库2供应商选择审批表即时1年打包入库3传真（发供应

8、商传真）即时1年打包入库4外出采购物料清单即时1年打包入库5样品试用跟踪单即时1年打包入库6评审结果（知会供应商评审结果）评审后1年打包入库内部1各类值班表即时1年销毁2各类签收表和登记表即时1年销毁3物控部绩效表格即时1年打包入库4打包记录表即时1年打包入库文件储存年限表(表三)部门类型序号文件/记录名称归档时间保存年限 处理方式生产部总装1内部通告即时1年销毁2外部通知、通告即时1年销毁3售后反馈内容即时1年打包入库4物料领用表（BOM表）即时1年打包入库5项目审批表即时1年打包入库6出机备件表明细表即时1年打包入库7联络函即时1年销毁8出差总结即时1年打包入库9出机总结即时1年打包入库1

9、0技术更改通知单即时1年打包入库研发中心内部1各种外来联络函、通知等即时1年打包入库2内部相关资料即时1年打包入库光盘设备研发部内部1各种外来资料、函件两天以内1年打包入库2相关内部资料行政类文件 即时1年打包入库备注：相关外部及其它资料归档时间为两天；内部行政类文件及时归档。财务部内外部1数码采购合同一天内长期2数码销售合同一天内长期3数码报表一天内长期4研发项目资料一天内长期5免抵退税及成本资料一天内长期6数码账簿一天内长期7凭证资料（17#）一天内长期8电子合同一天内长期9电子档案一天内长期10公司文件一天内一年打包入库11银行资料一天内长期12电子账簿一天内长期QC部内部1金富每日检验记录一天内一年打包入库2供应商资料一天内一年打包入库3说明书/产品图纸一天内长期4IPQC工作日报表一天内一年打包入库5IQC动态调整单一天内一年打包入库6QC部早会记录一天内一年打包入库7备件箱装箱清单一天内一年打包入库文件储存年限表(表四)配件销售部内外部1送货单 （国外、香港）处理完毕后归档长期2报价单处理完