OA系统管理办法

1、OA系统管理办法第一章 总则第一条 中移鼎讯办公自动化系统是北京用友软件公司开发的办公自动化系统(以下简称本系统)。本系统的运行坚持规范优化办公流程、提高办公效率、降低管理成本的原则，以实现中移鼎讯移动（远程）办公、资源共享、高效快捷的现代化办公模式为目的。第二条 本系统功能包括:协同工作、表单管理、公文管理、电子邮件、文档管理、日程/会议/计划、公共信息、短信提醒等。第三条 本系统现阶段主要解决一般性通知、公告、移动（远程）办公等事项，对于涉密的事项不适用本系统。第四条 为保障本系统安全、高效、规范的运行，特制定本办法。第五条 本办法适用于中移鼎讯总部及各分、子公司。第二章 运行机制及人员职

2、责第六条 本系统的运行由中移鼎讯总部业务拓展部统一管理。总部综合部是本系统的主要管理部门，总部领导共同实施对本系统的应用、运行管理和监察工作。总部综合部负责OA系统的组织机构和人员信息审核、调整等管理工作。各部门及分、子公司综合人员负责本单位信息收发、日常管理及检查维护等工作。第七条 总部综合部设立OA文档管理员1名，负责本系统中的单位文档、公共信息栏的授权、负责公司下发的各类文件信息的整理归档工作。第八条 总部业务拓展部设立OA系统管理员2名，负责本系统基础数据的设置、数据备份、网络接入维护、人员权限设置管理及其它技术支持工作及运行管理工作。第九条 各分、子公司设综合信息管理员1名，负责查收

3、本系统发布的各类文件、信息，并履行相关告知、文件传阅存档等职责;负责本公司人员信息变动进行更新、对单位文档进行管理(包括新建文件夹、整理文档、寄阅和共享的授权等工作)。第三章 表单、流程管理第十条 总部各部门及各分、子公司员工应严格遵守本系统的相关规定，如需添加、修改流程或是表单，必须经过本部门及公司相关领导审批并报综合部备案后，由分公司综合信息管理员一并递交到总部业务拓展部OA系统管理员处，由OA系统管理员进行流程及表单添加设置，未经允许不得擅自修改流程或表单。第四章 文档管理第十一条 总部各部门及各分、子公司应遵守本系统的相关管理规定，掌握本系统的操作方法。在使用本系统处理办公业务时，应遵

4、守以下规定:（一）分、子公司信息管理员每天上班时间应及时登陆本系统，认真登记、处理系统上发布的各类文件和最新信息，并告知相关人员。不能以未获取办公信息的任何理由延误工作。（二）按规定应使用本系统的人员，特别是信息管理员如因出差、请假等特殊原因离开时，须通过代理设置功能委托相关人员代为办理，代理人应履行委托人的一切义务。（三）不得在本系统上发布与工作无关的公告或讨论;一切言论应遵守国家相关法律法规，同时尊重他人权益及隐私，严禁在讨论区发布私人信息。第十二条 发文、收文（一）由总部或是分、子公司拟制的各类文件，按照文件的重要性质，分、子公司相关收文人员务必按时接收，并做好处理（如签收、登记）。由于

5、个人问题导致重要文件不能及时递交给领导，或是没有有效地传达准确信息时，责任由本人担负。（二）以部门名义发布一般性文告、信息等，根据公文内容或工作需要确定发文对象，自行在本系统上发布。要求信息内容完整准确，格式规范，文责自负。部门发布的公告，经部门领导审核后，可在本系统“公共信息”上发布；不需全体人员阅知的事项，应选定发布范围，在“协同工作”中向选定的人发布第十三条 单位文档的管理总部文档管理员授权各分、子公司综合信息管理员按有关规定管理本单位文档，同时负责本单位文档的新建、分类、使用人员权限设置，并对本单位需保存、共享的资料（包括各类公文等）进行分类整理，形成档案后归档到本单位“单位文档”对应

6、目录中。重要文档需各分、子公司综合信息管理员另外备份，并根据查询权限授权其它员工查询或借阅。按保密要求，各分、子公司综合信息管理员要定期向总部综合部汇报文件归档工作。第五章 安全管理第十四条 使用本系统应严格执行国家有关法律、法规，遵守公司的规章制度，确保国家秘密和公司利益安全。第十五条 本系统中公文流转为非涉密电子公文。通过本系统发布的各类信息和公文，与相同内容的纸质文件具有同等效力，对涉及国家秘密和不宜公开的公文，仍以纸质文件按规定范围发布，如本系统中出现上述公文等，视为无效。第十六条 所有用户向本系统上传送的资料须先通过杀毒软件扫描，以防病毒在本系统中传播。第十七条 本系统用户管理实行实

7、名制，通过用户名和密码进行身份管理和认证，使用人员首次登录系统应及时更换密码，各用户应注意对密码的保护，不得泄露给他人，同时根据需要及时更换。因密码泄露造成的一切后果由本人负责。第六章 系统维护管理第十八条 总部业务拓展部负责对本系统进行技术维护，避免计算机病毒传播和网络攻击，保证数据及网络安全。并为本服务器安装防火墙及网络防病毒软件，定期检查服务器。各分、子公司信息管理员应负责为本单位计算机安装防病毒软件并及时更新操作系统安全补丁及病毒特征码。第十九条 总部OA系统管理员应负责每日对本数据进行本机备份(或设置系统自动备份)。 第二十条 总部综合部文档管理员应定期清理讨论区内容;各分、子公司综

8、合信息管理员应定期整理本单位“单位文档”中的文件，及时删除过期文档。第二十一条 总部业务拓展部负责与软件开发单位保持联系，确保故障得到及时处理和软件版本升级。第七章 附则第二十二条 本系统涉及使用的电子印章和个人签名应符合国家的电子签名管理办法，一经认可并在本系统上使用，则具有同等法律效力。任何人采用非法手段攻击网络或盗用电子印章和个人签名的，公司和受害人将按有关程序追究其法律责任。第二十三条本办法从下发之日起执行。第二十四条 本办法由中移鼎讯总部业务拓展部负责解释。负责部门设立管理员人数主要负责内容总部综合部OA文档管理员1人负责本系统中的单位文档、公共信息栏的授权、负责公司下发的各类文件信息的整理归档工作。总部业务拓展部OA系统管理员2人负责本系统基础数据的设置、数据备份、网络接入维护、人员权限设置管理