华夏新达项目—采购管理系统主要业务

1、采购管理系统采购管理系统主要业务1、供应商资源、资格与资信管理2、物资定购价格管理3、供应商信息处理4、采购组织与采购人员调配5、相关计划管理和执行情况6、采购资金计划、预算7、采购询价单与货源清单维护与分析8、采购订单维护与审核9、收料通知单维护与审核10、采购发票、费用发票维护与审核11、采购结算情况12、会计期间业务结转过程13、账簿分析、统计分析与报表采购管理系统涉及到的岗位 /人员1、业务主管2、业务组长3、业务员4、计划统计员5、结算员 /结算审核员在途明细汇涉及到的表单及文件采购发票明细汇总表， 采购收料明细汇总表， 费用明细汇总表， 采购订单、采购发票、收料通知单，统计分析采购

2、计划流程分析： 开始 填写采购计划（输出：补充采购计划） （执行人：计划员） 审核采购计划（输入：补充采购计划） （执行人：计划主管） 签字确认以审核的采购计划（输入补充采购计划） （执行人：计划主管） 查询采购计划 （输入：采购计划、 补充采购计）（输出：采购计划列表）（执行人： 计划员）（注：采购计划由物管部门根据物料需求直接提供） 判断是否需要合并拆分（输入：采购计划列表） （执行人：计划员）（不需要：下 达采购计划；需要，生成拆分计划采购表和合并计划采购表） 审核拆分合并计划采购表 （输入： 拆分计划采购表和合并计划采购表） （执行人： 计划主管） 签字确认（执行人：计划主管） 下达采

3、购计划（执行人：计划主管） 编制资金预算表（输出：采购资金预算表） （输入：采购计划、物料档案） （执行 人：采购部门） 填写询价单（输出：询价单） （输入：供应商报价单） （执行人：采购部门） 确定比质比价项目（执行人：采购员） 编制比质比价分析表（输出：比质比价分析表） （输入：询价单、物料档案） （执 行人：采购员）确定供应商（输入：比质比价分析表） （执行人：采购主管） 填写采购订单（输出：采购订单） （输入：采购计划） （采购员） 审核采购订单（输入：采购订单） （执行人：采购主管） 下达采购订单（执行人：采购员） （流程中止） 供应商签回（输出：已经生效的采购订单） （执行人：供应

4、商） 判断是否需要订金 /预付款（需要：预付帐款；不需要：供货） 启动付款业务（输入：已生效的采购订单） （执行人：） 按数额付款（输出：付款单） （执行人：财务） 开收据 /发票（执行人：供应商）供货（输入：供货清单） （执行人：供应商） 验收物料数量、名称、规格型号（输入：采购订单） 判断验收情况（无误，填写收料通知单；有误， 异常情况反馈 ） 填写受料通知单（输入：采购订单 /货物清单）（输出：受料通知单） （执行人： 制单人）审核收料通知单（输入：收料通知单） （执行人：采购主管） 签字确认判断是否免检（免检，采购入库；不免，进料检验） 采购入库（执行人：仓库） 模块：异常情况反馈 通

5、知供应商 确认原因并商定处理办法 填写采购异常情况反馈单（输出：采购异常情况反馈单） 审核采购异常情况反馈单（输入：采购异常情况反馈单）签字确认交计划部门（执行人：采购） 制定新的采购计划（执行人：计划部门） 模块：退货流程采购员）执行填写退货通知单（输入：收料通知单） （输出：退货通知单） （执行人： 审核退货通知单（输入：退货通知单） （执行人：采购主管） 签字确认判断货物已经入库（未入库，直接退货货物； 入库，采购退货 ） 判断计划是否已经关闭（未关闭，重新编制下达定单；关闭，打开计划） 人：采购主管） 模块：采购发票收到采购发票（执行人：采购员） 填写采购发票（输出：采购发票） （执行

