应付账款管理制度

1、应付账款管理制度 一、制定目的 为 加强对应 付账 款管理，合理调度、使用资 金，保证资 金正常流动，有效提高资金使用效率，防止呆账、坏账、死账 等不良现 象的发生，保障公司合法权益不受 损失，特制定本制度。 二、适用范围 本制度适用于云南灵 瑀集团所属全部子公司。 三、商品采购业务 内容及要求 （一）、原则 1、有效规避风险的原则。 2、时效性原则。 （二）、商品采购 合同的必 备条件 1、采购 合同的内容 商品的品种、规格和数量。 商品的 质量和包装。 商品的价格和 结算、支付方式。 交货期限、地点和发送方式。 商品验 收办法。 商品销售过程中供应商费用支持范 围。 违约责 任，合同的变更

2、和解除条件。 2、商品采购 合同的 签订条件 合同的供 应商资格、资质、企业 性 质审核。 合同必 须合法。 签订合同必 须坚持平等互利、充分协 商的原则 签订合同必 须坚持等价、有偿 的原则。 当事人应当以自己的名 义签订经济合同。委托别 人代签，必须要有 委托证明。自然人必须 按手印，法人必 须盖公章。 采购合同应当采用 书面形式。 发生经济纠纷 的仲裁机构必 须是本公司要求仲裁机构。 （三）、欠款基数的确定 1、欠款基数原则 上每年调整一次，财务部根据公司 资金计划和供应 商供货量及淡旺季 资金情况，确定应付账款总量，并由采购部逐项分 解报财务部审核，经主管领导批准后，于每年终了前 10

3、日内下发下 年度计划。 2、欠款基数的确定要本着先回款后付款的原则 ，先分析公司回款情 况，然后研究采购量和供应商的资金实力，在合理占用供应商应付款 的基础上确定欠款基数。 （四）、付款条件 1、预付账款：对于市场上特 别紧俏必须预交货款采购的货物，以及为 取得较低的供 货价格（价差大于预付款的利息或投 资收益）而预付的 款项。凡需预 付的货款，采购除向财务部提供购货合同外需 报分管领 导审批、总经 理 签批。 2、延期付款：在交易发 生后，当财务账 面已达到欠款基数以上 时，采 购部方可确定 对供应商付款。 3、即期付款：货 到验收合格入库后即支付 货款、或根据供应 商要求在 欠款基数内支付

4、 货款。该 条件下付款，卖方必须提供一定比例的 现金 折扣，具体条件如下。 现汇付款：在欠款基数内现汇方式付款，每次付款必 须享受付款 额 2-5%的现金折扣。 承兑汇票付款；在欠款基数内以承兑汇票方式付款，每次付款必须 享受付款额 1-2%的现金折扣。 凡欠款基数内支付的款 项，均于支付货款的同时取得相应折扣，直 至供应商恢复相 应的欠款基数。 因产品开 发、生产 准备，提高质量等需要，供应商寻求资金支持， 经采购部分析 项目风险、并报总经 理批准，可在欠款基数内 给予支持， 办理相 应手续，不作折扣处理。 4、应付账款的建立程序 供应商根据本公司采 购部的采 购计 划，及时提供商品。 供应

5、商凭本公司 仓储部出具的入 库单开具增值税专用发票，进行 结算；按合同约定的价格 执行，发票交采 购部。 采购部接收发票并经审核无误后，登记往来流水 账，审核发票主要 内容：发票是否合法、价格是否与定价相符、数量是否一致。然后将发 票交到财务部。 财务部审核发票填写格式是否正确，税率是否有 误，能否进行有效 抵扣。然后将将发 票及 时入账，为便于管理和核 对账务 ，财务 部应将 增值税专用发票抵扣联注明凭 证号码，月底全部发票账务处理结束后， 财务和采 购部门应核对账务。 采购部根据自己建立的流水往来 账 ，计算其欠款数 额，当欠款数超 过欠款基数后方可填写付款申 请单。经 分管 领导和财务负

6、责人、总经 理签批后，由财务 部根据 资金情况安排付款或 转承兑并登记往来账， 原则上要求供 应商开具收款收据。 财务部及采 购员 ，每月末和各供应商核对往来 账，并出具对账 余额 调节表。 a、 对于错账情况，写出书面调账通知，经财务负责人核实，报总经理 批准后调账备案。 b、 对于清查出的属于串户情况， 写出书面申请，财务负责人核实后， 批准调账。 c、 如发生因债权人特殊原因确实无法支付的应付账款，按规定核准 后予以冲 销。 d、 对于终止供应关系的厂家，要彻底清理往来账。一律由双方财务 人 员会同采购部门核对往来账，并对物管部门遗留的该厂家废品以及其 应交的费用等进行全面清理后，方可办