6、人：采购员） 审核采购发票（输入：采购发票） （执行人：采购主管） 签字确认结算处理（输入：已经审核的采购发票） （执行人：库房） 模块：采购计划查询（有待解决完善）一、业务 1 供应商资源、资格与资信管理业务组长收集供应商各方资料，经业务主管组织力量对其资格、资信考察 审定，并确定其资信等级、资信额度等资料后， 将资料纳入供应商档案。？业务组长收集供应商各方资料的变更情况，并随时更新调整供应商档案。 业务组长依据业务主管组织力量，根据供应商资信情况和供应商业务规模 评定结果 ，调整供应商档案相关内容。？ （两个评定结果一样吗？纳入和调整 两个动作区别？）业务动作收集供应商各方资料（业务组长）

7、对供应商资格、资信考察审核，确定资信等级（业务主管）将供应商资料纳入供应商档案（业务主管）收集供应商各方资料变更情况（业务组长）更新供应商档案（业务组长）调整供应商档案相关内容（业务组长）二、业务 2 物资定购价格管理业务主管 依据领导会议决定 ，定期或不定期调整物料的计划价及相关信息。 （领导会议算不算动作？）调整物料的价格及相关信息（业务主管）三、业务 3 采购组织与采购人员调配业务主管依据领导批准方案，调整采购组织，调配采购人员。 各员工依椐所处岗位角色行使责权。领导批准方案调整采购组织，调配采购人员（业务主管）员工行使责权四、业务 4 相关计划管理和执行情况业务组长依据采购订单、采购发

8、票、收料通知单，统计分析采购计划的完 成情况，填制采购反馈单。业务组长 依据本组上期计划和计划完成情况、当前库存、本组订单情况制 定本组本期采购计划。业务主管对 计划员制定的计划审核批准。 （业务组长和计划员制定的计划一 样吗？） 统计分析采购计划（业务组长） （依据：采购订单、采购发票、收料通知单） 填制采购反馈单（业务组长） 制定本组本期采购计划（业务组长） 审核批准计划（业务主管）五、业务 5 采购资金计划、预算业务主管根据订单执行情况、库存情况，统计资金预算金额，分配资金的 运用情况分配资金的运用情况（业务主管） （依据：订单执行情况、库存情况、统计资金预算金额）六、业务 6 采购询价

9、单与货源清单维护与分析计划统计员统计供货价格，掌握市场信息，尽量做到以最少的费用、最低 的价格购入企业所需的各种物料统计供货价格（计划统计员）七、业务 7 采购订单维护与审核业务员当与供应商签定采购意向协议时，填制采购订单报采购主管审批。采购订单表示了对与供应商进行采购业务的正式的和最终的确认。它标明 了供应商 、要订购的物料、数量、价格、结算方式、运输方式、付款方式、到 货地址等信息。填制采购订单（业务员） 对采购订单审批（采购主管） 与供应商签订意向协议（业务员）八、业务 8 收料通知单维护与审核 收料通知单是根据采购到货签收的实收数量填制的单据，确认采购物料已接受。审核时验证收料通知单的

10、正确性。填制收料通知单（结算员） 审核收料通知单（结算审核员）九、业务 9 采购发票、费用发票维护与审核 根据收料通知单的实际到货数量及相应的付款条件，开出采购发票、费用 发票。审核时验证发票的正确性。开具采购发票、费用发票（结算员） 审核采购发票、费用发票（结算审核员） 十、业务 10 采购结算情况采购结算是将收料通知单和采购发票相同供应商、相同物料、相等数量的 单据进行结算。确定采购计划以执行完毕采购结算（结算员 /结算审核员）确定采购计划 执行十一、业务 11 会计期间业务结转过程 通过月末结帐或月末处理，完成会计期间业务的结转过程。月末结帐是逐月将每月的单据数据封存，并将当月的采购数据记入有关帐 表中。采购管理系统月末结帐可以连续将多个月的单据进行结帐，但不允许跨 月结帐。月