7、理付款及 转账结算。 5、应 付账款日常管理及考核 日常业务，往来账登记人员必须做到当日 业务当日完成。要经 常核 对往来单位，不得出现串户现象，发现串户要在第一时间进行调整。 非往来账登记人员进行应付账款的挂账，必须与主管人员协商，征 得同意后方可登 记。 财务部严格按照公司 规定的应付账款结算期，根据应付账款账面 余额，扣除欠款基数后提 报超过基数应付供应商货款数。在批款截止 日期，各往来账登记人员必须完成全部记账工作，特殊情况一定要通 知主管领导。出现多批、漏批现 象，将视情节追究相关人 员责任。 公司因 业务需要预付款项的，须出具合同的复印件、采购部主管、 采购员签字的付款申 请单，必

8、要时要提供支付预付款项的简要说明书 （由采购部领导及采购员签 字），财务部审核，经公司总经理批准后， 按预付期限不超 过三个月予以支付控制。对 于不能按合同期限或合同 中没有 约定日期、但在一月内一直未办 理相关冲减 预付手 续的预付款 单位，财务部将拒 绝为该单 位再次付款，并将实际情况反馈采购部主 管领导，对经办人员及相关 领导进 行考核，每出现一次对采购主办人 员绩效工资扣减 20%，采购部主管扣绩效工资 20%。 财务部制定对账计划，通知采购部，组织其所经办业务 往来单位进 行对账工作。其主要任务 是：组织、协调 供应商单位来人 对账；供应商 因特殊情况不能来人 对账 ，财务 部要求往

9、来 单位将其往来明 细账 寄来， 由采购员和财务人员进行核 对后直接根据各 单位明细账单独进行核 对，并将结果通知供 应商。公司也可以组织财务 人员到业务量比 较大， 且业务较频 繁的重点供 应 商 单位 进行对账。 对账过程发现的未达账项，双方人员有义务为对 方查找原始凭 证， 查找原因进行调账。特别 是公司在经营过程因质量问题发生许多索赔， 虽然财务部已经扣款，但因量大，金额比较小，采购员一定要及时要 求对方出具收据 办理手续予以确认。对账过 程中发生的问题，相关对 账人员要及时向有关领导报 告，由领导决定问题的最终处理结果。 双方对账人员在对账工作结束后，出具对账余额调节 表，双方经办

10、人员要在余 额调节表上签字，然后报各自主管领导签字、盖章，对账 结果正式确 认，对账双方必须根据对账余额表调整事项调整账目。确 认后的对账结果具有法律效力，原 则上规定应付账款对账期不得超 过 一年。 对于业务量比较小，账务核算工作 简单的单位，可以由采购员直接 持明细账 与其对账。 对于信誉较好，并且业务量小的 单位，双方可以相互致函 对账。 对于一些风险 比较大的预付款，或因业务需要的往来 单位可以派 员对账。对 于业务量比较大，且长期未派员来公司核 账目的单位，可 以邀请对方来人 对账。 四、应 付账款支付流程： 当事人填列付款申 请单-主管 负责人签字-财务部签字-总经理签 批-出纳付

11、款（同时要求获取收款收据） 五、劳务业务 内容及要求 （一）、原则 1、有效规 避风险的原则。 2、时效性原则。 （二）、劳务合同的必 备条件 1、劳务 合同的内容 劳务服 务名称、地点、范围。 劳务服务数量，期限。 劳务服务质 量标准，验收机制。 劳务价格，结算方式，款项支付方式；发票提供要求。 劳务过 程意外 责任担当。 违约责 任，合同的变更和解除条件。 2、劳务 合同的签订条件 提供劳务 是自然人的要求身体健康，技 术熟练。 提供劳务是法人主体的，要求提供 资质 文件证明材料。 劳务合同必 须合法。 签订合同必 须坚持平等自愿、协 商一致的原 则。 当事人应当以自己的名 义签订劳务合同。委托别 人代签，必须要有 委托证明。自然人必须 按手印，法人必 须盖公章。 劳务合同应当采用 书面形式。 发生劳务纠纷 的仲裁机构必 须是本公司要求仲裁机构。 （三）、付款条件 1、提供劳务 属于自然人的，需在 劳务提供完成后，经验 收合格，支付 所涉劳务款项，但是必须截留 5%的劳务 保证金一年。 2、提供劳务 属于法人的，根据 劳务提供 进度，进行分批次支付，每批 次支付必 须截留 5%预备款；待劳务完全提供完 毕，及时结算（必须提 供结算书），在截留总体劳务价款 5%一年保